财务信息化第3周课件

2023/6/711.手工总账系统业务流程分析在管理学中，人们把“流程（Process）”定义为“在逻辑上相互关联、相互依赖的一组工作任务，它们将共同达到一个特定的商业目标或业务结果”。日常生活中，流程往往被理解为人们所做的事情的过程，进而业务流程被理解为企业以输入各种原料和客户需求为起点、以企业创造出对顾客有价值的产品或服务为终点的一系列活动。2023/6/721.手工总账系统业务流程分析在会计信息系统中，人们把利用计算机技术完成从设置账户、编制和审核凭证，到复式记账、结账的整个过程，统称为总账系统的业务流程。总账系统业务流程经历了从手工条件下的业务流程，到计算机条件下的总账系统业务流程，再到ERP环境下的业务流程的发展过程。会计的历史源远流长，自卢卡•怕乔利时代以来，会计信息系统就建立在会计循环和会计恒等式基础之上。通过一系列的手段和方法，把千差万别的会计对象，经分类、计量、记录乃至汇总为会计目标服务的会计信息。

2023/6/731.手工总账系统业务流程分析

会计对象——>会计科目——>会计报表要素——>会计报表——>会计目标总账业务流程（1）汇总记账凭证业务流程；（2）记账凭证业务流程；（3）科目汇总表业务流程（4）日记总账业务流程

差别体现在登记总账的方法和依据上2023/6/742023/6/75手工会计流程总结

由于存在大量的数据重复转抄现象，不仅有可能因为低效率直接造成一些不必要的浪费，导致会计信息时效性丧失，而且也使得利用数据内部勾稽关系，通过数据的多次汇总和核对来检测和纠正错误，以保证会计信息正确性的设计思想大打折扣。因此人们不得不在长期的会计实践中摸索、总结出一套避误方法。例如，人们在已经过账的记账凭证上加注“”，以防止重复登帐；采用平行登记法登记明细账和总分类账等。

2023/6/762.计算机总账系统业务流程分析1954年10月美国通用电气公司第一次在计算机上计算职工工资，从而拉开了会计方式变革的序幕，也成为会计发展史中的一个里程碑。期初由懂计算机的专业人员完全模仿手工总账业务流程，把计算机作为一种快速计算工具来帮助人们降低劳动强度，提高劳动效率，因而在业务处理的自动化方面取得了重大进步。

2023/6/772.计算机总账系统业务流程分析

重新思考计算机总账系统业务流程的改进问题，改进后的基本情况如下：对计算机系统来说，无论以何种形式登记账簿，都只是一个更新数据库文件的过程。改进后的总账子系统数据处理的起点是记账凭证，原始凭证的整理、审核仍然由手工完成。在大部分改进后的总账务子系统中，账簿是输出视图而不是物理存储。无需对账。

2023/6/782.计算机总账系统业务流程分析

登记账簿不再是手工条件下一些列的结算、结转、汇总、试算等工作量很大的步骤的集合，而只需通过改进后的总账子系统执行“记账”功能这一个步骤，根据已经审核的凭证数据更新相应的数据库文件即可，记账后的凭证不再允许被修改。在数据结构方面，规范的科目代码的设置和管理，数据文件也要经过重新设计，以减少数据的重复存储。

2023/6/792023/6/7102023/6/7113.账务处理系统的计算机处理与人工处理的区别从数据录入方式看从凭证审核方式看从记账结账的方式看从会计信息的输出方式看从会计数据的存储方式看

2023/6/712从数据录入方式角度

手工处理时，不管是填制记账凭证、登记各种账簿、编制报表，只能依靠手工方式一次次填制，不断地重复转抄，往往只因一时的疏忽或长时间的劳累，就会出现差错，导致从头再来。计算机处理数据时，除了一部分原始凭证和记账凭证上的数据需要计算机键盘进行直接输入，还有一部分转账凭证可以通过账务处理系统的事先设定，通过其他核算系统经由计算机自动生成机制凭证。

从数据录入方式角度当记账凭证录入完成后，不管记账凭证的数量有多少，再也不需要通过定期汇总记账凭证或通过科目汇总表登记总账，而总账、明细账、日记账的登记工作,只需简单的选择计算机按键即可完成。2023/6/7132023/6/714从凭证审核方式角度

手工处理时除了凭证编制人员进行自查以外，只能通过记账人员在记账过程中予以审核。计算机处理时，凭证的审核必须通过专门设定的审核人员，通过计算机屏幕或打印输出，对已录入的凭证进行签字审核，未经过审核签字的凭证是不能进行记账的，保证了对会计资料差错的防范。2023/6/715从记账结账的方式角度

手工记账结账是一项工作量十分繁重的工作，尤其是到月末、年末，涉及到各种核算科目和分类账的结转，工作量尤其显得繁重。用计算机进行记账转账时，对记账凭证既可以根据需要进行实时处理，也可以进行成批处理，减少了会计的简单重复劳动，提高了工作效率，而且显著减少了在汇总、登记账簿中极易产生差错的机会，增强了会计资料的准确性。2023/6/716从会计信息的输出方式角度

手工处理方式只能通过翻阅凭证、账簿和有固定格式的会计报表进行查看，计算机处理则可以根据需要，随时调出部分或全部的会计信息在计算机屏幕上进行预览，也可以通过打印机对所需查看的记账凭证、总账、明细账、日记账进行打印输出，还可以通过软盘、光盘等介质进行输出。2023/6/717从会计数据的存储方式角度

手工处理时需要保存大量的纸质的凭证、账簿、报表，数据量大，装订工作繁重，为适应档案管理的需要，对登记书有严格的要求，一旦损毁不易恢复。

计算机处理后的会计数据，可以分别保存于软盘、光盘、硬盘的数据库文件之中，体积小、容量大、易于保存，更容易根据需要调用、备份和恢复。从会计数据的存储方式角度账务处理系统由手工发展到计算机处理，不仅体现在具体的会计业务处理工具和处理方式的变化，还反映在对整个会计处理流程、对会计科目编码的科学性、对会计职能、对会计内部控制机制等方面。2023/6/7182023/6/7194.总账子系统概述基本设置凭证管理出纳管理账簿管理辅助核算管理月末处理2023/6/7204.1基本设置

由用户根据企业的需要建立账务应用环境，将系统处理变成适合本单位实际需要的专用系统。如设置会计科目、设置外币及汇率、期初余额的录入、凭证类别及结算方式的定义，以及各类辅助核算项目的定义等。2023/6/7214.2凭证管理

通过严格的制单控制保证填制凭证的正确性。提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币核算误差控制以及查看最新余额等功能，加强对发生业务地及时管理和控制。完成凭证的录入、审核、记账、查询、打印，以及出纳签字、常用凭证定义等。2023/6/722凭证参数设置

凭证参数设置包括：制单控制、凭证编号方式、凭证控制、预算控制、外币核算、合并凭证显示与打印等项目。2023/6/723凭证参数设置1）制单控制制单控制是指在填制凭证时，系统应对哪些操作进行控制。制单序时控制。为了避免在制单时可能会发生“凭证假丢失”现象，系统默认凭证保存时不按凭证号顺序排列而按日期顺序，除非有特殊需要可将其改为不按序时制单。2023/6/7242023/6/725支票控制选择支票控制，当使用银行科目制单时，录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。赤字控制选择了“资金及往来科目”赤字控制，则在制单时，当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。允许修改、作废他人填制的凭证若选中了该复选框，在制单时可修改或作废别人填制的凭证，否则不能修改。2023/6/7264.3出纳管理

为出纳人员提供一个集成办公环境，加强对现金及银行存款的管理。可完成银行日记账、现金日记账，随时输出最新资金日报表、余额调节表及进行银行对账。2023/6/7274.4账簿管理

强大的查询功能使整个系统实现总账、明细账、凭证联查，并可查询包含未记账凭证的最新数据。可随时提供如下标准帐表：总账、余额表序时账、明细账、多栏账，以及能够同时查询上级科目总账数据及末级科目明细数据地月份综合明细账。日记账、日报表2023/6/7282023/6/7294.5辅助核算管理1）个人往来管理。主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。提供个人借款明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。2）部门核算。主要为了考核部门费用收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较，便于进行部分考核。提供各级部门总账、明细账的查询，并对部门收入与费用进行部门收支分析等。2023/6/7304.5辅助核算管理3）项目核算。用于生产成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等，也可以用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队、合同、订单等等。提供项目总账、明细账及项目统计表的查询。4）往来管理。主要进行客户和供应商往来款的发生、清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。提供往来款的总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。2023/6/7314.6月末处理

自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。灵活的自定义转账功能、各级取数公式可满足各类业务的转账工作。2023/6/7325.讲解总账系统初始化设置的内容设置总账选项设置外币及汇率设置会计科目设置辅助核算档案设置凭证类别设置结算方式设置常用凭证设置常用摘要设置明细权限账务子系统的期初数据录入2023/6/7335.1设置总账选项2023/6/7345.1设置总账选项（1）“可以使用应收受控科目”复选框：若科目为应收系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应收系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的，所以如果希望在总账中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。注意：总账和其他业务系统使用了受控科目会引起应收系统与总账对账不平。2023/6/7355.1设置总账选项（2）“可以使用应付受控科目”复选框：若科目为应付系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应付系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的，所以如果希望在总账中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。注意：总账和其他业务系统使用了受控科目会引起应付系统与总账对账不平。2023/6/7365.1设置总账选项（3）“可以使用存货受控科目”复选框：若科目为存货核算系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许存货系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的，所以如果希望在总账中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。

注意：总账和其他业务系统使用了受控科目会引起存货系统与总账对账不平。2023/6/7375.2设置外币及汇率

外币及汇率设置是专为有外币核算企业提供的功能。在填制凭证中所使用的汇率应先在此定义，以便制单时调用，减少录入汇率的次数和差错。当汇率变化时，应预先在此定义，否则制单时不能正确录入汇率。2023/6/7385.2设置外币及汇率

对于使用固定汇率（即使用月初或年初汇率）作为记账汇率的用户，在填制每月的凭证前，应预先在此录入该月的记账汇率，否则在填制该月外币凭证时，将会出现汇率为零的错误。对于使用浮动汇率（即使用当日汇率）作为记账汇率的用户，在填制当天的凭证前，应预先在此录入当天的记账汇率。

此处仅供用户录入固定汇率于浮动汇率，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率。2023/6/7392023/6/740（1）此处外币设置的功能是设定固定汇率或浮动汇率，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率。

制单时使用浮动浮动汇率还是固定汇率，由总账在执行“设置”|“选项”|“其他”|“凭证”|“外币核算”设定。（2）如果使用浮动汇率作为记账汇率时，每天在填制凭证前，应先在此录入当天的记账汇率，如果使用固定汇率，则应在每月月初录入记账汇率，月末计算汇兑损益时录入调整汇率。说明2023/6/7415.3增加修改会计科目

设置会计科目时，通常包括以下信息：科目编码、科目名称、助记码、科目类型、账页格式、余额方向、是否有外币核算、是否有各项辅助核算、是否是日记账、是否为银行账。

科目编码必须唯一。科目名称分为中文名称和英文名称，可以是汉字、英文字母或数字，可以是减号、正斜杠，但不能输入其他字符，可以省略。2023/6/7425.3增加修改会计科目科目类型：6大类。注意不同的行业性质它的会计科目类别是不一样的。科目性质（余额方向）：下级科目的性质与上一级科目的性质相同。已有数据的科目不能再修改科目性质。助记码：用于帮助记忆科目。2023/6/743外币核算：用于设定该科目核算是否有外币核算，以及核算的外币名称。一个科目只能核算一种外币。如果科目需要进行外币核算时，则应勾选此项。数量核算：用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。如果勾选此项，则在填制凭证引用该科目时，系统会要求输入相应的数量和单价。此项功能通常在没有启用存货核算系统而在总账系统中核算核算库存商品时使用。2023/6/744辅助核算：有些科目需要借助个人、部门、客户、供应商等完成相应的核算，则可以勾选相应的辅助核算类型。辅助核算是对账务处理的一种补充，即实现更广泛的账务处理，以适应企业管理和决策的需要。辅助核算一般通过核算项目来实现。核算项目是会计科目的一种延伸，设置某科目有相应的辅助核算后，相当于设置了该科目按核算项目进行更为明细的核算。

2023/6/745注意

但核算项目又不同于一般的明细科目，它具有更加灵活方便的特征，一个核算项目可以在多个科目下挂接。而且一个会计科目可以设置单一核算项目，也可以选择多个核算项目，凡是设置了辅助核算内容的会计科目，在填制凭证及期初余额时都需要填制具体的辅助核算内容。受控系统：如果科目只能由特定系统使用，则可以在此选择指定系统。2023/6/746

增加会计科目时，必须按照先上级后下级的原则，即先建立先建立上级科目，再建立下级科目。已使用的会计科目一般不能再增加下级科目，如确实需要增加，一般会等到下年初进行，可以调整年初余额并增加新的下级科目。当然，有的系统会允许用户强行增加下级科目，并把上级科目数据转到下级科目。注意2023/6/747注意已使用的会计科目不能删除。

为了充分体现信息化管理的优势，细化强化企业的核算和管理，充分使用辅助核算功能。辅助核算功能一般可分为客户核算、供应商核算、个人核算、部门核算和项目核算。2023/6/7485.4指定会计科目

指定会计科目即可确定出纳的专管科目，只有指定了现金、银行存款总账科目，才能在后面进行出纳签字、查询现金和银行存款日记账的操作。此处指定“现金总账科目”、“银行总账科目”必须是一级会计科目。2023/6/7492023/6/7505.5设置项目目录

企业在核算中如果需要对具体项目进行专门管理与核算，可以设置项目核算。需要注意的是只有将需要进行项目核算的会计科目的辅助核算属性设置为项目核算，才能在此设置项目目录。

项目目录设置顺序为：首先定义项目大类，然后指定核算科目和定义项目小类，最后建立具体的项目档案，具体步骤如下。在“设置”选项卡中，选择“基础档案”|“财务”|“项目目录”命令，弹出“项目档案”对话框，如下图所示。2023/6/7512023/6/752单击“增加”。在“新项目大类名称”文本框中输入“改扩建工程”。2023/6/7532023/6/7542023/6/755单击完成，返回到“项目档案”对话框，在“项目大类”下拉列表中选择“改扩建工程”，单击“>”，将“工程物质”从“待选科目”添加到“已选科目”列表框中，单击“确定”。2023/6/756注意要点击“确定”后再点击“增加”2023/6/7572023/6/7582023/6/7595.6设置结算方式2023/6/7605.7设置常用凭证

由于经济业务的重复性，在日常填制凭证的过程中，经常会反复用到许多相同的摘要。为了提高凭证的录入速度，可以将这些经常使用的摘要预先设置下来，而在填制凭证时可以随时调用这些摘要，这样会提高我们处理业务的效率。2023/6/7612023/6/7625.8账务子系统的期初数据录入

对话框中白色的文本框为末级科目，可以直接输入期初余额；

灰色的文本框为非末级科目，不允许输入期初余额，只能输入末级明细科目的余额即可，上级科目的余额由系统自动汇总后填入；

黄色的文本框