物流外贸沟通小技巧

向 沟 通 对 手 表 示 善 意 与 欢 迎- - I w i l l a r r a n g e e v e r y t h i n g .如果沟通是由你发起， 提供对手一切的方便， 能使沟通一开始便在友善和谐的气氛下进行。 尤其是当你的沟通对手是远道而来的，你热心地告知他： “Iwillarrangeeverything.(我会安排一切。）不但表现出你的诚意，也能使他在不必顾 虑 食 宿 等 琐 事 的 情 况 下 ， 专 心 与 你 进 行 沟 通 。沟 通 进 行 中 应 避 免 干 扰N o i n t e r r u p t i o n s d u r i n g t h e m e e t i n g !如果沟通的地点是在你的公司，那么请叮咛你的部属，勿在沟通过程中做不必要的干扰。因为过份的干扰会影响沟通的 意 愿 和 热 忱 。资 料 须 充 实 完 备W e h a v e a p a m p h l e t i n E n g l i s h .具体的物品通常比口头描述更有说服力。当客户听到你说 Wehaveapamphlet inEnglish．（我们有英文的小册子。）或 Pleasetakethisasasample （请将这个拿去当样品。）时，一定会兴趣大增，进而问你许多和产品有关的问题。如果你平时资料搜集得全面，便能有问必答。这在商务沟通上是非常有利的。要 有 解 决 问 题 的 诚 意P l e a s e t e l l m e a b o u t i t .当客户向你提出抱怨时， 你应该做的事是设法安抚他。 最好的办法就是对他提出的抱怨表示关切与解决的诚意。 你的一句“Pleasetellmeaboutit （请”告诉我这件事的情况。 ）或“I'msorryformyerrorandassureyouIwilltakegreatcareinperformingthework （我”为我的错误感到抱歉，并向您保证，我会尽全力处理此事。 ）令对方觉得你有责任感，也 会 恢 复 对 你 的 信 任 。随 时 确 认 重 要 的 细 节I s t h i s w a h t w e d e c i d e d商务洽谈中，一牵扯到金额、交货条件和日期时，除了洽谈当时要用口头复述加以确认外，合约拟好后，更要详细地过目一遍。一旦发现疑点，应立刻询问对方 “Isthiswhatwedecided （这”是我们说定的吗） 合约内容真的错得离谱，就应告诉对方“I＇llhavetoreturnthiscontracttoyouunsigned. （我得将这份合约退还给你，不能签名。 ）以示抗议。任 何 合 约 上 的 问 题 ， 宁 可 罗 嗦 一 点 ， 也 决 不 可 含 糊 。听 不 懂 对 方 所 说 的 话 时 ， 务 必 请 他 重 复W o u l d y o u m i n d r e p e a t i n g i t英语不是我们的母语， 听不懂是很自然的。 听不懂又装懂，那才是有害的。其实请人家重复或再讲清楚一点并不难，你只要说”Wouldyoumindrepeatingit（您介意再讲一遍吗），相信对方不但会再说一遍，而且连速度都会放慢些。如果你还是没听懂，那么仍然要用这个老方法： “Couldyou explain itmore precisely ”（您能解释得更明白一点吗）说 “ 不 ” 的 技 巧- - N o , b u t在商务沟通上，该拒绝时，就应该斩钉截铁地说 “No．”拐弯抹角地用“That＇sdifficult（那很困难。）或“Yes,but...（好是好，可是 ）来搪塞，会令对方觉得你答应得不够干脆，而不是在委婉地拒绝。如果你说 “No，but”对方便清楚地知道你是拒绝了，但似乎还可以谈谈。这个时候，你因为已先用 “No”牵制对方，而站在沟通的有利位置上了。不 浪 费 沟 通 对 手 的 时 间-- ...then I＇ll drive you to the airport for your flight at 7:00.在沟通开始以前，最好事先得知沟通对手的行程表，并尽量配合。当你和客户谈好了一切细节以后，你对他说 “I＇llhavemysecretarytypethecontractforyoutosignatonce,thenI ＇lldriveyoutotheairportforyourflightat7:00.(我会让我的秘书立刻将合同打好给您签名，然后，我开车送您去机场搭七点钟的飞机。 ）想必他一定会感激你的周到细 心 ， 因 此 也 会 采 取 合 作 的 态 度 。达 到 目 地 ， 立 即 离 开I ＇ m g l a d t o h a v e m e t y o u , M r . L e e .如果协议达成，而你仍流连忘返，则有以下两种危险：沟通对手改变主意；或者你可能因松懈而目不择言，说错了话。因此商议一完成，立即以 I＇mgladtohavemetyou,Mr.Lee.（李先生，很高兴认识您。 ）收场，告别离去。保 留 沟 通 对 手 的 面 子Your views regarding management differ from mine.要使沟通彻底失败， 最好的办法就是使你的沟通对手颜面尽失。 可是，这该不是你所要的结果吧因为如此一来， 沟通不但要破裂，也会招来对手的怨恨。虽然你重重地打击了对手，自己却也成了失败的沟通者。因此向对方提出质疑时，要确定将矛头指向事情本身，而不是对手身上： “Yourviewsregardingmanagementdiffermine ．”（您的经营观点和我的不同。）有时候，你甚至于可以将责任