ERP项目管理与实施章-课件

3.1财务管理系统

3.2供应链系统

3.3生产制造系统

本章小结

习题

1.总账子系统

总账子系统是以凭证为原始数据，通过凭证输入和处理，完成记账、结账、银行对账、账簿查询及打印输出，以及系统服务和数据管理等工作。近年来，随着用户对会计管理系统需求的不断提高和软件开发公司对总账子系统的不断完善，目前许多商品化总账子系统还增加了个人往来款核算和管理、部门核算和管理、项目核算和管理以及现金银行管理等功能。3.1财务管理系统

2.工资子系统

工资子系统是以职工个人的原始工资数据为基础，完成职工工资的计算，工资费用的汇总和分配，计算个人所得税，查询、统计和打印各种工资表，以及自动编制工资费用分配转账凭证并传递给账务处理等功能。工资子系统实现对企业人力资源的部分管理。

3.固定资产子系统

固定资产子系统主要是对设备进行管理，即存储和管理固定资产卡片，灵活地进行增加、删除、修改、查询、打印、统计与汇总；进行固定资产的变动核算，输入固定资产增减变动或项目内容变化的原始凭证后，自动登记固定资产明细账，更新固定资产卡片；完成计提折旧和分配，产生“折旧计提及分配明细表”、“固定资产综合指标统计表”等，费用分配转账凭证可自动转入账务处理等子系统，并且可灵活地查询、统计和打印各种

账表。

4.应收账款管理子系统

应收账款管理子系统完成对各种应收账款的登记、核销工作；动态反映各客户信息及应收账款信息；进行账龄分析和坏账估计；提供详细的客户和产品的统计分析，从而帮助财会人员有效地管理应收款。

5.应付账款管理子系统

应付账款管理子系统完成对各种应付账款的登记、核销以及应付账款的分析预测工作；及时分析各种流动负债的数额及偿还流动负债所需的资金；提供详细的客户和产品的统计分析，以帮助财会人员有效地管理应付款。

6.成本子系统

成本子系统是根据成本核算的要求，通过用户对成本核算对象的定义、对成本核算方法的选择以及对各种费用分配方法的选择，自动对从其他系统传递来的数据或用户手工录入的数据汇总计算，输出用户需要的成本核算结果或其他统计资料。

7.报表子系统

报表子系统主要根据会计核算数据(如账务处理子系统产生的总账及明细账等数据)完成各种会计报表的编制与汇总工作；生成各种内部报表、外部报表及汇总报表；根据报表数据生成各种分析表和分析图等。

8.资金管理子系统

随着市场经济的不断发展，资金管理越来越受到企业采购管理者的重视，为了满足资金管理的需求，目前有些商品化软件提供了资金管理子系统。资金管理子系统实现工业企业或商业企业、事业单位等对资金管理的需求；以银行提供的单据、企业内部单据、凭证等为依据，记录资金业务，以及其他涉及资金管理方面的业务；处理对内、对外的收款、付款、转账等业务；提供逐笔计息管理功能，实现每笔资金的管理；提供积数计息管理功能，实现往来存贷资金的管理；提供各单据的动态查询情况以及各类统计分析报表。3.1.1应收账款管理子系统

应收账款是指企业因销售商品、提供劳务等业务，应向购货或接受劳务单位收取的款项，是企业因销售商品、提供劳务等经营活动所形成的债权，主要包括企业出售产品、商品、材料、提供劳务等应向有关债务人收取的价款及代购货方垫付的运杂费等。应收账款的核算与管理是财务会计工作的重要内容，也是财务软件的重要组成部分。

1.应收账款的核算方式

各种财务软件一般都提供应收账款的核算和管理功能，其主要核算方式有以下两种，用户可以根据业务量的大小以及对管理的需要进行选择使用。

(1)在总账子系统中核算。总账子系统具有处理往来业务的功能，如果销售与应收账款业务并不十分复杂，或者现销业务很多，则可以选择在总账子系统中实现核算与管理。

(2)在应收账款管理子系统中核算。财务系统虽然可以以明细科目或辅助账的形式对应收账款进行管理，但其功能一般只限于登记和清理客户之间的往来款项，显示或打印输出待结算的往来账清单，打印往来对账单和催款单，以及统计往来款余额等，显然功能过于简单。如果核算业务符合以下条件之一，则应该选择在应收账款管理子系统中核算客户的往来款项。

①销售业务以及应收账款的核算和管理业务比较复杂。

②需要追踪每一笔业务的赊账和收款等情况。

③需要将应收款核算到产品一级。

2.应收账款管理的目标

应收账款管理的基本目标是在提高竞争能力、扩大销售的同时，尽可能降低投资的机会成本、坏账损失与管理成本，最大限度地提高应收账款投资的收益。更具体地说，应收账款管理是要足额、按时收回账款，最小化持有应收账款的成本，最大化应收账款的净收益，让客户重新启动还款计划，并鼓励客户尽快结清款项以及节约费用。这些目标和职能的定位使得应收账款管理愈加复杂。总的来说，应收账款管理要达到的最终目标有两个：一个是足额收回账款，第二个就是按期收回账款，两个目标对企业来说同等重要，缺一不可。

3.应收账款管理系统的主要业务单据

应收账款管理系统的主要业务单据有销售发票、应收单、应收票据、收款单以及退款单。

(1)销售发票。销售发票是企业发生销售业务时开出的业务发票，它确定了应收款的客户、单位、金额以及其他信息。最常见的发票有普通发票和增值税发票。

(2)应收单。应收单是记录销售业务之外的应收款凭据，例如，应收代垫费用款、应收利息款、应收罚款及其他应收款等。

(3)应收票据。应收票据主要包括银行承兑汇票和商业承兑汇票等商业汇票。

(4)收款单。收款单记录了收款信息，即记录已经收到的款项。

(5)退款单。销售过程难免发生退货和退款业务，退款单记录了因退货产生的退款或退还客户的货款。退款业务的处理较为复杂，方法也较多，例如可以通过填制红字冲销凭证来处理。

4.应收账款管理子系统的逻辑模型

应收账款管理子系统的逻辑模型如图3-1所示。图3-1应收款管理子系统的逻辑模型其主要的日常处理包括：

(1)输入或转入销售发票、应收单、应收票据、收款单、退款单等票据。其中，对日常发生的一笔业务的处理流程一般是：发生销售业务时填写相应的销售发票或应收单；若收回销售货款，则填写相对应的收款单，在填写时应注意收款与哪一笔业务对应；若在业务发生前有部分预付款，则可通过收款单作相应的预收单，当业务发生后再选定相应的原预收单、收款单和销售发票进行核销。

(2)分别对输入票据进行审核记账、制单、核销以及其他多种业务处理。其中，生成的记账凭证可以直接存入总账子系统。

(3)计提坏账准备、处理坏账损失与回收坏账。

(4)进行账龄分析、周转分析、欠款分析、回款分析、坏账分析、收款预测。

(5)输出应收账款汇总表、应收款明细账、客户欠款列表、应计利息表。

5.应收账款管理子系统的功能结构

一般的应收账款管理子系统具有图3-2所示的功能模块结构。图3-2应收账款管理子系统的功能模块结构

6.应收账款管理子系统与其他系统的关系

应收账款管理子系统与销售系统、应付账款管理子系统、总账子系统等都有着密切的关系。

(1)与销售系统的接口。销售系统录入的销售发票传入应收账款管理子系统进行应收账款的核算。销售系统录入的应收类型费用发票传入应收账款管理子系统进行应收账款的

核算。

(2)与应付账款管理子系统的接口。应付账款管理子系统录入的采购发票及其他应付单与应收账款管理子系统进行应收冲应付的核算。

(3)与总账子系统的接口。应收账款管理子系统生成的往来款凭证传递到总账子系统。

(4)与现金系统的接口。现金系统与应收账款管理子系统的应收票据、收款单进行互相传递。3.1.2应付账款管理子系统

应付账款主要指企业因采购产品、材料、接受劳务而发生的应付款项。应付账款管理与采购、存货是企业三种密切相关的业务，它们可以集成为一个系统，也可以独立成为三个相互依赖的子系统。因为应付账款的核算与管理是会计的一项基本任务，所以本书将它作为一个独立的系统来介绍。

1.应付账款的核算方式

各种财务软件一般都提供应付账款的核算和管理功能，其主要核算方式有两种，用户可以根据业务量的大小以及对管理的需要选择使用。

(1)在总账子系统中核算。总账子系统都具有处理往来业务的功能，如果采购与应付账款业务并不十分复杂，或者现购业务很多，则可以选择在总账系统中实现核算与管理。

(2)在应付账款管理子系统中核算。如果核算业务符合以下条件之一，则应该选择在应付账款管理子系统中核算供应商的往来款项。

①采购业务以及应付账款的核算与管理业务比较复杂。

②需要追踪每一笔业务的赊购和付款等情况。

③需要将应付款核算到产品一级。

2.应付账款管理的目标

应付账款管理主要针对赊购商品或劳务而发生的在一定时期内付清的款项的管理。作为一个独立的应付账款管理子系统，它必须全面实现如下基本目标：

(1)正确选择结算方式与结算时间，跟踪应付账款的到期期限，争取合理的折扣以降低采购成本。

(2)及时核算与管理企业应付账款、预付账款，反映和监督采购交易过程中的资金支出和应付情况。

(3)及时提供债务总额和现金需要量，为采购管理提供决策支持。

3.应付账款管理子系统的主要业务单据

应付账款管理子系统的主要业务单据有采购发票、应付单、应付票据、付款单以及退款单。

(1)采购发票。采购发票是企业发生采购业务时从供应商取得的业务发票，包括普通发票、增值税发票和计入采购成本的费用发票。在应付账款管理子系统中，发票都作为应付货款处理，它确定了应付货款的供应单位、金额以及其他信息。

(2)应付单。应付单是记录存货采购之外的其他采购或非采购业务的应付款凭据，例如不记入采购成本的应付费用、接受劳务的应付费用，以及其他应付利息、应付罚款等。

(3)应付票据。应付票据主要包括银行承兑汇票和商业承兑汇票等商业汇票。

(4)付款单与退款单。付款单是从供应商取得的付款凭证；而退款单则记录因退货或供应商多收了货款时退还给企业的款项，退款单的实质就是收款单。

4.应付账款管理子系统的逻辑模型

应付账款管理子系统的逻辑模型如图3-3所示，其主要的日常处理包括：

(1)输入或转入采购发票、应付单、应付票据、付款单、退款单等票据。

(2)分别对输入票据进行审核记账、制单、核销以及其他多种业务处理。其中，生成的记账凭证可以直接存入总账子系统。

(3)录入并管理应付票据。

(4)进行账龄分析、欠款分析。

(5)输出供应商总账、应付款余额表、应付款明细账、到期债务表及各种票据。图3-3应付账款管理子系统的逻辑模型

5.应付账款管理子系统的功能结构

一般的应付账款管理子系统具有图3-4所示的功能模块结构。图3-4应付账款管理子系统功能模块

6.应付账款管理子系统与其他系统的关系

应付账款管理子系统与采购系统、应收账款管理子系统、总账子系统等都有着密切的关系。

(1)与采购系统的接口。采购系统录入的采购发票传入应付账款管理子系统进行应付账款的核算。采购系统录入的应付类型费用发票传入应付账款管理子系统进行应付账款的

核算。

(2)与应收账款管理子系统的接口。应收账款管理子系统录入的销售发票及其他应收单与应付账款管理子系统进行应付冲应收的核算。

(3)与总账子系统的接口。应付账款管理子系统生成的往来款凭证传递到总账子系统。

(4)与现金系统的接口。现金系统与应付账款管理子系统的应付票据进行互相传递，应付账款管理子系统的“付款申请单”可以传递到现金系统，现金系统的付款单也可以传递到应付账款管理子系统进行核算。3.1.3固定资产管理子系统

固定资产管理子系统是企业管理信息系统的一个重要组成部分，用于固定资产的核算和管理工作。由于固定资产数量大、种类多、保管和使用分散，且固定资产的使用、管理和核算工作由企业内多个部门分别进行处理，因此手工条件下反映固定资产情况的各种账、表、卡片数据极易出现填写不全、数据不一致、账实不符等情况。限于手工条件，固定资产折旧的计提也只能采用综合分类计提折旧，故数据处理较粗，难以反映固定资产的磨耗情况，导致成本计算工作也无法细化，难以准确反映实际情况。因此，使用现代化手段对固定资产进行核算和提供各种综合管理信息对提高企业的管理水平具有重要意义。

1.固定资产及其分类

(1)固定资产。固定资产是企业使用期限一年以上、单位价值较高，并在使用过程中保持其原有实物形态的资产。固定资产虽然保持其原有实物形态，但其价值却随着损耗逐渐地、部分地转移到生产的产品中去，构成产品成本的一部分。固定资产是企业进行生产经营活动的物质技术基础，约占企业资产的80%以上，固定资产核算是企业财务核算的重要组成部分。

(2)固定资产的分类。固定资产可以从经济用途、使用情况、实物形态、所有权等不同角度进行分类。例如，按经济用途和使用情况可以将固定资产分为：生产经营用固定资产、非生产经营用固定资产、租出固定资产、不需用固定资产、未使用固定资产、融资租入固定资产；按实物形态可以将固定资产分为：土地、房屋及建筑物、机器设备、电子设备、运输设备和其他设备等。

2.固定资产的管理

1)固定资产的计价

固定资产的价值构成由于来源不同，取得的渠道不同，入账价值也就有所不同。

(1)购置来的不需要建造而可直接使用的固定资产。对于购置来的不需要建造而可直接使用的固定资产，价值构成一般是买价加上运输费、增值税、包装费等相关税费。对于外商投资企业由于购买国产设备而退还的增值税，应冲减固定资产价值。

(2)自建的固定资产。对于自建的固定资产，包括自营工程和出包工程两种，对于自营工程，在建造固定资产的过程中花费的料费、工费等各种费用都应计入固定资产的计价中。建造固定资产往往需要向银行取得借款或者发行债券，在这个过程中的利息费用、折溢价摊销、辅助性费用和外币折算差额等借款费用，若在固定资产达到预计可使用状态之前发生，则应予以资本化，计入“在建工程”；而在固定资产达到预计可使用状态后发生上述费用，应计入“财务费用”。对于“出包工程”，“在建工程”账户就是一个结算性的账户，预付和结算款项都通过“在建工程”完工之后转入“固定资产”。

(3)投资者投入的固定资产。投资者投入的固定资产，按照投资各方确认的价值，作为入账价值。

(4)接受捐赠的固定资产。接受捐赠的固定资产按以下规定确定其入账价值：捐赠方提供了有关凭据的，按凭据上标明的金额加上应当支付的相关税费作为入账价值。

(5)盘盈的固定资产。同类或类似固定资产存在活跃市场的，按同类或类似固定资产的市场价格，减去按该项资产的新旧程度所估计的价值损耗后的余额，作为入账价值。

(6)改建或扩建的固定资产。减去拆除部分的变现价值加上新增部分的价值，就构成了改建或扩建固定资产的价值。

2)固定资产的增减变动

固定资产的增减变动管理是固定资产核算的一项基本任务。固定资产的增加主要包括建设单位移交、有偿或无偿调入、自行购置和建造等固定资产。固定资产的减少包括有偿或无偿调出、报废、毁损、盘亏等固定资产。固定资产的增加和减少应按资金的来源和减少的方式作入账处理。

3)固定资产的折旧核算

折旧是指固定资产在使用过程中，由于有形或无形的损耗而转移到产品成本或费用中的价值。固定资产损耗的这部分价值，应当在固定资产有效使用年限内进行分摊，形成折旧费用，计入各期成本。影响各会计期间折旧额的因素有以下三个：固定资产原价；预计使用年限(或预计工作量)；预计净残值(即固定资产报废时预计可收回的残值减去预计清理费用后的净值)。我国会计核算中，通常采用的固定资产折旧方法有平均年限法、工作量法、双倍余额递减法和年数总和法。

4)固定资产折旧的账务处理

企业按月计提固定资产折旧时，按生产车间计提的折旧额，借记“制造费用”科目；按行政管理部门计提的折旧额，借记“管理费用”科目；按专设销售机构计提的折旧额，借记“营业费用”科目；按经营租出固定资产计提的折旧额，借记“其他业务支出”科目；按企业计提的月折旧额合计数，贷记“累计折旧”科目。“累计折旧”科目是固定资产的备抵科目。因此，当增加已提折旧的固定资产时，应按其已提折旧额记入“累计折旧”科目的贷方；当减少已提折旧的固定资产时，应按其已提折旧额记入“累计折旧”科目的借方。“累计折旧”科目的余额在贷方，反映企业现有固定资产的累计折旧额。

3.固定资产管理子系统的特点

固定资产管理子系统与存货等其他会计子系统比较，具有以下特点：

(1)数据量大，数据在计算机内保留的时间长。企业所拥有的固定资产数量一般较多，为了便于企业各部门随时掌握固定资产的详细情况，系统内需要保留每一固定资产的详细资料。为了加强企业对固定资产的管理，保留必要的审计线索，即使是已淘汰的固定资产资料也必须保留。因此系统需要保留的数据量较大，且资料需要跨年度长期保留在系统中。

(2)数据处理的频率较低。除了在系统初始设置时需要输入大量的固定资产详细数据外，在系统的日常业务处理中一般只需要输入少量的固定资产变动数据、每月计提折旧以及必要时输出报表和统计分析数据，故数据处理的频率明显小于购、销、存等其他会计系统。

(3)数据处理方式较简单。固定资产系统的数据处理主要是折旧的计算和各种统计分析报表的输出。虽然计提折旧(特别是采用单台折旧计算折旧)的工作量较大，但其算法比较简单，因此系统数据处理也比较简单。

(4)数据综合查询和统计的要求较高，数据输出主要以报表形式提供。为了满足企业对固定资产核算和管理的多方面需要，固定资产管理系统应该具有较强的查询和分类统计功能。

(5)需要灵活的证、表定义功能。由于在实际工作中企业固定资产的各种信息通常以各种报表的形式提供，为了方便用户的使用，系统应该具有允许用户根据企业的需要自定义报表格式的功能。另外，各企业对固定资产的管理要求不同，固定资产卡片的项目也不同，因此需要灵活的用户自定义固定资产卡片项目的功能。固定资产管理子系统的逻辑模型如图3-5所示。图3-5固定资产管理子系统的逻辑模型

4.固定资产管理子系统的功能结构

一般的固定资产管理子系统具有图3-6所示的功能模块结构。图3-6固定资产管理子系统的功能模块结构

5.固定资产管理子系统与其他系统的关系

(1)与总账子系统的接口。固定资产管理子系统中，固定资产初始化产生的初始余额可以传递到总账子系统，作为固定资产相关科目的初始余额；固定资产的新增、变动、清理、折旧计提与费用分摊均可自动生成凭证，并传递到总账子系统。

(2)与成本子系统的接口。成本子系统可以从固定资产管理子系统引入折旧费用的数据，形成成本对象的折旧要素费用。3.1.4总账子系统

总账子系统是会计信息系统的一个重要子系统。凡是企业进行财务管理和会计核算所需的会计信息，都是由总账子系统对发生的经济业务活动的数据进行处理后得到的。总账子系统涉及整个会计核算中的记账、算账和报账全过程，以及会计数据处理中的凭证、账簿，因此总账子系统是会计信息系统的基础和核心，也是整个会计信息系统最基本和最重要的内容。

1.总账子系统的特点

(1)规范性强，一致性好。总账子系统采用会计记账方法——复式记账法，并且满足如下条件：有借必有贷，借贷必相等；资产=负债+所有者权益；总账余额/发生额必等于其下属明细账余额(发生额)之和。

(2)综合性强，在整个账务管理系统中起核心作用。总账子系统以货币作为计量单位，综合、全面、系统地反映企业供产销的所有方面。因此总账子系统产生的信息具有很强的综合性和概括性。此外，总账子系统还要接收其他子系统产生的数据，同时还要向其他子系统传递数据，这样，总账子系统又是数据交换的桥梁，它把其他子系统有机地结合在一起，形成了完整的财务管理系统，总账子系统是整个财务管理系统的核心。财务管理系统的体系结构如图3-7所示。图3-7财务管理系统的体系结构

(3)控制要求严格，正确性要求高。由于总账子系统所产生的账表需要提供给投资者、债权人、管理人员、财政部门、税务部门，因此必须保证账务处理数据的正确性以及结果的真实性。正确的报表来自正确的账簿，正确的账簿来自正确的凭证，只有从凭证开始，对账务处理的各个环节加以控制，才能防止有意或无意的差错发生。

2.总账子系统的目标

一般地，总账子系统的目标包括如下内容：

(1)及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入计算机的会计数据及时、准确和全面。

(2)高效、正确地完成记账等数据的处理过程。

(3)随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务；随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。

(4)建立与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。

为了充分发挥计算机数据处理的优势，增强总账子系统的核算和辅助管理功能，某些总账子系统设计目标还增加了部门核算与管理、项目核算与管理、往来核算与管理等辅助功能，以及自动转账等功能。

3.总账子系统的工作原理及功能

在手工条件下，会计核算具有一整套科学的方法体系，主要包括：设置会计科目及账户，复式记账，填制与审核凭证，设置与登记账簿，成本计算，财产清查，编制会计报表等。这些会计方法是相互联系、紧密结合的。其中前四个方法既是总账子系统处理业务的基础，也是记账、算账的一般方法。为了及时、正确、完整地处理会计业务，不同规模、不同业务量和业务属性的企业采取了不同的账务处理程序，也称为会计核算组织程序。会计业务处理的流程如图3-8所示。图3-8会计业务处理的基本流程

1)会计业务处理的基本流程

(1)根据原始凭证，填制记账凭证。

(2)根据记账凭证及所附的原始凭证，逐笔登记日记账。

(3)根据记账凭证及所附的原始凭证，逐笔登记明细账。

(4)根据记账凭证，定期编制科目汇总表或汇总记账凭证。

(5)根据科目汇总表或汇总记账凭证，定期登记总分类账。定期核对总分类账、日记账、明细分类账。

(6)根据核对无误后的总账、明细账，编制会计报表。

2)手工账务处理的缺陷

(1)数据大量重复。记账凭证是总账子系统的数据源，从一定意义上讲，它所包含的信息量等于各种明细账、总账以及会计报表所包含的信息量之和。从信息量的角度看，明细账、总账、报表没有比凭证增加什么，但考虑到不同的对象需要不同的信息，因此手工处理设置了登记明细账、总账等环节，使得记账凭证上的数据被多次转抄。

同一数据的大量重复，不仅造成存储浪费，还容易导致数据的不兼容，手工会计下常有账证不符、账表不符的现象，这与手工方式下数据重复登记有直接关系。

(2)信息提供不及时。会计报表是总账子系统的最终产品，是企业内部管理部门、银行部门及财政部门等了解企业经营状况和经营成果的重要资料，也是这些部门进行有关决策的依据。但由于账务处理的工作量很大，再加上手工处理速度缓慢，往往需要延迟一个相当长的时间才能编制出各种会计报表，严重削弱了会计报表所起的作用。

(3)准确性差。在长期的账务处理实践中，人们总结出一套特有的方法来避免和发现错误，如记账凭证过账后，一般在它前面加注“√”号防止重复登账；明细账和总账采用平行登记的方法，以便相互核对发现明细账中的过账错误和计算错误。但无论如何，从记账凭证的编制到报表输出的每一个环节中，转抄错误和计算错误都难以避免。

(4)工作强度大。为了达到算得快又要算得准的目标，在其他条件不变的情况下，只能靠加重财会人员劳动强度的方式去实现目标，这是手工进行账务处理的必然结果。

3)计算机账务处理流程

使用计算机处理会计业务，原有手工条件下根据原始凭证编制记账凭证、根据记账凭证按科目分类生成有关日记账和明细账、根据账簿记录编制会计报表，这一基本的处理程序并没有发生变化。由于计算机具有运算速度快、业务处理能力强、数据处理精度高等特点，使用计算机处理会计业务时，需要根据计算机的工作特点制定计算机条件下新的总账处理流程。计算机账务处理的流程图如图3-9所示。图3-9计算机账务处理的流程计算机账务处理的流程说明如下：

(1)编制输入记账凭证或机制凭证。记账凭证是指手工输入到计算机的会计凭证，此类凭证是输入到计算机中的主要凭证，一般在输入时应注意审核其正确性。机制凭证是指由计算机生成的两种凭证：一种是对于某些具有规律性且每月都发生的期末结转业务，由计算机根据设置自动生成其记账凭证，这类凭证一般称为机制凭证；另一种是由计算机会计信息系统中其他子系统生成的记账凭证。

(2)对输入的记账凭证进行审核。无论是手工输入的记账凭证还是机制凭证，都需要再次进行审核，以确保其正确性。

(3)计算机自动完成记账工作。在计算机条件下记账已不具有手工条件下将记账凭证分门别类记入账簿的含义。这里的记账操作是指分别更新记账凭证文件、科目余额及发生额文件、部门、项目等辅助文件以及单位银行对账单文件，并删除临时凭证文件中已记账的凭证。记账的另一目的是为了保证会计数据的安全和正确，对于已记账的会计数据只能使用留有痕迹的修改方法。因此记账操作在计算机条件下成为对记账凭证错误的修改是否留有痕迹的分界。在计算机条件下，无需再区分总账、日记账、明细账。这是因为计算机具有强大的数据处理能力，需要查询、打印有关账簿时，由计算机对系统内存放记账凭证的文件自动进行处理并输出有关内容。

(4)计算机自动完成结账工作。当进行结账时，计算机将自动进行总账与明细账的核对、总账与各种辅助账的核对，同时结束本月业务的处理。

(5)计算机自动进行银行对账。银行对账是根据银行对账单文件和企业对账文件中的银行业务进行对账，同时生成银行余额调节表及已达账和未达账。

计算机方式和手工方式下账务处理流程既有相同的地方，也有很多不同之处。

相同之处主要如下：

(1)遵循相同的会计制度和会计准则。

(2)采用相同的会计理论和会计基本方法。

(3)对原始的会计数据进行加工并保存会计档案。

(4)处理流程都是从凭证开始到账簿再到报表输出。不同之处主要如下：

(1)数据处理的起点与终点不同。数据处理的起点方面，手工方式下，会计业务的处理起点为原始凭证；计算机方式下，会计业务的处理起点为记账凭证。数据处理的终点方面，手工方式下会计期间的会计业务以编制并上报会计报表为工作终点；计算机方式下，以计算机自动输出账薄和输出固定报表为终点，并将各种格式变动的内部及外部报表的编制与输出工作交由单独的报表子系统来完成。

(2)数据处理的方式不同。手工方式下，会计数据是通过将记账凭证由不同的财会人员分别登记到不同的账簿中完成数据处理；计算机方式下，总账子系统进行数据处理时，记账只是一个数据处理过程，不需要某个人执行一遍账簿登记工作，数据间的运算与归集由计算机自动完成，由此大大减轻了财会人员的记账工作量。

(3)数据存储的方式不同。手工方式下，会计数据存储在凭证、账簿、报表等纸性介质中；计算机方式下，总账子系统中的数据存储在凭证文件、科目余额/发生额文件等数据文件中，在需要时，通过打印输出。

(4)对账方式不同。手工方式下，按照复式记账的原则，平行登记的方法等进行对账。计算机方式下，由于采用预先编制好的记账程序自动、准确、高速地完成记账过程，明细账与汇总数据同时产生，因此没有必要进行账证、账账核对。

(5)会计资料的查询方式和统计方式不同。手工方式下，会计人员编制一张数据统计表需要付出很多劳动；计算机方式下，会计人员只需通过各种查询功能，就可以最快的速度完成数据的查询统计过程。

4)总账子系统的功能结构

根据总账子系统的处理流程和它的主要任务，可以将总账子系统分解为图3-10所示的功能结构。该结构只是一个基本的框架，不同的财务软件可能会存在一些差异。图3-10总账子系统的功能结构3.2.1销售管理

销售是指企业因向客户提供产品(商品)或劳务活动而取得收入的过程。销售业务涉及面广、业务流程复杂、处理规则多、数据量大，所以销售管理是一个较为复杂的过程。

销售及回收货款是企业实现价值的关键环节，虽然可以将销售与应收账款合并为一个系统，但销售属于业务处理，而回收货款属于会计处理，所以一般分设销售管理与应收账款管理两个子系统。本节主要介绍销售管理子系统的基本原理。3.2供 应 链 系 统

1.销售管理的基本任务

销售循环从接受客户订单开始，在审核客户信用的基础上确定是否赊销以及销货折扣，然后发运货物或向客户提供所需的服务，并开出销售发票或账单，确认销售收入及与之匹配的成本、费用、税金及附加、最后收回客户支付的货款和应收款项，登记应收账款明细账及对账。其中除了收款之外，主要是销售管理系统的任务，具体包括：

(1)销售订单管理。销售订单是企业与客户之间签订的一种销售合同。订单管理主要包括订单的编制、确认、执行以及提供有关订单的统计报表。通过订单管理可以控制赊销合同的签订，及时反映订单的执行情况，促使企业完成销售计划。

(2)销售业务管理。销售业务主要包括各种销售发货、销售开票、委托代销等内容，通过实时记录与核算销售业务，正确反映销售产品的数量、成本和价格差异。此外，还要协助应收款管理系统加强对应收账款的反映和监督，及时了解货款的回收信息，合理地估计企业偿债能力。

(3)销售报表与分析。提供各种销售明细账、统计表以及各种销售分析，反映与监督企业销售数量、销售收入、销售成本、销售费用、销售税金及附加、销售利润的完成情况。

(4)提供与其他系统的数据接口，及时传递数据，相互协同处理。

2.销售管理的业务流程

销售业务有先发货后开票、先开票后发货、委托代销、退货等多种业务类型。不管何种类型，销售过程一般包括订货、发货和开票结算三个基本环节。销售业务流程主要涉及的方面介绍如下：

1)销售报价

(1)销售业务员编制销售报价单，经销售主管审批后发给客户作为报价。销售报价属于商务谈判环节，一般会多次询价、还盘，最后双方确定后签署销售合同(订单)。

(2)销售报价单可以批量从已维护的价格及折扣资料中取数，以节省重复劳动；同时报价时可以在线查看客户的历史价格、库存情况等信息。

2)销售订单处理

(1)销售业务员可以根据已审核的销售报价单或参考生产预测单的数量，编制销售订单。销售订单作为重要的业务主线，一般需要进行多级审批，并且经销售主管、生产计划主管、财务主管及分管领导等在线审批后，作为生产安排、出库开票等后续业务处理的重要依据。

(2)销售订单在线监控可以对订单进行信用检查、价格管理及可用量检查(缺货预警)。信用检查一般是订单在审核的时候由财务负责人或分管销售领导进行在线审批；价格管理主要是根据基本价格资料及高级定价政策自动携带销售价格及折扣，并且可以进行价格修改控制及最低限价控制。

(3)销售订单评估针对按单生产的企业，接到订单一般需由财务人员进行成本预测、毛利分析；同时，生产计划员也可以对订单进行交货期模拟，从而确定订单的获利能力及企业对交货期的预测。

(4)执行销售订单时，销售业务员根据不同的系统选项设置，既可以按订单严格执行发货，也可以按比例执行；对于较高优先级的销售订单，销售业务员可以通知生产计划员进行锁库管理，从而为该订单的优先出库提供保障；针对审核确认后的订单，如果需要进行修改，系统提供专门的订单变更流程给销售业务员进行处理。

(5)销售订单分析根据销售订单的执行结果，进行销售订单实际成本分析、执行情况分析等。

3)销售发货

销售发货根据业务不同，可以执行以下三条路线：

(1)执行发货通知流程：由销售业务员编制发货通知单，下达给仓管部门；仓管员根据发货通知单及库存情况编制销售出库单，经仓管主管审核后正式出库，并自动更新系统库存(一般推荐在审核时更新库存)。此流程被较多客户使用，为推荐流程。

(2)不执行发货通知流程：由仓管员根据销售订单编制出库单，并由主管领导进行审批后正式出库；在一些规模较小的企业中，也可以由销售业务员根据销售订单编制销售出库单，然后由仓管员审核出库并更新系统库存。

(3)执行发货检验流程：由销售业务员编制发货检验申请单，下达给质量管理部门；质检员根据检验申请单编制检验单，通过其检验结果，系统自动反写检验申请单；仓库员对检验合格的产品作出库处理(此流程不作推荐)。销售出库时，根据系统参数，可以进行负库存预警或控制；同时，出库环节也可以进行信用及价格管控。

4)销售退货

销售退货根据业务环境不同，可以执行以下三条路线：

(1)执行退货通知：由销售业务员编制退货通知单，下达给仓管部门；仓管员根据退货通知单接收退货，编制红字销售出库单，并由仓库主管进行审批。此流程被较多客户使用，为推荐流程。

(2)不执行退货通知流程：由仓管员根据原出库单或者直接编制红字销售出库单，接收客户退货，并由主管领导进行审批。此流程较不常见。

(3)执行退货检验流程：由销售业务员编制退货检验申请单后下达给质量管理部；质检员根据检验申请单编制检验单，通过其检验结果，系统反写退货检验申请单；仓管员根据检验合格的产品作退货入库处理。从企业利益最大化的角度出发，此流程亦可作推荐。红、蓝销售出库单可以进行对等核销。

5)销售开票

销售发票分为普通发票及增值税发票两种类型，根据其来源为订单或出库单，销售开票又可分为以下两种主要流程：

(1)先出库后开票流程：由财务人员根据销售出库单据开具销售发票，可以根据红、蓝销售出库单合并开票；销售发票支持冲红处理，可以由蓝字销售发票生成红字销售发票，同时支持红字销售出库单生成红字销售发票。

(2)先开票后出库流程：财务人员根据销售订单开具销售发票，然后销售业务员根据未出库的发票开具发货通知下达给仓管部门，由仓管员执行出库作业；或者仓管员直接根据财务人员开具的未出库的销售发票执行出库作业。对于先开票后出库的业务，系统支持在发票环节进行可用量检查。销售发票可以与对应的销售出库单进行钩稽处理，从而正确核算出销售毛利；另外，红、蓝字销售发票也可以直接进行对等核销；同时，财务人员或销售业务员编制完费用发票后，可以与出库单、发票一起进行三方钩稽，如果费用发票迟于已钩稽的发票及出库单发生，也可以单独进行补充钩稽。在开票环节，根据参数选项，同样可以进行信用管控及价格管理。

6)销售回款

财务人员根据销售订单或销售发票及其他应收单编制收款单，销售回款业务流程如下：

(1)订金管理：当与客户签约后，企业可根据合同条款在发货前收取一定比例或一定金额的订金。系统中可以根据销售订单编制预收单，进行订金收取的业务处理；开票后预收单也可以与发票进行核销，从而正确核算账龄。

(2)收款处理：财务人员直接根据开具的发票或其他应收单(比如代垫费用等)编制收款单，收款单与发票及其他应收单可以进行核销。

(3)退款单：财务人员根据红字销售发票或原收款单编制退款单，退款单同样支持与发票进行核销。系统提供七种核销方式，以及支持票据及调汇处理。3.2.2采购管理

采购是企业物资供应部门按确定的采购计划、通过市场采购或其他途径，取得企业生产经营所需物资的一种经济活动。采购是企业价值链的重要环节，无论是工业企业还是商业企业，采购业务都直接影响着企业的运营状况。

1.采购管理的基本任务

采购管理系统追求的目标是：密切与供应商保持联系，保障供给，降低采购成本。它应该协同应付账款管理子系统追踪采购业务的付款情况及时交款以取得合理折扣商业信誉；配合库存管理系统追踪存货的出库信息，减少盲目采购以避免库存积压；协同存货管理系统将采购结算成本自动记录到存货成本账，便于财务部门及时掌握存货采购成本。因此，采购管理系统的基本任务是：

(1)管理与本单位有关的供应商资料，为采购选择供应商提供信息支持。

(2)实现对采购订单的管理，反映和监督采购订单的编制、审核、签订和执行情况。

(3)完成对采购发票、采购入库、采购结算、采购退货等采购业务的处理，正确反映采购材料或商品的数量、成本和价格差异。

(4)协助应付款管理系统加强对应付账款的反映与监督，及时了解货款的支付和债务信息，合理地估计企业偿债能力。

(5)提供与其他系统的数据接口，及时传递数据，相互协同处理。

2.采购流程

采购业务有货到单未到、暂估入库、单货同到、单先到货后到、退货等多种业务类型。不管何种类型，采购过程一般包括订货、收货和开票结算三个基本环节。采购业务流程主要涉及的方面介绍如下：

1)采购合同

采购员编制采购合同，作为一个较长期的采购计划(一般作为企业内部分析使用)。系统提供采购合同执行汇报表等，但前提是采购订单由合同生成。如果采购订单是根据物料需求计划及采购申请单生成的，则系统预设的报表不起作用，这种情况下需要另外开发报表，将采购合同与订单或发票进行比较，从而对企业一定时期采购计划的执行情况有充分的了解。

2)采购申请

生产计划员根据各种不同来源的采购需求编制采购申请单，采购申请单相当于一个企业中短期的采购计划。在企业中，一般生产用料的采购由物控部门负责申请，办公用品、低值易耗品及其他物资的采购由相应业务部门负责请购。

可以根据多个途径触发采购申请，如图3-11所示。图3-11采购管理的触发条件

(1)根据MRP运算生成。生产计划员执行物料需求计划后，生成计划订单，根据一些例外事项进行调整，然后生成采购申请单下达给采购部门作为订货依据。企业正常的原料大宗采购一般都采用该方式。

(2)根据配套查询生成。对于一些客户紧急订单，生产计划员可以直接根据配套查询生成采购申请。配套查询时可以根据销售订单、生产任务单、委外生产任务单、产品预测单生成毛需求，可以指定BOM展开到任一级次，并区分采购件及加工件进行汇总。

(3)根据缺货查询生成。对于办公用品或采购备件等，可以直接根据缺货查询生成采购申请。缺货查询可以考虑一定期间的预计量，也可以只考虑当前库存；同时支持再订货点、安全库存、最低库存等补货策略。

(4)根据销售订单生成：可以以销定购，根据销售订单生成相应的采购申请单。

(5)手工生成：通过手工录入新的单据生成采购申请单。

(6)根据已有单据复制而成：复制已经存在的单据生成新的采购申请单。

3)采购订单处理

(1)采购员根据已审核的采购合同或采购申请单，编制采购订单，经与供应商协商后，下达给供应商作为订货依据。采购订单处理作为核心作业，既是采购业务的起点，又将采购管理与物料需求管理无缝连接起来。

(2)采购订单价格管理。采购员编制订单时，可以进行价格管控，同时可以进行最高限价控制，从而保证采购业务的价格透明及有效控制。

(3)采购订单配额管理。根据供货比例，在采购申请下达采购订单时，采购员可以按设置的供货比例自动分配供应商生成采购订单；系统提供选项，可以在下达前根据实际情况灵活修改供货配额。

(4)采购订单执行。采购员根据不同的系统选项设置，可以按订单严格执行收料，也可以按比例执行收料；针对审核确认后的订单，如果需要进行修改，系统将提供专门的订单变更流程处理。

(5)采购订单分析。系统提供相应的订单执行分析报表，帮助企业实时监控。

4)采购收料及退料

根据物料性质及企业具体情况，采购收料及退料作业可分为如下几种：

(1)物料为免检。可执行以下两种主要流程:

一种是不需要收料通知单，直接入库。由仓管员根据供应商的送货及提供的订单号，编制外购入库单，仓库主管审核后入库；当物料在生产过程中发现不合格或其他原因需要退回时，可执行以下流程：由仓管员根据原订单或原入库单编制退库单(红字入库单)，仓库主管审核，同时安排退货。另外一种流程则是使用收料通知单，由采购员根据供货方沟通协调的情况编制收料通知单，审核后下达给仓管员；仓管员根据收料通知单接收货物，编制外购入库单，仓库主管审核，接收入库。当物料在生产过程中发现物料不合格或其他原因需要退回时，可执行以下业务流程：用红字入库(填写红字入库单)，审核并安排退料；或采购员根据原收料退知单编制退料通知单，审核后下达给仓管部门；仓管员根据退料通知单编制红字入库单，审核并安排退料。当收料通知单有一定时效性时，比如当天开出的收料通知单，如果供应商没有及时供货，则未收料的通知单即作废，需待次日重新开具收料通知。这种情况下可以应用退料通知单进行冲回。

(2)物料为非免检。采购管理子系统若与质量管理子系统结合使用，流程如下：

仓管员根据供应商送货及相应的采购订单编制采购检验申请单，将货物收入待检仓；质检员检验后，根据检验申请编制检验单，检验单上的合格或不合格数量反写到检验申请单。如果质检通过，则仓管员根据质检反写合格数据后的采购检验申请单编制外购入库单，将货料收入实仓，同时系统自动冲减待检仓数量；如果货物检验不合格，则仓管员编制退料单(退料通知单)，物料退还给供应商，系统自动冲减待检仓数量。如果物料为非免检，但并不启用质检系统，则流程如下：

仓管员根据供应商送货及相应的采购订单编制收料通知，将货物收入待检仓；质检员检验后，如果合格，则仓管员根据手工检验报告编制外购入库单，将货料收入实仓，同时系统自动冲减待检仓数量；如果货物检验不合格，则仓管员编制退料单(退料通知单)，物料退还给供应商，系统自动冲减待检仓数量。

5)采购开票

采购发票分为普通发票及增值税发票两种类型，而根据其来源为订单或入库单，采购开票可分为以下两种主要流程：

(1)先入库后收票。财务人员收到供应商开具的采购发票后，根据其匹配的红、蓝字外购入库单编制系统采购发票，作为付款依据并确定物料单价。

(2)先收票后入库，这种情况较不常见。采购发票可以与对应的外购入库单进行钩稽，核算后确定入库单价；另外，红、蓝字采购发票也可以直接进行对等核销；同时，财务人员或采购员编制完采购费用发票后，可以与入库单、发票一起进行三方钩稽，如果费用发票迟于已钩稽的发票及入库单发生，也可以进行补充钩稽。在开票环节中，根据参数选项，可以进行采购价格管理，进行内部监控。

6)采购付款

(1)财务人员可以根据采购订单、采购合同、采购发票或其他应付单直接编制付款单；也可以由各业务线责任人根据上述单据编制付款申请单，传递到财务部门，财务人员根据资金安排进行付款，同时编制付款单。当发生退款时，财务人员可以根据原付款单编制应付退款单，增加企业资金账。

(2)订金管理。当与供应商签约后，企业可根据合同条款在收货前支付一定比例或一定金额的订金。系统中可以根据采购订单或采购合同编制预付单，进行订金支付的业务处理；收到发票后预付单也可以与发票进行核销，从而正确核算账龄。

(3)付款处理。财务人员根据收到的发票或其他应付单(比如代垫费用等)编制付款单，也可以根据付款申请单编制付款单，付款单与发票及其他应付单可以进行核销。

(4)退款单。财务人员根据红字发票或原付款单编制退款单，退款单同样支持与发票进行核销。3.2.3库存管理

1.库存的定义

以成本和财务的观点来看，库存是金钱，是资产或现金。通常，库存是企业最大的流动资产，因此认为库存越少越好。但相关作业人员认为，库存是成品、半成品、原材料、在制品，或者说库存是采购件、委外件、自制件等。一般说来，他们相信库存多一些更好。因为库存可以应付变幻莫测的客户、蹩脚的供应商、不正常的机器设备，总之库存可以为一切意外的状况提供缓冲。他们并未考虑到库存投资的回报。如果从各自狭隘的观点来看待库存，会得出各种截然不同的看法。销售部门把库存看做是良好的客户服务所必不可少的，如果当应该发货时发生产品缺货的问题，就会将其归结为制造部门的失职所致；财务人员认为库存束缚了资金，使之不能更好地投入于其他方面；车间人员不易理解持有库存的代价，而时常抱怨由于库存控制措施给车间带来的明显

不便。如果从公司整体来看，则什么是库存呢？库存在一家企业中的作用犹如汽车的减震器，销售量的起伏可以由库存来吸收；库存可以通过保持生产以适当的速率进行，从而使工厂更有效率地运行；批量库存使得较少的生产调整与更高的设备利用率成为可能；在制品可以防范由于不稳定的物流引起的人员与设备的停工等。不过，虽然持有一些库存是必要也是有用的，但是库存过多却是有害的。在大多数公司里，资源都是有限的，过量的库存没有用处而只是束缚了资金的使用。因此，应该从公司总体的观点来考虑库存投资：

(1)库存投资与客户服务之间的平衡：在具有有效的制造控制系统中执行管理政策，但有意外的需求或供应中断发生的地方，库存量与其所造成的服务之间存在着一种确定的关系，即库存量越低，欠交与缺货就越多；库存量越高，服务就越好。

(2)库存投资与改变生产力水平所伴随的成本之间的平衡：如果生产必须响应销售的变化而波动，则过大的设备能力、加班加点、停工、雇佣、培训与解雇工人等有关费用将升高，库存可以阻滞这些波动。

(3)库存投资与所发放的补充库存的订单之间的平衡：频繁地执行工作或者以小批量多次发放采购订单可以降低库存持有量。这样做的结果是高的生产调整与采购费用、过多的其他作业开支与失去了数量折扣。

(4)库存投资与运输成本之间的平衡：例如，为每小时移动工件去提供劳务与物料搬运设备，比每天移动工件要求较大的开销。运输方式越快，成本越高。

2.库存的功能

按功能来划分，库存有五种基本的类型。

(1)波动(需求与供应)库存：这是由于销售与生产的数量与时机不能被准确地预测而持有的库存。比如某一料品，其平均订货量可能是每月100单位，但有时销售量可高达300或400单位；通常从工厂订货后3周可以收到订货，但有时可能要用6周。对于这些需求与供应中的波动，可用后备库存或安全库存来弥补。当通过各工作中心的物流不能完全平衡时，在工作中心也存在波动库存。在生产计划中可以提供一定的波动库存，以满足需求中的随机变化而不需要改变生产力水平。

(2)预期库存：这是为迎接一个高峰销售季节、一次市场营销推销计划或一次工厂关闭期而预先建立起来的库存。基本上，预期库存就是为了未来的需要，也是为了限制生产速率的变化而储备产能。

(3)批量库存：若要按照料品的销售速率去制造或采购料品，往往是不可能或者不切实际的。因此，要以大于眼前所需要的数量去获得料品，由此而造成的库存就是批量库存。生产调整时间是确定此类库存时的一个主要因素。

(4)运输库存：这是由于料品必须从一处移动到另一处而存在的库存。处在卡车上被运往一个仓库去的库存，在途中可能要经历几天或数十天之久。当在途中时，库存不能为工厂或客户服务，它存在的原因只是由于运输需要时间。

(5)投机性库存：公司可以通过在价低时，大量购进那些价格易于波动的料品而实现大量的节约，这种库存就叫投机性库存。此外，对预计以后将要涨价的料品在现行价格较低时，买进额外的数量就可以降低该料品的物料成本。这类交易中的重要因素包括价格趋势、废弃风险与处理商品的前景等。

3.库存的分类

除了按照功能分类之外，库存还可以按其在加工过程中的地位来分类：

(1)原料：用来制造成品中组件的钢铁、面粉、木料、布料或其他物料。

(2)组件：准备投入产品总装的零件或子装配件。

(3)在制品：工厂中正在被加工或等待于作业之间的物料与组件。

(4)成品：备货生产工厂里，库存中所持有的已完工料品，或订货生产工厂里准备按某一订单发货给客户的完工料品。

4.库存管理的整合功能

库存管理是管理料品进、出、存的系统，所以库存交易(单据)资料的处理应该力求及时、准确和完整。

在库存管理系统中所包含的交易(单据)种类一般有：

(1)收：收料单(采购或委外件收料待检)、验收单(采购或委外件验收入库)、入库单(自制件完工入库)。

(2)发：领料单(自制或委外)、出货单(销售发货)。

(3)退：收料退回单(采购或委外件收料后退还厂商)、验退单(采购或委外件入库后退还厂商)、退料单(领料后退还仓库)、退制单(自制件完工入库后退回车间)、退货单(销售退回)。

(4)拨：调拨单(料品在仓库间的转移)。

(5)调：调整单(盘点调整)。

(6)盘：盘点作业。

(7)废：报废单。

(8)借：借用单、借用归还单。有些库存交易单据的发生，包括“收/退料单、验收/退单、入库/退制单、领/退料单、出/退货单”，是同有关的令单相关连的。例如，“领料单”是依据“生产订单”或“委外单”而产生的，“出货单”是依“客户订单”发生的。因为库存交易同令单之间有如此紧密的联系，所以才能准确地掌握各令单的执行情况，以及库存“现存量、在单量、预约量”的连动关系，例如：

半成品A现存量为100，其子件C现存量为50。假设审核一张生产订单，制造A半成品20个，其C的单位用量为1，那么A、C的库存量如表3-1所示。表3-1产品A和C的库存量假设该生产订单已领料C15个，加工后完工入库的产品A为15个，此时A、C的库存量变化如表3-2所示。表3-2产品A和C变化后的库存量除了库存量的改变之外，生产订单的相关数量也随之发生变化：生产订单的制造数量为20、已完工量为15、未完工量为5、应领料量(C)为20、已领料量为15、未领料量为5。当库房人员输入与该生产订单相关的领料单、入库单后，生管人员便可立即得知生产订单的完工及用料状况。表3-3列示了库存管理整合功能的基本逻辑。表3-3库存管理整合功能的基本逻辑因此，库存交易资料只有及时提供才具有管理效用。如果库存资料经常逾期才提出库存报告，对相关职能的管理人员将毫无意义。应该在各交易单据发生时，尽快交给输入人员。负责输入的人员应确保资料的正确、及时输入，并定期打印出交易明细表，审核是否和单据一致，以防止输入错误。

库存盘点应该由客观人员定期负责进行，或者不定期抽盘部分较可能有问题的料品，以确保料账一致。如果料账不一，则应立即查明原因，并输入调整单据，以作调整，使实际量和电脑系统的现存量互相吻合。原因查出后，应设法加以改善，避免重犯此类错误。

5.业务流程

仓库管理的整体业务流程如图3-12所示。

1)外购入库

外购入库是从供应商购买物料入库的业务。

原材料采购入库流程图如图3-13所示。采购入库流程说明如下：

(1)外购物资(包括外购原材料、商品)到达后，仓管员参照采购订单(或收料通知单、采购检验申请单)仔细核对品名、规格型号、数量，将实物点检入库后，如实手工填写“采购入库单”。

(2)仓管员根据纸质“采购入库单”在K/3系统中维护系统“采购入库单”，维护时可关联“采购订单”(或“收料通知单”、“采购检验申请单”)生成，一则建立系统业务追溯流程，二则提高系统的输入效率。

企业可根据自身情况设计仓存入库业务流程，以规范自身业务。图3-12仓存整体业务流程图图3-13原材料采购入库流程图

(3)仓存主管在系统中对采购入库单进行审核，审核后的数据传递到仓存数据库(系统提供保存或审核情况更新数据库的控制，企业可根据自身特点设置)。

(4)仓管员可将审核确认的采购入库单打印输出多联以存档备案及传递给财务部门入账。

控制要点如下：

(1)对于需要批次管理的物料，在收料时，可根据系统批次设置规则赋予入库物料以批次，允许手工调整。

(2)在维护系统“采购入库单”时，提供即时仓存、仓存状态查看，有助于仓管员监控系统库存状态，合理安排入库；同时集成基础资料查看等功能，保证系统数据维护的准

确性。

(3)系统提供条形码技术应用，通过现场扫描条形码前端，方便入库数据的维护。

2)产品入库

产品入库是企业加工产品完工入库的业务。

产品入库作业描述如下：

(1)车间生产任务执行完毕后，工序班长手工填制“产/半成品入库单”，随实物提交到成品库。

(2)仓管员参照生产任务单(或工序移转单、任务单汇报、销售订单、产品检验单)仔细核对品名、规格型号、数量，将实物点检入库。

(3)仓管员根据纸质“产/半成品入库单”在K/3系统中维护系统“产/半成品入库单”，维护时可关联“生产任务单”(或“工序移转单”、“任务单汇报”、“销售订单”、“产品检验单”)生成，一则建立系统业务追溯流程，二则提高系统的输入效率。

企业可根据自身情况设计仓存入库业务流程，以规范自身业务。

(4)仓存主管在系统中对“产/半成品入库单”进行审核，审核后的数据传递到仓存数据库(系统提供保存或审核情况更新数据库的控制，企业可根据自身特点设置)。

(5)仓管员可将审核确认的“产/半成品入库单”打印输出多联以存档备案及传递给财务部门入账。控制要点如下：

(1)对于需要批次管理的物料，在产成品入库时，可根据系统批次设置规则赋予入库物料以批次，允许手工调整。

(2)在维护系统“产/半成品入库单”时，提供即时仓存、仓存状态查看，有助于仓管员监控系统库存状态，合理安排入库；同时集成基础资料查看等功能，保证系统数据维护的准确性。

(3)系统提供条形码技术应用，通过现场扫描条形码前端，方便入库数据的维护。

3)委外加工入库

委外加工入库通过出库单来确认委外加工供应商加工完成的产品的入库业务。

委外加工入库作业描述如下：

(1)委外生产任务执行完毕后，采购员(外协员)手工填制“委外加工入库单”，随实物提交到半/成品库。

(2)仓管员参照委外生产任务单(或委外加工检验单、委外加工费发票)仔细核对品名、规格型号、数量，将实物点检入库。

(3)仓管员根据纸质“委外加工入库单”在K/3系统中维护系统“委外加工入库单”，应注明外协单位，维护时可关联“委外生产任务单”(或“委外加工费发票”)生成，一则建立系统业务追溯流程，二则提高系统的输入效率。

企业可根据自身情况设计仓存入库业务流程，以规范自身业务。

(4)仓存主管在系统中对“委外加工入库单”进行审核，审核后的数据传递到仓存数据库(系统提供保存或审核情况更新数据库的控制，企业可根据自身特点设置)。

(5)仓管员可将审核确认的“委外加工入库单”打印输出多联，以存档备案及传递给财务部门入账。

控制要点如下：

(1)对于需要批次管理的物料，外协产成品入库时，可根据系统批次设置规则赋予入库物料以批次，允许手工调整。

(2)在维护系统“委外加工入库单”时，提供即时仓存、仓存状态查看，有助于仓管员监控系统库存状态，合理安排入库；同时集成基础资料查看等功能，保证系统数据维护的准确性。

(3)系统提供条形码技术应用，通过现场扫描条形码前端，方便入库数据的维护。

4)受托加工材料入库

受托加工材料入库是在企业接受来料加工业务时客户提供的材料入代管仓的业务。

受托加工材料入库作业描述如下：

(1)受托加工物资(包括外购原材料、辅料等)到达后，仓管员参照受托加工销售合同列明客供物料明细(或根据客户协商确认的产成品标准BOM进行配套展开)仔细核对品名、规格型号、数量，将实物点检入库后，如实手工填写“受托加工材料入库单”，受托加工料非企业自身拥有的财产，需要单独开实务账登记，仓管需将其纳入“代管仓”管理。

(2)仓管员根据纸质“受托加工材料入库单”在K/3系统中维护系统“受托加工材料入库单”，应注明供料单位，维护时可根据产品BOM进行配套展开，一则实现配套收料，二则提高系统的输入效率。

(3)仓存主管在系统中对“受托加工材料入库单”进行审核，审核后的数据传递到代管仓仓存数据库(系统提供保存或审核情况更新数据库的控制，企业可根据自身特点设置)。

(4)仓管员可将审核确认的“受托加工材料入库单”，打印输出多联以存档备案。控制要点如下：

(1)对于需要批次管理的物料，受托加工材料入库时，可根据系统批次设置规则赋予入库物料以批次，允许手工调整。

(2)在维护系统“受托加工材料入库单”时，提供即时仓存、仓存状态查看，有助于仓管员监控系统库存状态，合理安排入库，同时集成基础资料查看等功能，保证系统数据维护的准确性。

(3)系统提供条形码技术应用，通过现场扫描条形码前端，方便入库数据的维护。

5)其他入库

其他入库用来处理不进行存货核算的入库业务。

其他入库作业描述如下：

(1)对于非上述情况下的物料存储，例如清理的边角料搜集入库，在责任部门送达后，仓管员应仔细核对品名、规格型号、数量，将实物点检入库后，如实手工填写“其他入

库单”。

(2)仓管员根据纸质“其他入库单”在K/3系统中维护系统“其他入库单”。

(3)仓存主管在系统中对“其他入库单”进行审核，审核后的数据传递到仓存数据库(系统提供保存或审核情况更新数据库的控制，企业可根据自身特点设置)。

(4)仓管员可将审核确认的“其他入库单”打印输出多联，以存档备案及传递给财务部门入账。控制要点如下：

(1)对于需要批次管理的物料，在收料时，可根据系统批次设置规则赋予入库物料以批次，允许手工调整。

(2)在维护系统“其他入库单”时，提供即时仓存、仓存状态查看，有助于仓管员监控系统库存状态，合理安排入库；同时集成基础资料查看等功能，保证系统数据维护的准

确性。

(3)系统提供条形码技术应用，通过现场扫描条形码前端，方便入库数据的维护。

6)销售出库

销售出库是处理销售产品出库的业务。

销售出库作业描述如下：

(1)业务员根据订单的交运期限或者客户的要货指令，向物流部门下达“发货通知单”，物流部门据此备货并安排货物的运输等事项。

(2)销售成品交运时，仓管员参照“发货通知单”(或“出运通知单”、“发货检验申请单”、“产品入库单”、“外购入库单”)。在多种情况下可由外购入库或产品入库多联列印，以其一联担任发货通知单的功能。在外销业务中，“出运通知单”担负发货通知单的作用)仔细核对品名、规格型号、数量，将实物点检出库后，如实手工填写“销售出

库单”。

(3)仓管员根据纸质“销售出库单”在K/3系统中维护系统“销售出库单”，维护时可关联“发货通知单”(或“出运通知单”、“发货检验申请单”、“产品入库单”、“外购入库单”)生成，一则建立系统业务追溯流程，二则提高系统的输入效率。

企业可根据自身情况设计仓存出库业务流程，规范自身业务。

(4)仓存主管在系统中对“销售出库单”进行审核，审核后的数据传递到仓存数据库(系统提供保存或审核情况更新数据库的控制，企业可根据自身特点设置)。

(5)仓管员可将审核确认的“销售出库单”打印输出多联，以存档备案及传递给财务部门入账。控制要点如下：

(1)对于需要批次管理的物料，在发货时，可从现有批次库存中选择，也允许手工维护。

(2)在维护系统“销售出库单”时，提供即时仓存、仓存状态查看，有助于仓管员监控系统库存状态，合理安排出库；同时集成基础资料查看等功能，保证系统数据维护的准

确性。

(3)系统提供条形码技术应用，通过现场扫描条形码前端，方便出库数据的维护。

7)生产领料

(1)采用送料制的企业生产领料作业描述如下：

①生产部计划员向车间下达生产任务、投料确认后，车间可根据工单向仓库领料生产。

②仓管员根据投料单作领料单，维护时可关联“生产任务单(投料结果)”(或“其他入库单”、“外购入库单”)生成，一则建立系统业务追溯流程，二则提高系统的输入效率；之后打印“生产领料单”备料，向车间人员发料，发料时需仔细核对品名、规格型号、数量；在没有启用制造系统但已经启用生产数据管理并有BOM的情况下，可以通过系统的物料配套查询录入功能自动产生领料的物料和数量。③送料到车间并签收领料单。

④仓管员根据签收纸质“生产领料单”在K/3系统中审核系统“生产领料单”。企业可根据自身情况设计仓存出库业务流程，以规范自身业务。存在某些物料在线边仓堆积储备，在实际产成品入库后倒冲领料，系统提供根据产成品入库单结合标准BOM生成倒冲领料单的功能。

⑤仓管员可将审核确认的“生产领料单”打印输出多联，以存档备案及传递给财务部门入账。

(2)采用领料制的企业生产领料作业描述如下：

①车间生管员根据投料单作领料单，打印领料单后到仓库领料；维护领料单时可关联“生产任务单(投料结果)”(或“其他入库单”、“外购入库单”)生成，一则建立系统业务追溯流程，二则提高系统的输入效率；之后打印“生产领料单”备料，向车间人员发料，发料时需要仔细核对品名、规格型号、数量；在没有启用制造系统但已经启用生产数据管理并有BOM的情况下，可以通过系统的物料配套查询录入功能自动产生领料的物料和数量。②库房保管员发料，并在领料单中填写实