物业文件控制程序

物业文件控制程序物业文件控制程序物业文件控制程序全文共4页，当前为第1页。提要：在管理处管理体系运作过程中,各种因素均可导致管理体系文件和资料的更改,其原因、内容由申请更改的相关部门提出,并填写《管理体系文件更改申请表》交管理处,由管理处与原文件编写部门/人进行更改。

.0程序目的

通过对与管理处质量有关的文件的管理控制,确保其有严格的分类编号、编制、审核、批准、发放管理、有效控制、保管和更改的规定,使管理处的各项工作依据正确的指示进行。

适用范围

适用于管理处所有与管理工作有关的文件的管理与控制。

主要职责和权限

管理处客服中心文员负责公司管理体系文件和其它相关文件的收集、分类编号、整理存档保管、发放及其它相关工作。

各部门负责人负责本部门文件的管理和控制。

程序内容

文件的编制、审核、批准

文件的编制、审核和批准按下述规定执行:

文件类别

编制

审核

批准

文件的归属、分类、编号

管量处所有的已审批生效的程序文件、工作手册、质量记录表格均应归档、分类,由管理处统一编号。

管理处所有已审批的外来文件,根据类别交管理处客服中心文员和各部门负责人进行归档、分类。

编号方法如下:

jyHT-QP-□□

jyHT-□□-□□

QR-□□-□□

管理文件的有效性控制

为确保管理处管理体系的有效性能够得到控制,对所有文件及表格采用版次来控制最新有效版次。版本采用英文字母如:A、B、c表示第一版本、第二版本、第三版本;改次采用两位阿拉伯数字如00、01、02表示未经修改、第一次修改、第二次修改。

管理体系文件发放

程序文件的发放由管理处客服中心文员将程序文件复印,让部门责任人在《文件发放\回收记录表》上签字后发放。

部门工作手册的发放,由管理处客服中心文员复印后,让部门责任人在《文件发放\回收记录表》上签字后发放。

操作记录空白表格作为规范填写方式的文件,其发放由各部门责任人制定《操作记录表格一览表》,进行统一管理和控制。

管量体系文件的保管和借阅

管理体系文件由各部门责任人负责统一归档保管,严禁复印。

如管理处内部员工需要暂借阅某种管理体系文件和资料,应到相关部门办理借阅和归还手续,并填写在《管理体系文件借阅登记表》。

管理体系文件的更改

在管理处管理体系运作过程中,各种因素均可导致管理体系文件和资料的更改,其原因、内容由申请更改的相关部门提出,并填写《管理体系文件更改申请表》交管理处,由管理处与原文件编写部门/人进行更改。

管理体系文件的更改一般由其原审批部门/人审批,如因某种特殊原因必须指定其他部门/人审批时,该部门/人需获得审批所需依据的背景资料,以保证修改之适宜性。文件编写部门/人应将审批后的更改文件交与管理处。

管理处客服中心文员接到已审批《质量体系文件更改申请表》和更改文件后,应更新文件原版,复印更改的管理体系文件后,按《文件发放\回收记录表》发给文件相关部门及换回作废质量体系文件和资料。

物业文件控制程序全文共4页，当前为第2页。管理体系文件的作废

对于已作废的管量体系文件,由管理处客服中心文员或相关部门文件管理员统一保管,其上应注明“作废”字样,并在《管理处保留作废管理体系文件登记表》上登记。

外来文件的管理

本程序所提及外来文件指适用的国家、行业、地方标准、法律法规、业主提供的文件和上级发文等。

编号由收文部门对外来文件进行编号,编号方法为:

)发文单位有统一的原编号时,保持原编号。

2)单位无统一编号时,由收文单位按收文

提要：在管理处管理体系运作过程中,各种因素均可导致管理体系文件和资料的更改,其原因、内容由申请更改的相关部门提出,并填写《管理体系文件更改申请表》交管理处,由管理处与原文件编写部门/人进行更改。

时间先后编号。

外来文件的有效性控制

)外来文件如适用的国家、行业、地方标准、法律法规、业主提供的文件和上级发文等,由文件归口部门填写《外来文件登记表》。对国家、行业、地方的标准、法律法规等对物业服务有强制性的外来文件,并经审批后生效。

2)文件归口部门对有更新要求的外来文件应每年跟踪一次最新有效版本,填写在《外来文件登记表》中,及时获取、更新和发放最新版本外来文件,确保公司使用的外来文件为最新有效版本。

外来文件的发放

)与物业服务质量有关的、有强制性要求的外来文件,由归口部门发放,同时,让接收人在《文件发放\回收记录表》上签收。

2)理性文件由行政人事部按公司领导批示传阅,不需编制文件控制清单。

外来文件的保管

外来文件由归口部门分类造册,归档保管,借阅文件时应填写《管理体系文件借阅登记表》

支持性文件

《操作记录控制程序》

物业文件控制程序全文共4页，当前为第3页。

质量记录

《外来文件登记表》

《管理体系文件借阅登记表》

《管理体系文件更改申请表》

《管理处保留作废质量体系文件登记表》

《文件发放\回收