档案信息管理工作情况汇报

档案信息管理工作情况汇报档案信息治理工作状况汇报

201*年档案工作状况汇报

依据鉴江供水建立治理处下发的关于做好档案治理工作的通知精神，积极迎省市水利部门及档案局的检查，我部对工程自开工以来的监理档案信息治理工作进展了总结，现将自查状况汇报如下：

一、档案根本状况：

1、根底设施状况。为了加强档案治理工作，我部档案资料实行专人收集、专人治理，现有档案文件柜2座，配备了微机、打印机、复印机等设备。

2、档案资料状况。档案室现有资料数量如下：

1）监理规划（1份）和各工程工序的监理实施细则23份；2）工程形象进度和完成的工程量统计报表累计20份；3）工程进度款的计量支付证书累计19份；

4）工程质量统计及进度分析、存在问题和建议等专题报告5份；5）监理旬报30份；6）监理月报22份；

7）工程监理工作总结报告2份；8）监理批复30份；

9）各种会议的会议纪要61份；10）监理通知累计48份；11)监理文件累计23份；12）监理报告11份。

3、对库存档案根本上录入电脑，实行了电子信息化治理。二、主要作法：

1、要求全部归档资料应清楚、字迹工整、表格完整，复印件不得消失歪斜、缺漏等现象，资料内不得用涂改液、胶水。资料内严禁一切金属物，采纳三孔一线法，三个孔保持正确间距，间距为9.9,装订线在距案卷左边1至1.5处(以不影响查阅卷内内容及美观坚固为原则)。横写的材料一律把文件头放在装订线一侧装订。

2、分部、阶段、单位工程验收报告、验收签证、鉴定书、竣工图册、竣工图集、设计变更通知需印刷成册，装订的资料封面颜色、封面格式由上级主管部门统一，资料应写明资料的详细内容及桩号，不得采纳同一案卷题名不同卷数的问题。其它原始资料（施工资料、施工记录、质保资料、单元评定资料等）采纳案卷封面、卷内名目、备考表分置案卷首尾三孔一线装订，不需要用彩色封面印刷成册。

3、建立工程信息编码系统，保证工程信息的采集精确、全面和准时，运用计算机网络技术和P3软件帮助快速处理和反应，为工程建立的目标掌握供应准时、精确的信息。

⑴监理文件的建立和发送

监理文件格式按本公司《信息治理规定》（ISO201*：201*监理工作质量保证体系文件）执行，并按图10.2的程序建立和发送。

拟稿核稿是否需要会签否签发是有关部门会签文件编号、打印（校核）原件存档文件的整理、移图10.2监理文件建立流程图

⑵外部文件治理程序外部文件和资料包括来自发包人、承包人和其他有关各方如上级及地方单位的资料，其治理程序按图10.2程序进展。

签收、登记、甄别设计文件（设计或设计监一般文件报表（承包人）竣工文件（承包人）退回（阅）填写文件处审批（承包格不合审查有关部门是否转发（监理是否退不合批阅格合（监理是否需处转发发回包人及有关部竣工验格合否门收监理有关转发有关单位及监理4、工程信息收集、整理、储存⑴工程信息收集

①监理工作预备阶段，由信息员负责向发包人收集工程设计文件及有关工程资料。②合同、造价监理工程师负责收集工程建立地区的原材料、燃料来源、水电供给、交通运输、劳力、工资标准等信息资料。

整理、归档图10.2外部文件治理程序图③施工过程，驻地监理工程师负责收集有关进度、质量、投资、合同等方面的信息，收集上级单位对工程建立的各种意见和指令。

④各专业监理组负责收集各种工程工程自检报告、质量问题报告、质量验收签证等。⑤工地会议信息记录将在参与会议的监理人员中指定专人进展收集整理。⑥现场每日的气象资料收集由信息员进展记录。⑵信息整理和储存制度

①监理人建立的文件，属内部信息，由信息员按《信息治理规定》的格式整理归类储存。

②工序质量验收签证类外部信息，按分部工程类别，由各专业监理组按工程档案治理规定整理储存。

③设计文件、一般文件、报表、竣工等文件信息资料按外部文件治理程序进展整理储存。

5、工程信息治理措施

⑴安排专职信息员负责信息治理

监理人将安排专职的文档治理员负责监理文件和外部文件的治理，包括文件收发、保管、整理、归档、移交、无效文件的回收处理等。

⑵全部信息均编码标识

有效信息按编码系统进展编码标识，对复制的文件标注“复印件”或“副本”标记，被替代或作废的文件标注“作废”标记，全部信息均按编码分类存档。

⑶采纳计算机网络建立信息名目查询系统

按信息编码在电脑中建立信息名目查询系统，全部存档信息均录入到名目查询系统，使工程信息一目了然。

⑷准时收集、传递和整理有关信息监理人将依据工程的进展状况准时收集、传递和整理有关资料，保证信息资料与工程进度同步，充分发挥信息在动态掌握中的作用，严禁在工程完工以后补做工程资料。监理资料的整理应以日常整理为根底，按编码列出名目，分类整理。整理后的资料必需内容完整、系统、精确，总监理工程师应对归档（归卷）前的资料进展审查。对于同一内容的来函及批复，正本与底稿，正文与附件，转发文与原件要合并一起归档（归卷）。

⑸严格履行收、发文登记签收手续

监理人将建立收、发文登记本，来往文件均在收、发文登记本上记录，并履行签收手续。

⑹制定档案治理规定，做好保密工作

全部信息文件一经归档，任何人借阅均须按档案治理规定手续办理，保密资料需经领导批准才能借阅。

⑺采纳数码照相与计算机结合进展工程形象进度治理

监理人将实行数码照相机的先进技术，定期、定点对工程的形象进度进展拍照，并把照片附在监理月报中报送发包人。

⑻采纳EXP6.0和P3软件帮助信息治理

采纳合同事务软件EXP6.0、工程规划治理软件P3建立进度、投资、质量、合同治理、文档治理系统。

10.5工程信息编码⑴工程文件信息编码

工程文件信息采纳三级编码，第一级表示文件类别，取文件类别名称中关键字的一个拼音字母；其次级表示文件名称，取文件名称中两个关键字的拼音字母；第三级表示文件信息序号，从“1”开头，按先后挨次编排。

文件信息的详细编码见表10.5.1例子：JTZ01第1号监理通知监理通知

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档案治理工作状况汇报

（宿迁市国家保密局）

在市委办公室的正确领导下，在市档案局的大力支持和指导下，我局仔细贯彻落实《中华人民共和国档案法》，着力抓好档案治理的各项根底设施建立，使我局档案治理工作步入了科学化、标准化、制度化的运行轨道，各类档案的治理、使用工作取得了肯定成效，现将我局档案治理工作开展状况汇报如下：

一、领导重视、组织健全

由于保密部门工作的特别性，档案治理显得尤为重要，我局始终把此项工作放在重要位置，实行领导干部责任制，明确专人负责保密局档案的治理，不断创新工作方式，健全治理体制，探究符合本单位工作实际的档案治理模式。先后投入2万余元购置档案柜、档案盒、档案装订工具等，准时将文件资料清理、归档、保存。重视对档案治理人员的培训，除积极参与市档案局组织的业务培训外，还屡次组织我局档案治理人员到先进单位、先进地区学习阅历，沟通心得，使档案治理人员业务水平和工作力量有了明显提高。

二、制度健全、治理标准

建立健全了各项档案治理制度，使档案治理工作得以有组织、有规划、有程序的开展。在原有《规章制度汇编》的根底上，完善、细化了全局档案治理的各项要求，标准、充实了《档案治理制度》的内容，使文件材料从制作、接收、传递、办理到整理、归档都进展严格的标准，实行文件一月一清理制度，具体整理每一年的各类文件资料，编制索引名目，对清理人、核对人进展登记，明确责任。

三、创新方式、提高效率

我局按档案标准化治理标准，要求全体工作人员都参加档案的收集、整理，理顺内部关系，完善各个环节的工作，消退了各部门之间相互推诿、扯皮现象，解决了治理缺位、协调不畅的问题。要求档案治理人员对未归档的文件准时清理、归档，对已归档的文件进展再次清理，建立名目索引，便于日后文件检索。在此根底上，我局还充分发挥局域网的优势，应用信息技术，建立电子名目索引，实现了文书档案名目的快速查阅和快速传递，为各处室参阅文件资料节省了大量时间，提高了工作效率。

通过一系列的努力，我局档案治理水平有了肯定的提高，档案治理工作逐步走向标准化