公文写作与口语表达(第五章)

PAGEPAGE4第二篇公文写作法定公文请示一、请示的含义和特点请示是下级机关就有关问题向上级机关请求指示、批准时使用的上行公文。请示的特点是：⒈请求性所谓请求性是指本机关、本部门打算办理某件事情，而碍于无权自行决定，或者无力去做，或不知该不该办，而需请求上级机关批准。⒉回复性请示需要上级机关给予批复。凡接到请示的部门，无论同意与否都应给予明确批复。⒊先行性请示必须在事前行文，即事前有请示，得到上级机关批准后，方可办理。⒋单一性请示必须一文一事，切忌一文多事。二、请示的种类请示的种类，可以分为请求批准的请示、请求指示的请示和请求裁决的请示三种。⒈请求批准的请示这类请示，是指那些主管部门有明确规定，必须经过上级批准才允许办理的事项。⒉请求指示的请示这类请示，是指遇到疑难问题，请求上级机关指示。如对有关政策、法规的原则规定，在操作中难以准确掌握；或出现新情况、新问题，无章可循；或本单位情况比较特殊，难以执行上级的统一规定，需要变通处理时，请求上级给予指示。⒊请求裁决的指示这类请示，一般是指单位之间出现分歧，经协商无法达成一致意见，向共同的上级机关提出请求裁决的要求。三、请示写作的正文请示的正文，一般由请示缘由、请示事项、请示结语组成。请示缘由，简要说明提出请示的背景、依据、目的。请示事项，要将需上级机关指示、审批的事项和情况交待清楚，充分说明理由，提出处理意见或具体办法。请求结语，一般多用“特此请示，请审批”“当否，请批复”“以上意见妥否，请指示”。四、请示的写作应注意的问题⒈要坚持“一文一事”的原则请示的内容要单一，切忌“一文数事”，使上级机关无法审批。因为“一文数事”往往要涉及较多的分管部门，上级机关要花费较多的时间进行研究协商，不利于请示事项的及时解决。⒉不要多头请示请示只能主送上级主管机关，不要多头请示，以免出现责任不明，互相推诿、扯皮，或领导机关间批复意见不一致，下级机关难以执行的现象。⒊不宜向领导个人请示请示的主送者，一般应写单位，不宜写主管领导个人。⒋不宜越级请示请示一般应逐级请示，即使情况特殊需要越级请示，也应抄报越过的上一级机关。⒌请示内容必须具体陈述要有依据，说理要简洁明了，能引起上级机关的重视、关切，促进请示问题的及时解决。⒍注意行文语言请示具有祈求性，语言要礼貌中肯，不能以命令口吻或强制性语气来表达。⒎事关重大或时间性较强的请示为使上级迅速批示，可提出几种方案，供领导批示是参考。况，为决策和指导工作提供依据。⒉陈述性因为报告具有汇报性，是向上级陈述做了什么工作，有什么情况、经验、体会，存在什么问题，今后有什么打算，对领导机关有什么建议，所以写作上多用叙述、说明的表达方式，不采取说理笔法。⒊灵活性报告行文灵活，既可以单位名义行文，也可以单位负责人名义向上级机关汇报工作，也可以请求上级机关批转。二、报告的种类报告种类多种多样。按内容分，有情况报告、答复报告、报送报告。按性质分，有综合性报告、专题性报告。按要求分，有呈报性报告和呈转性报告。按时间分，有定期报告和不定期报告。而企业常用的报告是：⒈综合报告综合报告是用于向上级机关全面汇报工作情况提出建议和今后工作意见的报告。有些综合报告特别是以反映日常工作内容为主的综合报告，大都同季度、半年或全年工作总结相结合，如《××公司199×年工作情况报告》。⒉专题报告专题报告是用于向上级机关汇报某项工作、某个问题或出现的重大情况，以及接办事项的处理情况和答复上级机关询问的有关问题的报告，如，《××公司关于现代化企业制度试点工作进展情况的报告》。⒊检查报告检查报告是用于对发生问题或错误事实的概况、原因、责任、态度、处理意见等方面的报告，如《××公司关于×××××事故的检查报告》。⒋送文送物报告送文送物报告是用于向上级机关报送文件或物件时，随文随物而写的报告。如《××公司关于呈报199×年度经济技术指标完成情况的报告》。有时也用“函”来送文件或物件。三、报告正文的写作报告的正文一般由开头、主体、结尾组成。开头。概括说明报告的主旨、目的或依据，要简要直述，集中概括，不说多余的话。常用“现将有关情况报告如下”作承起语转入报告主体。主体。陈述报告内容，要写明主要情况、做法、结果或成效及存在的问题，有些还要写经验教训以及今后的打算。要注意根据不同情况，有所侧重，灵活运用。如年度综合性工作报告，采用总分式写法。总述可概括做了什么工作，取得了什么成绩，然后用“现将工作情况报告如下：”过渡到分述部分。分述可把做法、经验体会分款列项依次介绍。有时也提出存在问题，但不作为主要内容。结尾。常用的结语是“特此报告”“专此报告”“以上报告，请审阅”“以上报告，如有不当，请指正”“以上报告如无不当，请批转××××执行”，等等。四、报告写作应注意的问题⒈突出重点报告各方面工作的情况不能平均用笔，应有所侧重。⒉作好分析首先要把工作中各方面的成绩、经验、问题以及解决问题的方法等材料择要综合起来，然后对这些材料进行认真分析，从中提炼出能概括事物本质的东西。⒊点面结合处理好点和面的关系，才能使报告内容具体而不空泛，典型而有说服力，并有一定的深度。⒋结束语报告的结语不能用“报告当否，请批示”之类的请求语，以免混淆报告和请示的区别。五、请示和报告的区别请示和报告尽管都是向上级机关反映情况、陈述意见的上行文，但它们是两种不同的公文，不能连称为“请示报告”。请示和报告之间的区别，主要有以下三点：⒈行文的目的不同请示的主要目的是请求上级批转或指示，是一种呈批性公文，报告的主要目的是下情上达，向上级汇报工作、反映情况、提出意见和建议，是一种呈报性公文，不需要上级机关批复。⒉行文时限不同请示是在工作或活动开展之前行文。报告是在工作结束或告一段落之后行文。事前有请示，事后有汇报，是工作上的组织原则，既不能“先斩后奏”，也不能“斩而不奏”。⒊内容和结构不同请示的内容具体单一，要求一文一事，而且须提出明确的请示事项；报告的内容较广泛，可以一文一事，也可以反映多方面的情况（如综合报告），但不能在报告中写入请示事项。在行文结构上，请示结构较稳定，请示的起因、事项和结语缺一不可；而报告结构安排不拘一格，因事而异，因文而异。六、例文评析例文一关于在国有企业产权制度改革工作中防止国有资产流失的报告省人民政府：近年来，在省委、省政府的领导下，各省加大改革力度，加快改革步伐，在国有企业产权制度改革方面进行了有益的探索，从而促进了企业经营体制的转换，为建立现代企业制度创造了一定的条件。但是，在试点工作中，还存在一些值得注意的问题，主要是：㈠有的地方明文规定将税后利润及其收益积累形成的国有资产界定为“企业资产”，部分或全部无偿地量化到职工名下，作为职工个人股，按股参与企业分红；㈡有的将国有企业净资产划出一定的比例，用以奖励过去对企业发展有特殊贡献的员工。这些做法严重违反了国家的有关规定，损害了国家利益，如不及时制止，必将造成国有资产的大量流失。为此，我们提出如下意见：一、各级政府、各有关主管部门都要按照党的十四届三中全会决定确定的“国家统一所有，政府分级监管，企业自主经营”的国有资产管理体制，切实负起对国有资产的监管责任。国有企业财产的权利主体是中华人民共和国，国务院代表国家行使企业财产所有权，任何部门和企业都无权将国有资产以非法的理由和形式无偿留给企业或分给职工。二、各级国有资产管理部门要在同级政府的领导下，对国有资产实行分级行政监管，认真执行和积极完善国有资产管理规章，切实履行应尽的管理职责。各地、各部门要严格执行国家的有关法律和国有资产管理法规，不得擅自制定与国家有关法律、法规相抵触的地方性法规、规章。三、各类企业和企业化管理的事业单位的产权界定，要严格按照国家国有资产管理局、财政部、国家工商行政管理局《企业国有资产所有权界定暂行规定》（国资综〔1991〕23号），国家国有资产管理局、财政部、国务院清产核资领导小组国有办公室《关于清产核资中全民所有制企业单位对外投资的清理和界定的暂时规定》（国资法规〔1992〕70号），国家国有资产管理局《国有资产产权界定和产权纠纷处理暂行规定》（国资法规〔1993〕68号）等法规执行。产权界定应由占有国有资产的单位依据上述文件规定提出实施意见，经主要部门审查后，报同级国有资产管理部门认定。任何地区和部门都无权制定与上述规定相违背的规定，也无权擅自界定产权。四、各地、各部门应对本地本部门在党的十四届三中全会后进行的企业产权改革试点工作进行一次全面的检查，对有类似问题的要坚决予以纠正，并将处理情况及时告知省国有资产管理局。以上报告，如有不妥，请批转各地、各部门贯彻执行。××省国有资产管理局（印章）一九九×年×月×日这是一篇呈转性报告，报告结构完整、规范。正文由三部分组成，第一部分是报告缘由，有针对性地介绍了国有企业产权制度进行改革试点的背景及存在问题，并由“为此，我们提出以下意见”过渡语转为第二部分。第二部分是报告的主体部分，分析了问题，并提出了解决问题的方法，具体明确，有很强的操作性。第三部分是结尾，提出请求批转有关部门贯彻执行。例文二××市委关于呈报199×年城市经济改革情况的报告省委：根据省委办公厅“关于······通知”的要求，现将我市199×年城市经济改革情况报上，请指正。中共××市委员会（印章）一九九×年×月×日这是一篇规范的、符合要求的送文件报告。〔思考与实训〕一、判断题⒈报告中可以夹带请示事项（）⒉请示和报告都是请求上级机关解决问题的，区别在于请示必须一文一事，报告则可以一文数事（）⒊请示的结构比较稳定，而报告的机构有伸缩性，较自由（）⒋请示和报告都是上行文，请示主送机关只能是一个，而报告的主送机关有时可以多个（）二、修改下列两则报告：⒈关于发现类似“代币购物券”的报告×××、×××：最近我区×××厂，用结余资金给每人500元商品凭该厂的特殊介绍信到中百挑选商品。现已开出101张，一百人已经购置价值50000元的商品。该厂已将50500元一次付给中百。根据国办发（1991）8号文，禁止发放使用各种代币购物券的通知。我们对该厂和中百进行了工作，认为两个单位都有不对。纠正错误做法，保证今后不再违纪。特将此情况报告如上××××199×年×月×日⒉关于上报领导干部岗位培训计划的报告总公司人教部、培训处：根据×××[1997]人培字132号文（关于认真做好领导干部参加岗位培训计划的通知）要求，我们按照现职10名领导干部中，有2名年龄在55岁以上、3名已参加1993年以来总公司中青年干部班，还有5名为应培训人员。经公司研究已作出安排（见附表1），对已参加培训的3名领导培训情况一并上报（见附表2），如有不当之处，请指正。××××公司教育培训处（印章）一九九×年三月二十六日第三节批复一、批复的含义和特点批复是答复下级机关请示事项时使用的下行公文。批复和请示相对应，任何接到请示的机关、部门、单位都可以使用批复。如果批复的请示事项，具有普遍的指导意义或具有某种程度的规定性质，则这一批复也可以抄送各有关下级单位。批复的特点是：⒈针对性批复必须针对下级机关的请示事项表明态度，提出明确的意见和办法。⒉指导性批复中对下级机关的请示事项提出的处理意见和办法，代表上级机关的指示精神和决策意见，下级机关必须贯彻执行。⒊简要性上级机关，对下级机关请示的问题，只作原则性、结论性的批复，一般不作具体分析和详细阐述。二、批复的写作⒈批复标题除同一般公文的写法相同外，还有以下两种：⑴发文机关+批复事项+行文对象+文种（完全式）。如，《国务院办公厅关于××市私人建房问题给××省人民政府办公厅的批复》。⑵发文机关+原件标题+文种。如《中共中央关于进一步开展学习宣传×××活动的批复》。⒉批复正文由三部分组成第一部分，批复根据（引叙来文）如，“你公司《关于······的请示》（××办〔19××〕×号）收悉”。写作时应尽量注意避免批复根据和批复标题的重复。第二部分，批复内容，要针对请示事项逐一给予答复。如果完全同意，就作出肯定的答复。答复的内容要具体不能只笼统的写上“同意你们的意见”。如果不同意或部分不同意，即应写出不同意的理由。做到文字简练、语句通顺。第三部分，结束语，以“此复”“特此批复”“专此批复”等用语作结。三、批复的写作要注意的问题⒈要及时批复收到请示，无论同意与否，都必须及时予以批复。答复下级机关请示，是上级机关的职责所在。⒉要态度明朗在批复的标题和内容中都要表明态度。⒊要符合政策，实事求是批复的意见，必须依照党和政府的方针、政策、有关规定，根据下级机关请示事项，实事求是地给予明确答复。四、批复与指示的区别批复带有指示的性质，是针对请示而发的，是“被动”的。指示是直接由上级机关根据工作需要而发的，是“主动”的。五、例文评析××市劳动局关于同意××公司招收农民合同工的批复××公司：你公司《关于招收农民合同工的请示》（××劳[199×]××号）收悉。现批复如下：一、考虑到你单位的实际情况，同意在本市的×个县的偏远山区招收80名农民合同制职工。二、招收对象、条件及录用办法必须按规定严格执行。三、具体招工事宜请与当地劳动部门联系，并一起办理。四、录用后的农民合同制职工的有关待遇应按国家和省的有关规定执行。此复××市劳动局（印章）一九九×年×月×日本批复的正文首先点明批复的根据，接着对请示所提的事项作出明确答复。值得的一提的是，批复的第三条虽未请示但与请示事项有关的问题，也作出了明确的指示。最后用“此复”作结束。文章条理清晰，层次分明，格式规范，文笔简洁。〔思考与实训〕评析下面的批复，回答以下问题：⒈批复的事项是什么？⒉批复的标题包括什么内容？⒊批复的格式规范程度如何？⒋批复正文由几部分组成？⒌批复的具体内容是什么？详细说明。×××总公司关于同意××厂聚丙烯装置扩建的批复××厂：你厂关于聚丙烯装置处理量由三万吨扩建为五万吨的请示收悉。批复如下：一、聚丙烯装置扩建对满足社会需求，提高你厂原油深加工能力，增加经济效益，有重要意义，总公司同意你厂的聚丙烯扩建方案。二、要注意吸取国内外此类装置的先进技术，精心设计、安全施工；争取一次试车成功，争创国内同类装置综合指标先进水平。三、扩建所需人员编制、物资、经费、设备等纳入××股份公司计划。此复××××总公司（印章）一九九×年四月八日第四节通知一、通知的含义和特点通知是用于批转下级机关和转发上级机关、同级机关、不相隶属机关公文，发布规章制度，任免和聘用干部，要求下级机关办理并需要有关单位周知或共同执行的事项时，所使用的一种下行公文。通知的特点是：⒈适用范围广上至中央、国家机关，下至企事业单位、社会团体和各级基层组织，都可以使用。⒉使用频率高由于通知使用广泛，因而其使用频率也大大高于其他文种。⒊行文比较灵活“通知”作为法定公文，应符合公文格式的要求，但作为周知性的通知，特别是用于张贴的周知性通知，其行文格式相对比较灵活，如标题可省略行文机关和事由，主送单位也可以省略等等。二、通知的种类按通知的性质划分，可分为指示性通知、批转性通知、事项性通知、知照性通知、会议性通知。⒈指示性通知这类通知多用于传达决定、规定、指示或某方面的政策，向下布置需要执行与办理的工作。例如《国务院办公厅关于禁止发放使用各种代币购物券的通知》《国务院关于严厉打击生产和经销假冒伪劣商品违法行为的通知》等。指示性通知还包括发布（印发，下达）式通知。其发布、印发的多是条例、办法、规定等行政法规，例如国家体改委等五个部门的《关于印发（股份制企业试点办法）的通知》，劳动部、国家体改委《关于印发股份制试点企业劳动工资管理暂行规定的通知》，××公司《关于印发（整顿资金工作验收标准）的通知》。⒉批转性通知这类通知包括“批转”式通知和“转发”式通知两种。批转式通知是指对下级机关的来文加批语下发的公文。转发式通知是指转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文。批转性通知和指示性通知不同，指示性通知是制发机关主动主动发出的，是单一体的公文；批转性通知是批转或转发别的机关的公文，除通知本身外，还有被批转、转发的公文，是两件公文的复合体。如《国务院批转国家医药管理局关于进一步治理整顿医药市场意见的通知》《×××公司转发企业升级若干问题的说明的通知》。⒊事项性通知事项性通知是要求下级机关办理一般事项的通知，如布置工作、下达任务、印发工作计划等，如《劳动部、人事部、财政部、全国总工会关于发给离退休人员生活补贴费的通知》。⒋知照性通知知照性通知是指要求有关单位或人员周知有关事项的通知。这类通知，以告知为主，一般不作说明，不提要求，如干部任免职务通知、启用印章通知、作息时间更改通知、节假日放假安排通知等。⒌会议性通知会议性通知是事项性通知的一种，分为简单性会议通知和复杂性会议通知两种。简单性会议通知，只写会议名称（内容）、时间、地点和参加人员。复杂性会议通知，要写明会议的名称、目的、议题（或内容）、时间、地点，参加人员及参加会议的要求等。三、通知正文的写作通知的正文由通知缘由、通知事项、执行要求三部分组成。通知缘由。要说明制发通知的理由、目的或依据，然后用“特作如下通知”或“现将有关事项通知如下”等承起语导入事项的要求和安排。通知事项。主要部署工作，阐述工作意见、措施、办法，明确受文机关承办、执行的事项。通知事项要具体、切实可行，安排要清楚。写作方法要按不同类型的通知有所侧重，突出重点，如果篇幅长、内容多则可分段或用序号排列。执行要求。即可提要求、注意事项，也可说明此通知的意义，强调认真执行。未了常用“特此通知”或“专此通知”之类的习惯语作结。四、批转性通知的写作要注意的问题⒈标题要简练批转性通知的标题由批转公文的机关名称、被批转公文的标题和文种组成。如：《××公司转发（×××总公司关于开展设备大检查的通知）的通知》。若遇多层转发，可只写明转发最初一级发文机关和文件名称。例如《××厂转发（××公司转发“×××总公司关于开展设备大检查的通知”的通知）的通知》，这么长的标题使人看了不得要领。可改为《××厂转发﹤×××总公司关于开展设备大检查的通知﹥的通知》。⒉正文要强化批转公文的作用批转性公文，除应写明被批转或转发公文标题和发文字号外，还必须表明态度或作出评价，指出其重要意义并提出贯彻执行的要求。结语多用“请遵照执行”。⒊对来文要做技术性处理对所谓技术性处理，主要是消除来文的独立标志，包括版头文号、文尾的主题词、印章、印发标记等。因为来文已成为批转性通知的组成部分。五、例文评析例文一关于印发《资金整顿工作验收标准》的通知公司各直属单位：为保证公司资金整顿工作的质量，确保整顿工作达到预期效果，现将《资金整顿工作验收标准》印发给你们。望各单位尽快组织力量按验收标准要求，认真对照检查，以促进资金整顿工作进一步深入开展，条件成熟后及时向公司申请验收。特此通知。××××公司（印章）一九九×年×月×日本通知属指示性通知，采用目的式开头，正文对贯彻执行文件的要求提得具体明确，结尾采用约定俗成的“特此通知”作结语，符合通知的写作要求。例文二关于对反腐败工作进行专项检查的通知中纪办〔1994〕178号主送机关（略）为了促进中央纪委三次全会重申和提出的党政机关县（处）级以上领导干部廉洁自律“五条规定”的贯彻落实，切实取得今年反腐败斗争的阶段性成果，中央纪委常委会议决定组织专项检查小组，于11月上旬开始着重对党政机关省、部级领导班子成员乘坐车辆、住房及各省区制定接待标准的情况进行专项检查。省区市和地市两级纪检监察机关，也要根据这个精神组织专项检查小组，分别对党政机关地市和县市级领导班子成员乘坐车辆、住房及制定接待标准的情况进行专项检查。现将这次检查的有关事项通知如下：一、检查内容⒈领导干部现在乘坐车辆的情况，包括是否超过标准配车和违反规定借车、购买及乘坐不许乘坐的进口豪华车，是否已纠正存在的问题。⒉领导干部住房的情况，包括是否超标准住房、以低于规定价格买房、用公款超标准装修住房及对问题的纠正情况等。⒊各地制定接待标准的情况，包括是否制定了标准、标准是什么、执行的如何及对问题的纠正情况。二、检查方法根据中央纪委制定的今年领导干部廉洁自律五条规定的实施意见（中纪发[1994]5号）及《中共中央办公厅、国务院办公厅关于党政机关汽车配备和使用管理的规定》（中纪发[1994]14号）等有关文件规定精神，一个单位一个单位、一个人一个人地进行检查，可查阅有关资料和进行实地考察。三、要求⒈专项检查小组要认真负责的进行检查，各地方和部门的有关同志要如实汇报情况，积极配合和支持。⒉检查情况，由中央、省区市、地市纪检监察机关分别进行党内通报；典型违纪的，按照有关规定处理后通过新闻媒介公开曝光。⒊各省区市纪检监察机关要及时汇总本地区检查情况，于12月底前报中央纪委办公厅。中共中央纪委办公厅一九九四年九月十四日这是一篇布置工作的通知。正文导语开门见山地指出发此通知的目的。正文主体以序号排列了通知事项，全片逻辑严谨，要求严格、语气坚定，但部分语言不够简明。例文三×××总公司关于召开物资工作会议的通知各直属公司、总厂、厂、院：为了贯彻中央经济工作会议精神，总公司决定于3月中旬召开199×年度物资工作会议。现将有关事项通知如下：会议时间：199×年3月19日至21日，会期3天，3月18日报到。会议地点：北京××宾馆（北京××区××路×号）。会议内容：⒈贯彻中央经济工作会议、总公司第××次经理（厂长）会议以及固定资产投资工作会议精神。⒉总结199×年物资供应工作经验，进行经验交流和表彰奖励。⒊部署199×年物资供应工作。四、参加会议的人员和名额见附表。参加会议的人员名单回执请于3月8日前报到××公司经理部。五、3月18日报到当天，首都机场全天接站。火车凭电报、传真或电话接站。会议代表请于3月15日前将到达日期及所乘车次、