某知名公司档案管理程序

1档案管理程序目的和范围：建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。职责：2.1公司档案按统一领导、分级管理的方法进行组织管理，即图书档案室〔隶属人力资源部〕负责公司档案的总体管理，部门资料员负责本部门的立卷归档工作，图书档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。2.2鉴于财务档案的特殊性，公司财务档案〔包含各类合同〕由财务计统部自管，图书档案室提供存放点。使用时，由财务计统部指定专人调档。2.3鉴于人事档案的特殊性，公司人事档案由人力资源部人力资源口自管，人力资源部经理指定专人按集中管理、严格保密的原那么进行管理。流程：3.1档案分类：文书档案：即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件。痕3.吉1.锋2宴虏基建略档案兰：即天以竣山工图剧为核陡心的蔽在工哗程建蚂设过滨程中慎形成布的专联业材洗料。陵3.耀1.块3愧巨财务排档案怖：即隶在公晚司经勇济活智动中嫁产生喉的会全计凭黄证、跟帐簿翼和财炭务报任告等么具有贡保存患价值口的会缝计核升算专戒业材灯料。拖3.戚1.主4头窃人事蜓档案尿：即携公司抹员工晴在应绕聘、艰转正拖、考轻评等接人事访活动扒中形碗成的重反映印个人塔根本田情况楼、工毅作表脚现的察个人乐资料嗽。、伟3.心1.羊5启经榨营销伴售档绳案：似即公碍司房射产经废营销补售活臭动中集产生球的具艰有保床留和晃存查呢价值趣的历鹿史记急录，拜如合察同评怖审记晚录、闸商品钳房预亡售合专同、随客户均档案榴、市良场调午研资久料、授楼盘好宣传亦资料追等。烧3.兽1.魄6伸客夜户服卖务档畅案：终即公随司在式提供裂客户达效劳屡过程隙中形乓成的页具有艇保存倦和存展查价均值的苹历史钉记录颗，如壶客户贞投诉凭记录篇、处哥理方称案、蚊落实股反应烈记录南、客患户满辜意度洋调查屑与分市析记昼录等饱。岸3.峰1.交7烛对锤外联磨络档倡案：苏即公决司在谦工程邻报批赔报建拔过程概中形腐成的往具有津保存冷和存膜查价假值的熄历史彩记录膊。如使政府丧和公托共事胀业单欢位的床批文乞、文喷件和嫌专题历会议罗纪要懂等。黄3.步1.油8桂声仓像档蛮案：樱即在病公司把生产介经营汉活动笨中形帜成的兔有保凝存价残值的俯、以询音像啄或图童象记液录在荐特殊尸载体柳上的畜并配嗓有文共字说木明的梨历史竞记录搞。旦3.叶2岭具体势管理讽：泄3.沉2.俗1沸立卷告归档抄：各部室资料员在每年年初，根据以往本部门文件运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目，如人力资源部可制定“人事行政发文〞、“周记〞等，并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面。各部室资料员在每年年初，根据以往本部门文件运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目，如人力资源部可制定“人事行政发文〞、“周记〞等，并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面。随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单。随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单。一个较长时间段后，对手头上的所有文件进行清理，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放一个较长时间段后，对手头上的所有文件进行清理，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放文书档案每2年为一个归档周期。各部室资料员在逢偶数年的6月底，将前两年形成的文件整理后向图书档案室移交。声像档案的归档时间同文书档案。文书档案每2年为一个归档周期。各部室资料员在逢偶数年的6月底，将前两年形成的文件整理后向图书档案室移交。声像档案的归档时间同文书档案。单位工程预决算可在清尾款后半年内归档。财务档案在会计年度终了后，暂由财务计统部保管3年后再存放于图书档案室。基建档案在竣工决算工作完成后两个月内归档，工程前期资料一年后归档。怨B霸．剩要求哑：韵a桐．各辰部室贤向图端书档孕案室龄移交断档案戚时，降均需槐附上凝移交鸽清单呜一式室两份丧。移码交时律，交院接双颈方据握此进丹行清予点签尊收，即并各龙自保东存一诚份。稀〔移每交清愈单即傲文件何清单滨〕醋各部应室向庄图书低档案柏室移省交档臣案时狱要做额到种殊类齐炼全、昆份数芬完整冤，图辽书档产案室划不接宾收未含经系写统整绍理的依零散练文件构。塔文件壳在各届部室虫保存状阶段扰，要矿注意阴保持那字迹碰清晰冠、份出数完置整，术防止医发生节霉变冲等。抬复写珍件、迁圆珠界笔书烈写件趣或传邪真件稻等均神应重节新复垒印存厚档。育各部酱室可赴根据敞实际近工作他需要妇保存惧文件轧，但后向档仆案室齐移交圣档案阴时，说那么应燕按规刷定的刚归档任范围留进行场。误a制〕总其经理燃室：肾会议丸纪要扛、董劣事会挪文件式、诉辆讼文俊书、豪工程琴筹划睡与年基度计鸟划文寄件、庄有关饮公司闻送交些的文装件、盘各部笛门送筒交的邻文件蒜、外坝来文佛件、隆外送泽文件留、大回事记耻等；威b)私族人力左资源傅部：疲人事唯行政过发文抢、企筒业设首立与级登记雨材料仁、员失工的傅人事绢资料净〔应串聘表挡、编拉制表败、工粥资单卧、培范训记野录等扇〕、着内部首刊物响等；吸c)直绍工程钱材料塔部：博前期茧文件橡、施涛工文塑件、壤竣工嫂文件聪、竣醋工图递和声去像材脊料〔殊亦即雁内业氏资料唇、竣滩工资配料、恩设备作说明微书等五〕；尤其中废前期皂文件减由工慨程部地负责疼收集纽，竣赚工图陆由施耍工单欠位负雹责编体制；庆文书盏如外歌送文洒件、国外来饲文件生、有型关人梁员出仁差带黑回来栏的文饲件等康；甲d)运索财务诸计统拨部：魄财会印档案待见第劝三层泡次文非件?欺财务丙档案俯管理含程序印?；秃审计恐核算挣部：秧决算渡资料裙、签言价单黄、外鸣送文卵件、求外来童文件标等；硬经营孔销售如部：董合同纷评审职记录呈、售凯楼合霜同、栽协议功、广寇告宣指传资腥料、旱客户悠资料蒸、市帝场调合研资朝料、重外送谋文件秃、外兆来文海件等执；皆设计任研发拣部：厅工程堆地质程勘察迫报告联、方筐案设狂计图卡纸和俩说明鸡、扩驳初设刊计图叫纸和泻说明筒、勘戚察设汪计报忽告及硬招标付文件摩〔标阵书、懂合同照等〕税、工盏程设杯计概电算说爹明、余各项欺目往养来文旷件〔览切、工奖作联颜系函腐等〕截、施参工设他计图璃纸和左说明婶、设赵计变金更、铺设计曾合同誉、外仰送文两件、惹外来覆文件法等。凉对外寸联络熊部：暗联络暂函、蚕活动振方案辰、外段送文番件、染外来额文件亏等。貌客户烘效劳伞部：汪客户示投诉经记录雅、处阀理方毯案、陡落实喜反应皆记录扯、客充户满贪意度射调查辆及分妥析记烤录等姿。表整理昏上架拐：组卷：通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内目录，组成案卷。鉴定：对各部室移交的档案，图书档案室档案员要重新审查其价值性，并剔除无保存价值的文件材料。絮摔A.蹦伙组卷：通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内目录，组成案卷。鉴定：对各部室移交的档案，图书档案室档案员要重新审查其价值性，并剔除无保存价值的文件材料。造册：制作全引目录和案卷目录，形成保管清册。造册：制作全引目录和案卷目录，形成保管清册。上架：上架：案卷按档号顺序竖放在密集架上，一般小号在左，大号在右，自上而下。倦亮B．淋要求科：矛a.搞巧鞋卷内犁文件塔的排阿列应亲条理眼系统染。文虎书档室案按衫时间吸顺序蔬依次竖排列控，具洋有密累切联蛇系的宁文件苹应依再一定拍的次灭序排评列在眯一起很，即追批复页在前拼、请融示在么后；缴正件奸在前洗、附钉件在磨后；瘦基建炕档案澡的卷穿内排猜列顺利序为创文前妥图后在。编b.访慌榜不同广保存坚价值咐的文郑件应赛分开辨组卷交。扬c.荷漂她凡有澡文字驾局部嘉的均俯应打削上号珠码〔丹采用档打号椒机，究正面郊右上梦角，角反面型左上郊角〕地。劳d.坡匠文件超材料猜装订舞前应走剔除岛金属我物。骗e.轿扔每图纸磨采用稀手风何琴式鲜折叠看法，抽规格胖为秩30巧cm角×忘21烫cm规；装左订边牙应加由垫纸劲以使泥左右侵平整顷并注荷意露杜出图漆标。娃艘3住.2算.3客贸保管闯：丝A巩.擦库房储管理拳：赢戏肤a.脂邮库房爹应集猜中布萄置、为自成虫一区钞，不起堆放扫与档绕案资嫁料无疗关的抵物品帐，不场从事燕与库剂房管羞理无挪关的投活动纸；库吸内档士案必薄须按背顺号身上架感，不众得错满架、考乱架信；溜侧助b.联违除档您案员排外，披非档嚼案人寨员不抚得随谢意出宾入库素房，疫确需桂进库匪的〔倚如维虹修库拘房或她设备中等〕登，那么臭须有眠档案警员陪加同并剖相伴呼始终锐；饰镇切c.稍氏库房臂设有室中央毅空调域、除让湿机曲、温扫湿度帮测量祥仪和伙消防和喷淋仗等设崇备，灿档案捧员要取定期划检查咳，以牺确保逗以上润设施足的安滑全有排效；钱利灾d.笨投随时坐注意匆库房涝温湿搂度的文具体疮指数蝶，务嫁必使严温度稳保持伪在英14降0水C薄~2磨0箱0杠C，卸相对迹湿度百50哑%~爬65腊%棵；变妈味e.赠异档案帽入库摘前要寿进行冶严格杂的检凡疫工画作，挎特别平注意滩检查街易于击生虫迫的部衰位；告同时术对档各案必吓须进冒行定帮期的陪防疫肆检查踢，有辰方案殿、分搞期分袄批地深对档养案进挨行翻葬动；凳刑要f.虾月每月仅中旬巨定期徒对库授房进洽行清河扫擦只拭，俊包括盟擦洗厨密集讲架、蔑地面目、门膛窗等孙，特蜡别是逃对一灵些小债角落属、缝讨隙要樱进行鞭清洁马消毒鸡以防惑害虫理滋生狱；撞g.勺忠档案袜员离崇开库船房时较应随潜手锁橡门，痛并注父意检古查库登房门逝窗的绑紧闭落性；禽h.堆卸公司洽采用嗽移动墨式密虫集架粥作为杠档案鱼装具症。档尖案按绝部室次存放乔，密制集架尺的编叠号及黎档案庙的存息放顺吼序为角自门姐口起腥，从坡左自匪右，棉从上冷到下盘。微债陡B能.阶拦流动印中的丰平安佛防护习：针趣脆a虽.合馆档案税在库慢房外西未被罢使用始时，翅不允演许长昆时间沫摊放铅在桌疲子上绍，而选应及勇时放使入库攻房或半专用浇的柜盏子中芳锁好嘉，更爪不准碰擅自烛带离挤规定柴的使忌用场协所；见琴温b恒.烘仓未经蔑许可完，利圣用者作不得息将所蛾借档仔案转段借他育人，桨以防失泄密逃；篇乒慎c生.办交未经杜许可管，利迹用者窝不得杀擅自铲拍照论、抄测录、坏复印谱；衡垒残d凭.武您尽量痕减少接档案括原件炉在同煤一使卵用人牢手中由的滞基留时成间，哑以防继因档减案外类借时亭间过劣长而少出现摊的泄临密现感象。隐3.朋2.犬4妇拾提供料利用血：痰A猎．赞加强甘根底植工作叫：居编制赤必要畜的全流引目弃录和蝶案卷浆目录贯，为网档案车用户还提供怨必要喝的检掏索工孟具；惧安装挣使用虾快捷沟便利罪的档虎案管向理软昨件，狐提高令查档陡效率时；氏开辟佣阅览屋室，娱向档弊案用约户提勉供档嚼案信鲜息。突B法．帮开展灰查借喂效劳酸：职借阅烂：蝴公司悼内部抵人员侦借阅瞎档案丛的，糖须填鸣写?寄档案地借阅型登记护表?应，阅辉毕及日时归怨还；铺归还右时，象管理钉人员校必须嘴当面杆清点裙档案柜页数伞，之乳后再语入库华；越非公泄司人县员借宇阅档艇案的详，须杯持有苏关单库位介丢绍信顾，并莲经公双司相瘦关部场门主许管同番意后臭方可古借阅暴；袭借阅猫者必饥须爱朋护所秩查阅呜的档讨案，关不得脏在档已案上骂涂改疫、勾箱划、抄圈点忧或做耗其他喘各种精标记浅；不宁得撕羊去档伟案内厕页；臣借阅越者不角得在绕阅览艺室吸帝烟、强大声闷喧哗颂。懒借出榨：杯档案蝶使用猛人刊如需昂借出温档案逗，须词填写焰?档券案借保出登哭记表曾?，挥并按卫规定下于散1怕周内绒归还艇，不娇能及枯时归秧还的袖，经刃档案胳员同漂意可笨办理两续借眯手续走；归景还时恋，档逢案管败理人援员必秆须当拘面确乱认档宜案完亮整性毁前方跌可入称库。榴非公谜司人图员假设祝需借窗出档蒜案，梳须持茂有关卖单位于介绍表信，满并征俘得公善司相勇关部拘门主抽管同劲意后仓，方烛可借瓣出；倘借出柿人员堵须妥栋善保讨管好独档案朵，不绕得遗吉失、润抽换旗、拆暴散、免涂改头、转共借，漫并负鄙有保等密的即完全牙责任喝。睁复印苹：那档案视使用观人假设贩需复亭印档哀案资镜料的触，须颜经档卸案员郑同意妄；妻图纸养资料揪假设需抖借出奋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