Excel 与 Math lab在测绘工程中的应用

第八章Excel与Mathlab在测绘工程中的应用

§8-1

Excel常用函数及在测绘工程中的应用一、常用函数简介

Excel是办公室自动化中非常重要的一款软件，很多巨型国际企业都是依靠Excel进行数据管理。它不仅仅能够方便的处理表格和进行图形分析，其更强大的功能体现在对数据的自动处理和计算，特别是Excel函数在我们测绘生产过程中，可以很方便解决各种数据处理问题，在不用高级语言编写程序的情况下，解决实际问题，减少大量软件开发带来的费用开支。

Excel的数据处理功能在现有的文字处理软件中可以说是独占鳌头，几乎没有什么软件能够与它匹敌。1．什么是函数

Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。例如，SUM函数对单元格或单元格区域进行加法运算。所谓嵌套函数，就是指在某些情况下，您可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。例如图8-1中所示的公式使用了嵌套的

AVERAGE函数，并将结果与

50相比较。这个公式的含义是：如果单元格F2到F5的平均值大于50，则求F2到F5的和，否则显示数值0。如图8-2所示，函数的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。如果函数以公式的形式出现，请在函数名称前面键入等号（=）。在创建包含函数的公式时，公式选项板将提供相关的帮助。图8-2图8-1公式选项板：帮助创建或编辑公式的工具，还可提供有关函数及其参数的信息。单击编辑栏中的"编辑公式"按钮，或是单击"常用"工具栏中的"粘贴函数"按钮之后，就会在编辑栏下面出现公式选项板。整个过程如图8-3所示。图8-32．使用函数的步骤在Excel中如何使用函数呢？1）单击需要输入函数的单元格，如图8-4所示，单击单元格C1，出现编辑栏2）单击编辑栏中"编辑公式"按钮，将会在编辑栏下面出现一个"公式选项板"，此时"名称"框将变成"函数"按钮，如图8-3所示。3）单击"函数"按钮右端的箭头，打开函数列表框，从中选择所需的函数；图8-4图8-5函数列表框4）当选中所需的函数后，Excel2000将打开"公式选项板"。用户可以在这个选项板中输入函数的参数，当输入完参数后，在"公式选项板"中还将显示函数计算的结果；5）单击"确定"按钮，即可完成函数的输入；6）如果列表中没有所需的函数，可以单击"其它函数"选项，打开"粘贴函数"对话框，用户可以从中选择所需的函数，然后单击"确定"按钮返回到"公式选项板"对话框。在了解了函数的基本知识及使用方法后，请跟随笔者一起寻找Excel提供的各种函数。您可以通过单击插入栏中的"函数"看到所有的函数。图8-6粘贴函数列表3．函数的种类

Excel函数一共有11类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。1）数据库函数——当需要分析数据清单中的数值是否符合特定条件时，可以使用数据库工作表函数。例如，在一个包含销售信息的数据清单中，可以计算出所有销售数值大于

1,000且小于

2,500的行或记录的总数。MicrosoftExcel共有

12个工作表函数用于对存储在数据清单或数据库中的数据进行分析，这些函数的统一名称为

Dfunctions，也称为

D函数，每个函数均有三个相同的参数：database、field和

criteria。这些参数指向数据库函数所使用的工作表区域。其中参数

database为工作表上包含数据清单的区域。参数

field为需要汇总的列的标志。参数

criteria为工作表上包含指定条件的区域。

2）日期与时间函数——通过日期与时间函数，可以在公式中分析和处理日期值和时间值。3）工程函数——工程工作表函数用于工程分析。这类函数中的大多数可分为三种类型：对复数进行处理的函数、在不同的数字系统（如十进制系统、十六进制系统、八进制系统和二进制系统）间进行数值转换的函数、在不同的度量系统中进行数值转换的函数。4）财务函数——财务函数可以进行一般的财务计算，如确定贷款的支付额、投资的未来值或净现值，以及债券或息票的价值。财务函数中常见的参数：未来值

(fv)--在所有付款发生后的投资或贷款的价值。期间数

(nper)--投资的总支付期间数。付款

(pmt)--对于一项投资或贷款的定期支付数额。现值

(pv)--在投资期初的投资或贷款的价值。例如，贷款的现值为所借入的本金数额。利率

(rate)--投资或贷款的利率或贴现率。类型

(type)--付款期间内进行支付的间隔，如在月初或月末。5）信息函数——可以使用信息工作表函数确定存储在单元格中的数据的类型。信息函数包含一组称为

IS的工作表函数，在单元格满足条件时返回

TRUE。例如，如果单元格包含一个偶数值，ISEVEN工作表函数返回

TRUE。如果需要确定某个单元格区域中是否存在空白单元格，可以使用

COUNTBLANK工作表函数对单元格区域中的空白单元格进行计数，或者使用

ISBLANK工作表函数确定区域中的某个单元格是否为空。6）逻辑函数——使用逻辑函数可以进行真假值判断，或者进行复合检验。例如，可以使用

IF函数确定条件为真还是假，并由此返回不同的数值。7）查询和引用函数——当需要在数据清单或表格中查找特定数值，或者需要查找某一单元格的引用时，可以使用查询和引用工作表函数。例如，如果需要在表格中查找与第一列中的值相匹配的数值，可以使用

VLOOKUP工作表函数。如果需要确定数据清单中数值的位置，可以使用

MATCH工作表函数。8）数学和三角函数——通过数学和三角函数，可以处理简单的计算，例如对数字取整、计算单元格区域中的数值总和或复杂计算。9）统计函数——统计工作表函数用于对数据区域进行统计分析。例如，统计工作表函数可以提供由一组给定值绘制出的直线的相关信息，如直线的斜率和

y轴截距，或构成直线的实际点数值。

10）文本函数——通过文本函数，可以在公式中处理文字串。例如，可以改变大小写或确定文字串的长度。可以将日期插入文字串或连接在文字串上。下面的公式为一个示例，借以说明如何使用函数

TODAY和函数

TEXT来创建一条信息，该信息包含着当前日期并将日期以“dd-mm-yy”的格式表示。11）用户自定义函数--如果要在公式或计算中使用特别复杂的计算，而工作表函数又无法满足需要，则需要创建用户自定义函数。这些函数，称为用户自定义函数，可以通过使用

VisualBasicforApplications来创建。二、Excel中自定义函数应用技巧

1．认识VBA自定义函数就是用它创建的。VBA的全称是VisualBasicforApplication，它是微软最好的通用应用程序脚本编程语言，它的特点是容易上手，而且功能非常强大。在微软所有的Office组件中，如Word、Access、Powerpoint等等都包含VBA，如果你能在一种Office组件中熟练使用VBA，那么在其它组件中使用VBA的原理是相通的。

Excel中VBA主要有两个用途，一是使电子表格的任务自动化；二是可以用它创建用于工作表公式的自定义函数。

由此可见，使用Excel自定义函数的一个前提条件是对VBA基础知识有所了解，如果我们有使用VisualBasic编程语言的经验，那么使用VBA时会感觉有很多相似之处。2．什么时候使用自定义函数？

有些初学Excel的同学可能有这样疑问：Excel已经内置了这么多函数，我还有必要创建自己的函数吗？回答是肯定的。原因有两个，它们也正好可以解释什么时候使用Excel自定义函数的问题。

第一，自定义函数可以简化我们的工作。

有些工作，我们的确可以在公式中组合使用Excel内置的函数来完成任务，但是这样做的一个明显缺点是，我们的公式可能太冗长、繁琐，可读性很差，不易于管理，除了自己之外别人可能很难理解。这时，我们可以通过使用自定义函数来简化自己的工作。

第二，自定义函数可以满足我们个性化的需要，可以使我们的公式具有更强大和灵活的功能。

实际工作的要求千变万化，仅使用Excel内置函数常常不能圆满地解决问题，这时，我们就可以使用自定义函数来满足实际工作中的个性化需求。

（1）VisualBasic是设计用于创建标准的应用程序，而VBA是用于使已有的应用程序自动化。VisualBasic具有自己的开发环境，而VBA必须“寄生于”已有的应用程序。（2）要运行VisualBasic开发的应用程序，用户不用在他的系统上访问VisualBasic，因为VisualBasic开发出的应用程序是可执行的。而由于VBA应用程序是寄生性的，执行它们要求用户访问“父”应用程序，VB与VBA的区别Excel与宏宏是一系列命令和函数，存储于VisualBasic模块中，并且在需要执行该项任务时可随时执行。宏，指一系列EXCEL能够执行的VBA语句。

宏就像excel工作表中的机器人方便地执行一些相同的命令，一遍又一遍直到用户要求他停止为止。

录制简单的宏

以下将要录制的宏非常简单，只是改变单元格颜色。请完成如下步骤：

1)打开新工作簿，确认其他工作簿已经关闭。

2)选择A1单元格。调出“常用”工具栏。

3)选择“工具”—“宏”—“录制新宏”。

4)输入“改变颜色”作为宏名替换默认宏名，单击确定,注意，此时状态栏中显示“录制”，特别是“停止录制”工具栏也显示出来。替换默认宏名主要是便于分别这些宏。

★宏名最多可为255个字符，并且必须以字母开始。其中可用的字符包括：字母、数字和下划线。宏名中不允许出现空格。通常用下划线代表空格。

5)选择“格式”的“单元格”，选择“图案”选项中的红色,单击“确定”。

6)单击“停止录制”工具栏按钮，结束宏录制过程。※如果“停止录制”工具栏开始并未出现，请选择“工具”—“宏”—“停止录制”。

执行宏

当执行一个宏时，EXCEL按照宏语句执行的情况就像VBA代码在对EXCEL进行“遥控”。但VBA的“遥控”不仅能使操作变得简便，还能使你获得一些使用EXCEL标准命令所无法实现的功能。而且，一旦熟悉了EXCEL的“遥控”，你都会奇怪自己在没有这些“遥控”的情况下，到底是怎么熬过来的。要执行刚才录制的宏，可以按以下步骤进行：

1）选择任何一个单元格，比如A3。

2）选择“工具”—“宏”—“宏”，显示“宏”对话框。

3）选择“改变颜色”，选择“执行”，则A3单元格的颜色变为红色。试着选择其它单元格和几个单元格组成的区域，然后再执行宏，以便加深印象。查看录制的代码

1）选择“工具”—“宏”—“宏”，显示“宏”对话框。

2）单击列表中的“改变颜色”,选择“编辑”按钮。Sub改变颜色()

'

'改变颜色Macro

'xw记录的宏2000-6-10

'

'

WithSelection.Interior

.ColorIndex=3

.Pattern=xlSolid

.PatternColorIndex=xlAutomatic

EndWith

EndSub

Sub改变颜色()

'

'改变颜色Macro

'xw记录的宏2000-6-10

'

'

WithSelection.Interior

.ColorIndex=3

.Pattern=xlSolid

.PatternColorIndex=xlAutomatic

EndWith

EndSub

Sub改变颜色():这是宏的名称。

中间的以“‘”开头的五行称为“注释”，它在录制宏时自动产生。

以With开头到EndWith结束的结构是With结构语句，这段语句是宏的主要部分。注意单词“selection”，它代表“突出显示的区域”（即：选定区域）。WithSelection.Interior：它读作“选择区域的的内部”.这整段语句设置该区域内部的一些“属性”。

.ColorIndex=3:将该内部设为红色。注意：有一小圆点，它的作用在于简化语句，小圆点代替出现在With后的词,它是With结构的一部分。另外：红色被数字化为3

.Pattern=xlSolid：设置该区域的内部图案。由于是录制宏，所以，虽然你并未设置这一项，宏仍然将其记录下来(因为在“图案”选项中有此一项，只是你为曾设置而已）。xlSolid表示纯色。

.PatternColorIndex=xlAutomatic：表示内部图案底纹颜色为自动配色。

EndWith:结束With语句。

EndSub:整个宏的结束语

Byte0到255BooleanTrue或FalseInteger-32768-32767Long-2147483648-2147483647SingleDoubleString0到大约20亿DateVariant（数字）任意数字最大可以达Double的范围Variant（字符）与边长string有相同的范围VBA支持的部分数据VBA数学运算符^求一个数字的某次方乘法运算/除法运算\对两个数做除法并返回一个整数Mod求两个数的余数+加法运算-减法运算

VBA对子过程和函数的语法法则（1）你名字后在那个可以包含字母、数字和下划线，但首字母不能是数字或下划线。（2）名字中不能包含空格、句号、惊叹号，也不能包含字符@、%、$、#(3)名字最多包含255个字符（4）名字不区分大小写（过程、变量、函数都不区分大小写）VBA实例SubMyfirstVBAProgram()DimstrnameasStringDimstrhelloasstringStrname=inputbox(“请输入你的名字：”)Strhello=“你好，”&strname&“!”MsgboxstrhelloEndsub

变量的定义Dim变量名AS数据类型变量名必须以字母开始，并且只能包含字母、数字和特定的特殊字符，不能包含空格、句号、惊叹号，也不能包括字符@、&、$和#。名字最大长度为255字符。变量赋值“=”常量的定义ConstSALESTAXAsLong=.06231#表示日期Mydate=#05/07/1999#“strhello=“你好，“&strname&”!””&连接符Functionadd(a,b)Add=a+bEndfunctionSubdisplay()dimsumSum=add(2,5)Msgbox(sum)EndsubVBA实例

3．自定义函数应用实例(1)计算个人调节税的自定义函数任务：假设个人调节税的收缴标准是：工资小于等于800元的免征调节税，工资800元以上至1500元的超过部分按5％的税率征收，1500元以上至2000元的超过部分按8％的税率征收，高于2000元的超过部分按20％的税率征收。分析：假设Sheet1工作表的A、B、C、D列中分别存放“姓名”、“总工资”、“调节税”、“税后工资”字段数据，如图8-7所示。图8-7平时使用较多的方法是借助嵌套使用IF函数计算，比如在C2单元格输入公式“=IF(B2<=800,0,IF(B2<=1500,(B2-800)*0.05,IF(B2<=2000,700*0.05+(B2-1500)*0.08,700*0.05+500*0.08+(B2-2000)*0.2)))”，然后通过填充柄复制公式到C列的其余单元格。既然公式能够解决问题，为什么还要使用自定义函数的方法呢？正如前面提到的两个方面的原因：一是公式看起来太繁琐，不便于理解和管理；二是公式的处理能力在面对稍微复杂一些的问题时便失去效用，比如假设调节税的税率标准会根据年龄的不同而改变，那么公式可能就无能为力了。

1）为了便于测试自定义函数的计算效果，可以先把上面采用公式计算的结果删去。然后选择菜单“工具→宏→VisualBasic编辑器”命令(或按下键盘Alt+F11组合键)，打开VisualBasic窗口，2）进入VisualBasic窗口后，选择菜单“插入→模块”命令，于是得到“模块1”，在其中输入如下自定义函数的代码(图8-8)：FunctionTAX(salary)

Constr1AsDouble=0.05

Constr2AsDouble=0.08

Constr3AsDouble=0.2

SelectCasesalary

CaseIs<=800

TAX=0

CaseIs<=1500

TAX=(salary-800)*r1CaseIs<=2000

TAX=(1500-800)*r1+(salary-1500)*r2

CaseIs>2000

TAX=(1500-800)*r1+(2000-1500)*r2+(salary-2000)*r3

EndSelect

EndFunction比较运算符表达试*3）函数自定义完成后，选择菜单“文件→关闭并返回到MicrosoftExcel”命令，返回到Excel工作表窗口，在C2单元格中输入公式“=TAX(B2)”回车后就计算出了第一个员工应付的个人调节税，然后用公式填充柄复制公式到其它后面的单元格，这样就利用自定义函数完成了个人调节税的计算(图8-9)。图8-8*图8-9

4）从自定义函数的代码中可以看出，用这种方式，自定义函数的功能非常易于理解，同时如果税率改变，相应地变化r1、r2、r3的值即可。

通常，自定义的函数只能在当前工作薄使用，如果该函数需要在其它工作薄中使用，则选择菜单“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，选择保存类型为“MircosoftExcel加载宏”，然后输入一个文件名，如“TAX”单击“确定”后文件就被保存为加载宏(图8-10)。然后选择菜单“工具→加载宏”命令，打开“加载宏”对话框，勾选“可用加载宏”列表框中的“Tax”复选框即可，单击“确定”按钮后(图8-11)，就可以在本机上的所有工作薄中使用该自定义函数了。图8-10图8-11

如果想要在其它机器上使用该自定义函数，只要把上面的加载宏文件复制到其它电脑上加载宏的默认保存位置即可。

说明：WindowsXP系统下加载宏文件的默认保存位置为：C:DocumentsandSettingszunyue(用户帐户)ApplicationDataMicrosoftAddIns文件夹。(2)自定义函数实例2

任务：为了促进销售人员的工作积极性，销售部门经理制定了销售业绩奖金制度，奖金发放的标准奖金率如下：月销售额小于等于2800元的奖金率为4％，月销售额为2800元至7900元的奖金率为7％，月销售额为7900元至15000元的奖金率为10％，月销售额为15000元至30000元的奖金率为13％，月销售额为30000元至50000元的奖金率为16％，月销售额大于50000元的奖金率为19％。同时，为了鼓励员工持续地为公司工作，工龄越长对奖金越有利，具体规定为：参与计算的奖金率等于标准奖金率加上工龄一半的百分数。比如一个工龄为5年的员工，标准奖金率为7％时，参与计算的奖金率则为9.5%=7%+(5/2)%。

分析：首先，我们在Excel2003中制作好如图8-12的Sheet1工作表，开始分析计算的方法。图8-13如果不考虑工龄对奖金率的影响，那么可以利用嵌套使用IF函数，在D2单元格输入公式“=IF(B2<=2800,B2*4%,IF(B2<=7900,B2*7%,IF(B2<=15000,B2*10%,IF(B2<=30000,B2*13%,IF(B2<=50000,B2*16%,B2*19%)))))”可以进行计算。

但是，该公式的一些弊端很明显：一是公式看起来太繁琐、不容易理解，而且IF函数最多只能嵌套7层，万一奖金率超过7个，那么这个方法就无能为力了。

另一方面，由于没有考虑工龄，所以该方法不能算是解决问题了，如果我们把工龄融入到上述公式中，这样公式就会显得更加冗长繁琐，以后的管理与调整都很不方便。使用自定义函数

1）在上述Excel工作表中，选择菜单“工具→宏→VisualBasic编辑器”命令，打开VisualBasic窗口，然后选择菜单“插入→模块”命令，插入一个名为“模块1”的模块。

2）接着在模块编辑窗口中输入自定义函数的代码如下(图8-13)：FunctionREWARD(sales,years)AsDouble

Constr1AsDouble=0.04

Constr2AsDouble=0.07

Constr3AsDouble=0.1

Constr4AsDouble=0.13

Constr5AsDouble=0.16

Constr6AsDouble=0.19

SelectCasesales

CaseIs<=2800

REWARD=sales*(r1+years/200)

CaseIs<=7900

REWARD=sales*(r2+years/200)

CaseIs<=15000

REWARD=sales*(r3+years/200)

CaseIs<=30000

REWARD=sales*(r4+years/200)

CaseIs<=50000

REWARD=sales*(r5+years/200)

CaseIs>50000

REWARD=sales*(r6+years/200)

EndSelectEndFunction3）从代码可以看出，我们自定义了一个名为REWARD的函数，它包含两个参数：销售额sales和工龄years。常量r1至r6分别存放着各个等级的奖金率，这样处理的好处是当奖金率调整时，修改非常方便。同时，函数的层次结构比前面的公式清晰，让人容易理解函数的功能。此外，当奖金率超过7个时，用自定义函数的方法仍然可以轻松处理。

4）选择菜单“文件→关闭并返回到MicrosoftExcel”命令，关闭VisualBasic窗口，返回Excel工作表。选中D2单元格，在其中输入“=reward(B2,C2)”，回车后就算出了第一个员工的奖金，然后利用公式填充柄复制该公式到后面的单元格，即可完成对其它员工奖金的计算(图

8-14)。三、其他应用技巧

1．用Excel制作自动记录的考勤表1）基本框架设置

首先要进行的工作当然就是新建工作簿，在工作表中输入姓名、日期，制订考勤表的基本框架。具体步骤如下：

①启动Excel，新建一个工作簿，命名为“2004年员工考勤表”，在工作簿中建立12个工作表。②

在当月工作表的A1、B1单元格中分别输入“姓名”、“日期”，在A2单元格中输入第1个员工的姓名，接着选择A2、A3单元格，然后单击“合并及居中”按钮将两个单元格合并为1个单元格，按照以上方法录入其他员工的姓名（如图8-15）。图8-15③在单元格C1中输入“7-1”，程序将自动转成“7月1日”（这里假定考勤从7月1日开始）。用鼠标点选单元格C1，并移动鼠标到单元格的右下角，待出现实心“十”字的填充柄后，按住左键拖动到需要的位置，这样在7月1日后便形成了一个日期序列。

④单击日期序列最后的“自动填充选项”智能填充标记，在弹出来的菜单中点选“以工作日填充”项，程序便自动将星期六、日去掉，不记入考勤日期。⑤选中整个日期行，在“单元格格式”对话框中点选“日期”选项卡。在“分类”列表中点选“自定义”项，在类型框中输入“d"日"”，然后单击“确定”按钮。

2）录制宏

①点选工作表中的任意一个单元格，然后单击“工具→宏→录制新宏”菜单项，进入“录制新宏”对话框。在“宏名”框中输入准备录制的宏的名称——“返回当前时间”，“确定”后即进入宏的录制阶段（如图8-16）。图8-16

②输入公式“=now()”，然后按回车键，接着单击“停止录制”工具栏中的“停止录制”按钮结束录制。

3）制作宏按钮①单击“视图→工具栏→绘图”菜单项，调出“绘图”工具栏，接着选择“绘图”工具栏中的“绘图→对齐→对齐网格”项。②单击“视图→工具栏→窗体”菜单项，调出“窗体”工具栏，然后单击“窗体”工具栏上的“按钮”，接着在单元格B2中拖动鼠标绘制一个按钮，Excel将自动打开“指定宏”对话框，点选其中的“返回当前时间”宏，并单击“确定”按钮（如图8-17）。图8-17③单击按钮，将按钮上的文字更改为“上班”，并对文字大小、字体进行设置。然后单击“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮，并按住“Ctrl”键，用鼠标将刚才制作的按钮拖到B3中，即将制作好的按钮复制到B3中，并将按钮上的问题更改为“下班”。④确认“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮被选中，单击“下班”按钮，然后按住“Shift”键再单击“上班”按钮，将两个按钮同时选中。单击“Ctrl”键，用鼠标将选中的两个按钮拖动复制到B列的其余单元格中。最后效果如图8-18。图8-184）记录出勤选中待插入上下班时间的单元格，单击同一行中的“上班”或“下班”按钮即可。在单击“上班”、“下班”按钮时会返回很长一串数字，其实我们只需输入诸如“13:30”这样的时间即可。单击“格式→单元格”菜单项，在弹出来的“单元格格式”对话框中点选“数字”选项卡，在分类框中点选“时间”，在“类型”框中点选“13:30”，最后单击“确定”即可。要把出勤记录由公式结果转换成具体的时间数值，否则当公式被重新计算后，其结果将更改。选中表中的所有数据单元格，单击右键选择“复制”，点选“编辑→选择性粘贴”菜单项，在“选择性粘贴”对话框中选中“数值”项，然后单击“确定”。

5）统计结果①在日期行之后的单元格中依次输入“迟到”、“早退”、“病假”、“事假”等需要统计的项目。并将这几列中的单元格上下两两合并，使之对应于姓名行（如图8-19）。*图8-19②单击单元格Y2，然后键入公式“=COUNTIF(C2:X2,”>8：30“)”（这里假设上班时间为8:30），并按回车键，Z2单元格中便会出现选中员工所有迟于8:30上班的工作日天数。同理在Z2单元格中输入公式“=COUNTIF(C3:X3,”>17：00“)”(假设下班时间为17:00)，并按回车键，Z2单元格中便会出现选中员工所有早于17:00下班的工作日天数。*③单击AB2单元格输入公式“=COUNTIF(C2:X3,"事假")”，并按回车键确认，AB2单元格中便出现了选中员工本月的事假次数。④其他人的统计方法可以利用Excel的公式和相对引用功能来完成。⑤单击“工具→选项”菜单项，在弹出的对话框中点选“重新计算”选项卡，并单击“重算活动工作表”按钮。这样所有员工的考勤就全部统计出来了。2．自制Excel下拉菜单快速批量输入

因工作需要，常常要将建筑施工企业的单位名称输入到Excel表格中，由于要求每次输入同一个企业的名称要完全一致，我就利用“数据有效性”制作了一个下拉列表来进行输入。但由于有150多个单位名称，下拉列表太长，选择起来非常不方便，于是，我对其进行了改进，实现了“分类列表选择、快速统一输入”之目的。使用实例界面：1）建库启动Excel2000(XP也可），切换到Shift2工作表（其他工作表也可）中，将建筑施工企业名称按其资质等级分别输入不同列的单元格中，建立一个企业名称数据库（如图8-20）。图8-202）命名在Shift2工作表中，选中A列（一级企业名称所在列），然后将光标定在“名称”栏内（位于“编辑栏”左侧，如图8-21），输入“一级”，并按“回车”键进行确认。图8-21仿照上面的操作，将B、C、D列分别命名为“二级、三级、四级”。3）建立切换到Sheet1工作表中，选中需要输入企业资质等级的列（如C列），执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框（如图8-22）。