会议室管理规定

第第#页/共4页有限公司文件性质三阶文件文件编号HY-WI-AD-024生效日期批准页第页共页批准审核制定会议室管理规定修订记录日期修订摘要页次版次变更登录者有限公司会议室管理规定制订部门：集团人力资源及行政部制订日期：版次：文件等级：三阶文件编号：HY-WI-AD-024生效日期：页数第页共页、目的为了加强会议室的管理，保证各类会议的顺利召开及规范有序使用，提高会议室的利用率，特制定会议室管理规定。二、适用范围本规定适用于集团公司旗下大陆总部及各分厂，如**有*限公司、**有*限公司、**有限公司及其它分公司。三、适用文件各旗下公司可以根据本规定制定本企业相关实施办法或实施细则，报集团人力资源及行政部负责人批准后生效执行。四、内容1、岗位职责1.行1政部负责会议室视频、音响设备、空调、灯光、桌椅、环境等工作正常，并保障会议室能够顺利进行使用。1.使2用会议室部门或组织人员提前半天时间向行政申请。1.会3议资料由组织人以及相关部门自行准备，并通知人员参加。1.会4议记录员由主持人以及相关部门指定，会议记录员负责会议记录及分发。1.参5加会议人员自觉遵守会议室管理制度。2会.议室管理规定2.需1要使会议室的部门或组织人员，提前半天时间向行政部申请，并填写《会议室使用申请单》。2.会2议室使用申请单必须填写：参加会议人数并说明开会参加主要人员或嘉宾，需申请用几号会议室，具体开会时间，是否需要使用视频音响设备，是否需要茶水水果点心招待，便于行政部安排准备以及接待工作。2.行3政部接到《会议室使用申请单》及时准备相关工作,保证在会议召开前半小时准备就绪.2.3.清1洁工在每次会议散会后打扫清洁会议室.并保持在下次会议召开前,会议室环有限公司会议室管理规定制订部门：集团人力资源及行政部制订日期：版次：文件等级：三阶文件编号：HY-WI-AD-024生效日期：页数第页共页境良好,空调温度合适,地面桌面黑板干净,盆景花木美观,桌椅摆放整齐。2.3网.络2管理员提前半小时打开网络视频，调试好网络影像声音以及灯光效果。2.3重.要3会议招待及礼仪由组织人填写《会议室使用申请单》厂务审批，行政文员负责采购水果点心，在会议召开前半小时准备好开水，茶杯。并全程跟进会议礼仪，配合会议主持人适时摆放水果点心添加茶水等工作。2.3会.议4参加人员不能迟到，中途不能退场或早退。23..5参加会议人员在会议，会议期间不能抽烟，不能接打电话,不要交头接耳大声喧哗，会议中要做笔记。2.3使.用6会议室期间，参加会议人员要注意室内公共卫生，保持室内清洁，室内用具、设备不要带走，不能损坏,爱护公物。倘因操作不当或人为破坏，致会场设备毁损故障者，须付赔偿责任。2.3.7会议室使用完毕后，使用部门或组织人员要及时清理会场卫生、关好门窗，关好空调灯光网络影像声音，并通知行政部会议室管理人员做好交接。3.凡两个以上部门或组织人同时要求使用同一个会议室时，行政部视情况统筹安排，先联系的部门或组织人原则上优先安排使用。遇有特殊情况，各部门使用的会场，服从行政部调配会议室议安排。4.行政部网络管理员每周均要检查网络影像声音以及灯光效果。及时补充易耗物品；如有设备设施损坏，及时报修。五、权限1、起草部门：集团大陆工厂人力资源及行政部2、审核部门：集团香港总部行政总监、批3准部门：集团董事会4、执 行：集团公司大陆总部及旗下各工厂六、解释1、本规定自201年412月1日起正式生效实施。

有限公司会议室管理规定制订部门：集团人力资源及行政部制订日期：版次：文件