工程公司物资采购管理制度

工程公司物资采购管理制度一、选购预算

针对需要选购的办公用品或项目花费等，需有相应的选购预算后方可分时间，按需求，组织实施，确保各项选购任务完成。其中包括办公用品、工程内容选购等。

1、办公用品的选购由行政部统一收集各部门人员提交的《办公用品选购申请单》，在总经理或其授权人确认选购产品和预算后由行政部负责选购。

2、工程选购

2.1选购方案下达：

公司工程项目选购方案由详细工程项目经理整理工程选购清单，经总经理批准后，统一下达到选购部。工程项目中的选购清单中必需明确说明需要选购内容的：工程项目名称，产品名称，规格，数量，特别要求，品牌，到货时间及地点，收货人，包装要求等。非该项目经理提出的选购方案概不选购。

2.2选购方案变更：

全部选购方案的变更必需经过项目经理的确认。选购人员接到选购方案后，将选购方案与此工程合同进行核对，对所需要选购产品的数量名称要求等做进一步的校核。如有出入需要更改，需经项目经理确认才予选购(其中包括数量增减、型号更改、性能参数转变等)。

2.3选购时效管理：全部的选购方案依据详细工程状况，确定哪些设备先到位，那些设备订货周期长，力争做到设备不耽搁工程的前提下，设备准时到位，不挤占、积压公司选购货款。全部下达的选购方案在供应商供货期没有变更的状况下按选购方案规定时间完成任务，做到准时选购并准时跟踪准时发货准时反馈现场收货状况及产品的使用状况，并保证供应商对产品的售后服务。

2.4建立工程选购档案：选购相关资料由电子文档和书面文档两部分组成。电子文档包括选购询价文件，各供应商报价，选购合同(电子版)。书面文档包括供应商报价单，选购合同。

书面文档被扫描后成为电子文档。全部电子文档和书面文档在工程验收后1个月内成后交由项目经理负责分别录入公司电子档案库和公司资料库。

二、选购(比价)

平常多熟识和把握公司所需的各类物资的`名称、型号、规格、单价、用途、产地等，扫瞄相关网站。乐观开拓供应商资源，做到货比三家，掌握、降低选购成本。如消失选购到的产品与选购方案不符，则其损失将追究选购负责人的责任。对特别非标产品的选购、按合同商定要求厂方供应相关证件或检测报告，必要时需要支配相关人员到厂家进行生产过程的监督和检查。

选购活动详细实施分以询价、比价、议价、供应商管理等四个方面：

1、询价：询价可以通过多种方式，包括网络查询，面对直接供应商，供应商自我推销，展会等多种渠道。即使是确定部分适合长期合作的合作伙伴的同时，也要不断开拓新供应商，查找新产品，可采纳少量进货的原则不断改进。

2、比价：对供应商所报的产品价格进行有效的核对(对具有可比性的厂家产品进行比价)。对单项产品做到至少比价三家。在比价同时做出价格分析。

3、议价：在确定厂家后进行产品价格商务谈判，尽量降低选购成本，可通过多种方式进行压价(通常可以以公司中标价格低，要求降低选购成本为由;以多家公司比较后相对竞争为由;以拖延时间，给供应商产生我们要更改选购意向为由;也可以与销售推心置腹，为对方能赐予支持和关心等等)，详细问题需详细分析。权衡考虑确认写入合同内的选购价格，付款方式，发票形式，到货日期等内容。参加面对面商务谈判人员应至少2人。

4、供应商管理：通过查找新货源拓展供应商范围，加强老供应商管理。定期对供应商进行一次评定(其中以质量、售前/后服务、交货期、付款及价格等方面考核，听取各部门的意见)，对不合格供应商准时进行调整。

三、工程选购合同管理

1、合同版本：本公司选购产品，必需使用本公司选购合同版本。针对合同金额小于5万元的选购风险较小的小型选购内容，可使用简易设备选购合同版本。若选购合同较大，选购风险较高的必需使用标准设备选购合同。酌情考虑使用哪种合同版本。其他还有运输合同版本，安装工程合同版本等。

2、合同书写规范：项目名称必需与销售合同全都。合同编号：***-选购物品名称英文简写-日期(假如有增补再加-2或-3依次类推)。相同项目不同产品的选购合同名称必需有所区分。

3、合同版本：简易选购合同版本可以由传真或扫描的方式签订，归档的文件可以是有签字盖章的传真或扫描打印文件。标准设备选购合同及安装合同等，归档的文件必需是具有红章和签字的合同。

4、合同的签订：电子版的合同需得到对方的确认后才能打印出来走公司签字盖章流程(避开对方在看到纸质版合同后的手工涂改)。选购人员在合同的商务部分页签，技术负责人员，或项目负责人员在合同的技术附件上页签。整本合同必需有骑缝章。签订好的合同原则上不允许消失有手工修改的痕迹，若需大量修改，此合同需作废重新签订。

5、合同履行：选购合同一旦签订后，由选购负责人督促合同的正常履行，并催讨所欠、退或索赔款项及发票。

6、工程合同管理：合同签订前后，由合同负责人完成《工程选购合同一览内容表》，准时更新并反馈给项目经理。

7、合同归档：原件合同签订后交给财务统一管理。合同可在财务室翻阅，如外借需签在外借单上签字。

四、验货收货

办公用品的选购由选购人员负责验货和收货。选购人员需负责选购产品的质量及数量满意财务方案的要求。工程选购货物及付费项目的验货收货由选购人员反馈给项目经理，由项目经理在现场负责选购和验收。

五、选购合同付款

本公司实行项目制选购付款模式，工程项目全部选购内容需要付款的必需填写《付款申请单》，选购人员将付款申请提交项目经理审批签字后方可付款，财务人员审查《付款申请单》内合同是否存在，金额是否符合付款方式商定，相关人员是否签字后，如无特别需要，在每周二和周四支配付款。

六、联动责任

1、负责与财务协调做好合同管理、发票清理和结款工作。

2、准时与技术部、工程部、商务部沟通，了解项目进行状况和紧急状况变动及售后服务的需要，由详细选购负责人与厂家协商、跟踪，保证产品在最短的时间内返还到