公文的格式及结构

公文的格式及结构公文的结构包括:标题、主送机关、正文、附件、单位印章、发文年月目、主题词、抄送单位、公文编号、机密等级、缓急程度、阅读范围等项还应了解和注意下边几个问题：一、公文的正件公文正件，由文头，正文和文尾三部分组成，指一件公文的完整组成部分。1、 文头即文件头的简称,在公文首页的上端,约占首页的三分之一。包括：发文机关的名称和公文种类,如“xx市人民政府文件”，也称文件头，用大字体标写，通常套红，以示庄重。发文号。如“广府发［1994)*号”，在文件头下边正中处。发文号下边用一红色横线与正文区分。如系密件或急件，密、急级可标在公文头的左角或右角，也可标在正文标题的左上方。正文标题。根据字数可占几行，要排列正中，字体比文件头的字体小些，比正文的字体应大些。公文除某些简明的“公告”、“通告”、“通知”“函”等，一般都应有标题。公文标题，通常由发文机关、公文的事由和公文种类三部分组成。例如《XX市人民政府关于建立翠屏公园的请示》，XX市是发文机关，建立翠屏公园是主要内容，“请示”是公文种类。标题应力求明确、简要、醒目。有时公文标题也可适当简化。(2)主送机关。指主要发送的机关。确定主送机关要恰当，要明确标明，否则容易误事。除了几个机关联合发布的公文和上级发布的命令、指示、通知、通报等需下级共同办理或周知的以外，件公文特别是“请示”的公文，只写一个主送机关。如果“请示”写了几个主送机关，就会使受文单位不便单独处理，往返联系询问，延误工作。(3)公文内容。这是文件的主体,要求文字准确、简练、逻辑清楚标点正确;一般一文一事，以便研究和处理。3、附件附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要组成部分。如果没有专门说明，其效用与正件相同。附件的主要作用是使正件的内容具体化和完善化，为受文者正确理解、办理和贯彻执行提供补充说明的依据材料和参考材料。Q附件应在正文末尾另起一行空两格注明，附件的标题要具体明确、不得随意简化，也不能标出名号，末尾一般不用标点符号。如：附件：I.2002年丝绸出口计划II.2002年技术革新安排©正文中已注明的附件名称，文尾可不标出。Q正文中仅提及部分附件名称的，文尾要标注其余附件名称。©附件本件放在正文末页之后。文尾文尾部分在公文末页下部，用间隔横线与正文部分加以区别。文尾部分包括主题词、抄报抄送机关、印发机关和印刷份数等。(1)主题词主题词是代表公文内容特征和归属类别的最关键性的词语、同时也是文件信息输入电子计算机的一种信息符号。它是在电子计算机应用于文件处理工作之后产生并逐步发展起来的。主题词具有两重性特点。一是“主题性”，即它要表现公文主题的核心内容，但又不是完全为了表现主题而确立的;二是“技术性”,因为主题词的另一作用是为了便于文件信息在计算机中的输入、储存和检索。随着文件储存处理技术的不断发展，计算机语言的运用将要提上日程，这样，将使主题词逐步走上“符号化”,主题性将要淡化，而技术性特点就愈加显得突出和重要。主题词的位置在文件尾部横线之上，由左向右排列，词与词之间空一格，不用标点符号。（2）选用主题词,要注意下面几个问题Q主题词必须准确公文主题一般由三至五个词或词组构成，这些词或词组必须能准确无误地反映出全文的内容特征和归属类别，这是选用主题词最基本的要求。不准确的主题词，不仅不会起到积极的作用，而且还会给公文的检索带来混乱和麻烦。Q主题词要有层次性主题词中诸词之间并不是平行并列的关系，而是有一定层次的，有的词概括力极强，有的词只是反映立卷时的归类。如沈阳市人民政府发布的（关于调整（沈阳市征收教育费附加暂行办法）中有关规定的通知》一文的主题词：调整教育费附加通知第一层次“调整”高度概括了全文内容实质；第二层次“教育费附加”点明了此文属于“教育经费”类；第三层次“通知”显示出公文种类。Q不能把标题和主题词混同公文标题和主题词既有一定的联系，又有明显的区别。一般来说有相当一部分主题词是从公文标题中选择出来的，但也可以从反映公文内容特征和类别的主题词表中选用，还可以从全文的整体中筛选、提炼。主题词的书写排列，一般不用考虑语法结构的规则，也不一定表达一个相对完整的意思，公文标题则不具备这些特征。(2)抄报抄送机关抄报抄送机关也是受文的机关单位，与主送机关的区别是，这些机关单位只需了解公文的内容，一般不负责答复与办理。抄报机关是指公文送达的上级领导机关，或虽无直接领导关系，但就组织系统关系来说，相当于上级的领导机关；抄送机关是指公文送达的平行机关、下属机关或不相隶属的机关。抄报抄送栏设在文件尾部的横线之下，分列两段，抄报机关在上。会议通过的决定和决议，其主送机关应置于抄报、抄送机关之上。向次要受文机关发文要注意下面几方面问题：Q向下级机关主送重要规定性、领导指导性公文时,应向直管上级机关抄报。Q因特殊情况必须越级行文时，应向被越级的上级机关抄报，向被越过的下级机关抄送。Q上级机关向受双重领导的下级机关行文时，应同时向另一上级领导机关送报;受双重领导的下级机关向其中一个负答复、办理责任的上级机关主送公文时，应同时向另一上级机关抄报。Q请示一律不得在主送上级机关的同时，向平级或下级机关抄送。Q一切与公文办理、答复、执行毫无关系的，不具备了解公文内容资格和必要性的机关单位，律不予抄报或抄送。印发机关印发机关是指缮印、封发公文的机关或部门，一般是发文机关的办理部门。如沈阳市人民政府发文，承发机关往往是市政府办公厅。印发机关栏设在抄报抄送栏之下，要落公文印发机关或部门的全称及印发日期。印发份数印发份数位置在抄送机关之下另行末尾处，用阿拉伯数字标明“共印xx份”并用圆括号括上。二、 公文的密级公文内容涉及国家机密的，应根据机密程度，在文件上分别注明“绝密”“机密”、“秘密”字样。密级通常标在文件标题的左方醒目处。确定公文机密等级应实事求是，不要任意扩大密件范围。三、 公文的急缓时限公文内容紧急，在时间上要求紧急递送的，应根据缓急程度,在文件标题左上角分别注明“急”、“紧急”、“特急”、“限时送达”等字样。确定公文缓急应实事求是，不能任意扩大急件范围。四、公文的书写要求公文书写，一律从左至右横排、横写。标明公