地产公司印信使用管理规定

地产公司印信使用管理规定一、背景和目的印信是企业在办公、管理中常用的物品，具有身份确认、文件标识、信息传递等作用。作为地产公司，印信的使用管理直接关系到各类文件、合同的签署、执行，以及公司形象和信誉的维护。本规定的制定，旨在规范地产公司印信的使用和管理，保证公司内部文件管理的严密性、标准化、科学化，提高工作效率和管理水平。二、印信使用规定（一）印信概述印信是公司名字的标识，由公司法定代表人、总经理、副总经理、总会计师签字，并加盖公司印章而成。印信包括公章、法人章、财务专用章、合同章等。（二）印信使用范围印信仅限于公司内部使用，不得外借、转让或交付第三方使用。（三）印信使用要求公章仅限于重大合同、协议等重要场合使用；法人章仅由法定代表人使用；财务专用章仅由财务人员使用；合同章仅限于各类合同的签署场合使用。在使用印信时，要核对印信的印章、印文、格式等是否正确无误。（四）印信保管规定完整、有效的印信一律由公司专人保管，并设置印信使用登记簿；签字人必须在指定的场所、台账上登记，说明文件用途、编号、开具时间、签章时间；印信保管者要认真按规定管理，严禁私自打印、使用或调换印信；如发现印信遗失、被盗、损坏或其它不符合使用要求的情况，应及时向公司报告，并做好相关记录。（五）印信废止规定印信在以下情况下需要予以废止：改制、合并、撤销等情况下；法定代表人变动；其他部门或单位印信合并到公司印信中；公司章面文、印模、名称、地址等内容发生变更。三、印信管理制度（一）印信保管制度印信保管者应具备高度责任感，做到24小时负责，注意印信保管的安全性、正确性；每个印信保管者应着装整齐，胸部佩戴公司工作牌；印信保管者应当对印信的使用情况进行定期检查，并在检查记录簿上认真登记；印信保管者必须对本单位印信的合规性、真实性和合法性负责；千万不要把印信让第三方使用，也不要把印信放在随手可得的位置，以免造成不必要的损失。（二）印信使用制度使用印信必须在规定场所、使用正规台账记录，并在使用登记簿上签名确认；签字人使用印信时应认真检查印信，对印信的内容、文本、章面等进行确认；使用印信的前提是必须先验明身份，登记并调取使用信息；避免印信与个人物品混淆。（三）印信监督制度公司领导对印信的保管、使用、监督实行“双重管理”制度，不定期考核实施情况；任何单位和个人不得私自收支、使用公司印信；任何单位和个人不得改变公司印信的规格、大小、样式等。四、印信管理流程（一）印信制作流程公司印信制作由法定代表人或经办人员向专业印章制作公司或其指定的印章制作单位提出书面申请；提交印信制作申请书时，需附带公司营业执照、法人身份证明、管理人员授权书、公司章面文、印模、名称、地址、电话、邮编等资料；公司制作完成后，由公司法定代表人、总经理、副总经理、总会计师在公章上签名、签名的红样一式两份，存入公司保密文件室，并做好印信使用登记。（二）印信使用流程使用印信前要先在指定平台进行签章审批流程，评估不合格不得使用印信；使用印信时必须与文件作者在签章台上一起签章，按照认真核对后签章；签字人需登陆签章平台，提交签章申请明细，并提交相关材料以便公司核查；公司对所有的印信使用进行监管，并不定期现场或随机抽查的方式进行抽检。五、印信管理注意事项使用印信时必须认真检查核对，保证印信的有效性和合法性；签章人需在签章台上进行签章，保证签章的准确性和安全性；每次签章前，必须核实文件编号、文件类型、合法性等相关信息；在使用中发现印信遗失、被盗、损坏，需及时汇报，采取相关措施；对于一些特殊情况下的印信使用要求，需要另行定制制度。六、总结本规定的制定与执行，有利于保障公司文书管理的有效性和权威性，确保印信的合理、合法、规范使用，规避不必