汽车行业集中采购管理模式研究-毕业论文

壹号店员工绩效管理研究1华东理工大学毕业设计（论文）任务书课题汽车行业集中采购管理模式研究以A汽车公司为例院系专业班级商务管理学号姓名指导教师****年**月**日自选随着全球经济一体化的发展，采购范围不再局限于一个国家或地区，而是扩大到全球，相应的采购流程、采购组织、采购人员素质、采购技术等各方面都需要改变和提高，以适应国际化采购的需要。基于供应链管理下的采购模式的研究和通过采购模式的优化来降低采购的成本、整合资源配置、完善采购管理体系已成为很多跨国公司关注的重点。相对于传统的供应链管理模式，全球性跨国公司正尝试以基于集中采购模式为切入点来完善自身的供应链管理体系，以期达到提高企业自身的议价能力、降低采购成本、发展企业核心竞争力，为企业集团供应链建设及科学管理奠定基础。本文主要运用集中采购管理的基本模式，并采用理论联系实际的方法，找出A汽车公司在集中采购管理过程中存在的问题，并提出有效的管理咨询和适当的整合以解决需求问题与计划管理问题，提高企业的竞争力和战略伙伴关系的建立，从而抓住机遇，降低风险，发挥优势。在日益激烈的竞争中取得更好的生存和发展。理论联系实际，用所学专业知识，尤其是集中采购管理的基本理论和方法，按照提出问题—分析问题—解决问题的思路进行研究。主要内容：1引言；2集中采购管理模式的相关理论基础；3汽车行业集中采购现状分析；4A汽车公司集中采购管理；5A汽车公司集中采购管理存在的问题与原有分析；6A汽车公司集中采购管理改进建议；7结束语进程安排：2012.12.24～2013.01.04：收集、准备论文资料；确定研究课题；2013.01.05～2013.02.01：完成开题报告；文献翻译；2013.02.02～2013.03.07：撰写毕业论文初稿；2013.03.08～2013.05.11：修改毕业论文，定稿；打印、提交，准备答辩。区域集中采购供应链:一种应用模式AlessandroPepino商务管理（准考证号）姓名译摘要：欧洲卫生机构正逐步修改他们的管理模式，理顺支出以保证更好的有效性和效率水平：许多国家都将集中商品和服务供应的管理。本文中提出的集中采购这一特定模式,尤其适合于那些遭受严重经济危机的地区（如意大利的坎帕尼亚、拉齐奥、卡拉布里亚）或国家（如希腊、爱尔兰、意大利）。这意味着在所有的情况下通过供应集中获得的规模经济,将部分或全部受累于因合同承诺失效而诱发的额外费用。这项工作旨在分析集中采购这一特定的方法或提出了一种基于PETRI网络的仿真模型,这有助于设计和管理类似的案例研究。关键词：集中采购，工作流管理，医疗信息系统1研究背景在过去的20年中，欧洲医疗机构逐步整合，尽管同人口的医疗保健需求相比他们的财政资源非常有限，但他们的工作流程依然能确保每个区域都有充足的医疗服务。特别是，许多地区和国家行政部门旨在整合并集中在一个单一的机构，在公众的监督下，所有的活动，可以同化的其他的正常进行，与更多的费用，极少的外围机构，在接下来的我们表示为“公共卫生公司”（PHC），一般是公共机构，负责医疗卫生服务（以及所有相关的活动），一个当地的区位于区域内的国家/地区。通过实例，一个集中的组织（通常是一个公共公司）对商品和服务的采购，可以显着节省质量好；因此，在过去的几年中，制药和医疗设备的购置过程已集中在意大利多个地区及国外。在大多数情况下，这些集中采购机构，只是负责采购的竞争，以增加数量和减少商品和服务的成本;PHC保持正常的供应链，特别是对供应商的付款责任。在某些情况下，初级卫生保健是无法履行合约的承诺，因为其沉重的债务，这些中央机构保持负责的供应链的一部分（订单发票付款）代表的初级卫生保健，以满足协议付款时间。

本文描述了一个地区的采购代理，整体管理整个采购过程模型。本文从工作流程的分析过程和提出一个具体的模型，在Petri网的基础上，为了定量地勾勒出的优点和关键点。2材料和方法在这里介绍的案例研究，区域采购机构是负责药品和医疗器械采购分布在医疗公共公司负责区域的区，在下面将显示为“初级卫生保健”。在操作层面，工作流可以如图1所示的概述。该机构定期收集有关的数据区域的卫生区的需求，然后宣布评标有关收购所需物品和服务的集中程序的初级保健中心。在那之后，PHC-代表，并通过采购代理机构信息系统被评为，通过公开竞争，协议价格和供应情况的基础上的供应商发送订单。PHC和相应的发票（将在下面为“被动发票”）的区域机构本身的供应商发送货物和运输单据。最后，区域代理提供支付给供应商或出席发出相应的积极的公共健康公司的发票，在会计周期结束。公共健康公司将不提供任何付费的区域代理，但他们是负责提供的货物的接收和物流，以及运输单据检查，这是一个强制性的要求被动发票付款供应商。一个特定协议的重新区域性管理的基础上，积极发票的区域代理PHC支付通过特定的退出机制，从资金，地区管理局定期发送给了在灵敏度独立PHC这种机制的一个必要元素，保证区域代理，因此债权人供应商。这种特殊的经营模式，这是不同于一个由意大利大部分购房区域机构采用，产生重复的行政流程；事实上，任何规定，两个相应的发票必须由区域机构单独处理（公共医疗保健公司<->区域代理<>供应商）；这特点是一个关键因素，一定对这个文献流程和管理模式，从订单到发票的付款出发，应尽可能多的汽车配套。因此，区域机构已经建立相应的管理信息系统，它能够管理大量的文件，（200000订单/发票/年），交付的很大的异质性，不同的发票的方式，通常指定为不同的供应商协议。2.1信息管理系统信息系统来管理整个广告行政的工作流程，与通常的帐户管理系统，还必须提供一个特定的检查点和管理功能相关的具体需求区域代理的供应链。图1中报告的工作流程，强调初级卫生保健和中央机构之间的信息系统的集成化程度高，是必需的。此外，它也应该包括集成的模块的个人PHC汉处理与当地的信息系统。在初级保健中心其实是良好的符合性认证的负责，此外，必须有自己的独立的会计核算体系，以保证适当的内部管理控制。因此，信息系统集成的模块必须提供：对齐的订单数据库更新，以使初级卫生保健和相应的订单生成到区域代理的集中式系统的订单管理。运输单据的数据库更新，以使对准海运初级卫生保健和相应的运输文件数据库到区域代理的集中式系统管理的文件，为了让员工代理授权的发票支付。从技术的角度来看，作者的经验，中央信息系统和初级卫生保健之间的集成可以通过一个简单的FTP数据交换，虽然网络服务和面向服务的体系结构技术承诺是更有效的从这个角度来看，信息系统应允许，使PHC操作人员通过网络的“建议的命令”，代表着健康公司的要求，区域代理，然后确认后方可提供给供应商提供的。通常情况下，所有这些活动都是由PHC行政人员的监督下，由一名药剂师/行政归属的区域代理），为了完成这样的“排序阶段”。持有的供货合同，后者发送（通过传真或邮件自动）的供应商的顺序，当然，相同的顺序，通过整合系统，要导出的PHC信息系统。

在收货，初级卫生保健的运营商，必须提供在其信息系统，数据输入收到的产品的详细信息后，这些数据必须和出口，向区域代理信息系统。

区域代理注册被动的声音由供应商发送。原则上被动发票记录通常需要关于几个关键的数据（图2）的一个简单的数据条目。

另一方面，活性发票生成需要的顺序行的全部细节。这意味着，预期的文件数量（20万份文件/年），被动发票手工录入数据的情况下，这将导致一个沉重的工作量和质量潜在的数据丢失，如不使模型适合。如果模型的电子发票计划将在意大利已经走了，这个问题已经解决了，但是，不幸的是，大部分的供应商尚未提供电子发票。一个可能的解决方案，以避免毫安手动数据输入，是通过使用在船舶平收到所订购的产品或服务时通常由PHC更新文件所包含的数据来重建被动发票文档的细节。据报导，在图2的基础上的订单编号和供应商代码，它有可能找到通过表的装运单据（CMR）-被动发票相关的细节;因此，这种机制允许会自动生成一个“占发票”（即一致的被动发票），避免了手动数据输入线。当然，做了一些检查，以验证之间的精确匹配的占发票和装运单据。不幸的是，有时，在当被动的发票是记录在信息系统的时间，有关的货运单据的数据是不是还可以，因为他们还没有被插入的PHC的数据库中，而且在单位成本，或对货物的描述也许不同的航运文件中包含的发票上，由于一个数据库不对。在这种情况下，占发票的详细信息必须手动注册，然而，由于数字四舍五入的微小差异可以被容忍的，根据法律规定的范围，这可避免，在显着数量的情况下，手动数据输入，因此它可以更有效的操作流程。

占发票信息系统应生成的基础上，通过自动倾覆，相应的活性发票，要发送的PHC，为了要在各自的预算占。管理周期的最后一步需要比较被动发票和运输文件已经注册的信息系统，以授权支付的供应商，在该步骤中的责任是根据区域代理，区域机构的工作人员应检查，一行行，订购的产品之间的精确匹配，和那些交付和计费。这项活动是相当困难的工作，但是，当然，在的情况下，占被动发票已自动程序生成的，这种检查可以自动。从上面的，它是重要的，以减少的工作量，因此，操作时间（也用于改善的整体质量的过程中），有一个适当的对准的产品代码，被用于在订单的时间，到那些供应商使用的。换句话说，正确的和有效的管理整个供应链的顺序–数据输送-发票-​​付款，通常需要一个准确的定位相关的产品代码的数据，报告的顺序和在发票单据，以的发票，订单和装运单据，让一个简单而可靠的比较。因此，它是非常重要的，以确保一致性之间的同行提供的数据下表：

健康组织供应商的产品代码产品代码

医药和医疗器械的代码合约

订单交货/装运单据发票。

这些表之间的偏差可能会成为歧义或含糊不清的命令行和发票数据之间的比较。从这种差异出现的困难在付款授权，因此在完成程序的延误。2.2基于Petri网的供应链模型供应链的基础上，上述步骤的人管理应考虑到了一些效率/从工作流中的结构和从不同的行为者的过程中所产生的低效。为了探讨上述的供应链，并提供一个模拟的工具，这样的组织模型，该模型还可以用来为进一步开展案例研究，我们设计了一个基于工作流的过程模型，利用Petri网的。由文献的Petri网可让设计过程指定的活动序列，并将其分配给委托给其执行的持续时间和资源。一旦网设计已经完成，一些模拟，可以完成复制过程中的行为，在不同的条件下，为了突出是问题的关键。

图3示出了一个Petri网，上面所概述的操作步骤的基础上，即，任何权利要求的完整性的情况下，允许模拟主有关区域采购代理的工作流的供应链的关键要素。Petri网的规则网络的令牌表示，在工作流，文档的订单/发货/发票，特别是，它假设一个令牌对应N。200订单/装运单据/发票。在这种情况下，流程开始时的顺序生成的PHC（通过区域采购代理信息系统）。这些命令下面将显示为OA。然后，他们通过区域采购代理转发的供应商，通过产生的另一份文件将显示（图4）。供应商提供所需的产品，相对装运单据，直接向PHC因此，后者必须管理物流活动的目的PHC部门的分配是必要的，而且必须在收到货物确认符合。一旦订单已发送给供应商，工作流提供了（分割）的两个不同的并行分支：第一，谁属于该机构的被动式和主动式发票管理（图5），第二个属于初级保健中心，谁负责，其中包括物流，航运的管理文件（图6）。这第二支，而在其他情况下，运输单据，因为还提供了的基础上，到底发生了什么，两个备选方案：在一种情况下的货物和运输单据定期，快速处理，（CMR收集分支）;一些效率低下的医疗保健公司的物流网络的原因如下相同的活动进行更长时间（CMR失落的分支）的替代路径。这两个分支，然后加入，并加入必要的合规发票的付款（PaymCHK）的模拟实证检验。

开票过程中涉及顺序重新录制的被动发票向供应商发出的区域代理，然后生成一个活跃的区域代理发票PHC每形成的顺序。该模型提供了，所有这些活动可能发生在一个手动或自动模式：在第一种情况下必须执行的各行的发票登记通过手动数据输入，在第二，假设这两个的顺序和船平文档以电子格式提供，重建的各行的发票可以自动发生（图5）。然后，正确的货运单据汉危及周围的参与使流程分为两个层次：直接对合规性检查，并间接地通过信息系统能够自动的被动式和主动式发票“行条目”。同样的，最后一段的模型模拟的付款授权的过程：它可以按行顺序或自动，由于发票重建，上面有详细的装运单据与马每年通过人工验证行（图7）。由于的自动发票的管理依赖于数量的装运单据记录的时间，所有这些不同的经营状况表示，在模型中，通过一系列的“异或”过渡，分流，交替，在适当的分支机构的令牌统计的基础上，这取决于对运输单据已道具正确的处理（X.miss）的百分比。为了让工作流仿真，Petri网的每个过渡都必须配置相关的资源。对于配置，如在表1中所​​示的模型在真实系统上的数据要被测量的，因此：

1）X.miss：文件管理相当大的延迟，也就是通常假定等于20天，而不是3天的百分比；

2）N.发票：N。采购人员单元的区域购买发票和付款管理机构负责；

3）传统固定T.发票：200被动发票的一个人事单位;数据加载需要的时间等于5天/人员单位；

4）N.Paym：N.机构的工作人员负责管理的发票和付款的单位；

5）TPaym：一名工作人员，单位授权支付200无源/有源发票，这个数据通常固定在7天/单位的工作人员所需要的时间；

6）N.CMR：N.PHC的单位负责装运单据管理；

7）T.CMR1的平均时间管理的收集，运输单据（大通道）;200发票/运输文件，这个数据是传统固定相等于7天/工作人员单元；

8）T.CMR2：平均时间管理的收集，运输单据（延迟通道）;200发票/运输文件指，这个数据是传统的倚重固定等于20天/员工单位；

9）TCMR3：平均合格证的管理时间，这个数据是传统固定等于1天/员工单元200发票/运输文件。它应该被指出，满分，而值1），2），3），4），5）被确定作者的经验1区域机构的活动内，6的设置），7），8）的基础上，9）应该做的PHC指示有关的具体情况研究的基础上。无论如何，此信息的更准确的估计不会改变模型的显着。在该选项卡。1列出了分配给配置参数的值。有趣的是，区域采购代理有一定的责任，作为一个函数的参数分析模型的行为。我们认为，区域代理的管理，改变“NINV“或”N。Paym“提高员工的发票记录和付款授权。另外，它也可以，修改“X.miss”，通过合适的的PHC管理上的行动，以要求他们更多地关注有关运输文件的人管理。关于所有其他的参数，相反，它是更为复杂的步骤，因为他们是完全的PHC政府的责任。3定量分析

我们的目标是通过使用Woped的分析工具，，证明特征的区域采购代理PHC设计的工作流模型的优势和弱点是什么。这样的效率低下，特别是货运单据的管理，因此影响着整个手术流程。工作流模型的设计的开源软件的相关文件附于本文件。通过设置资源的流量和生产率的参数称为点1）〜7），进入定量分析菜单Woped，它是能够评估的工作流的持续时间，这可以被认为是支付时间“页。延迟”，它代表一个主要优先事项的重新区域性机构进行支付中的核心作用。特别是，我们的分析，评估的“p的趋势。延迟”的以下变量元素作为一个功能：

1）百分比错过的运输单据“X.miss”；

2）金额的发票和支付管理“Npaym”，“N的资源。INV“。

在表2中列出了由软件仿真所需的参数，参照预先假定的工作体积。至于1点，我们报告表3和图8中的一些模拟结果进行考虑“X.miss”（错过的运输单据）的百分比分配给不同的值。正如预期的那样，支付的时间大幅重新产生由的“X.miss”减量化的后果序列的会计的工作流程自动化IM改善这方面表示在模型中的标有相应的部门（X.miss-1）。，然而，应当考虑的基础上的实际经验，它是不容易继电器上减少“X.miss”<50％，因此，它被做了一个第二模拟，其中的异或的百分比分支，它已经被分配了一个值等于50％“X.miss”。所以，根据表4的数据进行模拟。在该仿真中，给定的值X.miss=50％的付款时间的计算方法，首先，通过增加（N.INV=4〜9）的资源的工作人员是谁为发票管理responsble的;然后通过共享相同的资源付款授权（为了保持在一个固定值的全球数量的工作人员资源“小孩RES=13”）。在这样的方式中，我们得到了一个延迟时间，款额相等于只有32天，将是绝对lutely令人满意的正常使用。

当然，所有这些结果只是一个指示如何付款延迟相关的资源量，不考虑任何额外的延迟，由于与银行的关系或与区域管理。从仿真款新兴的模拟值，但一致的数据来自该领域的经验。4讨论区域集中的机构担保大幅节省卫生服务和商品采购。供应链管理需要一个特定的ICT基础组织和工作流。由于共享供应链之间的责任区域机构和健康的公司,有一些关键问题,必须被管理。一个严格的级别的自动化和集成与PHC是必需的,为了保证会计资料的实时传输,以及完美的品德对齐账户之间的不一致,为了避免订单/发票/货运单据/发票,会严重的影响到发票的结算。一个工作流模型代表一个地区的一些特征行为代理流程建议:特别是它允许来分析系统的性能,根据一些关键特性的这种类型的机构。该模型模拟显示了如何重要的是一个正确的管理物流相关的货物交货以确保一个时间表数据输入的单据在信息系统;事实上,付款延迟由于不负责任的船运单据管理(X。错过50%),导致不可接受的。因此,管理一个区域代理需要一个强大的控制PHC的责任和验证都收到的货物的一致性。德制服鉴于平均数量的延迟装运文档(X。错过=50%)和给定一个生产率大约大约800发票每月每个人事单位,(包括发票和付款管理)是可能的,大约有13人事单位,(至少9人之间共享“发票登记”和“付款授权”的角色),管理一个流约200000发票/年,保证平均时间为会计流等于30天左右。虽然该模型的结构相关的很多信息都来自该领域的经验，该模型也可用于其他类似的案例研究，不幸的是，有些因素具有一定的随机性，应考虑。例如:电子发票的流的存在（即，是国家政策的限制，因为必须考虑到普通发票流动残余的尊重）。其他的自动化和管理软件的具体方面。与相关的人员离职培训方面。5结论总之，一个区域采购机构还扮演着支付中心的作用，因为决定供应链管理中的一个额外的水平大约需要物流和接收货物的合格验证，重视管理，由PHC，谁是这些规定负责最终的收件人。采用PHC物流落后导致了以区域代理保证适当的文档管理人员的必要性。利用该模型，它可以做一些一般性的评估：有关装运单据，之间的平衡分散指数，和额外的行政人员的数量在区域代理人员受雇于管理文献流。换句话说，从文件流的大小和x.miss指标出发，以确定它是可能的人员数量，以保证所要求的付款延迟是必要的。致谢这项工作是由奖学金的博士项目“经济学和管理医疗保健公司和组织”支持的。SupplyChainforRegionalCentralizedPurchasing:AnApplicationModelAlessandroPepinoABSTRACTInEuropeHealthOrganizationsareprogressivelymodifyingtheirmanagementmodelstorationalizeexpenditureinordertoassurebetterlevelsofeffectivenessandefficiency:manycountriesaregoingtocentralizethemanagementofgoodsandservicessupply.Inthispaperaspecificmodelofcentralizedpurchasingisproposed;itisparticularlysuitableincasesofsevereeconomysufferingatregionallevel(e.g.Campania,Lazio,CalabriainItaly)oratnationallevel(e.g.Greece,Ireland,Italy),thatmeansinallthosecaseswherethescaleeconomies,obtainablebysupplycentralization,wouldbepartlyortotallycompromisedbytheextrachargesinducedbythemissingofcontractualcommitments.ThisworkaimseithertoanalyzesuchspecificapproachforcentralizedpurchasingortoproposeasimulationmodelbasedonPetrinet,whichcouldbeusefulfordesigningandmanagingsimilarcasestudies.Keywords:CentralizedPurchasing;WorkflowManagement;HealthInformationSystems1.IntroductionInthelast20yearsinEurope,HealthcareOrganizationsareprogressivelyintegrating,atregionallevel,theirworkflowsinordertoguaranteeadequatehealthservicesdespitethelimitedfinancialresourcesincomparisonwithpopulationhealthcareneeds.Especially,manyregionalandnationaladministrationsaimtointegrateandcentralizeinasinglebody,underpublicsupervision,alltheactivitiesthatcanbeassimilatedeachotherthatarenormallycarriedout,withmoreexpenses,byfewperipheralbodythatinthefollowingweindicateas“PublicHealthCompanies”(PHC)whichingeneralarepublicorganizationsresponsibleforthehealthservices(andalltherelatedactivities)concerningonelocaldistrictlocatedwithinthenational/regionalarea.Byinstance,onecentralizedorganization(normallyapubliccompany)forgoodsandservicesprocurement,allowssignificantsavingsaswellasgoodquality;there-fore,intheselastyears,thepharmaceuticalsandmedicaldevicespurchaseprocesseshavebeencentralizedeitherinseveralItalianRegionsandalsoabroad.Thesecentralizedprocurementbodies,inthemostcases,areresponsiblejustfortheprocurementcompetition,inordertoincreasequantitiesandreducegoodsandservicecosts;thePHCremainnormallyresponsibleforthesupplychainandespeciallyforthepaymenttothesupplier.Insomecases,wherethePHCarenotabletomeetcontractualcommitmentsbecausetheirheavydebt,thesecentralbodieskeepinchargealsopartofthesupplychain(order-invoice-payment)onbehalfofthePHCinordertomeetagreementpaymenttime.ThispaperdescribesamodelofaRegionalPurchasingAgencythatintegrallymanagesthewholeprocurementprocess.Thispaperanalysestheprocessfromthework-flowpointofviewandsuggestsaspecificmodel,basedonPetriNets,inordertoquantitativelyoutlinebenefitsandcriticalpoints.2.MaterialsandMethodsInthecasestudyherepresented,theRegionalPurchasingAgencyisresponsiblefordrugsandmedicaldevicespurchasetobedistributedamonghealthcarepubliccompaniesresponsiblefortheregionaldistrictsthatinthefollowingwillbeindicatedas“PHC”.Atanoperativelevel,theworkflowscouldbeoutlinedasshowninFigure1.PeriodicallytheAgencycollectsfromthePHCsthedataconcerningtheHealthRegionalDistrictsneeds,andthenannouncesthecentralizedproceduresofbidsevaluationconcerningtheacquisitionsofrequiredgoodsandservices.Afterthat,thePHC—onbehalfofandthroughthePurchasingAgencyinformationsystem-sendtheorderstothosesupplierswhohavebeenawarded,throughpubliccompetition,onthebasisofagreementpricesandsupplyconditions.TheSupplierssendgoodsandshippingdocumentstoPHCandthecorrespondinginvoices(thatwillbeindicatedinthefollowingas“passiveinvoices”)totheRegionalAgencyitself.FinallytheRegionalAgencyeitherprovidespaymenttothesupplierorattendstoissuecorrespondingactiveinvoicestothePublicHealthCompanies,attheendofaccountingcycle.ThePublicHealthCompanieswillnotprovideanypaymenttotheRegionalAgencybuttheyareresponsibleforthereceiptandthelogisticsofsuppliedgoods,aswellas,theshippingdocumentschecking,thatisamandatoryrequirementforthepassiveinvoices’paymenttothesupplier.OnthebasisofonespecificagreementwiththeRegionalAdministration,thepaymentoftheactiveinvoicestotheRegionalAgencybyPHCismadethroughaspecificmechanismofwithdrawals,fromthefundingthattheRegionalAdministrationperiodicallysendtotheindividualPHC;thismechanismrepresentsanessentialelementofguaranteefortheRegionalAgencyand,there-forefortheCreditorSuppliers,too.Thisspecificoperatingmodel,whichisdifferentfromtheoneadoptedbythemostofthePurchaseRegionalAgenciesinItaly,generatesaduplicationoftheadministrativeflow;infact,foranyprovision,twocorrespondinginvoicesmustbeindividuallyprocessedbytheRegionalAgency(PublicHealthcareCompany<->RegionalAgency<>Supplier);thispeculiarityrepresentsacriticalelementthatnecessarilyimposesthatthedocumentalflowandthemanagementmodel,startingfromtheorderuptotheinvoice’spayment,shouldbeasmuchauto-matedaspossible.So,theRegionalAgencyhastosetupanappropriateadministrativeinformationsystem,whichshouldbeabletomanage,forahugeamountofdocument(200,000order/invoiceperyear),thegreatheterogeneityofdeliveriesandthedifferentinvoicemodalities,normallyspecifiedintotheagreementwiththedifferentSuppliers.2.1.TheInformationManagementSystemTheInformationSystemhastomanagethewholeadministrativeworkflow;withreferencetoausualaccountingmanagementsystem,itmustalsoprovideaspecificsetofcheckpointsandmanagementfunctionsrelatedtothespecificneedsoftheRegionalAgencysupplychain.TheworkflowreportedinFigure1highlightsthehighdegreeofintegrationthatisrequiredbetweentheinformationsystemsoperatinginthePHCandtheCentralAgency.Moreover,italsoshouldcompriseintegration’smoduleswiththelocalinformationsystemshandledbytheindividualPHC’s.ThePHCsareinfactresponsibleforthecertificationofgood’sconformity,and,inaddition,musthavetheirownindependentaccountingsysteminordertoguaranteeanappropriateinternalmanagementcontrol.So,theinformationsystemintegration’smodulesmustprovide:TheorderdatabaseupdatetokeepalignedtheordersmanagedbythePHCandthecorrespondingordersgeneratedintotheRegionalAgency’sCentralizedSystem.TheshippingdocumentsdatabaseupdatetokeepalignedtheshippingdocumentmanagedbythePHCandthecorrespondingshippingdocumentdatabaseintotheRegionalAgency’sCentralizedSystem,inordertoallowthestaffAgencytoauthorizethein-voicespayment.Fromatechnicalpointofview,intheAuthor’sexperience,theintegrationbetweenthecentralinformationsystemandthePHCone,couldbedonebymeanasimpleFTPdataexchange,althoughWebservicesandSOAtechnologiespromisetobemoreefficientfromthispointofview.TheinformationsystemshouldallowthePHCoperatorstomakeviaweba“proposedorder”,representingtheHealthCompany’srequesttotheRegionalAgency,whichthenhastobeconfirmedbeforedeliveringtothesupplier.Normally,alltheseactivitiesarecarriedoutbyPHCadministrativestaffunderthesupervisionbyonepharmacist/administrativebelongingfromtheRegionalAgency)inordertocompletesuch“orderingphase”.Thelatter,asholderofthesupplycontract,sends(automaticallybyfaxorbymail)theordertothesupplier;ofcourse,thesameorder,throughtheintegrationsystem,hastobeexportedtothePHCInformationSystem.ThePHCoperators,atthegoodreceipt,mustprovide,intheirinformationsystems,thedataentryconcerningthedetailsaboutthereceivedproducts;afterthatthesedatamustbeexportedaswell,towardtheRegionalAgencyinformationsystem.TheRegionalAgencyhastoregisterthepassivein-voicessentbytheSupplier.Inprinciplethepassivein-voicesrecordingusuallyrequiresasimpledataentryconcerningfewkeydata(Figure2).Ontheotherhandthegenerationoftheactiveinvoicesrequiresfulldetailoftheorderrows.Thismeansthat,giventheexpecteddocumentvolume,(200,000documents/year),inthecaseofpassiveinvoicesmanualdataentry,thiswouldresultinaheavyworkloadandapotentialqualitydataloss,suchastomakethemodelnotsuitable.Ifthemodelofe-invoicingschemewouldbealreadygoneinItaly,theproblemwouldbealreadysolved,but,unfortunately,mostofthesuppliercannotyetprovideelectronicinvoices.Onepossiblesolution,toavoidmanualdataentry,istoreconstructthedetailsofthepassiveinvoicedocumentbyusingthedatacontainedintheship-pingdocumentnormallyupdatedbythePHCuponreceiptoftheorderedgoodsorservices.AsreportedinFigure2onthebasisoftheordernumberandtheSuppliercode,itcouldbepossibletofind—throughthetableoftheshippingdocuments(CMR)—thedetailsrelatedtothepassiveinvoice;thismechanismthereforeallowstoautomaticallygeneratesan“accountedinvoice”(thatislinebylinecoherentwiththepassiveinvoice)avoidingthemanualdataentry.Ofcourseanumberofchecksinordertoverifytheexactmatchbetweentheaccountedinvoiceandtheshippingdocumenthastobedone.Unfortunately,sometimes,atthetimewhenpassiveinvoiceisrecordedintheinformationsystem,thedataconcerningtheshippingdocumentsarenotyetavailablebecausetheyhavenotyetbeeninsertedinthePHC’sdatabase;moreovertheunitcost,orthedescriptionofthegoodsontheinvoicesmaybedifferentfromtheonescontainedintheshippingdocument,duetoadatabasemisalignment.Insuchcases,theaccountedinvoicedetailsmustnecessarilyberegisteredmanually;smalldifferencesduetonumericalroundinghowevercanbetoleratedaccordingtothelimitsprescribedbylaw;thisallowstoavoid,inasignificantnumberofcases,themanualdataentryandthereforeitmakesmoreefficienttheoperatingflow.Onthebasisofaccountedinvoicetheinformationsys-temshouldgenerate,throughanautomaticoverturning,thecorrespondingactiveinvoices,tobesenttothePHC,inordertobeaccountedintherespectivebudgets.Thelaststepofthemanagementcyclerequiresthecomparisonbetweenthepassiveinvoiceandtheshippingdocumentsalreadyregisteredintotheinformationsystem,inordertoauthorizethepaymenttothesupplier;inthisstepthatisundertheresponsibilityoftheregionalagency,theRegionalAgencystaffshouldcheck,linebyline,theexactmatchbetweentheorderedproducts,andonesdeliveredandbilled.Thisactivityisgenerallyquitehard-working,but,ofcourse,inthecasethattheaccountedpassiveinvoicehasbeengeneratedbytheautomaticprocedure,thischeckcouldbeautomaticaswell.Fromtheabove,itisimportant,inordertoreducetheworkloadandthereforetheoperatingtimes(alsoforimprovingtheoverallqualityoftheprocess),tohaveanadequatealignmentoftheproductcodesthatareusedattheorder’stime,toonesusedbysuppliers.Inotherwords,thecorrectandefficientmanagementoftheentiresupplychainorder–DDT–invoicing–payment,generallyrequiresanaccuratealignmentofdatarelatedtotheproductcodes,withtheonesreportedintheorderandintheinvoicedocuments,inordertoallowaneasyandreliablecomparisonoftheinvoices,orderandshippingdocument.So,itisveryimportanttoensuretheconsistencybetweenthecounterpartsdataprovidedtothefollowingtables:ProductscodeofHealthOrganizationsProviders’productcodeMedicineandmedicaldevices’codeContractsOrdersDelivery/ShippingDocumentsInvoices.Anymisalignmentbetweenthesetablesmaybecomeadiscrepancyorambiguitiesinthecomparisonbetweentheorderrowsandtheinvoicesdata.Fromthisdiscrepancyariseboththedifficultiesinpaymentauthorizationandconsequentlydelaysincompletingtheprocedure.2.2.ASupplyChainModelBasedonPetriNetsOnthebasisoftheabovestepsthesupplychainmanagementshouldtakeintoaccountanumberofefficiencies/inefficiencieswhicharisefromtheworkflowstructureandfromdifferentactorsintheprocess.Inordertoinvestigatetheabovesupplychain,andtoprovideasimulationtoolforsuchorganizationalmodelthatcouldbeusedalsoforfurthercasestudies,wehavedesignedaworkflowbasedprocessmodelbyusingthePetrinets.AsshownbytheliteraturethePetrinetsallowtodesignaprocessspecifyingtheactivitiessequenceandassigningthemadurationtimeandthere-sourceswhoaredelegatedtotheirexecution.Oncethenetdesignhasbeencompleted,somesimulationscanbedonetoreproducetheprocessbehaviorindifferentconditions,inordertohighlightthecriticalissues.Figure3showsaPetrinet,basedontheoperativestepsaboveoutlined,that,withoutanyclaimofcompleteness,allowstosimulatethemaincriticalelementsofthesup-plychainworkflowconcerningtheRegionalPurchasingAgency.FollowingthePetrinet’srulesthenetwork’stokenrepresents,withintheworkflow,thedocumentoforder/delivery/invoice;inparticular,itisassumedthatoneto-kencorrespondston.200orders/shippingdocuments/in-voices.InthesecircumstancestheflowstartswiththeordergenerationbyPHC(throughRegionalPurchasingAgencyInformationSystem).TheseorderswillbebelowindicatedasOA.TheyarethenforwardedBytheRegionalPurchasingAgencytotheSuppliersthroughthegenerationofafurtherdocumentwhichwillbeindicatedasOF(Figure4).TheSuppliersdelivertherequiredproducts,withtherelativeshippingdocuments,directlytothePHCThus,thelattermustmanagethelogisticactivitiesthatarenecessaryforthedistributiontothedestinationPHCdepartmentsandmustverifytheconformityofthereceiptgoods.Oncetheorderhasbeensenttothesupplier,theworkflowprovides(ANDsplit)twodistinctparallelbranches:thefirst,whobelongstotheAgencyforthemanagementofthepassiveandactiveinvoices(Figure5);thesecondwhobelongstoPHCs,whohaveinchargethelogistics,thatincludesthemanagementoftheshippingdocuments(Figure6).Thissecondbranchprovidesalso—onthebasisofwhatreallyhappens—twoalternatives:inonecasethegoodsandtheshippingdocumentsareregularlyandquicklyhandled,(CMRcollectbranch);instead,intheothercase,theshippingdocuments—becauseanumberofreasonsrelatedtotheinefficiencyofthehealthcarecompanies’logisticnetwork—followsanalternativepathwherethesameactivitiesarecarriedoutinamuchlongertime(CMRLostbranch).ThetwobranchesarethenjoinedbyanANDjointhatsimulatesthepositivecheckofcompliancenecessaryfortheinvoicepayment(Paymchk).Theinvoicingprocessinvolvessequentiallythere-cordingofthepassiveinvoicessentfromtheSuppliertotheRegionalAgency,thenthegenerationofanactiveinvoicefromtheRegionalAgencytothePHCwhoper-formedtheorder.Themodelprovidesthatalltheseactivitiesmayhappeninamanualorautomaticmode:inthefirstcasetheregistrationoftheindividualrowsoftheinvoicemustbeperformedthroughamanualdataentry;inthesecond,assumingthatboththeorderandtheship-pingdocumentareavailableinelectronicformat,thereconstructionoftheindividualrowsoftheinvoicecanoccurautomatically(Figure5).Then,thecorrecthandlingoftheshippingdocumentsisinvolvedintheprocessattwolevels:directlyregardingtothecompliance,check,andindirectlythroughtheabilitytoautomatethepassiveandactiveinvoices’rowsentryintheinformationsystem.Similarly,alastsegmentofthemodelsimulatesthepaymentauthorizationprocess:itcanbecarriedoutmanually—throughthemanualverificationrowsbyrowsoftheshippingdocumentassociatedwiththeorder—orautomatically,thankstoinvoicereconstructionabovede-tailed(Figure7).Becausetheautomaticinvoicemanagementdependsonthenumberofshippingdocumentsintimerecorded,allthesedifferentoperatingsituationsarerepresented,withinthemodel,throughaseriesof“xor”transitionsthatshunt,alternately,inappropriatebranchesthetokenonstatisticalbasis,dependingonthepercentageoftransportdocumentwhichhavebeenproperlyhandled(X.miss).Inordertohaveworkflowsimulation,eachtransitionofPetriNetmustbeconfiguredwiththeassociatedresources.Forthemodelconfiguration—asshownintheTable1—thedatatobemeasuredontherealsystemare,therefore:X.miss:percentageofdocumentsmanagedwithconsiderabledelay,thatisconventionallyassumedequalto20daysinsteadof3days;N.Inv:n.purchasingstaffunitoftheRegionalPurchaseAgencyresponsibleforinvoicesandpaymentsmanagement;T.Inv:Timerequiredtoload200passiveinvoicesbyapersonnelunit;thisdataisconventionallyfixedequalto5days/staffunit;N.Paym:N.Agency’sstaffunitresponsibleformanaginginvoicesandpayments;T.Paym:Timerequiredforauthorizethepaymentof200passive/activeinvoicesbyonestaffunit;thisdataisconventionallyfixedat7days/staffunit;N.cmr:N.ofPHC’sunitresponsibleforshippingdocumentsmanaging;T.cmr1:Averagetimeofmanagement’scollectionofshippingdocuments(greatchannel);relatingto200invoices/shippingdocuments,thisdataisconventionallyfixedequalto7days/staffunit;T.cmr2:averagetimeofmanagement’scollectionofshippingdocuments(delayedchannel);referringto200invoices/shippingdocuments;thisdataisconventionallyfixedequalto20days/staffunit;T.cmr3:Averagetimeofcomplianceverification’smanagement;referringto200invoices/shippingdocumentsthisdataisconventionallyfixedequalto1day/staffunit.Itshouldbepointedoutthatwhilethevalues1),2),3),4),5)aredeterminedonthebasisofauthors’experienceinsideoneregionalagency’sactivities,thesetupof6),7),8),9)shouldbedoneonthebasisofPHC’sindicationconcerningthespecificcasestudy.Anyway,amoreaccurateestimationofthisinformationwouldnotchangesignificantlythemodel.Inthetab.1