河南区-河南二建-协同小故事

河南省第二建设集团有限公司协同应用精彩呈现制作人：张岚职务：河南二建信息中心副主任电话箱：zhangl@客户名称：河南省第二建设集团有限公司客户网站：http://所属行业：建筑行业在行业的定位：成为建筑业的一流企业在行业的地位：电力建设领域的劲旅企业规模：集团化大型企业部署协同系统型号：A83.12SP1购买并发数：600实际最高并发数：600是否购买M1：否M1许可数：是否集团化企业：是总部位置及机构分布：总部位置河南新乡客户介绍——基本信息组织架构（客户自有架构和A6/A8系统内部组织架构截图）客户介绍——组织结构河南二建集团河南二建集团有限公司河南二建置业公司河南二建第四公司中国宇龙建设有限公司河南二建劳务有限公司新乡市诚基物业管理有限公司河南二建新型材料有限公司河南二建郑州分公司河南二建烟塔分公司河南二建装饰分公司河南二建第六分公司河南二建第七分公司河南二建第八分公司河南二建钢结构分公司河南二建华能工程部河南二建中电投工程部河南二建国电工程部河南二建大唐工程部河南二建直属项目部河南二建设备租赁中心河南二建物资公司河南二建物流公司河南二建教育培训中心河南二建幼儿园河南二建第三分公司河南二建第一分公司河南二建社区服务站河南二建新疆发展公司河南二建安装分公司河南二建汇丰钢构分公司组织架构（客户自有架构和A6/A8系统内部组织架构截图）客户介绍——组织结构运营模式及主营业务是否多元化企业是建筑房地产物资物流钢结构是否多业态企业否主营业务业务名称主营业务收入占总收入比例建筑100%已有的管理信息系统名称用途提供厂商与协同办公关系ERP项目综合管理中全过程管理用友NC流程审批财务系统财务管理，财务报表，财务总账资金结算、资金管理用友NC流程审批CRM投标客户管理用友NC流程审批E-HR人事管理、薪酬福利管理、招聘管理、培训管理、绩效管理用友NC流程审批、人员组织结构共享业务管理系统网站门户（电子商务）企业对外宣传、门户等新闻公告邮箱对外联络Coremail邮箱与协同互转档案系统长期保存的文件、资料存档量子伟业文件存档传递原因一：打造无纸化办公公司原有办公形式，全为纸质办公形式，缺点多，已经严重制约了公司发展，急需改变。原因二：建立无障碍沟通做为建筑企业，项目特别分散，企业人员大部分常驻外地，员工之沟通少，沟通难，沟通成本高。原因三：实现异地办公由于大部分员工驻外地项目，各种的报审、请示等都要回总部，出差成本居高不上，人力、财力、时间都造成了极大的浪费。原因四：建立和谐企业氛围人员分散，企业各种迅息传递不及时，员工不能很好的融入企业，感知企业氛围。部署协同系统主要原因（背景）项目概况项目启动时间、实施状况等描述2009年12月项目启动，经过20多天的需求调研等工作结束后，28号系统上线，1个月内（2010年春节前）基本达到审批在A6上办公的效果。基本全面铺开。2010年5月因集成需要，A6更换为A8，此次实施基本为我集团公司人员进行，不到一个月的时间，全面布置完毕，上线运行，做到无缝切换。截止目前：系统总登录次数：944393次在线时间最长的人员达：2636小时43分系统中发生的协同数：142026个表单：47704个公文收发文总数：6488个

附件达207个G

在线人数正常保持400以上。应用致远协同产品描述（产品名称、并发数、插件等）A83.12SP1集团版并发600需求名称及描述：各类请示、报告，实现领导网上审批。提出部门：集团办公室使用部门：集团办公室解决方案及截图：在固化表单中，使用电子签章功能，使管理层在审批里使用电子签名，电子公章，从而使审批有效。在需要时可以直接为财务使用。价值提升：改变以往管理者不在办公室，审批只能“卡住“的情况，管理者抽出几分钟的时间上网，即可处理审批。职能部门协同管理需求需求名称及描述：需求名称：新闻发布显示人员不是个人。需求描述：发布新闻时，显示的发布人不能是个人的姓名，这样不正规，应该显示的部门一类的，事实上发布新闻也是由部门的名义来发布的，而不是以个人的名义。提出部门：集团办公室使用部门：

集团办公室解决方案及截图：在系统中建立一个A8帐号，名为“新闻发布员”，并由负责新闻发布的人进行管理，在发布新闻时，以此帐号发布，则发布人显示的是：新闻发布员。价值提升：发布人显示个人时，感觉不正规，变成“新闻发布人”后，感觉上是集团正式发布的东西。业务部门协同管理需求（一）应用价值部分应用价值一：申请、报告等快速、异地审批应用价值二：共享的知识平台应用价值三：新闻、公告、讨论，员工迅速融入企业。应用价值目录应用前状况（最好有原始的资料）各行行政办公请示、审批都需要人员拿着纸质文件在各部室签字办理，受人员、时间限制，且外地人员为此投入大量人力、财务、时间。应用A6或A8功能或模块实现（配合截图说明）表单模块实现，将各种流程梳理固化后，在系统内以表单方式实现，高效、方便，审批人员不受的时间、地点限制。应用后的效果极大的提高了办公效率，压缩了成本。主要应用价值点（一）应用前状况（最好有原始的资料）各业务系统及职能部室的长期有效的文件、规定，需要全集团共享的资料，只能点对点，人对人的进行传递，且不能做到动态管理，并无法全面普及，基层员工重复索取。应用A6或A8功能或模块实现（配合截图说明）在“集团空间”的“集团知识文档”中，可以分门别类的存放，让集团所有员工可以随时随地的查阅。应用后的效果集团的公文、各种业务系统的规范、制度等，可以随时随地在系统中查阅到最新版本，不受任何限制。主要应用价值点（二）应用前状况（最好有原始的资料）项目多为外地，人员极其分散，无法有效了解公司，对公司没有融入感。应用A6或A8功能或模块实现（配合截图说明）通过集团空间中的新闻区、公告区、讨论区，将公司的最新动态及时发布。应用后的效果所有员工都可在第一时间得知公司的动态，无论所在地，都能感受到公司的氛围，能够迅速融入公司。主要应用价值点（三）协同故事部分

元月八日纪念（节选）

(本文作者：王海民河南二建集团常务副总经理）

明天是元月八日。元月八日是我们应该记住的日子。

去年的元月八日，我们开总经理办公会，董事长出席了会议。会议要结束时，董事长提出A6的事。

前年12月1日，用友实施团队进驻公司，第一个上的就是A6，12月28日A6上线，到2010年元月8日，A6运行了14天。那是何种景象？好像没什么可以在上面走，信息中心相关人员和用友顾问一个部门一个部门座谈、调研、收集工作流程，弄了一个礼拜收集流程7个。也走不动，打不开、关不上、写了字保存不了，点击了发送不了，要太阳来了月亮，急着用却点不动，不是驴不走就是磨不转。上上下下议论纷纷，成了焦点和漩涡，怨声沸腾，四面楚歌，我觉得自己就在热锅里煮着。我们的信息化？用友的模版？用友的团队？我和我们团队的能力和水平？疑问疑虑焦灼，人心惶惶哦，起码我和我的团队惶惶不安。我们一下子汇总了几十个问题，和用友一个问题一问题地研究，我们不相信人家的解释，人家倒很客气，想想那是一种老师面对一堆无知却又自作聪明、理直气壮的孩子时的无奈，忍耐和宽容。天下大乱，我想起了在一部反映辽沈战役的电影里，一个部下对战火中的林彪说，有点乱。指挥千军万马的常胜将领林彪若无其事，炮火连天中自言自语一样说，越乱越好，乱中取胜。我也用这个话给我的部下说，但形似而神不似。嘿嘿，东施效颦呢。

面对董事长的询问，我觉得是质疑，会场寂静，我无话可说。董事长合上笔记本，重重地摁了一下，面上红色：从今天起我不再接受纸质办公了，瘫了烂了就瘫了烂了。息怒停瞋，他离开了会场。

董事长的那一摁，在我脑子里快速地变换形态：一拍、一击、一点击、一推、一拽、一耳光、一拳-----

还不到下班的时候，总经理立即召集有关人员画流程。有项目经理拿着单子大老远地从外地跑来找董事长签字，他不签，要他们找一个电脑办理，不会就学会了再办。又乱了一周，沸腾的水渐渐平静下来。

一个婴儿降生下来，不会哭，接生医生用手一拍，哇----

小浪底和三峡大坝开闸，都是一摁，轰隆----

学游泳的孩子不敢下水，家长或教练就那嘛一拽或一推，噗通----

这就是董事长对我们信息化的一拍或一点、一拽、一推、一摁。这一拍，成就了一个婴儿的生命和灵魂；这一点，激起了我们的力量和智慧；这一摁，开启了我们信息化的闸门，流水由潺潺到咆哮，奔腾而出，奔腾不止；这一拽一推，把我们融入了信息化的洪流。

2010年12月27日，信息中心副主任向我报告：

现在的A8办公平台，以集团加分子公司的模式在平稳良好的运转，全公司的大部分行政办公、业务审批流程都移到了A8办公平台上。同时，我中心也为各分子单位培训了一批优质、能干的分系统管理员，为整个系统的后台设置等工作保驾护航。经统计，截止目前，A8中发起的协同总数达到62721个，表单应用总数为17602个，公文收发总数达到1976个，A8的总访问次数达到413368次。A8，已经成为我们工作必不可少的一部分。

我们的信息系统包括A8、NC财务、NC人力、NC综合项目管理、邮件、网站、档案、BI（商业智能报表）在内的诸多系统，A8是第一个长成男子汉顶天立地的。

我们纪念元月八日，是想从中寻找信息化的第一推动力。这比寻找地球自转公转的第一推动力是什么，来之哪里要容易得多。

协同小故事（500-1000字）A8太行山下一个温馨的家（节选）

(本文作者：王海民河南二建集团常务副总经理）

A8是什么意思，一个英文字母、一个阿拉伯数字，一个阴阳怪气的组合，弄不懂。为什么不用一个中文名字？讨厌！我们是在选了软件之后才注意到A8这个名字，选软件时只顾及了内容。名字是人家定的，我们只能随人家如此称呼，好在只是一个代号而已，任凭它叫什么和什么颜色，不好有什么挑剔，挑剔了人家还说你没文化、土老冒呢，鲁迅先生还用阿Q创造了一个中国人呢。但我是很看不起这些用奇装异服吸引人眼球的手法的。我们最先蹦出选办公软件的想法，是因为时间、速度和效率的逼迫。前年我们决定公司资金集中管理，决定所有合同都要经过公司评审核准，决定实行集中核算，这是我们管理理念、管理模式和管理方法的一次重大调整，是我们自推行项目法管理之后最重大最深刻的一次调整。之前曾有过很大的担心，一下子把那么多人说了就算的事变成说了还要呈报批准，就靠一部传真机和电话来来去去，真怕耽搁现场，真怕办不下去，怕到了怕崩盘的程度。现场那么复杂多变，机关的人对现场了解太少了，业务水平也低于基层，时间有吗？质量有吗？渠道通吗？那时资产财务部和企管部的电话你都打不进去，董事长有事也得跑上门去，那时2个部门的传真机滚热发烫，排出的毒气熏蔫了一边的盆花，弄得他们又是开窗又是洒水又是喷醋。正如此，在贯彻实施这个变革的公司管理工作会议上，董事长提出了利用信息化的设想，而且在会议后立即开始行动。一晃，现在好了，A8了，一切变得简单快捷起来，你从隔壁房间来到我的房间说事或者你坐在我的对面写了一份稿子，站起来说，领导，我写好了，你看看，不行我再改，绝不比你在天边一点击来得更快捷。

A8是办公软件，我们上了这个软件，使之成为我们的办公平台，我们就在上面部署工作、请示和汇报工作、发文、审批、读新闻、看通知、查资料、讨论问题，发出信息和接收信息，须臾不可离开，天天盯着她眼花缭乱、不亦乐乎，像是整个生命就凝结在尺尺银屏上，地球因此变小，我们公司就在一个桌面办公，相互感觉到呼吸和心跳，对视着交流喜怒哀乐。有两天由于故障突然停了，像是下岗了退休了，像是生命出现了空白，像是魂不守舍，像是一下子掉入黑暗的深渊，失去了和团队的联系。那时就笑眯眯地问荧屏：A8你到底是个啥呀？像一个QQ上的企鹅依着一座大山晒太阳，像斗地主时抓了一张幺尖一张8，又像一个圆圈被拧成了两个圆圈，纠结。前几天，一个陌生的人给我发了一个协同，我看了他的自我介绍，知道他是我们的一个项目经理，工作的地方距公司有800里，他说他“觉得A8另外一种作用就是拉近了普通员工和高层的距离，有些思想可以直接向他们汇报，这是原来不敢想的。”这个话，我在闲聊和协同里、QQ上、工作汇报和回报工作中看到说到听到得多了，也许是量变到质变吧，突然在这一刻，你说我看到了什么？A8，一个扭结的圆，正被一种利器捅开，形成一道河流，畅通无阻。禁不住吟道：黄河之水天上来，奔流到海不复回。。。A8的功能我是清楚的，我是给它下发准生证的人，各种办公功能我都有较为精准的算计，但未有算计到这一层。去年四季度安排公司考核调研，设计了3个题目，其中第3个是“建立沟通渠道，打造和谐团队和环境”。2个月后，大家交卷，前2个题目的答案都很好，唯独第3个题目的答案几乎没有涉及。我也带了一个小组的，我接触的分公司和项目经理部在座谈时都有书面的准备，极其认真，可记录内容多多，唯独关于这个显得空泛，较能打动人的，是在郑州分公司，他们一位出席会议的领导说：沟通是一个大问题，是公司的核心问题，把这个问题列为考核调研的内容，反映了高层的远见。我反复读：“A8另外一种作用就是拉近了普通员工和高层的距离，有些思想可以直接向他们汇报，这是原来不敢想的。”这是企业发展和沟通和谐的问题。在集团公司今年的年度工作会上，我很用心的说了一句话：我们乐见我们的沟通渠道有所突破。由于历史的原因，我们有一些纠结，需要理一理，中医说：“通则不痛，痛则不通”。更由于近2年，公司接连不断有大手笔文章，比如产品结构调整，队伍结构调整、管理模式调整，管理手段调整等，一个个从高层向基层灌泄。常常听到基层反映，不知道公司的规定、不很清楚公司的意图。我们需要沟通。我们的员工分散在全国20多个省市自治区，过去常常是一份文件下发了半年多，该看到的人还没有看到，始终没有被看到的文件也不是少数。我把这个问题作为一个管理问题对待，不是十年八年了。松下幸之助有句名言：“企业管理过去是沟通，现在是沟通，未来还是沟通。”有研究者认为，管理者70%的时间是用来沟通的，一个单位70%的问题是由沟通障碍引起的。《左传·哀公九年》记载：“秋，吴城邗，沟通江淮。”杜预注：“於邗江筑城穿沟，东北通射阳湖，西北至末口入淮，通粮道也。”这大概是沟通的本意和最早见于文字。黄河也是因为沟通了才成为中华民族的母亲河的，大禹的爹爹没沟通，大禹沟通了，才成就了中华民族。大禹留下了三过家门而不入的佳话，大禹的老爹恐怕也有三过甚至四、五过的事，但没有留下来。施工企业做信息化，都说难。别人难在推行不下去，响应者寡，我们难在系统问题没有解决好，被员工推着。其中的原因，一是我们的员工肯吃苦肯奉献爱企业忠于职守执行力强是肯定的，二是我们也要看到，我们上下之间有较好的沟通。在我们的沟通中，A8发挥了不可替代的作用。沟通的道理是都知道的，但有的人和企业做得好，有的人和企业做的不好，主要原因恐怕在于沟通形式和方法。大禹和他老爹的区别就在于沟通的形式和方法。沟通一件事情，可以分为形式、方法和内容2个层面，沟通的内容一定都清楚的，但沟通的形式和方法未必都选择得好。沟通的内容必须通过一定的形式和方法才能实现，就其影响力来说，有研究者认为内容占7%，而形式占93%。没有恰当的形式和方法，沟通注定是要失败的。我们的厂歌是从1985年唱起的，第一句就是“长城脚下我们建家”。2005年，公司改制，有了第二首厂歌，其中一句打动人的，也是“我们有了自己的家”。这是由我们企业的生存形式决定的：我们的员工分散在全国各地，太多的人一辈子都不认识，太多的人没有出席过公司甚至分公司的会议，不少人一辈子没和公司的领导有过握手和交谈，不少人一辈子几乎没有到过公司大院，家的概念朦胧而亲切，大家渴望一