XX保险公司档案管理办法

XX保险股份有限公司档案管理办法总则为实现XX保险股份有限公司安徽分公司（以下简称人保健康安徽分公司）档案工作的标准化、规范化、现代化管理，更好地为保险事业的发展提供全面、高效、优质服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家档案局及总公司档案管理的有关规定，结合人保健康安徽分公司档案工作实际，制定本办法。本办法所称档案，是指人保健康安徽分公司在各项经营活动和管理工作中直接形成的，有保存和利用价值、经过整理的各种门类和载体的历史记录。它们是保险经营活动和管理工作的真实记录和原始凭证，是人保公司的无形资产和宝贵财富，是总公司档案的组成部分。档案工作是人保健康安徽分公司一项重要的基础性工作，是各项工作的有机组成部分，是加强管理、防范风险、提高市场竞争力、提高企业社会效益和经济效益的必要条件，是维护人保健康安徽分公司历史真实面貌的一项重要工作。各部门必须加强对档案工作的领导，把档案工作列入本公司的工作计划和日程，列入各级领导和全体员工的工作质量考核标准。档案工作所需费用应列入正常的办公费用开支，各部门应为档案工作的发展提供良好的环境和条件。人保健康安徽分公司各级机构在工作中形成的各种门类和载体的档案，均属于XX保险股份有限公司全宗。其最终处置权属于XX保险股份有限公司总公司。档案工作管理体制、机构及职责人保健康安徽分公司档案管理的基本原则是：统一领导、分级管理，确保各门类档案的完整与安全，实现档案的综合管理和有效利用。人保健康安徽分公司对档案实体采取集中统一保管。各类档案目录、数据等信息必须集中在综合档案室统一管理，配备1名专职档案干部。设立档案分库房的条件：经本公司档案部门批准；有经过专业培训的专（兼）职档案干部负责管理；有完善的档案管理制度；库存档案经过系统、规范的整理，各种目录齐全；具备保证档案安全保管的条件。第十一条档案机构的主要职责。贯彻执行档案工作的法律法规，执行总公司档案工作的规章制度和标准规定。根据总公司授权并结合本辖区档案工作的实际，制定相应的档案工作的实施细则并组织实施。负责对本公司及辖区内的档案工作进行指导、监督和检查。负责本公司各类档案的收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁。第十二条人保健康安徽分公司的综合档案室是集中保存、管理本公司各类档案的基地，其工作任务是：按照有关规定，收集、接收本公司保管范围内的各类档案。做好档案的综合管理工作，集中统一管理本公司各类档案。确保档案的完整与安全。做好档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁工作，建立健全档案的借阅制度、保密制度、库房管理制度、统计制度、鉴定、销毁制度。编制各种检索工具，开发档案信息资源，开展形式多样的利用服务。对档案的管理、利用、移交、销毁等情况进行统计。收集、整理、保管与室存档案有关的资料。档案工作人员及职责第十三条档案干部要忠于职守，尽职尽责，严格最手各项规章制度，具备良好的职业道德，具备较精深的专业知识，并定期参加业务培训和学习。第十四条档案工作人员属档案专业技术人员，其业务能力、工作水平的考核、职称评定、职务晋升应按照国家有关规定执行，并享有与其他专业技术人员同等的待遇。第十五条档案工作人员的岗位职责：收集、整理、保管、统计本公司的档案；收集、整理、保管与本公司业务有关的重要资料；统一管理本公司各种门类和载体的档案；参加档案的鉴定、移交、销毁工作；对各类档案整理、归档及所属单位的档案工作进行指导、检查、督促；编制各种检索工具，积极开展档案编研及多角度、高层次、全方位的档案利用工作；对接收的档案及时进行核对验收，并做到有序存放，妥善保管，方便查找；定期检查档案保管状况，对破损、变质档案及时进行修补和复制；严格执行保密规定，不断完善档案工作制度，改善档案保管条件，确保档案的完整和安全。档案的分类与管理第十六条为提高档案的综合管理水平，对属于人保健康安徽分公司归档范围内的全部档案进行科学分类。档案门类的设置应执行总公司统一的档案分类规则，分公司不得自行设置档案门类。第十七条档案的分类原则是：科学、实用，类目设置要遵循包容性、排他性、扩展性、稳定性的原则。第十八条各门类档案的收集、分类、整理、排列、编目等应按照该门类档案管理的业务标准和技术规范执行。第十九条根据统一领导，分级管理的原则，各部门形成的档案由公司统一保管。支公司档案上交分公司保存。第二十条立卷归档工作的基本分工是：经办人（或内勤人员）立卷，档案工作人员负责指导、督促、检查。归档范围内的档案不得分散保存在个人手中。第二十一条人保健康安徽分公司档案业务发展相适应的档案库房，购置必需的档案柜架和装具。要做好防火、防盗、防潮、防尘、防高温、防虫、防鼠、防光等工作。第二十二条档案部门要做好档案统计工作，及时准确填报档案工作报表。档案的移交与鉴定销毁第二十三条撤消机构、临时性机构、合并机构，要按照规定要求整理各门类档案，其工作人员不得带走任何文件、档案，要按照下列方法移交：撤消机构的档案，应向上级主管部门移交。如被撤消机构业务划归几个部门时，其档案材料不得分散，由其中一个部门代管，并将档案内容、涉及机构等情况在移交报告中加以说明。合并机构的档案，一并移交给合并后的机构代管。一个机构内部的一部分业务或一个部门划归其他机构，其档案材料留在原机构，需要时可复制或借阅。被撤消或合并机构没有处理完毕的文件材料，同其档案一起移交给有关机构整理归档。临时性机构的档案，移交给挂靠部门。第二十四条公司员工调动工作时，必须在离岗前办理好文件材料、档案的交接手续。档案工作人员在调离工作岗位前，必须将本人职责范围内的档案工作情况交接清楚，办理相应的交接手续，并形成书面的工作交接报告。第二十五条各类档案价值的鉴定，应依据相应门类档案保管期限表的规定执行。第二十六条档案鉴定工作要在公司办公室领导下，由档案部门和有关业务部门共同组成鉴定小组，对确定销毁的档案要形成鉴定工作报告，填写拟销毁档案清单，并报请总公司批准。第二十七条档案销毁要履行严格的制度和手续。销毁档案应与本公司保密保卫部门取得联系并送指定地点销毁。销毁时必须有两人监销。监销人员应在销毁清册上签字，严防档案遗失和泄密。档案的利用第二十八条档案部门要把档案信息资源的开发利用作为一项重要工作内容，档案工作人员要熟悉室藏档案的情况，编制多种检索工具，主动了解公司各项业务工作对档案利用的需求，开展形式多样、方便快捷、全方位、多层次的利用服务工作。第三十条档案部门要积极开展档案的编研工作，编写全宗介绍、大事记、组织沿革、文件汇编、基础数字汇编、案例选编等不同形式和种类的参考资料，积极创造条件，对档案信息进行深层次的开发，不断开拓档案利用服务的新领域。第三十一条档案部门要严格执行档案借阅制度，履行借阅手续。利用档案解决重大问题、产生较大社会效益和经济效益的，应填写档案利用效果登记表。第三十二条档案利用者应对所借档案的安全和保密负责，不得以任何方式改变档案的原有状态。不得遗失、污损档案，不得泄露档案中的秘密，不得转借档案。第三十三条外单位需利用本公司档案时，应持单位介绍信，填写档案借阅单，并经本公司办公室领导批准后方可借阅。奖励与处罚第三十四条人保健康安徽分公司各种门类和载体的档案均受《档案法》的保护。各部门和全体员工都有保护档案完整与安全的义务和责任。第三十五条人保健康安徽分公司建立和完善档案检查和考核制度，对在档案的收集、整理、保护、提供利用等方面成绩显著