会议客户营销的操作程序

№：sop-s&m-0008会议客户营销接待流程客户档案客户档案上门预定确定对象中间商信息用房控制预定更改营销洽谈联系客户签订协议预定取消明确细则根据实时出租情况考量根据淡旺季合理分配通过前台掌握房况根据客户要求随时调整避免预定冲突选择合理营销方式保持与客户沟通随时了解客户动向下发变更单通知更改下发变更单通知取消确认免责条款以及详细信息，签订协议建立客户档案会议客户营销接待流程一、确定对象1)国际会议的营销对象以中型商业机构、公司社团、办事处等客户为主并积极拓展周边大中城市会议中介机构（如知名国旅、会议中介机构等各类会议市场中间商），寻求与周边大中城市知名企业的合作关系；2)国内会议的营销对象应做到立足本地市场，面向本省市场发挥本地旅游资源以各省、市政府和各大中型公司等客户为主。积极推出与本地旅游资源打包销售会议消费方案；3)随时掌握本地每年具有固定会议安排的政府机关、商业机构、公司社团、大中型企业等客户的会议安排情况。二、联系客户1)营销人员根据会议市场的客户情况及相关信息，主动上门联系，努力争取客户在本饭店组织举办会议；2)在客户联系的基础上，可邀请会议组织者（包括来店洽谈会议的客户）参观饭店各类客房、餐厅、会议、康体休闲等服务设施，展示本饭店的会议接待规模、规格和饭店住宿、用餐等内部环境以及相关的交通条件，力争客户进店；3)不放弃各次会议接待契机，积极开展二次销售针对与会人员结构进行分析后做好在店推广，宣传工作；4)定期将饭店推出的会议打包优惠方案，旅游打包方案等信息以信函、、上门拜访、e-mail等方式告知客户。三、营销洽谈1)营销人员同会议组织者在参观后，对本饭店各方面有充分了解的基础上举行业务洽谈，以进一步了解客户对会议用房、用餐等方面的需求；2)明确洽谈内容：●用房种类、客房数量、会议期限、分批进入饭店的时间、预测离店日期、房间要求（如撤迷你吧、关闭长途、房间分布要求、会务组房间安排等）；●客房价格和会议价格；带●役会议蛮室使犁用次芦数、射会场降摆放尝要求燃、会哭议室戴租金它、应流配备都的设邀备及悲有关卫接待赶要求猜（如饼鲜花肃水果篮摆放独、茶隙歇安鲁排、肚条幅读水牌积制作昌、签羽到台衣摆放处等）档、采够购立印项；仆●币用餐污启止愁日期抗、用恐餐标皮准、界用餐石人数音和每绢日早露、午怖、晚翼餐时壤间安划排、累用餐高要求著（如浇回民广席位童、饮泪食禁签忌、吃包厢制使用态、酒丢水安耕排等姜）；蛮●舟租用白康体旅休闲烟设施把项目哲、次樱数、数租金送以及园收费丰标准司；逗●蛮确认局会议励有效途签单沃人及绳与会欧客户摘消费茶权限瓜；仁●叨预付茶订金膊；滨●厨结算贩方式爽及发住票开曲具要超求；建●兴预定等更改记截止拾日期狱；校●国违约绵责任塔。念四、吨签订具协议战1)慢讲市场长部负喘责拟饰订会舍议营待销协柄议书洽，经赖客户拾同意柴，并浸报市设场部短总监帽理审宗批后源,由老双方歇正式朗签署窄；乖2)怨硬与客担户明瓜确协戴议内聪容、蛙甲乙毕双方龟权利头及义欣务、虚违约驰条款哲、客才户需削注意恢事项尝等信纪息均处明确聪标明两；倦3)册订根据摸协议逐书拟坚写（村会议虏通知传书）仿并将还协议夫书复海印件假作附肚件，苗分送抚房务蜓部、旨餐饮疾部、尽工程假部、访财务寿部、险保安讽部、器休闲何部等驳相关毁部门抵.荷五、船用房描控制留1)缠浸根据胜协议霸明确开的内鹅容，便填写应会议价订房坦统计期表；三2)谢却应注臂意对爷会议腾用房木的控逐制；慕贯彻蚀平季包以散乐客为岂住，盛会议晓为辅痕，团支队补踪充的猪饭店延客房臣营销怎方针而，会柴议接释待以消淡季旋、平蠢季为颜主；做3)享架淡季泼的会嫂议用者房可运控制绳在3财0%红左右配，平笔季可巷控制村在2祝0%扎左右岛，旺炒季要边视市殊场状卵况和眠客房括营销俘情况流而定来；尖4)排糊随时东与房艇务部梁前厅校保持上联系栏，掌降握房蚀间状严况。很并根腰据预矩定情快况与佳前厅焰协商响解决疏房间醒安排侄。摩六、忌预定泳更改冠1)统杆受理贝预定限更改品信息辱时必包须首盗先确纤认更张改信装息由著会议呼组织尼方明结确的剪会议秃负责海人或挡会议需有效谷签单俯人发滥出，锤且预氏定更骡改信助息可狐得到验会议饿主办厚方认族可；状2)谱即接到桂更改赛申请崭后，录找出往原始就预定拢受理肤、订结房单语，明耍确更灶改内佣容，侮包括筐房间涨数、嫁抵达令日期将等；缎3)以膊如不眠增加液用房斩或延炉长住斜期，心可直谅接填疏写预健定更砌改后消请会宋议组嫩织者参签字价确认撇；遥4)票谢如会循议组铃织者进雹通知芹更改淘，应羊要求还对方蚊发送身电传烘、传令真、笼特快丑专递技等书角面文衫件以傍便于清双方弃留存块确认轧；档5)径告如会坚议组肆织者队在超使过截三止日向期后后要求考更改敞，提王出减惯少房殿数或浅住宿政天数刃等，养营销造人员视应在脂复函六确认碑中告荐知对施方饭夕店将辽按协能议的车有关居条款殊执行择；伸6)合袭如更寺改内素容要从求改弱涉及秤时间违、房剥量变橡更，着营销通人员酬应查私阅预是定统染计表零并与趟前厅漆部协宝商，全在房字态许态可的笋条件坡下再姨接受州与确鹿认。筛如无场法安由排，啊要及爸时同充会议编组织腔者协看商解摄决；虎7)暴避更改座后的挡会议愉定房布统计窄、电梨脑输逮入均陵需及牺时进糖行修肢改，磨确保意预定冤的准张确性天。立8)皆你涉及侧就餐挎时间恒、场型地变责更或骡会议捡场地顷变更向，桂营销沿人员克应查搁阅餐夸饮、乞会议励预定避统计土标并告于餐言饮部另协商贺，在餐预订状情况衰许可饰的的嫌条件井下在瓶接受段与确绪认。胖如无贸法安圾排，罢要及药时同协会议概组织啄者协现商解套决；企9)船们涉及网就餐锐标准腊或菜闭单调测整的着，收营销业人员篇应与垫餐饮词部或若后厨亦负责包人协忘商。叔根据点调整拼情况解确认锡客户睁是否劝需要表增加返、减净少费个用。忠之后锈再与挣会议舟负责唐人进去行协伸商解截决；乓10秩)缠胜将更挡改资攻料、趴更改候单、特原始乖定单红等复迅印件揪一并膊送至痒预定士处存州档。截并根福据更翻改信羞息填盈写《造更改键单》但下发叮各部塔门，捆以利氏各部隶门及招时进潮行调牧整。俗七、且预定斜取消裳1)放受理躁预定嘴取消惊信息疾时必昼须首匆先确始认取筐消信蝴息由款会议旬组织净方明晴确的畅会议岂负责射人或摧会议冻有效恨签单丛人发唐出，残且预叶定取污消信攻息可耕得到罢会议匀主办蓬方认元可；门2)胜接到健会议公预定击取消廊通知殿后，拦立即帜找出私原预随定资筹料，洪并加漏盖取歉消印送章。懂制作滨会议巩预定川取消姨单由购会议朴主办横方负拦责人像签字浅确认蔽；苍3)妇取消诊资料无与原鉴始资般料