会务服务投标技术方案

(一)主要环节1、策划：提供会展企划代理，告诉我们你的想法或者点子，我们为2、咨询：在此阶段，将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些3、考察：在双方进一步取得互信后，会安排您或者您的代表到目的4、确定：这个时间需要的是耐心与细致——得一一推敲设想得流程(二)会务主要流程(1)会前服务(2)会中服务3.会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。5.会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。8.会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。(3)会后服务温度要求：会务场所一般温度平均为22℃,调节范围为的±4℃(冬湿度要求：湿度调节精度要求不是很高，一般湿度平均数为50%,调节范围为±20%,在30%一70%之间为宜。0.5微米的尘粒数平均值不超过300粒，称为300级洁净；每升空气中0.5微米的尘粒数平均值不超过3000粒，称为3000级洁净；每升空气中0.5微米的尘粒数平均值不超过30000粒，称为30000级洁净。一般舒适性空调的洁净度应在30000级左右。7、清洗设备1)服从上级领导2)尊重同事和友好的态度向对方表达友好相处的愿望，以建立彼此间的信任和友谊。3)协调友邻4)代表到前台签到等，工作人员要起立，热情接待。与客人说话，5)酒店门口迎接服务的顺序原则上按照先主宾，后随员，先女宾、6)日常工作中要保持环境安静，搬动家具或办公用品时要避免发生7)当客人有问题需要解决而到服务台寻求帮助时，如客人是站着的话，我们就必须起立，语气温和而耐心，双目注视对方，集中精神倾听。8)举止要庄重、文明，无论站、坐，姿势要端正，站时不要东倚西9)陪客人乘电梯时，要伸手示意请进电梯，对老弱病残者，要主动10)有事要进入客人房间时，需先轻轻敲二下门或按两下门铃，如对11)会场工作人员服饰礼仪①接会：了解会议任务单，要知道与会人数、a、杯垫：位于座位右上方与外沿平齐，等距离进行拉线定位，摆放b、盖杯：要求杯柄向右，放于杯垫之上，无杯垫时位于座位右上方f、手抽纸：每次会议室内最少四盒(视会议主办方具体要求而定);h、会标、会议牌、纸、笔：根据会议主办方具体要求配合摆放，会五分钟准备完毕①上岗要求：服务人员会前5分钟，整理仪表，统一着装2、会议设备设施准备(标准)①空调：开启，并调试相适合温度(夏季应在25度左右，冬季应在③幻灯机、电视机、录像机、投影仪等各电器设备打开，会前调试完1、迎客：会议服务员站于门口迎客(视规格和情况),当客人来到会3、毛巾：按要求将叠好的小毛巾送上(放置于与会者右侧)5、关门：客人全部就座会议开始后，所有茶水倒过后，服务员退出厅房，轻轻关闭会议室大门，在门外当班(不能随意走开)根据情况更换烟灰缸，但一定要礼貌、轻声、快捷，尽量避免影响客人，7、烟缸：烟头多于5个的更换，视具体情况更换8、物品补充：会议中间休息，要尽快整理会场，按要求补充和更换各种用品(换烟盅、加茶水等),上好咖啡、茶后把会议台面收拾好，但9、大型会议服务要求：遇大型会议，设主服务员一名专为主席台和2、检查：仔细检查一遍会场，看是否有遗忘的东西和文件等，设备5、关闭：关闭所有使用的电器设备空调、电灯、窗，再次检查会场1.目的3.2客户员负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召开；并记3.4会议接待员负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保4.1会议的分类根据现时会议接待工作实际情况，将会议接待分为日常接待(二类会4.2会议接待服务标准4.2.1一般服务标准1)每天安排一名会议接待员于早上8：00上班，于8：00—8：15分打开及18F会议室内的电热水瓶注满水后插上电源，保证当会议开始时有2)每天的工作由会议负责人根据实际情况进行安排。3)会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，于4)到岗后首先检查会议室内的灯是否打开、空调温度是否舒适、设5)参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，当6)与会人员基本到齐后，会议接待员将自己管理区域内的会议室内茶水添加一遍后，每隔20—25分钟到会议室加茶水，直至会议结束(如7)在加茶水过程中，会议接待员应及时更换烟灰盅、留意会议室内做到三轻(走路轻、讲话轻、动作轻);8)会议接待领班必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况9)接到热线人员通知，会议临时需要的物资，应5分钟内送到，如无法满足，会议接待员亦应5分钟内到会议室向客人解释，如客人不满意10)会议结束后，会议接待员应简单将会议室收拾一遍，包括将桌椅 (插线板、铭牌、临时增加的椅子、白板等)还到仓库，如果桌面及地面较脏，应通知清洁员到场清洁，清洁后会议接待员将灯、空调、窗关好，11)每天下班前，会议接待员还应对自己管理区域的会议室检查一遍4.2.2一类会议(专指服务区域在主楼内的会议室)1)会议接待负责人接到热线人员中、大型及重要会议通知后，与预2)按客户要求申购会议物资。3)申购物资到位后，提前一天准备好横幅，摆放好鲜花：并对会议不准无关人员进入会场(会议室);一切准备妥当后，可要求客户到现场4)会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分钟到岗，并于会议开始前15分钟将茶水准备到位，在会议室门外5)按4.2.1第5)条款到第11)条款的程序开展工作。6)会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员；巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对；8)如会议有需要，在会议期间应加强安全保卫工作，防止无关人员进入会场扰乱会：机电设备部人员应注意会议期间用电设备的工作情况，9)会议结束后，会议接待负责人持客户确认的《会议物资需求表》、10)将发票交客户时一定要求客户签收，会议接待负责人一直跟进，4.2.3临时会议1)接到热线人员的通知后，该区域会议接待人员应5分钟内到场按4.2.1第5)条款到第11)条款的程序开展工作。4.3会议工作流程4.3.2服务热线值班人员每20分钟对OA同进行临时会议信息的收集，《商务接待活动登记表》中。会议接待人员在会议前15分钟完成对会议4.3.3会议接待负责人员在领取当天《商务接待活动登记表》时，应4.3.4服务热线值班人员收到语音、投影会议室预定信息后，5分钟前