档案发挥作用的规律性

档案发挥作用的规律性档案发挥作用的规律性档案的作用发挥是客观存在的，并且表现出一定的规律性。研究和掌握这些规律性，有助于科学地组织管理档案工作和进行业务处理。（一）档案作用范围递增当案对其形成单位和对社会的作用具有双重性和过渡性。在档案形成以后相当长的时期内，本单位为解决现实工作问题，需要较为频繁地直阅和利用档案。现时，档案发挥作用的主要对象是本单位，档案的利用者主要限于档案形成单位内。档案对形成单位的作用，是促使形成单位积累档案的动力。档案对其形成单位的作用发挥得越充分，形成单位积累档案的积极性就越高。随着时间的推移，档案的现行效用逐渐淡化以至完结，形成时间较长的档案的现实利用需求逐渐减少，利用率降低甚至消失。这时，档案应该从本单位向社会过渡，档案转移至国家设立的各级各类档案馆和相关的管理部门，利用者的范围从档案形成单位扩展至全社会，继续发挥其作用。（二）档案作用方向转移文件转化为档案以后，不仅从主要发挥现行效用转变为主要发挥历史查考作用，而且发挥作用的方向也会发生一些变化。原始文件的形成往往是出于行政或业务的单一目的或用途，比如：一个房地产契据是出于买卖成交的需要形成的，套基建技术图纸的设计是出于工程的需要形成的。但当它们成为档案后，发挥作用的方向则可能超越其档案形成者的预想，其目的和用途可以扩展到其他的领域比如：房地产契据、账册、员工名册可以作为研究社会或经济问题的资料；基建技术图纸有可能作为边界谈判时维护国家领土完整的证据。（三）档案机密程度递减档案是历史的产物，是在人类活动中产生的，人们的某些活动会涉及国家组织、个人的利益和安全。为了维护国家、集体、个人的利益，对具有机密性的档案需要采取保密措施，一般可分为绝密、机密、秘密等不同等级加以管理。档案作用和价值的实现被限制在可以接触这些档案的利用者范围内。在这方面我们应该按照国家的有关规定执行。同时，我们又应该看到，档案的机密性不是一成不变的，随着时间的推移和条件的变化也会发生变化。除了有些涉及国家政治、军事机密和科学秘密的档案仍须保密以外，其他一些档案就可公之于众而不再保密了。一般来说，档案机密性的逐渐弱化是一个总的趋势，表现为档案机密性的强弱与档案保管时间成反比。档案管理者应该善于利用档案机密程度递减的规律，依法逐渐扩大档案的开放范围使档案的价值得到更广泛的实现。（四）档案作用的发挥取决于一定的条件档案的作用是客观存在的，但它是潜在的，不会自发地发挥出来。档案的作用一一社会效益和经济效益发挥得如何，取决于一定的条件。.社会环境。社会环境包括社会制度、国家的法制情况和方针政策、社会的经济发展水平等，它们都直接地影响着档案作用发挥的程度、方向等。良好的社会环境能够使档案的作用得到充分的发挥。现在，在口的正确方针、路线的指引下，档案工作已走上正常发展的轨道，档案作用得到了较好的发挥。.社会的档案意识。档案意识是指人们对档案的认知水平和认识程度，表现为人们对档案的需求程度和档案工作者能满足需求的程度。人们若具有较强的档案意识，就会促进档案利用的需求,档案作用发挥得就好，产生的社会效益、经济效益就高；如果人们档案意识淡薄甚至没有档案意识，即使有利用档案的需求也难以转换为利用档案的现实行为。同时，档案工作部门服务意识强，档案的作用也就发挥得更充分。我们要加强档案的宣传工作，增加档案工作的透明度，通过各种形式提高人们对档案工作的认识。.档案的管理水平。要使档案更好地发挥作用，必须采用科学、现代化的管理方法，使档案在提供利用上保持良好的服务状态，提高档案的利用率。相反，如果档案管理不善，需要时无从直找，服务质量低下，直询手段落后，合理的拒用率很高,