档案管理理论与档案整理

档案管理学1按照来源标准，即按其形成的性质可分为国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案科学技术档案等3按照载体的形式标准，有金石档案、甲骨档案、泥板档案、简牍档案、锦帛档案、纸质档案等；4按照时间标准划分：古代档案、近代档案、现代档案5按照所有权标准：国家所有档案、集体所有档案、个人所有档案【国外分为：公共档案、私人档案】6在中国常见的档案种类：文书档案、科技档案、专门档案档案管理理论分析1环节论：(最常见的一种形式)六环节论：收集→分析→鉴定→保管(保护)→统计→利用;八环节论：收集→分析→鉴定→保管(保护)→统计→利用→检索→编研3三阶段论：形成→管理→利用档案的起源①结绳记事②书契③岩画2文字产生后的档案①文字②载体国外：纸莎草—泥板—贝叶—羊皮(蜡版)国内：甲骨—金石—简牍—绵帛—纸档案的定义：简化定义：档案是原始数据、信息和知识的记录。语国家：档案是文件三个方面：2英语国家：档案是进入到档案馆的文件3苏中国家：文件经归档后即为档案—文件中心文化性：表现为①民主和开放的环境②档案机构性质的转变③为公众为社会服务档案的价值和作用1价值：凭证、参考→【行政凭据、法律信任、史料共计】2作用：机关工作的直考依据、政治斗争的必要手段、生产建设的参考依据、科学研究的可靠资料、宣传教育的优秀材料(以上都是国家作用)国家、组织、个人维权的重要(个人作用)档案工作的基本原则1我国档案事业管理体制——集中制国家所有(立档单位)集中管理分级设馆馆网庞大2基本原则(基本原则建立在管理体制上)①统一领导，分设管理：A分设按行政级别来分级B按专业来分设②维护档案的完整与安全：A数量要求完整，质量保证B安全性：实体安全、内容安全(1)以档案原件提供利用(2)以档案复制品提供利用(3)综合档案内容编写书面资料提供利用档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级档案保管机构。1对本单位需归档文件的收集3对历史档案的接收和征集工作(1)范围上：主要收集一级单位档案，对于二、三级单位档案选择收集(2)内容上：以机关档案为核心(3)门类上：以纸质档案为主(4)时间上：建国以后档案为主(1)数量充分，质量优化(2)成分充分，结构合理(3)内容广泛，层次分明(1)归档文件齐全完整(2)加强归档文件的指导(3)保持全宗的不可分散性(4)推行入馆(室)质量标准化：归档制度：各单位在工作生活中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期上级机关下发的文件资料本机关主要职能活动文件老本级机关形成的文件资料新以我为“中心”权益文件范范围下级机关上报形成的文件资料围需执行的上级机关的文件不归档范围同级机关交往形成的文件资料其他有关查考文件①遵循文件材料形成的规律和特点②保持文件间的有机规律③区分不同价值，便于保管利用档案鉴定：一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，而经常的业务工作则是后者。档案界通常所说的档案鉴定，2、档案室鉴定：①接收档案→②定期鉴定→③入馆鉴定【卡林斯基，波兰人，提出“档案鉴定的历史分期”，分为三个历史阶段】第一分期(1789—1880)——“粗线条”时期①颁布档案鉴定法规存毁存毁历史文件封建文件无用文件③鉴定规章：明确规定档案的保存或销毁由所有权决定【普鲁七颁发】第二分期(1800—第一次世界大战前)①文件生的速度加快②鉴定标准的出现③禁止销毁年限出现①列宁档案法的颁布②档案鉴定所有权发生变化③鉴定理论的出现第四分期(Ⅱ战后——)①文件数量激增③档案类型的新型化国外鉴定理论分析：①一般标准：a高龄文件应受尊重b应当避免极端c反对过于抽象d暂时性目的的文件处理完毕后销毁C行政事务的文件E司法机关保存永久权利诉讼的文件A类：指高级机关，形成的各种文档→永久保存，划分标准以行政权力划分B类：低级机关形成的各种文档→选择保存②单份文件鉴定七原则：6替代位置(文件|档案有一定的重复性)7典型全宗(中小型机关适用)3文件双重价值理论：(现代档案——原则与技术)表明对档案管理最科学发展A第一价值(原始价值)——对本机关内部的价值：行政管理价值，法律管理价值，财物管理价值，科研管理价值B第二价值(从属价值)：证据管理价值，信息管理价值4档案优化论——对档案双重鉴定理论的优化③鉴定意见与含义5苏联鉴定四原则(党性原则，全面性原则，历史，发展)通用档案保管期限表专门档案保管期限表同类型单位档案保管期限表单位档案保管期限表档案的整理工作：就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，①区分全宗——馆②全宗内档案的分类——案卷③编立保管单位——立卷④案卷的排列全宗关，组织或人物在社会活动中形成的档案的有机整体。全宗的构成条件：行政权、财务权、人事权①从单位的政治性质考察②从单位的基本职能情况考察全宗的补充形式:1、联合全宗：就是由两个或几个联系密切的立档单位形成的难以区分而统一整理的档案整体，是全宗的一种特殊形式2、全宗汇集：是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。也是全宗的一种特殊形式。3、档案汇集：是由不同的立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案的混合体。11基本形式：是由不明所属全宗的零散档案，依其某些特征组成的机关、组织档案汇集全宗内档案分类——案卷1单式分类法(往往是小单位形成档案不多)：A时间分类法B机构分类发C问题分类法(事由分类法)①年度——机构分类法最为常见，是现行机关最常使用方法②机构——年度针对撤销机关④问题——年度《归档文件整理规则》的颁布标志着文件立卷的消失。文书立卷改革的原因：1案卷质量得不到保证2所需人、财物较多4不利于利用档案文件的保管单位——件(一份文件是一件)1正本及不同稿本档案的计算机管理的发展阶段：①自动、编目和检索②辅助立卷③自动索引(主要指标引)①公文子系统②归档子系统③档案子系统3档案信息网络化阶段电子文件：是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。双套制管理——最主要现象保护纸质档案保证电子文件的法律地位确保电子文件原始性措施：利用档案是指利用者为了研究和解决某种问题而使用档案。档案利用工作是指档案馆(室)为满足利用需要向利用者提供档案材料，也就是为利用者服务的工作。式：2以档案复制品提供利用3综合档案内容编写书面资料提供利用档案管理现状及改进方案集团公司档案管理现状5、项目资料(包括工程资料和营销资料)由项目部整理、保存3、项目资料保存不完整，部分报批报建资料不齐全，部分批阅4、档案密级的设定与保管未按照未《档案管理规定》执行，部办法管理员岗位(可招聘专职，也可内部兼职)，设置专门的档案室，所①行政档案、人事档案、监审档案、项目档案(包括工程资料②财务档案分别由人力资源部、财务总部整理，归类，存档案件。③文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续④图纸应折叠或A4(297×210mm)幅面。⑤组卷所用的各种目录、表格、封面(底)、卷盒一律采用档案规定第四条档案分类董事会、总裁办公会、监事会等)记录、上级发文、公司制度、诉讼卷宗、大事记录(音像、图片、报刊)、公司荣誉、相关合同等，由晋升、降职、异动)、基础档案(员工名册、定编定岗、人事异动、流程监控、招聘培训、绩效考核、工资发放、劳动保险等台帐)，由工程档案包括：项目前期文件(立项、可研、设计)、项目管理文件(招投标、合同、协议、征地、施工管理)、施工文件(开工报记录、完工验收报告等)、项目竣工文件(竣工验收报告、竣工图、项目质量评审材料、工程声象材料等)及其他资料，由工程部整理、业主资料、按揭资料、活动资料(文案、宣传资料、图片信息)、策划方案、招商资料等，第五条密级设定时应根据密级设定标准(见第五条)设定密级，必要时可请示集团领档案查借发布之日起实施。登记表份数份数编号经办人接收人备注原件复印件来文文件单位字号文件标题/内容序号联联系电话名称和编号查借(阅)案查借(阅)行政经理执行总裁部门负责人档案室办理时间原件借出查阅复印经办人归还时间查借单位用途经手人容登记表查借(阅)查借(阅)档案名称情况批准人借阅人档案号级关于归档案卷的质量要求总的质量要求:遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到以下几点:及每份文件的页数,均应齐全完整。的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起,不得分开；一个项目的材料,要把项目从立项到结束形成的材料组在一规定的普发文件按问题单独组卷,卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准。尽量根据不同的保管期限分别组卷。文件数量很少或一件事密不可分的文件，可不必因示年立卷,跨年度的规划放在针对的第一年立卷,跨年度的总结放在针对的最后一年立六.具有长期保存的案卷,卷内文件有圆笔和铅笔字迹,要用蓝黑墨水或碳素墨水