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文档简介

学生资助管理工作纸质档案管理制度一、制定目的为推行学生资助管理工作规范化、制度化，确保学生资助管理工作的规范和高效运行，依据有关法律法规，结合实际情况制定本制度。二、适用范围适用于本单位内所有学生资助档案管理工作。三、档案分类学生资助档案分为以下几类：助学金资助档案困难补助资助档案借贷资助档案其他学生资助档案四、档案要求学生资助档案要求精密规范，内容真实可靠，版式整齐统一，文笔规范，并保持完整、准确和保密性。电子资料应有备份。同时，应保证档案文件的缺省和保密。本科生和研究生学生资助档案应当分别存放，不得混淆。为保证档案的完整性，每份建类档案，且每类档案建立分类索引表，辅以明细表，明细表中列明每一个档案宗号的具体内容，便于管理和查询。档案装订和标识必须按照标准要求进行。五、档案查阅不得随意查阅有关学生资助档案，核查学生资助档案的人员必须持有相应的证件并依据本单位规定的流程从学生资助管理机构领取档案查阅申请表。六、档案借阅借阅人员应出示工作证，并签署借阅单。涉及学生个人隐私的借阅档案，需要经过学生资助管理机构的特别批准。档案借出后必须妥善保管，借出时应当详细记载借阅人员、借阅时间、归还时间等借出及归还情况，并设置预防丢失的措施。七、档案保管学生资助档案是保密的，必须严格按照规定保护档案的安全，防止丢失和泄露。限制开放不必要的资料和信息。将学生资助档案妥善地存放于本单位内，防火、防潮、防虫害，保证存档环境适合档案保存，防止档案出现病害。学生资助档案应当建立目录，凡进出档案必须填写进出库登记表。档案室必须为学生资助档案设置统一的盘点期，及时更新盘点情况登记表，并督促单位各部门管理人员加强对档案的保管。八、档案销毁档案保管期满，应依据规定进行检查和试编。不符合永久保存要求的本单位学生资助档案，应按照规定执行销毁手续。学生资助档案在执行销毁手续时，必须坚持审查程序，由有资格人员经过讨论决定并作出销毁许可，方可进行销毁。学生资助档案销毁后，在保险柜里保存销毁备案表和销毁记录。九、附制度的保障本制度由本单位档案管理部门提供技术和操作支持。严格执行档案管理标准和各类工作规程。定期进行规范化和制

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