文书保密作业讲义

文書保密作業講義文書組組長蔡堯仁97.4.29文書處理手冊 『文書處理手冊』行政院頒請至本院院內網路→本院主要規定→總務室公告及總務室網頁→本室相關各項法令規章及表格下載→文書組→『文書處理手冊』→文書保密相關資料50至78頁文書保密實務作業收文1.依來文信封拆封，發現內封加蓋密件者，即交文書組組長拆封，並以「密不錄由」登錄，再簽章加封分文，交總收發文轉由各單位簽收，有文件傳送隊到達之單位，由該隊傳送人員送達簽收。2.收到密件公文時，要先詳細檢查封口有無異狀，並依內封套記載情形完毕登錄，受文者為機關首長或指定人員啟封，受文者為其别人員者，逕送該人員本人啟封。

分文1.如屬檢舉案件，為保護檢舉人或當事人權益，姓名應登錄為張ＯＯ，公文應防止分文被檢舉人承辦，以求公平、客觀。2.密件公文經分發給某單位收辦，經單位主管拆封簽章後，認為非屬本單位公文時，應予密封，外封再以一般信封，退文書組重分，以免內容洩密。承辦1.密件公文應指定適當人員承辦，必要時應隔離辦公。2.職務上不應知悉或不應持有之公文資料，不得探悉或持有或傳述。3.承辦交稿有關個人名冊隱私，如身份證、地址、病歷內容，非必要不宜轉發，如有必要則以A1018XXXXX，張ＯＯ等，如有多頁分發時，亦僅發有關之單頁即可。4.各機關就其主管業務發表新聞時，應指定來人辦理，並須事先簽報院長核定。陳核1.以黃色公文夾辦理，由承辦人持會、持陳，不得假手别人。2.文件傳送隊人員公文收、發時，如發現黃色卷宗均不收受，公文陳核經長官指示後，請秘書告知承辦人親自取回。傳遞1.公文卷宗內如有密件以上，急要件或附有大量現金、有價證券及貴重物品之公文或病歷，均應由指定人員或承辦人員親自遞送。2.密件以上公文非經權責主管核准，不得攜出辦公處所，亦不得由傳送人員逕丟文書組總收發室之公文櫃內，以免遺失或洩密。3.密件以上公文分文傳送時，均加封後，再以一般公文傳送。4.各級承辦人、主管、傳送人員、長官秘書或指示者，及文書人員均應對密件以上公文，嚴守秘密，尤其未公布前之人事案件。封發：密件以上公文封發，由承辦人監督辦理，內封套應加密封，外封套不得標示任何足以顯示內容之註記或機密等級。用印承辦人應監督用印，但不能够大量或密件為由要求自行用印，惟非屬印鑑之騎縫章，不在此限。歸檔1.密件以上公文應以未用封套密封歸檔，並註明日期、來文者名稱、來文字號、機密等級．．．並加蓋承辦人或歸檔者職名章。2.檔管人員應專櫃保管。借調1.公文借調應填寫調案單經業務承辦單位主管核准，借調機密以上應經主任秘書以上長官同意。2.借調機密檔案，應七日內歸還，如有需要應辦展延，如有必要應隨時催還。銷燬1.密件以上公文解密依程序填解密單後，依一般文件保管，未經解密不得銷燬。2.製作密件以上文書所用之草稿、複寫紙、打字紙、影印紙或磁片．．．等，若無保存必要，應即銷燬，不得任意丟棄。各單位配合注意事項（一）機密文書之收發處理，以專設文簿或電子檔登記為原則，並加註機密等級。如採混合方式，登記資料不得顯示機密之名稱或內容。（二）病歷不得放置於文書組收郵間之公文格櫃內，如需影印病歷須徵詢病歷管理單位之許可，文書組不予影印病歷。（三）各單位之公文或廢紙蓋『作廢字樣』，即以背面重覆以公文方式使用，請停止使用，不僅造成公文洩密之嫌，更造成歸檔整顿之不便。（四）各單位製作公文時，如需建立名冊有關身分證及病歷號等主要個人隱私資料，除其中字樣以xxxx代碼替代外，可否發文時儘量以不發為原則，防止個人資料外洩密，引起無謂糾紛。（五）密件本院公文以「黃色卷宗」封裝，請各單位承辦人於公文流程中親自持「黃色卷宗」洽公，文書組傳送隊將不予傳送，以免造成公務洩密之虞。（六）密件文經單位主管拆封後，應在密封口簽章，再交辦承辦人員