会计档案管理制度（3篇）

会计档案管理制度（3篇）1、目的

2、范围

3、会计档案的定义和分类

3.1会计档案是指会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案分为以下几类：

3.1.1会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证，涉及对外对私改造资料，银行存款（借款）对账单及余额调整表等。

3.1.2会计账簿：包括总账、明细账、日记账、各种帮助登记簿等。

3.1.3财务报告：月、季、年度会计报表，报表附注及财务状况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。

3.1.4发票：增值税专用发票和一般发票，收款收据。

3.1.5其他会计资料：银行存款余额调整表，银行对帐单，物资盘存表，领料单，其他应当保存的会计核算专业资料，补助工程申报资料，工商年检资料等。

4、会计档案的整理

4.1会计凭证：

（1）每月完成会计结帐后，于次月下旬将会计凭证装订成册，依据凭证的多少，分散装订，做到整齐、坚固、美观，每本凭证2.0cm厚左右。

（2）会计凭证装订封面的全部内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、凭证起止号、凭证册数、装订人签章等。

4.2会计账簿：各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥当保管。

（1）会计账簿在办理完年度结账后，于次年3-4月份打印，分类装订存放档案室。

（2）会计账簿的装订挨次：会计账簿装订封面-按本账簿页数挨次装订账页-会计账簿装订封底。

（3）装订后的会计账簿应坚固、平坦、不得有折角，掉页现象。

（4）会计账簿装订封面的全部内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、账簿名称、加盖装订人印章等。

4.3会计报表：

（1）会计报表编制完成并按时报送后，按月留存报表，会计报表、税务报表申报完成后于次年2月前按年装订成册，统一归档保管。统计报表申报完成后于次年3月按年装订成册，统一归档保管。

（2）装订封面的`全部内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、报表名称、加盖装订人印章等。

4.4财务报告：收到报告后，统一编号入档，编号为签发单位第一位字母缩写(XX)—年度(XXXX)-月(XX)-流水号(XX)，工程审计报告按补助工程申报资料整理。

4.5发票：

（1）出口发票存根联：每本开完后加封面装订成册，封面内容填写齐全：单位名称、发票起止号、

开票起止日、开票人、装订人签章。

（2）增值税发票抵税联：按发票认证月份，于次月25日前每100份装订一册，统一归档保管。按开票日期先后挨次装订，装订挨次：封面—认证结果通知——认证清单——发票——封底，封面内容填写齐全：单位名称、发票认证所属年月、份数、汇总金额（按同类税率分类汇总）、册数、装订人签章。

（3）收款收据、作废、红冲发票：按年整理，于次年2月装订成册，统一归档保管。按开票日期先后挨次装订，装订挨次：封面—名目—发票（收据）—封底，封面内容填写齐全：单位名称、年份、份数、装订人签章。

4.6其它会计资料：

（1）银行存款余额调整表、银行对帐单：按年整理，年度对帐完毕后，按月挨次整理装订成册归档保管，装订挨次：封面—银行存款余额调整表、银行对帐单—封底，封面内容填写齐全：单位名称、年、资料名称、装订人签章。

（2）出口备案资料：正式申报后，按凭证多少装订成册，每本凭证3cm厚左右，统一归档保管。装订挨次：封面—名目—备案资料—封底，封面内容填写齐全：单位名称、年月、资料名称、装订人签章。

（3）物资盘点表：按月装订整理，封面内容填写齐全：单位名称、年月、资料名称、装订人签章。

（4）领料单：每月封箱存放档案室。

（5）补助工程申报资料：按工程分类整理归档保管。

（6）工商年检资料：按年整理归档保管。

4.7会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进展整理。

5、会计档案的归档保管

5.1财务部设专人保管会计档案，出纳人员不得兼管会计档案。会计档案治理人员负责全部会计档案的整理、保管、调阅、销毁等一系列工作。

5.2当年的会计档案在会计年度终了后，由财务部根据归档要求，负责装订成册，编制《档案治理台帐》，移交至财务部会计档案治理人员。

5.3保存期限15年以上的档案。会计年度终了后，3年内存放在档案柜（标识：年份、起止月份、档案名称），3年满后放入纸箱封存保管，封箱标识：年份、起止月份、档案名称。

5.4会计档案治理人员调动时，应办理交接手续，由原治理人员编制《文件（记录）移交销毁申请单》，将全部案卷逐一点交，接收人员逐一接收。

6、各种会计档案的保管期限

6.1会计档案保管期限：参见附表《会计档案保管期限表》。

6.2会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

6.3会计档案的详细名称如有同本制度附表所列档案名称不相符的，可以比照类似的保管期限办理。

7、会计档案的借阅使用

7.1会计档案不允许随便借阅、复制，不得自行借出、复制，需经财务部经理批准前方可借阅，填写《文件借阅、复制记录》，且借阅资料不行转借。

7.2涉及司法案件需查阅、复印会计资料时，应事前由公司财务总监批准。

7.3借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，如有特别需要，经财务总监批准。

7.4借阅会计档案人员，不得在档案中标画，不得拆卸，更不得抽换，归还时保证档案资料完整无损。

7.5归还档案时需经会计档案治理人员审核无误后才可入档，并填写归还时间，保存备查。

8、会计档案的销毁

8.1每年9月份，会计档案保管人员对保管期满会计档案进展整理，提出提出《文件（记录）移交销毁申请单》报经财务总监批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立档，由档案保管部门保管到结清债权、债务时为止。正在工程建立期间的建立单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

8.2监销人在销毁会计档案前，应当根据《文件（记录）移交销毁申请单》所列内容清点核对所要销毁的会计档案。

8.3销毁会计档案时，应当由行政部和财务部共同派员监销。销毁后，应当在《文件（记录）移交销毁申请单》签名盖章，《文件（记录）移交销毁申请单》永久保存。

9、附则

9.1本制度自2023年11月1日起执行。以前制度与本制度相抵触的，以本制度为准。

9.2本制度未尽事宜，按公司有关制度执行。

9.3本制度由公司财务部负责解释和修改。

10、相关记录

10.1《档案治理台帐》

10.2《文件借阅、复制记录》

10.3《文件（记录）移交销毁申请单》

会计档案治理制度篇二

1、产生目的

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。

2、适用范围

适用于公司各种文件、记录、档案资料的治理。

3、正文

3.1文件资料的收集

3.1.1收集范围

但凡公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，详细包括以下各项：

3.1.1.1上级来文

（1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；

（2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特别保存价值的录音、录像等材料。

3.1.1.2公司文件材料

（1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等；

（2）公司公布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；

（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件；

（4）公司各职能部门在工作中形成的工作规划、总结、报告；

（5）反映公司业务活动和科学技术治理的专业文件材料；

（6）公司检查下级单位工作，调查讨论形成的重要文件材料；

（7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；

（8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；

（9）公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料；

（10）公司根本建立工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接收理的科研、建立工程的科技文件材料；

（11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；

（12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉嘉奖证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；

（13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料；

（14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料；

（15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根；

（16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；

（17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；

（18）公司签订的各种合同、协议等材料；

（19）公司外事活动中形成的请示、报告、规划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；

（20）各种普查工作中形成的文件材料。

3.1.2收集中应留意的问题

3.1.2.1公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。

3.1.2.2正文和附件要同时收集。

3.1.2.3一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特殊重要的文件例外。

3.1.2.4、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发觉要补充完整后再立卷归档。

3.1.2.5有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。

3.1.2.6有请示无批复的文件，应当查明缘由，实行补救措施补齐，没有书面文件的，应注明状况，并加盖公章。

3.1.2.7用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。

3.1.2.8经多方查找，证明的确已丧失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丧失缘由，加盖公章，替代所丢文件归档。

3.2立卷归档

3.2.1公文立卷应依据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要状况，以便于保管和利用。

3.2.2文件材料的分类

应先按文件材料的重要性，在保藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中实行相应的措施进展分门别类。

3.2.3立卷分工

3.2.3.1各单位形成的文件，自行立卷；

3.2.3.2下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办单位立卷；

3.2.3.3上级单位颁发的专业性文件，由承办单位立卷；非专业性文件，由办公室立卷。

3.2.4归档

3.2.4.1各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕，交档案室统一存档（人事档案、财务档案、科技档案等有特别要求的，由其职能部门负责治理）。

3.2.4.2各种文件、资料，按肯定的特征进展排列和系统化，必需层次清楚、编写页码、填写卷内文件名目。

3.2.4.3不同价值、不同性质的文件资料应当区分治理，单独立卷。

3.2.4.4卷必需整齐，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。

3.3档案保管

3.3.1档案必需入框上架，科学排列，便于查找，避开暴露或捆扎堆放。

3.3.2胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。

3.3.3底图入库要仔细检查，平放或卷放。

3.3.4库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发觉破损变质准时修补或复制。

3.4档案借阅

3.4.1借阅档案必需当面查点清晰，并办理借阅手续。借阅的案卷要留意爱惜，不得丧失、损坏、涂改，要如期归还。

3.4.2借出的`档案要留意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。

3.4.3借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明状况，办理续借手续。

3.4.4归还档案时，由档案治理人员当面查点清晰，并在借阅登记簿上准时注销。

3.4.5凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必需经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。

3.4.6底图一般不予外借。

3.5档案销毁

对于过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可以定期销毁。

3.6档案统计

3.6.1销毁隐秘公文，应进展登记，有2人监视，保证不丧失、不漏销。

3.6.2要准时对档案数量、鉴定状况、利用状况进展统计。

3.6.3除按上级主管部门的要求准时填报统计资料外，还应做好档案统计的根底工作。

3.6.4统计数字要精确真实。

3.6.5对永久、长期、短期保存的文件资料分别进展统计，以便反映档案的不同价值和库存进展趋势。

3.7档案保密

3.7.1档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。

3.7.2不得传播、谈论有关机密问题。

3.7.3档案资料不准带到公共场所。

会计档案治理制度篇三

一、为标准公司档案治理，增加公司档案的有用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度规划、统计资料、财务审计、会计档案、劳开工资、经营状况、人事档案、会议记录、打算、托付书、协议