2110-员工管理系统-流程控制要求规范

公司中国南玻集团股份某某〔以下简称"集团〃〕流程人力资源子流程员工管理相关科目N/A流程负责部门•财务部•人力资源部制作部门集团内控部制作日期2009年6月30日维护人维护日期2011年5月16日I.流程概述本流程阐述集团员工管理的控制程序,包括人员招聘与入司管理、员工离司管理、员工培训、档案管理、员工激励5个模块.本流程所称员工管理,主要是指集团所属经营单位采用适合企业组织形式的规章制度规X公司招聘人员以与管理员工的行为.本流程至少应当关注如下风险：1〕企业人力资源缺乏或过剩、结构不合理等,可能影响企业开展战略的实现；2〕企业人员离职管理不善,可能导致公司关键某某泄露,使公司利益受损；3〕人力资源的培训与考核制度制定不合理,可能影响人力资源增值,难以达到培训的预期目的；4〕企业人力资源档案管理不善,可能造成人力资源信息遗失或泄露；5〕员工激励制度不合理,可能导致人才流失,给企业的正常运作和长远开展带来隐患.本流程旨在加强对员工管理的内部控制,防X员工管理过程中的过失和舞弊,实现以下控制目标：1〕建立科学的人力资源管理机制〔PRCO-A-1〕；2〕公司合理设置岗位职责与人力资源需求计划〔PRCO-A-2〕；3〕新增员工经过适当审批,录用程序适当、合法，具有相应专业技能履行工作〔PRCO-A-3〕；4〕所有新员工信息都被参加工资主档〔PRCO-A-4〕；5〕建立了合理的员工定期轮岗机制〔PRCO-A-5〕；6〕设置了科学的绩效考核指标体系〔PRCO-A-6〕；7〕公司与员工解除劳动关系经过了适当的程序，符合法律和工会的规定〔PRCO-A-7〕；8〕解除了劳动关系的员工记录从工资主档中删除〔PRCO-A-8〕；9〕公司定期进展员工培训并考核，培训管理是适当的〔PRCO-A-9〕；10〕公司合理管理员工档案〔PRCO-A-10〕；11〕只有有效的工资信息的变更才可记入工资主档并经过与时的输入和处理〔PRCO-A-11〕；12〕经理人的任命经过了适当程序和管理层审批〔PRCO-A-12〕；13〕股权、期权激励操作是规X的〔PRCO-A-13].II.制度和程序文件集团所属经营单位应遵循以下集团发布的有关制度文件,以保证本流程的有序进展：1〕南玻集团人事管理程序2〕南玻集团员工手册3〕南玻集团员工培训管理制度4〕南玻集团经理人管理方法5〕南玻集团财务人员聘用管理规定6〕绩效考核管理制度7〕南玻集团权限指引〔试行〕并制定以下适用于本单位的制度和程序文件,以保证本流程的有序进展：1)定期轮岗制度标准文档集团所属经营单位在本流程中应使用以下标准文档〔或同类文档〕：一〕人员招聘与入司管理1〕岗位职责说明书2〕定岗定编表3〕义义年度人力资源需求计划表4〕招聘申请表5〕关键岗位拟聘人员背景调查6〕面试与录用表7〕员工登记表8〕报到通知单/录用通知书9〕劳动合同10〕某某承诺书11〕工资通知单12〕绩效管理档案13〕员工年度综合评定表14〕工作交接清单二〕员工离司管理1〕人员离司审批表/人员调动审批表2〕员工离职手续清单3〕终止〔解除〕劳动合同证明书4〕离任审计报告5〕XX市企业参保员工养老保险待遇审核表三〕员工培训1〕年度培训工作计划表2〕培训记录表、培训档案卡、培训评估表3〕超预算培训申请报告4〕外出培训申请表5〕出国培训考察专项报告四〕档案管理1〕无五〕员工激励1〕股权激励计划草案应用系统本流程涉与的主要应用系统包括：一）用友ERP系统二）OA系统不相容职责别离集团所属经营单位在本流程中至少应将以下不相容职责予以别离：一〕人员需求计划的制定与审批二〕员工招聘的申请与审批三〕应聘人员的评价与录用四〕员工薪酬的拟定与审批五〕员工离职〔异动〕申请与审批六〕年度培训计划制定与审批七〕外部培训的申请与审批八〕员工激励方案的制定与审批流程控制人员招聘与入司管理PR-A-1公司应建立人力资源管理制度，明确人力资源的管理X畴,完善人力资源的引进、开发、使用和退出等机制PR-A-2公司各部门合理设定岗位，编制岗位职责说明书，与时提交人力资源部备案.人力资源部每年根据各部门岗位增减情况更新定岗定编表PR-A-3年末，公司各部门与时向人力资源部提交人力资源需求计划，须注明所需人员职务、数量、专业胜任能力、时间要求等.人力资源部根据年度预算，参考定岗定编表对部门人力资源需求计划进展复核并提出建议，按照《南玻集团权限指引》进展相应审批.同时，人力资源部应定期对人力资源需求计划的执行情况进展跟踪并分析，了解计划执行中存在的偏差，修正并完善人力资源需求计划PR-A-4用人部门提出用人需求应填写《招聘申请表》，注明拟招聘人员的专业能力和资格要求.人力资源部将各部门招聘申请与人力资源需求计划进展比拟并提出建议.计划外招聘的,还须在《招聘申请表》上作出明确说明.《招聘申请表》按照《南玻集团权限指引》审批后，方可安排具体招聘事宜.PR-A-5笔试、面试后人力资源部、用人部门经理或分管领导等相关人员对应聘人综合评议，确定录用人选.其中，对专业技术有特殊要求的岗位，公司应当要求招聘对象具有相应的从业某某书，并检查其真实性.在整个招聘过程中的审核记录和相关资料均需妥善归档保存.PR-A-6对关键性岗位人员的招聘，公司应当进展背景调查，填写关键岗位〔关键性可从岗位责任的影响度、所需具备的业务技能和知识、学历要求等要素对岗位进展评估后确定，但关键岗位包括但不限于采购、财务、销售、工程与技术研发等职位〕拟聘人员背景调查表,并作为面试与录用表的附件PR-A-7只有当《员工登记表》、《面试与录用表》填写与审批意见确认完整、体检合格、证件真实时，方可办理入司控制活动编号手续.PR-A-8员工从集团内部调入须凭集团人事任命通知或经适当审批的《人员调动审批表》，方可办理入职手续PR-A-9新员工入职时应进展适当的岗前培训，培训内容包括但不限于公司历史、经营业务、组织机构、相关的规章制度等〕，新员工在经过岗前培训与试用期满的考核后，正式上岗；如未经试用期考核如此延长试用期或与时解除劳动关系PR-A-10员工入职三十日内，公司须与员工签订劳动合同，由公司法人或被授权人与员工签字，人力资源部与员工各保管一份.〔对于从事项目研发与其他关键岗位人员，应在劳动合同中特别约定研究成果归属、离职条件、离职移交程序、离职后某某义务、离职后竞业限制年限与违约责任等内容〕.PR-A-11所有员工与公司签订《某某承诺书》.PR-A-12人力资源部须为新入职员工办理社保登记.PR-A-13员工入职时，员工薪金按照《南玻集团权限指引》审批后，由财务部经理根据经审批后的工资单输入工资册主文档.PR-A-14公司应对各级管理人员与关键岗位员工制定轮岗制度，明确轮岗X围、周期与方式等.PR-A-15公司应建立绩效考核制度，将绩效考评结果着重运用于薪酬与奖金的分配、职务调整、培训与再教育、员工职业生涯规划等依据.员工离司管理PR-A-16员工离职应填写《人员离司审批表》，人力资源部应核查员工离职是否符合劳动法和公司规定，并按照《南玻集团权限指引》进展审批，方可准许离职PR-A-17部门经理级别与以上、从事重大的、敏感的、某某业务的人员离职时，由控制活动编号公司人力资源部上报集团人力资源部经理与公司总经理由其决定是否进展离任审计.公司人力资源部应对关键岗位〔如工程部人员、采购员与研发人员等〕离任时视情况联合财务、内控等对其进展离任检查，明确离任资料的交接、费用报销、未决事项的后续处理等.PR-A-18退休员工需填写《XX市企业参保员工养老保险待遇审核表》根本信息并签名确认.人事专员将《XX市企业参保员工养老保险待遇审核表》连同社保机构要求的资料一并交社保机构审核.PR-A-19离职人员以现金形式发放工资时，应填制费用报销单，按规定的审批权限审批.财务部经理根据《员工离职手续清单》与时更新工资册主文档.员工培训PR-A-20公司人力资源部根据各部门的培训需求与公司年度预算制定公司年度培训计划，按照《南玻集团权限指引》进展审批PR-A-21公司根据培训计划组织员工培训并进展考核.人力资源部对考核结果进展评价，并在员工档案中归档PR-A-22公司在预算X围内根据培训计划对员工进展培训，超预算培训的，必须编写情况说明，报总经理审批后方可执行.PR-A-23参加外部培训人员需填写《外部培训申请表》，并按照《南玻集团权限指引》进展审批后方可外出培训四档案管理PR-A-24人力资源部招聘专员将包括居民某某、暂住证、毕业证、学位证、任职某某书等复印件交人事文员，人事文员根据资料在ERP中建立电子档案，分配档案,输入系统的信息由独立第三人进展复核.PR-A-25员工在ERP系统中的电子人事档案需妥善管理,只有授权人员才可以访问.员工纸质档案需由专人进展妥善管理.控制活动编号PR-A-26PR-A-27PR-A-28只有财务部经理才能对工资册主文档进展维护和更新.员工调薪时，财务部经理依据按照《南玻集