新西兰网上采购系统的开发与应用

新西兰网上采购系统的开发与应用

[摘要]最近，新西兰奥塔哥大学开发了一种全新的财务管理系统，MarketSite网上采购系统，并于2007年投入使用。该系统以其安全快捷的功能设计，经济透明的采购模式给笔者留下了深刻印象。这一系统的供应商邀请功能、自动发票处理程序等创新性的设计理念和高效的采购管理方式，相信对提高我国的财务管理水平，有很好的指导与借鉴意义。

[关键词]新西兰网上采购

新西兰的大学因其严谨科学的办学理念、廉洁高效的办学模式,在全世界赢得了广泛好评。它的一些设计理念和思路相信对提高我国企事业单位的财务管理水平,有很好的借鉴意义。

一、网上采购系统的优势

1.可以降低35%的采购成本。据奥塔哥大学财务部估算，与常规采购模式相比，实行网上采购系统可以使该大学每年的日常采购成本下降约250万纽币(约1250万人民币)，大型设备采购成本下降约12%，综合采购成本下降约35%，网上采购的成本优势十分明显。大幅度提高采购效率。众所周知，我国现在实行的采购方式从产生购买需求到收到商品实物中间要经过，诸如：市场调研、选择购买、商讨价格、贷物运输、商品验收、领导签字、财务付款等环节，不但过程繁琐，而且效率低下。新西兰的大学同样也经历过这样的时期，但是随着网络的广泛应用，特别是网上采购的成功运行，使采购不再是令人头痛的事情。MarketSite系统通过对市场信息高度综合化使市场采购的环节大大压缩，采购效率也实现了大幅度的提升，实现了从“用腿采购”到“用鼠标采购”的转变。奥塔哥大学财务部负责人布朗·伯明汉姆则将网上采购形象称之为“鼠标比腿跑的更快”。增加采购透明度，预防腐败行为。MarkestSite系统是一个半开放的系统，各学院、实验室、财务部、审计部、各委员会有关人员都可以上网浏览或查阅采购信息，其中采购单位和人员，商品名称、数量、价格、供货商等内容一目了然，方便管理部门的监控和审查，同时任何人都可以对采购行为提出异议，并要求审计。一但发现供货商或采购人员有不当行为，不仅双方都要受到法律制裁，供应商的商品信息也将永久性地从商品采购信息库中删除。换句话说，只要是发现供货商有违法行为，它基本上也就失去了在新西兰销售商品的权利。网上采购的实施，增加了采购透明度，减少了采购争议，提高了犯罪难度和成本，有效地遏制和预防了腐败行为的发生。

二、快捷、安全的功能设计

奥塔哥大学的MarketSite系统与我国部分大学试行的网上招标、投标系统有本质上的不同，它将我们熟悉的采购模式最大限度地信息化，采购商品就像逛超市一样简单。

1.简化、快捷的采购程序。针对原有采购程序审批和签字程序繁琐的弊端，MarketSite系统将购买权限按不同金额下放到了各个基层部门，例如学院一级的采购金额限额从200025万纽币不等，各实验室根据不同规模从550万纽币不等。各部门另行安排专人负责网上采购事物，且只能通过私人密码方可登陆系统的“网上商城”选择购买商品，只要交易金额在部门年度预算内，系主任或教授在网上进行电子签名就可以完成交易了。如果你在“网上商城”没有找到你想要的东西也不要紧，MarketSite设计了商品邀请功能，你可以把你已经找到的商品信息传入商品信息库，并告知采购财务部进行确认后，就可以进行采购了。购买信息通过电子邮件的方式通知到供应商、采购部门、财务部门，经过销售商确认后1-7天之内，你选购的商品就会通过遍布全国的物流公司送到你的办公桌上了。这种采购流程设计使你足不出户，轻点鼠标就可以采购商品了，其简便程度是不言而喻的。

可靠的商品供应商。网上购物安全吗?商品的质量可靠吗?这恐怕是人们问的最多的问题,不用担心MarketSite都为你解决了。该系统的供应商信息采用是由新西兰政府审查认可的供货商信息库系统，其中包括GSBSupplycorp(新西兰采购供应商协会)的所有会员企业的商品信息，价格信息，销售商信息等内容，最大程度地满足了消费者对商品信息的需求。如果你在网上购物，还可以享受这些企业与政府或大学签订的供货合同中规定的5-9折不等的价格优惠，你根本不用担心买到的东西是不是太贵了，避免了个人与商家讨价还价的麻烦。当然，如果供货商销售伪劣商品或者违法行贿，它不仅要接受法律制裁，其公司、商品信息也会被删除，这个公司在新西兰的商业生涯也就此结束了。正是基于这种严格的管理，因此你根本不用担心在网上买到假冒伪劣商品或者因为受贿而被“纪委”请去喝茶了。自动发票处理和付款程序。拿着发票到财务部报销也许是你最心烦的事情，财务人员是“脸难看，事难办”。使用了MarketSite系统,报销也变的简单了。你可以选择让销售商直接将发票邮寄到你的办公室,再由你送到财务部,也可以选择直接将发票寄到财务部,或者由送货人员递交给财务部。无论哪种方式,财务部只要收到发票并录入全国联网的发票系统确认后,就可以转帐付款了。

三、主要工作流程

大多数的网络系统都以眼花缭乱的功能，海量的信息为设计目标，操作起来繁杂困难，而MarketSite系统则以简洁着称，只有8个主要模块，工作流程相当简单且易于操作，就是不太会使用网络的人也很容易掌握。MarketSite网上采购系统目前已经开始运行了，根据采购者的要求一些新的功能模块，如商品性能评价模块等，正在陆续开发中，相信用不了多久，人们就可以使用这些新的功能了。