大型会议接待方案样本（四篇）

第2页共2页大型会议接待方案样本一、会前准备工作1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。(1)悬挂会标、徽记、旗帜登。(2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。(3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。(5)摆放适宜花卉。7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。二、会务组织与服务工作1、会务人员提前____小时到达会场，反复检查会场准备情况。2、搞好会议签到、材料分发。3、落实主席台领导、发言人是否到齐。4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。6、做好会议纪录，写好会议简报。7、组织照相。8、为与会人员预订车、船、机票等。三、会议善后工作1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。4、做好会议报道工作。大型会议接待方案样本（二）▲第1天机场专车抵达您所指定的地点，恭候会议成员上车。前往酒店，会议举办者可以在车上讲解会议日程安排及有关事项。在酒店大堂办理入住登记手续后，会议成员入住酒店。晚上安排成员水疗馆水spa。住：五星酒店(国际会展)第2天08：00酒店统一安排morningcall。▲08：30早餐。▲10：00开始举行会议。▲12：00上午会议结束，会议成员共进午餐。▲13：00-17：00下午根据您的时间安排，继续举行会议。▲18：00晚餐，可以安排丰盛的晚宴，并安排演出、抽奖等活动，将气氛推向高潮。▲19：30-21：____组织联欢晚会，增进会议成员之间的沟通、交流和合作。▲21：00会议成员自行安排娱乐活动(保龄球、台球、乒乓球、沙狐球、ktv、棋牌等)，休息。住：五星酒店(国际会展)第3天▲08：00酒店统一安排morningcall。▲08：30早餐。▲脱去西服的沉重，身穿休闲装，带着轻松快乐的心情，09：00游览。▲11：30会议活动结束，与会成员统一退房，酒店大堂集中。▲13：00前往历史名镇参观。会议行程结束。报价：元服务标准及费有分列报价：车：空调旅游车(含接送、第3天旅游用车)、票：景点第一大门票、会：含会议费用、住：五星级酒店，如出现单男单女，须补房差、餐：围餐(八菜一汤，十人一桌)、赠：旅游责任保险、旅游意外险____万元/人。横幅一条、摄像制作一制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作；通常而言，商会预算包括以下几个方面：1、交通费用：交通费用可以细分为：(1)、出发地至会务地的交通费用—包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通(2)、会议期间交通费用—主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。(3)、欢送交通及返程交通—包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、2、会议室/厅费用/具体可细分为。(1)、会议场地租金—通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内—比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。(2)、会议设施租赁费用—此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。(3)、会场布置费用—如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。(4)、其他支持费用—这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。3、住宿费用住宿的费用应该非常好理解—值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关—譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。4、餐饮费用会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。(1)、早餐：早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到____％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算—而改为按预定人数收取费用)(2)、中餐及午餐：中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算—自助餐形式，按桌预算—围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。(3)、酒水及服务费：通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收____％左右的服务费。(4)、会场茶歇：此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种—西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。(5)、联谊酒会/舞会：事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。(6)、其他—点心、水果及调制色酒5、视听设备除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：●设备本身的租赁费用，通常按天计算●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理●音源—主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理6、演员及节目。通常可以选定节目后按场次计算—预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关—专场或包场除外。7、杂费杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。做好商旅会预算并联系好几家会议场地后，进行实地考察是十分重要的，考察后再最终选定一家场地并提前预定。二会议场所实地考察：视察选定的场所和设施，检查并比较各项设施；协调会务工作人员的活动；根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节。会议场所的确立预定：根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；提前调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。在会议开始前需要根据会议的具体情况确定会议设施，此项十分繁琐，所以可以列一个表，一条一条核对准备情况。常见的会议设施：1、屏幕2、投影仪(胶片投影仪及多媒体投影仪)3、录像机4、vcd5、音响6、话筒(有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风)7、镭射笔8、幻灯机9、讲台10、舞台11、夹纸板12、大白板13、签到台14、名片簿15、马克笔16、铅笔17、信签18、会议桌椅19、插线板20、彩电21、横幅22、指示牌23、告示牌24、桌卡25、主席台26、盆景27、鲜花28、背景板30、隔板31、灯光照明32、同声翻译系统33、产品租赁按照预期计划履行方案，在执行过程中，要做到耐心、细致与周到……在商会执行过程根据不同年会形式，需要注意餐饮安排、交通安排、旅游安排、司仪安排、秩序维护、茶歇安排和摄影摄像等事项。餐饮安排根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会包括西餐、中餐、自助餐、宴会等等；餐饮安排通常有两种形式—自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制，很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的要求，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂—特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。大型会议接待方案样本（三）一、会前1、与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。2、提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。4、确定方案，签订合同，预付定金。二、会中1、会议接待。专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。2、会前准备。准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。3、会议场所。专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。4、会议住宿。房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。5、会议餐饮。用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。6、会议旅游。旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。7、会议娱乐。娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。8、会议服务。会议代表合影留念、为代表提供服务及相关服务。三、会后1、结帐。提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。2、资料。会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。3、合影。会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。大型会议接待方案样本（四）会议接待流程1会议资料准备1：会议资料：由主办单位提供，其中文字资料，由承办单位按会务组要求根据参会人数印刷。2：会议资料(主办单位提供)3：领导发言稿(主办单位提供)4：《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。5：项目执行情况资料(主办单位提供)6：展板所属图片(主办单位提供)7：广告牌设计稿8：欢迎布标、会议室布标9：会议礼品(按参会人数准备)10：会议代表证2设备及设施准备1.桌椅、名牌(现代高档会议室用桌面智能终端取代传统名牌)、茶水桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要，一般采用能重复使用的桌面智能终端，推进无纸化的进程，真正体现绿色会议，智能会议的需要。会议上的茶水饮料最好准备矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。2.签到簿、名册、会议议程签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议____者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议____者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。3.黑板、白板、笔在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。4.各种视听器材现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。5.资料、样品如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。6.会标、背景板、展板会标一般指会议名称和会议标语横幅。为强化会议效果，许多会议将会标美化、渲染为会议背景板(采用喷绘画面)，特别是一些特殊的如党代会等，采用喷绘背景板，可将党徽、旗帜等喷绘在画面上，从而节约会议成本和准备时间。但采用喷绘写真画面时，一定要注意采用环保材料，否则喷绘写真画面散发的刺鼻气味不仅影响会议分为，对与会者，尤其是主席台就坐人员身体健康不利。3会前准备工作1。根据会务组要求，代表报到前两天，会议室会场布置(会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排)按部落实到位。2。据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。3。提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。4。提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌商家展板及宣传设备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄影、摄像设备，人员的准备。5。与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全隐患的发生。6：医疗保障，配备医疗人员，解决____。提前购买常备药品，种类包括：感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。基本设备包括：体温表、听诊器、手电筒、棉签等。及时联系就医。7：在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。四：会议其它费用开支预算1：代表证2：广告牌3：展板4：用车5：宴会标准6：水果7：纪念品8：资料打印、复印9：照相、摄像10：其它____人员安排1：根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员，财务人员，票务，考察咨询，引导人员(至房间、餐厅、电梯、会议室)2：会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务3：摄影组：根据会议需求安