秘书的会议管理

【摘要】秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务人员，他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、决策者的参谋和助手；会议是公众议事的重要社会活动和管理手段，是实施领导和管理的重要形式，秘书会议管理的质量和水平，直接影响会议效果，对组织形象及领导的管理成效也有着不可低估的影响。【关键词】秘书会议管理沟通协调效率对策会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。会议目标实现，会议成果的取得是由诸多因素决定的，其中十分重要的一个因素就是会议工作开展与完成的情况。这既包括领导者与组织者的政务工作完成和处理得如何，也包括秘书人员的实务工作做得如何，而秘书会议事务工作的繁简，与会议的规模、级别、议题的重要程度直接相关。一会议管理和秘书工作内容（一）秘书工作内容秘书及秘书机构以领导者和领导机关为对象开展的一系列近身综合辅助和公务服务活动被称为秘书工作。内容包括八个方面：事务管理、中介沟通、文书工作、信息工作、参谋辅助、会务操办、综合协调和督促检查。（二）会议管理主要工作内容无论开展何种会议的会务工作，其总的要求是：充分准备、严密组织、服务周到、确保安全。秘书人员的工作例会中的主要会务工作具体而又琐碎，就其完成和处理的时间顺序来划分，可以分为会前、会中、会后三个阶段进行。会议按其范围来分，可概括的分为对内会议和对外会议。1.对内会议对内会议的规模一般较小，不少企业部门都经常召开各种形式的对内会议，比如业务的月报会、周例会、日报会、协调会等等。（1）会前准备秘书在会前要做的充分的筹划准备工作主要有五个步骤：明确要点、准备议题、通知开会、会场准备、安排会议议程。秘书做常规会务，首先要明确领带开会的目的、任务、内容、中心议题、参加人员、会议地点、会议日期。作为对内会议，常常是在上一次会议结束时有所交代，秘书应当用心留意。秘书要准备有关的上级文件、本机关文书材料，有关的制度规章，有关的数据图表等。尽量充分地准备好会上要讨论的问题的材料，一方面，为领导个人的讨论发言提供准备，提供依据；另一方面，为会议的讨论提供方向性资料，促使会议“有议必决”。竖因为视会上葡要讨虑论的歪问题孕不止钩一个秋，翁科学爽地统迎筹安饮排会房议议岂程是山秘书沟办会冠的书重要笋原则金。堵在不阵考虑滋其他绒因素哨时，液一般府应当墨先进伯行部怎分人起员的述议题析，在哲进行咽全体令人员稍的议碗题，渴再进银行全便体人爸员的损议题罚。这枪样小袄范围尺的会娱场容傲易集债中、怀会场旦好掌腿握，肺会议叙议程槽也容怨易紧配凑地耐控制识。回做好裹以上淘准备娃工作幻，秘苹书就惭该通脚知相诚关人辜员按与时参灶加会序议了竖。会塔议通想知可睛以采刊用三以种方休法，取即口叹头通阀知、抵援通知匆和会发议通雀知。的秘书烦在通葛知开熊会时纷是书床面和摊口头国并用跌，以胞保证娃能面欠面俱疑到。栋会场歉是在础发放恐会议抢通知日之前椅就定醋下的递。内杆部会嚼议只漫需确厅认场嚼所不肿变，翅备好旗桌椅座、水拜具、糟必要裁的会至议设苗备，利检查卵电源勒，做飞好清侦洁工悲作，吧然后风准备贷好记范录用它纸即睬可。敌（2艇）蚕会脸间服勾务思与会奉者进筑入会摇场，膜秘书婆人员市要检护查核怪对与膀会人企员到闻会情屿况，槐清点浑人数陷，弄犬清那江个缺兼席至人显及缺脖席原贴因，主然后烟报告目会议秃主持粱人萌集中蒙精力少做好圾会议疗记录叙会议夺记录凡要求工准确扑、清茄楚、融简洁真。所旬以做听记录越的秘改书，咸要实政现准默备好示记录吓用纸是，要麦熟悉细与会廊者发快言的透口音势，做筝好会蜡议记你录。售内部推会议店上，朗一般桶会议削服务缴都是唇由一愉名秘晃书来储做，俗不另京安排且服务暗员。绿会议枣中，鹅秘书榴要做捆好随枣时接篮听打核进来另的电姜话，猛根据较需要位进行句处理蹄。负（3鸡）南会后棍工作崇会议厨结束光后，侨秘书孝的善宜后和广落实或工作掠也相基当重困要。危及时泛清理掌会议回室，胖使一喝切复皆原，挤一遍汇其他瞒会议屠正常昌进行犹，并哑下发择会议升文件团，对拦会上政布置聋的工施作做序好催她办。程最后岸做好偶档案价的整南理、造归档裤秘书扩在会孝议管币理工牺作中透的一垂项重浩要的鹊组织业工作粒，是侨辅助迅领导烦或主帮持人塞按议怨程进值行会觉议内订容并械协助换对会膏议所弓有议杠题形别成结翠果。霞按议蹈程进伶行会仆议内直容是幅避免篮无限物期地叹讨论此一个缩问题姥或者南离开霜原定父议题振。还机要敦处促会永议形臭成结百果，藏比如逮讨论久的问岛题要必形成摘相对也一致坛的一抚件，呼明确蹈要求血的工节作最贤后由票谁主姑抓或寿承办割，一峡些事牌项的植具体录办理宽方法阀以及腿督办烦方法潜等期2.尼对外仁会议夸与对绿内会贪以不替同，缩对外涂会议麻的规锐模更晶大，守参会站人员披大多倒为外茅来人炒员，僻会议破开展姑的是植否顺偶利对递企业医的影细响力熄也非蔽同一疑般。肯作为翻秘书孙人员史，对蛾外会和议的讲会议霸管理提要更惜为严极谨。贷（1鲁）柏会前珍准备羊1.堆1兵拟订巩会议显议程澡、日牺程陷，雪提供玻会议忌地点酬的备错选方涌案府外部氧会议林的议筒程一耻般安遵排如爹下：充开幕屯式；津领导由和来瘦宾致疑辞；蝶领导伶作报批告；市分组课讨论除；大屿会发霜言；梯参观作或其股他活沃动；基会议象总结想；宣舍读决经议；垄闭幕邻式。萄会议掀日程壁就是脚根据妖议程题逐日项做出煤的具救体安析排，呼它以塘天为译单位铅，是貌会议苗全程胖各项乐活动婆和与平会者瘦安排高个人疏时间卡的依猫据。孤膏制定辱议程统表时老，应献注意扇议题休所涉闸及各吹种事毒物的匪习惯盒性顺尾序和递本公方司章眨程有司无对颈会议束议程奸顺序炒的明短确规污定。听还须寄明确尿会议楚活动作的人罩员、嫩日期扣和时陡间、草地点贼、有峰关的香餐饮委安排锋。保乐密性顿较强计的议辅题，诚一般发放在晋后面佣。忠会场壳的大隶小应她与会股议规拖模相毫符范，瓶场地嗓要有涌良好费的设薄备配故置凳，交仰通便斥利，下应考扛虑有衡无停回车场扇所承，叛场地妙租借局的成闪本必凉须合胖理两。坝实地纤考察滩会议雕地点恢，冒

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整狱、规歼范、努完整畏，从艘会议饶主题嫩、与首会人工员/兵缺席聋人员箩、发拐言、厅讨论鹿记录维到会避议决岁议、圆表决婶情况疫等都舰要进馒行详颂细记箭录，障可采蜓用专辩用记宏录格赵式、并卡片锄，做筹到规助范、趣准确者、可墙查，翠避免接事后执不认故账。奸会议联结束垦后，弃应尽习快下瓣发会贤议决盈议。出会议宏决议旨不同拢于会躁议简汁单的查流水骄帐记赤录，视需要涝做一准定的府整理脚、调董整和锁提升糕，因撒为会责议临彼时讲穷的可盟能不饭全面抵或有蝇遗漏屠。会息议决田议一选定要属落实金责任柔人、玻关键的行动刃措施抗、验糠收标硬准、尊完成垒时间拦、风称险防棍范措抢施、勺配套今资源抚支持禽和关蓝键里片程碑芒等，闸要简娃单、暂明了瘦。会臣议决贸议正伙式签它发之痛前最窄好安椒排几多个人亏交叉座检查宴，决排策人钳签发屋后最脊好给隔与会必及决欧议相零关人爷员签芽名确大认以厦有人钞推脱尤。为桥了要弟及时碍贯彻袍会议疏精神飞，要抛及时动发放戴会议捞决议勤：一愤可增煎强会冰议时姑效性段，发窜挥会雁议的上作用俩；二灭可乘量热打必铁，悉取得啄事半醒功倍视的效搁果；璃三可遭提高票会议季的效干益，工增强与执行仗力；疗四可己明确雄责任部，并休通知随到相炒关部悟门。禾4.险手段热要先惩进劫会前醉充分菜准备勾，多哲应用