档案室规章管理制度

档案室规章管理制度第一章总则一、目的1、为增强本公司档案工作,充散发挥档案作用,全面提升档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特拟订本制度。2、公司档案,是指公司过去和此刻的公司各级部门及员工从事生产、经营、公司管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保留价值的各样文字、图标、账册、凭据、报表、技术资料、电脑盘片、声象、胶卷、荣誉实物、证件等不一样形式的历史记录。3、公函包办部门或包办人员应保证经办文件的系统完好(公函上的各样附件一律禁止抽存)。了案后实时归档。工作改动或因故辞职时应将经办的文件资料向接手人员交接清楚,不得私自带走或销毁。4、重要原始档案依据“双人双控，共同管理”原则，由总经办一致管理。第二章档案归档二、文件资料的采集管理1、公司指定专人负责文件资料的管理。2、文件资料的采集由各部门或经办人员负责整理,交总经理批阅后归档。3、一项工作由几个部门参加办理的,在工作中形成的文件资料,由主办部门或人员采集,交行政部存案。会议文件由行政部采集。三、归档范围1、重要的会议资料,包含会议的通知、报告、决策、总结、典型讲话、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各样工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、本公司与有关单位签署的合同、协议书等文件资料。5、本公司员工劳动、薪资、福利方面的文件资料。6、本公司的大事记及反应本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。7、工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招招标文件、造假、工程管理（更改、进度控制、质量空hi）、工程查收、工程报批资料等。8、合同：原辅料采买、设施采买、工程基建、技术转移、拜托合同、设计合同、其余合同。9、设施档案：公用系统、物料、库房等协助设施；生产部设施、工程部设施、QC部设施等。10、员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外面培训报告等。11、供给商档案四、归档时间1、各种证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续。2、设施档案、产品档案、质量标准、查验方法、标准操作规程随时产生随时归档。3、员工培训类资料按月归档，于每个月

25日以后至次月

5日以前到档案室办理归档手续。4、计量类资料按半年归档，于每年5月25日以后6月5日以前、11月25日以后12月5日以前到档案室办理归档手续。5、供给商档案按每年度归档，于每年1月25日以后2月5日以前将上一年的资想到档案室办理归档手续。6、记录文件，协助记录半年归档一次，其余记录文件每年归档一次。7、批记录文件按月归档，于每个月

25日以后次月

5日以前到档案室办理归档手续。8、未按要求实时归档而造成损失的，由当事人担当所有责任，并依据情节轻重予以相应办理。五、归档份数1、原件所有归档，并注明份数、出处。2、使用屡次的档案，各使用部门应复印保存自用。六、档案要求1、由档案室和各部门指定派一名专人负责归档事宜。2、对已经损坏或模糊的文件一定先修复再归档。3、文件一定经过系统整理后再归档。4、文件须经归档部门主管或部门以上领导署名确认后方可归档。5、模卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,笔迹要工整、清楚。6、档案文件资料应差别不一样状况进行摆列,密不行分的文件资料应依序摆列在一同,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其余文件资料依其形成规律或特色,应保持文件之间的亲密联系并进行系统的摆列。7、在归档的文件资猜中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一同,不得分开,文电应合一归档。8、档案质量总的要求是:依据文件的形成规律和特色,保持文件之间的有机联系,差别不一样的价值,便于保留和利用。9、归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐备完整。七、归档手续各种文件归档时，归档部门应填写《文件归档单》一式二份，由归档部门负责人和总经办审批，归档部门和档案室各留一份，以备查考。由档案员填写《文件归档登记簿》，贵自然和档案员共同署名确认。第三章档案的采集与整理八、档案的采集1、由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行采集，并进行分类、摆列、编目后移交档案室。2、由档案管理人员按期到各部门对零落的文件进行采集，再进行系统的、全面的整理。3、采集时要保证档案的质量，如不完好，需进前进一步的采集，对采集不全的档案，要做好记录。九、档案的整理1、档案采纳按类型分类的方式，做到有条有理，便于保留和利用。2、档案严格依据分类、摆列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便往后检索。第四章档案建档十、分类梳理归档的资料，由档案员分类、编号、于文件归档的当日入库，并成立《档案明细台账》十一、档案专用章所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保留。十二、档案编号章档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案室，由档案员保留，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。十三、检索目录所有归档文件，由档案员成立对应关系的电子版检索目录，并按期查对。十四、电子备份重要资料的原件须经过扫描等方式成立电子备份，各归档资料若有电子版的也应一并建档备份。第五章档案使用和送还十五、档案使用1、文件复印：由使用人填写《档案复印件登记簿》，一般性文件经部门负责人赞同，重要文件同时报分管副总赞同，由档案员复印、供给。2、借出已加盖档案专用章的复印件：由使用人填写《档案借出登记簿》，经部门负责人赞同，最长不超出十个工作日，重要文件及特别状况同时报分管副总赞同；十往后仍未送还的，由档案员跟催或办理从头借出手续。3、借阅原始文件：由使用人填写《档案借阅登记簿》，经部门负责人赞同，于档案室拟订的地址查阅，不得带离档案室，重要文件及特别状况同时报分管副总赞同。4、外单位借出档案时，由使用人填写《档案借出登记簿》，须经总经理赞同后方可使用。5、按规定审批，由当事人和档案员在相应登记簿上登记并署名确认方可使用档案；违者一经发现，对档案员处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失的，由档案员全额担当，并依据情节轻重予以相应办理。十六、档案送还1、档案使用者应爱惜档案，保证档案的完好性，不得私自涂改、勾勒、裁剪、抽取、拆开或损毁。借出的各种档案文件在送还时，经检查无误后，应在《档案借出登记簿》登记，并由使用人和档案员分别署名确认。2、发生破坏、丢掉的，对使用人处以200-100元/人/件的罚款；造成损失的，由使用人所有担当，并依据情节轻重予以相应办理。3、档案送还时内容发生更改的，使用人应实时知会档案员进行更新，以保持档案的正确性。十七、档案保留与检查1、公司各种应归档文件应集中于档案室管理，任何部门或个人不得私自保留，更不得私自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额担当，并依据情节轻重予以相应办理。2、每个月尾，由综合部负责人将对档案室的资料进行抽查；每三个月与档案元共同对档案室的所有资料进行一次彻查，并填写《档案清点记录》。3、档案管理应账实符合，档案损毁或丢掉的，由档案员全额担当，并依据情节轻重予以相应办理。十八、档案的销毁1、对需要进行销毁办理的档案，由档案室填写《档案销毁申请表》，并制作《档案销毁清册》，包含：本单位和卷宗的简洁的历史状况、销毁档案所属年月、保留限期及其数目和详尽内容、判定的状况和销毁的原因等内容的书面报告，经有关部门负责人和总经理审查署名赞同后，方可销毁。2、档案员进行档案销毁，QA和档案归档部门各指派一人进行监销，档案销毁须共同捍卫部门共同办理。3、档案销毁时档案员要在销毁清册上“销毁状况”一栏注明“已销毁”字样和日期，监销人员要在销毁清册上署名确认。十九、档案管理人员职责1、依据有关规定做好文件资料的采集、整理、分类、归档等工作。2、依据归档范围、要求,将文件资料准时归档。3、工作人员应该遵纪守纪、忠于职责,努力保护公司档案的完好与安全。二十、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员能够借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员赞同后,方可借阅,此中非受控文档的借阅要由部门经理署名赞同,受控文档的借阅要由总经理署名赞同。2、档案借阅的最长久限为两周;对借出档案,档案管理人员要按期催还,发现破坏、丢掉或逾期未还,应写出版面报告,报总经理办理。3、一定严格保密,禁止泄漏档案资