公司档案管理规章制度

—公司档案管理规章制度公司档案管理规章制度1

一、为标准公司档案管理，增加公司档案的适用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳开工资、经营情况、人事档案、会议记录、确定、托付书、协议、合同、工程方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完好、安全保密和运用便利。

五、资料的搜集与整理

1.公司的归档资料施行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门搜集应当归档的原始资料。各主管部门经理应主动协作与支持。

3.凡应当按时归档的资料，由档案管理员负责按时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的确定是否归档。凡机密以上级的文件必需把原件放入档案室。

5.档案管理员依据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平常立卷归档的'不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案分为绝密、机密、秘密三个级别，绝档案禁止调阅，机档案只能在档案室阅览，不准外借；秘档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘档案的借阅必需由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可托付副总经理或总经理办公室主任审批，详细按托付书的内容执行。

4.档案借阅者必需做到：

①爱惜档案，保持干净，严禁涂改。

②留意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经答应不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于的档案资料必需由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准前方可销毁。

4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永远保存。

5.在销毁公司档案资料时，必需由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

公司档案管理规章制度2

档案保管制度

一、综合档案室负责全院档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。

二、施行科学管理，档案库房内橱具、装备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统，编号科学标准、查找便利。

三、定期对档案进行检查、修复、整理，保持干净完好。

四、档案的接收和移出都必需手续完备，室藏档案必需账物相符。

档案借阅制度

一、查阅档案时，首先由借阅人认真填写查阅档案登记簿。

二、查阅档案只限于有关内容，任何人不得擅自将档案、资料带出室外。

三、如因工作需要借出档案时，要办理借阅手续，用完后按期归还，不得转借他人运用。对所借的'档案妥当保管，不得私自拆毁、涂改和对外传播。如需复制，要经档案室同意，重要内容须经院办公室主任批准。在借阅期间发生的一切问题，一律由借阅人负责。

四、医院档案主要供本院利用，院外单位或个人需查阅时，应持介绍信，重要内容的材料需经院办公室主任批准后，方可查阅。

档案立卷归档制度

一、凡记录反映本院职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。

二、各部门兼职档案员应依据归档范围将材料搜集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内名目，拟出案卷标题，装订。

三、编号抄目要严格认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。

四、凡立卷材料必需纸质优良，规格统一，书写标准，字迹清晰。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。

五、每年6月份从前必需完成上年度的档案立卷归档任务。

档案鉴定与销毁制度

一、对档案要认真进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。

二、档案的鉴定、销毁工作必需有组织、有领导地进行。在院办公室主任的主持下，由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。

三、经过鉴定，需要销毁的档案，必需编造销毁清册，经院有关领导批准后，方可销毁。

四、销毁档案时，必需由二人以上在指定地点监销，监销人员必需在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。

五、销毁档案清册要妥当保管，并将所销毁档案在名目中注销。

档案库房管理制度

一、档案库房门窗坚固，按时关闭上锁。钥匙要专橱保管，不准随身携带。

二、非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必需有本室人员伴随。