秘书辅助决策与信息调研

秘书辅助决策与信息调研第一页，共八十页，编辑于2023年，星期一一、决策及辅助决策的含义决策：是指围绕一定的目标，拟定多种可能的行动方案并从中进行比较论证，选择一种最优方案的行动过程。决策活动是领导部门的重要职责和任务；而辅助决策是新时期秘书部门必须充分履行的极为重要的职责——参谋职责。辅助决策：是指秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采取的各项辅助服务行为。秘书辅助决策的意义：它既是秘书人员要实现的“四个转变”之首，又是秘书部门和秘书人员在机关中重要枢纽地位的要求和体现。（一）弥补领导的不足（脑力、体力）（二）转变秘书职能（助手－参谋）（三）提高秘书素质（低级－高级）第二页，共八十页，编辑于2023年，星期一二、决策的种类根据不同的划分标准，可以对决策进行不同的分类：

1．按照决策主体在决策权力系统中的地位，可以把决策分为高层决策、中层决策和基层决策。

2．按照决策主体的人数和决策权力分配的情况，可以把决策分为群体决策、集体决策和个人决策。

3、按照决策权威的性质，可以把决策分为传统权威决策、超人魅力型权威决策和理性权威型决策。第三页，共八十页，编辑于2023年，星期一4．按照决策所要解决的问题的范围和重要性，可以把决策分为战略决策和战术决策。5．按照决策问题所具有的可靠性程度，可以把决策划分为确定型决策、风险型决策和不确定型决策。6．按照决策者的思维反应模式，可把决策分为理性决策和非理性决策7．按照使用的决策方法的先进程度，可以把决策分为经验决策和科学决策。8．按照决策的时间先后顺序，可以把决策分为原有决策和追踪决策。第四页，共八十页，编辑于2023年，星期一经验决策、科学决策的区别定性+定量定性方法决策方法群体参与、集体决策个人或少数人决策决策主体形式广泛复杂重大的全局性事项具体简单的常规性事项适用范围调查研究，客观准确信心材料、科学方法技术个人的智慧、经验、胆识决策依据发现问题-确定目标-拟订方案-分析评估-择优-实施反馈等程序严格谋与断两个步骤，随意性强决策程序科学决策经验决策第五页，共八十页，编辑于2023年，星期一三、决策的基本程序

(一)收集信息（发现问题）这是决策过程的第一个基本程序。信息是决策的基础。决策的正确与否，与信息的准确性和全面性直接相关。（二）确立目标决策者希望通过决策实施所达到的状态。目标从层次上看，有总目标、子目标、二级子目标等；从内容上看，具有政治目标、经济目标、社会目标等；从范围和数量看，有宏观目标、中观目标和微观目标、单目标和多目标；从期限上看，有长期目标、中期目标、近期目标；从程度上看，又有主要目标和次要目标等。必须确定所要达到的具体目标，使决策具有针对性和可评估性。第六页，共八十页，编辑于2023年，星期一(三)设计多个决策方案是一个非常重要的程序，应该花较多时间去进行这项工作，尽可能在掌握大量较为准确和全面信息的基础上，设计出高质量的方案，决策的正确性也才有可能。

设计过程，既有领导者的思维创新，体现自己的施政方略，更有专家和秘书人员的智力投入。(四)分析、论证与选择决策方案对决策方案的分析评估，比较论证；既要有专家的参与，对决策方案科学性的评估；也要有相关利益群体代表的参与，对决策方案所涉及的不同利益群体之间利益分配的综合平衡。因此决策方案的比较、评估与选择过程既是一个科学化的过程，也是一个民主化的过程。第七页，共八十页，编辑于2023年，星期一(五)实施决策方案与追踪反馈在决策方案通过后，还必须进入实施阶段，只有经过实施，决策才能达到最终目的，决策方案的正确性才能得到检验。因此，很多决策理论家都把决策方案的实施与反馈也列入决策的程序之中，并认为是一个非常重要的程序之一。以上决策过程的五个基本程序，是科学化、民主化决策程序的基本内容，决策唯有遵循这些基本程序，才能保证其决策的正确性。第八页，共八十页，编辑于2023年，星期一科学决策的程序（续）发现问题确定目标拟制方案评估优选实施方案反馈调节问题是什么？分析之并找出原因解决问题要达到的目的和结果要求方案要创新、可行、齐备、互斥包括产生后果、实施过程的评估试验、动员、检查、监督对原决策进行修正、追踪第九页，共八十页，编辑于2023年，星期一四、秘书辅助决策的四个阶段：1、

决策准备阶段的秘书工作：广泛收集信息资料，开展调查研究、摸清历史现实成败情况、为决策提供依据（理论政策法律和实际情况依据），做好准备工作。2、

决策制定阶段的秘书工作：综合情况，撰拟提供决策草案、组织讨论、论证，并对分析讨论的意见信息进行汇总整理，形成详细的文字方案，供领导参考定夺。3、

决策审批阶段的秘书工作：带有方向性、全局性、长期性和关键性的决策方案，须经法定会议（常委会、代表会、全会等）通过或领导人批准，为此秘书要进行组织沟通协调联系工作。4、

决策执行阶段的秘书工作：通过各种形式宣传、动员、迅速传达决策精神，并督促、协调各相关部门贯彻、落实，做好信息情报反馈和总结工作，帮助领导修正完善决策。第十页，共八十页，编辑于2023年，星期一五、秘书人员在辅助决策中的作用：（一）提供信息，当好参谋（二）办理事务，当好助手（三）搞好服务，摆正位置（四）沟通协调，督促落实（五）调查研究，反馈信息六、秘书辅助决策的原则（一）定位原则：辅助服务，不专权不推诿（二）超前原则：主动收集信息、提供方案（三）信息原则：准确、全面、及时（四）系统原则：注重事物级信息间的联系（五）参谋适度原则：不越权、不失职咨询辅助、补偿辅助贯穿性、谋划性第十一页，共八十页，编辑于2023年，星期一七、秘书辅助决策的意义：充分发挥秘书的参谋助手职能（一）弥补领导的不足（脑力、体力）（二）转变秘书职能（三）提高秘书素质八、秘书人员如何发挥参谋辅助作用增强参谋意识，破除“不求有功，但求无过”的陈旧观念；加强自身的素质修养，多学习，多积累，提高参谋辅助的有效性；妥善处理与领导的微妙关系，正常发挥参谋作用。做到既参谋又不越位；既领会领导意图，又不见风使舵；既要守口如瓶，又大胆献策；既如履薄冰，又大胆创新。第十二页，共八十页，编辑于2023年，星期一案例：万金一笑穷山沟里传递着一个消息，老华侨李进财要回乡探亲了。他给家乡亲人的信中说，人到老时倍思亲，叶落归根。他要利用回乡的机会，为家乡经济建设出把力。

县领导知道后，专门开了几次会，对外开放引进外资，机会难得。接待方案数易其稿，直到“十全十美”才定下来。副县长亲自用豪华轿车迎接这位“财神”，安排住在最高级的宾馆，接风宴让李先生受宠若惊。县里四套班子领导全体作陪，浙江的鱼翅、福建的海虾、东北的野味、新疆的葡萄……县长也认不得这些美味，不时地照着菜单介绍着。坐在李进财身边的堂弟李有财小声地在堂兄耳边说：“县里对你可够意思，这一桌整两万哪!”

第十三页，共八十页，编辑于2023年，星期一案例：万金一笑穷地方作陪的。人从未见过如此丰盛的美餐，吃相可不雅观。一顿饭三个钟头，等到李先生被人前拥后扶地送进宾馆，已经是深夜十点半了。“哥，你要的地米菜春卷皮我带来了，你还要吗?”堂弟担心山珍海味之后，堂兄已对家乡饭不感兴趣了。“要，要，快拿出来，我尝尝。”一见保温瓶里油光闪亮、皮焦馅嫩的春卷皮，李先生现出一脸的孩提相，一连吞了十多个，才停手。原来，酒宴上李先生眼看着两万元一桌的山珍海味，想到家乡三餐不保的乡亲，根本吃不下去。他感叹道：“我在海外无论接待什么贵客，都不会这样摆阔。如此吃法，金山银山也会被吃光。”

第十四页，共八十页，编辑于2023年，星期一案例：万金一笑第二天，县办公室主任陪同李先生游览家乡风光。穷山僻壤，自然景观独具一格。山峦峥嵘，奇石各异，有的如勇猛的斗士，有的如含春的处子，有的如远征的行人，有的如望夫的怨妇。李先生早年离家，如今见到故乡的美景，引起了无限乡情。突然间，山谷中响起了隆隆的雷声，一条宽数十米、高达百尺的瀑布，从天而降。阳光朦胧，彩虹灿烂。办公室主任吟道：“飞流直下三千尺，疑是银河落九天”。李先生正要说“好”，雷声戛然而止，滴水全无。办公室主任见李先生大惑不解，忙解释道：“这是专门从上游水库放下来的，开闸放水四十分钟，让您欣赏山涧奇观。”堂弟小声地介绍：“这水贵着哪，我们乡抗旱，开闸一小时，就花了十万元。”李先生的游兴全无，连连说：“罪过罪过，我李某何德何能，这一笑万金，是我的罪过啊!”第十五页，共八十页，编辑于2023年，星期一案例：万金一笑李先生回去就离开县城，和堂弟一道回老家吃春卷皮，喝红薯粥，捐资十万元给村里建学校，然后从省城走了。临走时他留给堂弟一封信：“…此次回乡，感受颇多。家乡如此贫穷，自己一笑万金，深感不安。本有意投资家乡建设，然见政府官员如此不善理财，多少资产能经这般花费?我不能冒这个险，捐资办学，惟盼培养出善理财之人．．．．．．”第十六页，共八十页，编辑于2023年，星期一简析从决策的基本程序来看：(一)收集信息（发现问题）：老华侨李进财要回乡探亲了。信息是决策的基础。决策的正确与否，与信息的准确性和全面性直接相关。（二）确立目标：吸引他投资决策者希望通过决策实施所达到的状态。(三)设计多个决策方案：如何吸引他投资（招待、参观）应该花较多时间去进行这项工作，尽可能在掌握大量较为准确和全面信息的基础上，设计出高质量的方案，才能保证决策的正确性。这需要领导者的思维创新，更需要有秘书人员的智力投入。但案例中这一重要过程没有重视，没有设计多个方案。(四)分析、论证与选择决策方案决策方案的比较、评估与选择过程既是一个科学化的过程，也是一个民主化的过程。案例中缺乏这一重要过程。(五)实施与追踪反馈决策方案实施决策并随时追踪反馈信息，检验方案的正确与否，随时修正。第十七页，共八十页，编辑于2023年，星期一以上五个基本程序，是科学化、民主化决策程序的基本内容，决策唯有遵循这些基本程序，才能保证其决策的正确性。案例中的失败，主要原因在于没有严格遵循这些程序，特别是没有坚持信息原则，导致信息收集不准确、不全面，导致决策的失败。当然，从秘书在辅助决策的各个阶段的工作来看，案例反映了秘书许多工作没做到位：1、

决策准备阶段：秘书要进行调查研究、摸清情况、收集信息，做好准备工作。2、

决策制定阶段：秘书要掌握全面正确信息的基础上，撰拟提供多个决策方案、进行分析比较评估、供领导参考定夺。3、

决策执行阶段：秘书要及时进行沟通联系，并做好信息情报反馈工作，帮助领导追踪完善方案。第十八页，共八十页，编辑于2023年，星期一总之秘书人员在辅助决策中具有：贯穿性和谋划性的重要作用，秘书要做到（一）提供准确全面的信息，当好参谋（二）办理各方面的沟通联络事务，当好助手（三）在决策的实施中注重调查研究，沟通协调，反馈信息。特别是要坚持信息原则，及时准确地收集各种有用信息，不断帮助领导完善决策，弥补领导的不足。可见，信息工作是秘书工作的一个非常重要的工作，秘书的信息工作能力和技巧直接影响领导工作的成效。第十九页，共八十页，编辑于2023年，星期一秘书的信息工作一、信息的含义与作用二、信息的种类和特点三、秘书信息工作的程序四、秘书信息工作的主要内容五、秘书如何做好信息工作第二十页，共八十页，编辑于2023年，星期一一、信息的作用与含义人类生活在信息的海洋之中，信息是人类社会发展必备的宝贵资源，是无形的知识和财富，是一切活动的基础。在现代信息社会中，信息对领导工作、秘书工作和经济社会发展都有极大作用。可以说，信息是效率，是质量，是生命。（一）秘书信息工作的重要作用1、信息工作是辅助领导科学决策的前提和基础。2、信息工作是实行科学管理必不可少的条件和保证。3、信息工作是沟通协调各方、提高单位工作效率的纽带。4、信息工作是秘书办文、办会、办事的基础和依据。可以说，秘书工作千头万绪，概括起来就是收集、整理、传递、保管和利用信息。因此，信息工作是秘书人员的一项重要业务工作和必备的基本能力。信息工作是秘书人员开展各项工作的前提和基础，条件和保证；信息工作的可靠性、充分性和及时性直接影响秘书工作的成败。第二十一页，共八十页，编辑于2023年，星期一案例“窗口”某先进事迹报告团在巡回报告过程中，由当地政府安排去外地参观游览。途中，一名成员突发急病，不省人事，情况万分紧急。而此处距市区医院尚有100多公里。陪同出行的办公室胡主任果断采取了以下措施：

1．病员所乘的车迅速开往附近的“康平医院”，并在车上先与医院联系；

2．让学过医的小方在车上紧急救护；

3．与市领导电话联系，速派专家赶往“康平医院”会诊。第二十二页，共八十页，编辑于2023年，星期一车队到了“康平”，早已守候的医护人员立即对病人紧急抢救，并与远在100公里之外的专家小组取得了联系，在他们的指导下抢救措施得力有效。一小时后，专家赶到，组织会诊，提出了治疗方案。在医护人员悉心治疗下，病人很快脱离危险。医生说，幸亏采取了有效措施，再晚一点送来，病人可能没救了。半个月后，病人又重新登上讲台，加入了巡回报告团的行列。在他作报告时，情不自禁地提起这件事，高度赞扬了该市政府机关办公室高效的工作作风。第二十三页，共八十页，编辑于2023年，星期一简析突出了信息的作用：信息是人类社会发展必备的宝贵资源，是无形的知识和财富，是一切活动的基础。秘书的信息工作是沟通协调各方面联系、提高各单位整体工作效率的纽带。秘书信息工作的特点：综合广泛、真实准确、及时适用、秘书收集信息资料的范围：长期有用的基础信息和综合信息；信息沟通的方式：人际电话交流信息及时利用产生的非常重要的现实作用。第二十四页，共八十页，编辑于2023年，星期一（二）信息的含义：信息是指用各种载体和符号对客观事物的存在方式及运动状态进行的直接或间接表述传输，亦即报道各种变动着的事务的消息、情报、数据、信号等。（三）信息与资料关系：现实效用与历史效用的关系。资料中包含信息（现实可用）；信息使用后，可转化为资料档案（历史备查）。同时信息不限于资料，还有各种人际交往活动。第二十五页，共八十页，编辑于2023年，星期一二、信息的种类和特点：信息的种类：1、自然信息（风雨雷电）和社会信息（政治、经济、文化、教育、科技、军事等）2、国内信息和国际信息；3、内部信息和外部信息（纵向横向）4、基本信息和动态信息；5、综合信息和专题信息、特殊信息6、文献（文摘、综述）、录音录像带、电影、光盘、网络、人际交网活动等信息形式。信息的特点1、客观性与真实性2、普遍性与无限性3、可变性与时效性4、共享性与开发性秘书信息工作的特点：综合广泛性、超前选优性、真实准确性、及时适用性（要特别重视具有指导意义的、有关战略性、方向性的信息资料；要随领导的中心工作需求而变化。具有指导性和变易性。）第二十六页，共八十页，编辑于2023年，星期一三、秘书信息工作内容和程序1、信息的收集2、信息的整理：归类、筛选、加工3、信息的传递：迅速、真实、适用、保密4、信息的利用5、信息的保存第二十七页，共八十页，编辑于2023年，星期一秘书信息收集的内容和方法序收集的途径：大众传媒（报刊杂志、出版物、广播电视、网络）；社会专业信息机构（图书馆、档案馆、博物馆、信息咨询中心）；各种专业学会、协会；各种形式的会议（研究会、报告会、展览会、鉴定会、谈判会）；信息技术市场（成果的转让）；各种生活娱乐场所（商场、影院、旅馆、餐饮、歌厅、医院等）；社会调查等。收集的方法：阅读记忆、记录、剪贴、交换法、购买法、现场观察法、调查访问法、人际交流法、电话信件等。收集的范围：上级下达的信息（各种指示性文件）；下级上传的信息（各种报告请示）；平行机关传递的信息（各种文件往来、工作、生产、发展、反馈信息）；外部各行各业的发展动态和人民来信来访反映的重要信息等。收集的内容：长期有用的基础信息和综合信息；与中心工作有关、与大局有关的重大信息；突发性、苗头性、倾向性的反馈信息和负面信息；以及与自己业务有关的信息等。返回第二十八页，共八十页，编辑于2023年，星期一案例：茶道张主任不吸烟不喝酒，就爱品茶。只要有空，他就约上三五个人到家里，一边谈天说地，一边喝茶。小李也去过几回，逐渐摸到张主任“茶道”的门道。局里重大决策前后，要约几个人；有人挨了批，受了罚，家里闹矛盾，要约几个人；上头有新政策、新精神，下面有什么新经验、新情况，也要约几个人。品茶不是开会，可几杯清茶下肚，心里的气就散了；有要求，传上去有回音；有迷惑，茶友们一开导，烟消云散；说错了，七嘴八舌来纠正；说对了，有人赞同能管用。所以，人们有什么想法、心事、苦恼，都愿找张主任，说声今晚上你那喝茶去，张主任一定会泡好茶水等着你。小李还发现，张主任交待的许多调研课题，还有许多提议提案，大多是从品茶中得到的启发。第二十九页，共八十页，编辑于2023年，星期一一次，一位茶友拿来一大包花生米请客，说是上月拿了超产奖。张主任说这超产奖不好拿，不知多流了几身汗。茶友笑答，不但未多流汗，反而又轻松又新鲜。原来那茶友的车间主任在夜大读企业管理，学习了轮换制工作法，在车间一试验，效率大提高。喝茶后第二天，那位车间主任的做法就迅速在全厂推广。又一次，一位茶友说：“我这有首顺口溜，‘九十年代，老人作怪，家务不做，孙儿不带，公园健身，路边打牌。”他突然不往下说了，转移了话题，“昨天听我老娘讲，老孙头嚷嚷物价上涨钱不够用，要约些老人趁局里召开职代会那天请愿，要求增加退休金呢。只听过学潮、工潮，如今要出老人潮了，你们说好笑不好笑?”第三十页，共八十页，编辑于2023年，星期一张主任第二天就让小李请来工会主席、老干部处、财务处一块研究，下午召开了个老人联欢会，让子弟学校的孩子们表演了几个节目。老人们吃着，喝着，看着节目，高兴得很。工会主席还宣布在局工会活动室专门设立了一间棋牌室，让老人有打牌的地方，不用在马路边挨风吹了。张主任问还有什么困难，老人们齐声回答，有吃有喝有玩，还有什么困难?只要不把我们忘记就行了。张主任连忙说：“不会，不会，哪能忘记你们这些老功臣呢!”

职代会那天，并没有什么“老人潮”，张主任还是提议，适当增加退休老人的福利待遇，不能忘记有功之臣。大家一致同意。第三十一页，共八十页，编辑于2023年，星期一简析：信息资料收集的范围、内容和方法：上级下达的信息（各种指示性文件）；下级上传的信息（各种报告请示）；平行机关传递的信息（各种文件往来、工作、生产、发展、反馈信息）；外部各行各业的发展动态和人民来信来访反映的重要信息等。信息资料收集的内容：与中心工作有关、与大局有关、突发性、苗头性、倾向性的反馈信息和负面信息以及与自己业务有关的信息等。信息资料的载体：人际交流、调查研究返回第三十二页，共八十页，编辑于2023年，星期一信息收集、整理案例罗主任的故事第三十三页，共八十页，编辑于2023年，星期一案例罗主任的故事

罗主任也是局办公室的老秘书，未提拔当主任前，就深受领导重视。小张刚从大学分配来局办公室当秘书，对不是科班出身的老罗还真不怎么服气，但干了几件事之后，就从不服气到服气了。就拿写调研报告来说吧，小张比老罗在调研阶段少用两天时间，在撰写阶段却多了一天时间，老罗的报告一次通过，小张的报告却返工两次，整整多了一个星期，还是勉强通过。小张虚心向老罗请教，老罗打开了他的“资料库”——满满一抽屉笔记本儿，都有分类编号和记录起始时间。凡他的工作涉及的各个领域以及相关领域，他都能查有实据；他所想、所做、所定的事情，在他的小本里面都有记录。小张这才知道老罗下去调研为什么总比他多几天，原来在同时收集其他的资料。从那以后，小张就养成了随身听、记、查阅的习惯，一直到自己也差不多成为“老张”，使用了现代办公手段，当了办公室主任，这个习惯也丢不掉。第三十四页，共八十页，编辑于2023年，星期一简析：信息的收集与整理方法多样：收集方法⑴阅读记忆⑵摘抄记录⑶剪贴复印⑷人际交流、电话信件⑸调查访问、现场观察法⑹网络搜寻⑺检索工具（8）交换或购买。信息资料的整理：将零散、杂乱信息进行综合处理，从总体上对信息进行系统分析、判断和归纳整理，提出较系统、深刻的意见和建议，形成切合决策需要、有深度的高层次信息。供给人们使用。整理方法：⑴归类：合理⑵筛选：有价值⑶加工：能利用第三十五页，共八十页，编辑于2023年，星期一秘书的信息整理工作1、归类（分门别类）；自然信息、社会信息（政治、经济、文化、教育、科技、军事等）；内部信息（语言、文字、数据、图象）、外部信息（纵向、横向）；基本信息、动态信息；综合信息、专题信息、特殊信息等；2、筛选（去粗取精、去伪存真）：对收集来的大量繁杂的信息通过鉴别和选择，剔除无用失真的信息，提取有效真实的信息。筛选的标准：选择有针对性和价值性的“真、新、精、确”信息；⑴选择对现实工作有指导意义的、与当前工作密切相关的信息。⑵选择带有倾向性、动向性或突发性的重要信息。⑶选择与单位管理活动相关的新情况、新问题、新经验、新见解信息。⑷注意判定信息的真伪（从信息来源的渠道、信息内容是否矛盾、常识）、价值大小，把握信息的“新鲜度”。3、加工（组织成文）：坚持去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的原则，运用分类、比较、综合等方式，将各种零散、杂乱信息按照内在联系组织在一起，成为有用的信息，提供人们利用。加工的方法主要有：⑴文字加工，即用文字概括信息中实质性的内容，提高其利用价值；⑵信息提要，即将大量信息提炼出若干条信息的要点，供深度加工或速报领导；⑶信息分类，即按不同的内容、性质和作用，对信息进行分类，使其系统化、条理化，便于检索。返回第三十六页，共八十页，编辑于2023年，星期一信息沟通、传递案例秀才笔下化春雨第三十七页，共八十页，编辑于2023年，星期一案例秀才笔下化春雨某局办公室文字秘书小刘接到秋天去榆山调研的任务，他心里十分高兴。因为那里是他扶贫蹲点的地方，有他同甘共苦的朋友。一上榆山，发现他的朋友们面对满山遍野的红山楂愁眉苦脸。流了无数的汗水，耗去多少人力物力财力，辛苦了一年的时间，迎来这山楂大丰收。可几万亩的果实，当地只能消耗掉20％，大部分果实要烂掉，这不是让农民白辛苦一场吗。小刘连夜把情况整理成文字材料，向报纸、电台、电视台寄送，并与有关采购部门、食品厂、饮料厂联系，向地方领导递，送调查报告。榆山地区山楂丰收但价格很低，农民损失很大的信息传向四面八方。由于领导的重视，新闻媒体的传播，到榆山采购山楂的客户纷至沓来，价格也一路上扬，积压的山楂很快销往外地。仅此一项农民就多收600多万元。朋友们一边数着票子，一边夸奖小刘：“想不到你这秀才笔下化出了春雨啊，真得谢谢你!”第三十八页，共八十页，编辑于2023年，星期一简析信息资料的传递：将加工过的信息传递给需要者利用的过程。

（交流、沟通）不同的信息具有不同的流向，基本的信息流向有三种：单向传递，即信息由发出者向需要者传递，满足接受者利用需要；双向传递，即信息传递的双方相对方互为传递信息；反馈传递，即信息使用情况由接受使用者向发出者进行传递。传递原则：迅速及时、真实准确、保密。信息的及时传递（交流、沟通）十分重要，利于人们及时开发利用。体现信息的时效性。信息传递方式很多：书面传递（文件）、口头传递（电话、会议人际交流沟通）与电讯、网络、邮寄传递等手段进行单向或双向传递沟通；信息的传递过程：包括发送者、接收者、传送的信息、传送渠道和传送的情境(环境)等五个因素。整个信息传递沟通过程也就是这五个因素的相互作用过程。应注重排除此过程中的干扰，避免信息失真。返回第三十九页，共八十页，编辑于2023年，星期一信息资料的储存分类：主题分类法、学科分类法；登记制卡：按照一定的格式制成分类卡片；著录：对标题、著者、出版、提要、业务、注记等具体信息进行简明扼要的填写；编码排列：按照一定标准编码，顺序排列保管：将信息资料入库存放和维护，防止污损、丢失、泄密。利用：将信息资料提供给需要者利用。信息存储需要注意以下几点：⑴收集来的信息都要保存。⑵信息的分类要合理，便于查找。⑶信息的保存力求安全。⑷尽量使用电脑存储信息资料。返回第四十页，共八十页，编辑于2023年，星期一四、信息工作具有很强原则性，秘书如何做好信息工作个人：具有信息意识；把握信息工作的基本原则，遵照信息工作的基本要求：及时（信息工作讲求时效）；准确（信息工作讲求真实准确，克服报忧难）；充足全面（把事物完整真实地揭示出来）；适用（信息工作讲求适用对路）。具备调查研究、沟通、观察、记忆、综合、推理、预测能力；熟练运用各种信息收集途径和方法做个有心人，平时多积累各类信息并分类存储以便利用等。部门：组建信息队伍，加强信息工作；健全信息工作制度，如收集、报送、反馈、存储等，分工合作，责任到人；配备必要的现代信息技术设备，如电子计算机网络、电话传真、复印打印、存储设备、系统管理信息技术等，便于信息的收集，传递、存储与利用。第四十一页，共八十页，编辑于2023年，星期一案例清场张总上任第一天看封这堆如山的碎钢铁边角料就不高兴，下令一周内清掉，如果找不到买主，就当垃圾处理。工会主席反对，说这是工人搞增产节约运动从老远的工地上一块一块拣回来的，它是爱国主义的体现。运输科长表示，这些废钢铁，一周内处理，我们的运输能力做不到，向外租车费用太高。书记老周也建议张总是不是重新考虑一下。张总说，十天后外商来我公司考察，这堆废料很可能影响上千万美金的外资项目。清场必须限期完成，任务交办公室副主任李瑛全权负责，不服从者，由部门一把手承担责任!第四十二页，共八十页，编辑于2023年，星期一李瑛理解张总的决定，清场必须执行。她同样也理解工会土席，理解工人阶级好传统和爱国主义的情感。一头是新上任总经理的威信，一头是全体工人的优良传统；一头是前途无量的国际性开发，一头是价值数千万的财产和工人流下的汗水……都是为公，都是为了企业，为何如此对立?难道熊掌和鱼真的不能兼得吗?

李瑛翻开案头那本《企业名录》，飞快地记下了什么，又调来张总的豪华车，乘车而去。三天过去了，如山的边角料一块也未少。张总的心悬起来了，书记皱紧了眉头，工会主席脸上失去了笑容。李瑛到哪儿去了?再难也不能这样拖下去。有人提议换干部，张总不同意，未到期限不能挟人。再说张总还有一套备用方案呢。第四十三页，共八十页，编辑于2023年，星期一第四天，一队载重卡车进来了，排成了长龙，起重机挥动手臂，满载边角钢铁碎料的汽车一辆接一辆地开了出去。公司办公室里，红星家具厂、郊区五金厂、将军锁厂的三位厂长一再感谢公司对他们的支援。原来，李瑛从计划部门了解到企业对钢材的不同需求，从物资部门了解到各种钢材的价格，又到工地、市场，寻找适合边角料钢材用途的买方。她以低于市场价格30％的好处吸引来许多买主，但她咬定一条，运输车辆自理，三天内运完。最后有三家签订了合同，为抢时间，不打招呼就来了。不到两天，“垃圾”不见了，公司省了运费，还进账数十万元。张总、工会主席、书记都笑了，李瑛却趴在桌上睡着了。第四十四页，共八十页，编辑于2023年，星期一简析信息的重要作用：开展一切活动的基础。信息资料收集的范围：外部各行各业的发展动态的重要信息等；信息资料收集的内容：与中心工作有关、与大局有关、长期有用的基础信息和综合信息外部各行各业的发展动态重要信息。信息资料的载体：文献（文摘、综述）、市场人际交流第四十五页，共八十页，编辑于2023年，星期一第四十六页，共八十页，编辑于2023年，星期一秘书的调查研究工作

一、调查研究的含义和作用二、秘书部门调查研究的类型：基本情况、重大决策、专题性、反馈性三、调查研究的基本步骤：准备、调查、研究、汇报四、调查研究的方式、方法：五、调查研究的原则：虚心诚恳、实事求是、调查与研究相结合、反对先入为主和认为夸大缩小、六、调查报告的写法第四十七页，共八十页，编辑于2023年，星期一一、调查研究的含义、内容与作用含义：调查指通过各种方法手段对客观事物进行考察和了解（收集信息）；研究是指对收集的信息资料进行综合分析比较，归纳判断，找出事物的规律性（综合处理信息）。因此，调查研究就是收集信息并综合处理信息，揭示事物规律性的一项活动。秘书人员调查研究的主要内容包括以下几方面：1.围绕领导各个时期的中心工作开展调查研究2.为贯彻执行政策或决定而进行调研3.为起草文件而进行调研4.为解决突发性事件和倾向性问题进行调研5.对一些容易被遗漏的问题进行调研秘书调研的特点：切合领导工作需要（政策性、突击性

）信息、督察、协调工作相结合（综合性）；注重时效。第四十八页，共八十页，编辑于2023年，星期一调查研究在秘书工作中的重要作用：1.认识事物的正确途径，获取信息的重要手段；收集原始信息，支持领导决策管理；取得反馈信息，作为修订或重新决策的依据。2.协助领导综合情况，出谋划策的关键环节；3.解决常规问题，处理突发事件的必要手段4.提高秘书人员素质和工作能力、纠正各种错误思想和作风的重要途径；总之，调研渗透于各项秘书工作之中，是秘书人员的重要职责和工作手段，也是秘书人员必备的一项基本功。能够顺利开展调研工作的秘书人员至少要具备以下几方面的能力：一是公关能力，善于与人进行沟通交流；二是观察能力，能准确找到领导的调研需求点，能捕捉与调研课题有关的真实的、有价值的信息；三是分析能力，能够从原始信息中获得对于事物本质的认识；四是表达能力，能够准确向被调查者表达意向和问题，能够向领导准确表达调研的结果。第四十九页，共八十页，编辑于2023年，星期一二、秘书调查研究的类型：1、基本情况调查：收集原始基本信息，支持领导决策管理。国情、省情、市情、厂情及本单位的机构、人员、业务等，以备工作之需和领导咨询之用，掌握主动权。2、重大决策调查：重大战略发展规划，涉及因素多而复杂，如果不了解情况，必定导致决策失误，影响重大。3、专题性调查：新生事物先进经验调研、社会疑难和弊端问题调研、某个人、某件事、某个事故调研、对历史问题、事件的调研4、工作性调查：解决常规问题，处理突发事件的必要手段。如办文、办会、办事、信访、协调、督察等都需要调查弄清情况。5、反馈性调查：取得反馈信息，作为修订或重新决策的依据。决策反馈、会议反馈、信访反馈等。第五十页，共八十页，编辑于2023年，星期一小案例你这秘书不够格小赵从工厂办公室调到镇政府办公室当秘书，他上班最早、手脚最勤、嘴巴最甜。本以为这就可以让领导满意了，谁知有一天镇长带他到一家企业去考察工作，回来的路上，镇长让他谈谈对这家企业的看法，小赵回答：“我对这家企业还不了解，没有什么意见。”镇长批评他：“仅靠手脚勤快是不行的，当一名合格的秘书，你还要再努力啊!第五十一页，共八十页，编辑于2023年，星期一三、调查研究的基本步骤调查研究的过程是了解问题、分析问题和解决问题的过程，有很强的逻辑性和条理性，这一过程形成了调查研究应该遵循的基本程序，这就是，准备工作、了解情况、分析研究和综合提炼。1.准备工作阶段2.调查情况阶段3.分析研究阶段4、综合汇报阶段第五十二页，共八十页，编辑于2023年，星期一三、调查研究的基本步骤1、准备阶段：搞清目的，明白任务，调研的内容、范围和对象；学习基本的方针政策和相关业务知识，做好思想上的准备；调研人员的组织和分工；拟定调研提纲（目的宗旨、对象、内容、方法、时间等）；必要的物质准备（交通、通讯、礼物、文具、问卷等）2、调查阶段：与调研对象直接见面，或面谈访问，或开座谈会、或现场观察，或收集书面问卷材料统计数据等，主要任务是收集与调研有关的材料。3、研究阶段：对调查材料进行整理分析（分类、辨别真伪），运用抽象和具体、分析和综合、归纳和演绎等方法，对调查情况分门别类予以说明；如若调查资料有疏漏，不足，矛盾，要作补充调查；在此基础上，撰写调研报告，提出工作建议和处理意见。4、汇报阶段：将整理好的调研报告提交领导并作口头汇报，指出主要经验和教训及建议等。第五十三页，共八十页，编辑于2023年，星期一四、调查研究的方式、方法方式（从宏观选取对象角度看）1、普查：对调研对象全体进行全部、全面调查，获得全面数据情况，如人口普查。2、抽样：抽取部分对象进行调查，并推算出一般情况。注意随机性、多样性、代表性。抽样方法：随机、分层、整群、等距抽样。3、典型：解剖麻雀法，从典型事物认识一般，一叶知秋，举一反三，触类旁通。注意典型性（正面、反面、典型的事和思想）、代表性，做好验证工作，与同类性质的其他材料结合分析，防止判断的片面性与局限性。4、重点：选择其主要或决定作用的重点单位进行调查。对象具体，范围明确，任务单一。第五十四页，共八十页，编辑于2023年，星期一案例画像在市委机关的一次支部生活会上，市长说出了自己的苦恼：“市里的每一个举措都经过深入调查，反复研究，全面论证，都投入了大量的人力、物力、财力和时间，可总是在实践中走了样。长此下去，可不得了呀!”

市长的话正引起了办公室秘书们的共鸣，并展开了相当热烈的讨论。“关键还是在于干部。”对秘书马上发言道，“从实践来看，一个单位的工作成功在一把手，失败也在一把手!”“这话说得对.”办公室主任接着说：“当家不正，一屋邪神，没有正派而又有能力的一把手，事情就难以办好。可是，市里每次考查干部，发现不了大的问题，也起不到大的促进作用呀!”“日常生活中，群众对干部不是没有意见，只是私下议论的多，正式提出批评意见的少。”钱秘书说，“每个一把手要能以人为镜给自己照照相就好了。”“让群众给一把手照照镜子，这办法好。”办公室主任赞同地说，“使用干部，是群众最关心的敏感问题。用好一个干部，群众会交口称赞；用错一个干部，群众会议论纷纷。”第五十五页，共八十页，编辑于2023年，星期一案例画像“这些年，拉关系、走后门反映在干部问题上也很突出，”市长分析道，“要官的、跑官的、闹官的、送官的并不少见。真不如用群众这面镜子照一照，照出些适合当好官的人来。”“可怎样照呢?”秘书小王若有所思地问。“我有个法子，”刘秘书抢过话头说。“先让群众给本单位的一把手画画像。有污点的让他洗脸，不适合的换下来。选准一把手，他也会用这个方法去选下面的负责人的。”“这个办法好!”市长高兴地说，“你们办公室拿出个方案来，我交常委会讨论。不过，先得给我画像，然后给各单位一把子画像。”

第五十六页，共八十页，编辑于2023年，星期一案例画像于是，办公室秘书们制定了一套给一把手画像的方案，经常委会讨论通过后，抽调办公室、组织、纪检、监察部门的人员和军队、地方德高望重的离退休老干部几十人，分赴各单位，给一把子画像，深入到数百个基层单位，走访了数千名群众，对全市级领导班子和领导干部进行了一次全面系统的考核。在摸准情况的基础上，进行了干部调整，把一批正派、能力强、群众反映好的优秀干部给予了奖励和提拔任用；对一些工作平庸、长期打不开局面、群众意见大的干部降级使用或改任调研员；对一些作风恶劣的违纪违法的少数干部立案审查，交纪检、司法部门处理。各级领导班子充实加强后，全市工作的开展也就顺利多了。第五十七页，共八十页，编辑于2023年，星期一简析决策实施过程中的反馈调研、重点调研深入实际，沟通走访调研，是认识问题，解决问题的重要途径和方法。根据调研得来的真实信息，进行相应的人事处理。体现了真实信息得到有效开发利用，所带来的现实效用和价值。——全市工作的开展也就顺利多了。第五十八页，共八十页，编辑于2023年，星期一调查的方法有很多，常用的有：（从微观具体收集资料角度）⑴文献法。即通过查阅书面资料获得信息。查阅文献一般遵循先近后远、先大后小、先具体后抽象、先简单后复杂、先正面后反面的顺序，可以采用做购买，租借、记录、复印、翻拍等方法。⑵观察法。通过调查者亲临现场，实地直接观察而进行的调查。此方法侧重于调查对象的外观、形态或变化特征及过程。⑶访问法。通过与对象进行交流讨论而获得较深层次信息的方法。访问法既可以表现为个别访谈，要注意态度，热情诚恳，善于引导启发，防止审问和逼问行为发生。也可以表现为开座谈会的形式。事先告知内容，有所准备，口问笔记，不宜用录音机，以免紧张。⑷问卷法。将需要了解的问题设计成书面问卷的形式，一般包括前面的书信式介绍和具体的问卷表两部分，发放给对象进行如实填写，然后集中问卷，进行统计分析。可以表现为开放式问卷，即采用填空、问答的形式，答题者自由回答不受限制；也可以是封闭式答卷，即采用选择、是非题的形式，只能有限选择。（5）蹲点调查：复杂问题，需派调研工作组到调研单位住上一阵子，深入具体体验实践，得出真知。第五十九页，共八十页，编辑于2023年，星期一研究的方法⑴归纳法。就是将多件的同类个别事物归在一起，从中概括出共同属性或特征以加深认识的研究方法。归纳法是建立在直接经验的反复基础上，有一定的可靠性，但其中某一方面具有反例的可能，会产生“以偏盖全”的差错。⑵综合法。就是将众多零散事物组合串联成为一个整体的研究方法。采用综合法的目的是把个体统一为整体，把片面概括为全面，以达到对事物整体本质的认识。⑶统计法。就是运用统计数据来描绘事物状况和变化，以得到规律性认识的研究方法。统计法是一种定量研究的方法，通过定量分析可以使问题的陈述变得清晰、简洁，使问题的分析变得准确深刻。⑷比较法。就是把两个以上的事物放在一起进行比较，从而更深刻认识各自特征的研究方法。这是一种初级的、最基本的逻辑思维方法，可以区分不同的事物，找出他们的共同点和相异点，但由于比较往往只涉及某一方面或某几方面，不能全面地认识事物，无法解释事物产生的原因。⑸演绎法。就是从一般理论或普遍法则出发，依据这一理论推导出一些具体的结论，然后将它们应用于具体的现象和事物的研究方法。第六十页，共八十页，编辑于2023年，星期一五、秘书调查研究的基本原则

1、坚持从实际出发，实事求是,追求真理的原则

2、坚持调查与研究相结合的原则

3、坚持虚心、谨慎、求实、讲求时效的工作作风，深入实际获取第一手资料

4、坚决反对先入为主，按图索骥的错误作风，克服庸俗迎合的不良习性，做到不夸大、不缩小、不隐瞒、不歪曲真实情况第六十一页，共八十页，编辑于2023年，星期一六、调查研究报告的写法（一）调查研究报告的含义：是调研结果的文字表达，详细记载调查的过程、内容、结论、建议等。（二）调查报告的基本格式：1.标题：揭示调查对象的对象和内容2.署名：人名、机构名3.正文：（1）导语：说明调查的目的、方法、对象、时间，调研参加人员等，起到统帅概括全文，吸引读者的作用。

（2）主体：叙述核心内容。组织内容方式：横式（基本问题并列排放，分头叙述）、纵式（按事物发展的逻辑顺序或时间顺序依次展开，逐步推进）、纵横式三种。（3）结尾：或概括全文，或指出发展前景，或提出建议、呼吁，或对正文作必要说明等。（5）附录：其他辅助材料，如调查问卷、访谈记录，参考资料等。第六十二页，共八十页，编辑于2023年，星期一（三）调查报告的类型（1）总结型的调查报告：总结本质性、创造性、启发性的新鲜经验（2）揭露型的调查报告：深刻、具体，避免流于表面（3）综合型的调查报告：内容全面，涉及面广，注意逻辑性（4）学术型的调查报告：前沿性的学术展望第六十三页，共八十页，编辑于2023年，星期一（四）调查研究报告的写作要求内容要真实、有针对性；（以事实说话，让群众说话）见解要正确、深刻、集中、明确；（功夫在笔外：理论水平和深入实际的调查功夫）语言要简洁扼要。说明、叙述、议论要掌握分寸，说明主要用于说明调查目的，介绍工作情况和有关背景材料，宜短而精；叙述是对客观情况的描述，宜用直叙法，概括性叙述，简洁明了；议论是发表自己的看法和观点（议是灵魂，画龙点睛之笔），宜具体而深刻；夹叙夹议，有血有肉，才能写出丰满生动的报告来。不故施褒贬，不添枝加叶，不画蛇添足。力求主题鲜明，言简意赅。第六十四页，共八十页，编辑于2023年，星期一（五）撰写要把握的重要环节：首先，明确三个问题：为什么写（原因、背景）、写什么（内容）、要告诉读者什么？（本质规律）为此，需要：1.分析和研究材料：充分占有资料，分类整理资料，从资料中发掘问题，概括提炼出基本观点。

2.发掘和提炼主题：将客观事物和材料中概括提炼出的基本观点进行归并整理，提炼升华出明确集中的主题，揭示事物的本质规律性。

3.掌握和使用语言，合理谋篇布局：恰当运用叙述、说明、议论三种语言，采用纵式、横式、纵横结合式的布局方法，用观点统帅材料，用材料说明观点，做到观点和材料的统一。夹叙夹议，有血有肉，才能写出丰满生动的报告来。第六十五页，共八十页，编辑于2023年，星期一总之作为一名秘书，必须苦练调查研究的基本功，在求“是”上狠下功夫。第一，要勇于从实际出发，敢于求“是”。敢，就是勇于面对现实，服从现实。根据实际情况，敢于提出自己的观点和看法；服从现实，就是在任何情况下、任何人面前，都敢于坚持和反映真实情况和真理。第二，详细占有材料，实中求“是”。事实是“是”的载体，“是”是事实的灵魂。要求出“是”，必须掌握事实。第三，善于透过现象看本质，深中求“是”。写出质量优良的调查报告，为领导决策及其实施服务。第六十六页，共八十页，编辑于2023年，星期一案例材料走访万户求良策第六十七页，共八十页，编辑于2023年，星期一案例走访万户求良策在江华市兴市的过程中，提出过很多豪迈口号，勾画过不少壮丽的蓝图，可是，发展的步于仍不能令人满意，与同类地区相比，已远远掉队了。市里组织办公室秘书人员下去摸摸市情。调查回来的材料五花八门，但有一个共同之处引起了市委书记的重视：市民们对兴市方案并不十分了解。有的群众并不知道市里的长远规划；有的干部也不明确全市21世纪的奋斗目标；甚至知识界、科技界也对“科技兴市”的政策缺乏具体的理解。第六十八页，共八十页，编辑于2023年，星期一案例走访万户求良策在常委会上，市委书记说：“关起门来画饼充饥，不行呀!得走访万户求良策，动员群众图发展才行!”

于是，从市委书记、市长做起，层层干部带头，进工厂、下农村，进家入户，与群众交心谈心；甘当小学生，征求兴市良策。经过几个月调查走访市民数万名，征得各种建议、对策几万条。市民反映说，这次发展经济，市领导像当年农村搞土改那样，动真格的了，我们也要出把力，兴市发展，人人有责呀!

群众的积极性调动起来了，干部与群众的联系加强了。兴市发展成为了江华市市民生活的主旋律。第六十九页，共八十页，编辑于2023年，星期一简析：调研的重要作用认识事物，有效解决问题的良好途径和方法。获取信息的重要手段；协助领导综合情况，出谋划策的关键环节；提高秘书人员素质和工作能力、纠正各种错误思想和作风的重要途径；渗透于各项秘书工作之中，是秘书人员的重要职责和工作手段，也是秘书人员必备的一项基本功。调研方法多种多样，关键在于实事求是，动真格。调研材料需要整理综合提炼，才能发挥效用。第七十页，共八十页，编辑于2023年，星期一案例万言总结为何通不过上级主管部门催报年度工作总结，经理办公室的何秘书被指定担任文书起草人，并参加了公司中层以上干部工作总结汇报会，认真地作了记录。何秘书闭门谢客，连续五天足不出户，专心写作。当写到党员老王同志勤奋工作，节约基建资金二万余元时，激情油然而生，便着力对老王做了一番高大形象的描写：”眉峰紧锁，目光深沉，从那炯炯有神的眸子里，闪射出一股坚忍不拔的精神气儿……”为了加深人们对老王无私形象的认识，又虚构了一节不徇私情处理侄儿的故事。有侄儿跪地求情的描写，有老王经过思想斗争大义灭亲的过程描写。为表达上的需要，何秘书又将节约的资金数改成三万佘元，仅写老王这一典型人物，就有近三千字。第七十一页，共八十页，编辑于2023年，星期一万言总结交上来了，领导审稿时，何秘书先绘声绘色地把总结朗读了一遍，领导们有的摇头，有的撇嘴。经理直截了当地说：“读得不错，文笔也有才气，就是听起来不像总结。”财务科长说：“上次会议说节约基建资金；万余元，已经有很多水分了。我这次算了一下，只有六十余元，没想到变成三万余元了。统计数字不能想像，更不能夸张。”其