万千百货行政管理制度(0712版)

行政管理制度摘要1.资产管理2.公文管理3.印章管理4.名片管理5.办公用品管理6.办公环境管理7.办公用车管理8.出差管理9.会议管理10.值班管理资产管理的主要对象：固定资产和低值易耗品主要区别：固定资产使用期间较长（两年以上），单项价值2000元以上。低值易耗品使用年限较短（两年以内），单价2000元以下。申请原则：固定资产购置实行“预算审批制”，购置依据年度固定资产预算，按预算审批进行有计划地购置。申请部门要填写《固定资产购置审批表》或《低值易耗品购置审批表》，并逐级获得有效审批后提交至行政部。资产管理固定资产和低值易耗品的购置审批流程：经办人-部门经理-主管副总-行政经理-后勤副总-财务经理-总经理行政部汇总得到有效审批后的购置审批表，然后通过OA逐级上报并获批才能购置。行政部负责所有固定资产和低值易耗品的购置。资产管理：对个人使用的资产本着“谁使用、谁保管、谁负责”的原则，责任到人；固定资产和低值易耗品实行编号和统一标识管理。建立个人台账，实行盘点制度，各部门做好配合工作。各部门有义务确保本部门资产的安全，若发生资产短缺、损毁、丢失，由责任人按财务定价赔偿。（包括管控类办公用品）资产调入、调出、维修、报废必须由使用部门提出书面申请，到行政部办理相关手续。行政部是公文管理的流转部门，由行政助理负责公文的编号、存档、发布和流转工作。文件传阅时相关人员要在规定时限内按传阅要求完成。各部门负责草拟本部门公文内容，部门经理负责审批公文的可行性，部门公文经办人负责完成签批流程，提交至行政部。

行政部负责各类工作计划及总结的汇总整理工作，并发送给相应的管理层。周工作计划提交时间周四12:00以前。月度、季度总结每月24日。公文管理公文管理职责公文拟定原则：坚持实事求是，一事一议，简明扼要，标题清楚、观点明确、条理清晰、层次分明、语言措辞准确规范。公文纸张要求：编辑和打印公文时，统一采用A4型纸。公文字体要求：红头公文标题使用二号或三号宋体，加黑；正文使用四号宋体，其他公文根据需要可作调整。公文排版要求：红头公文标题可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整、排列对称、间距恰当。公文基本规定公文编号规定文件编号具有唯一性，格式为：文件类别+流水号；电子公文与纸质公文均需要按照公文编号规则进行编号。拟发文稿按规定程序经领导签批后，返回行政部领取发文编号。公文编号规则如下：天津公司发文为“万千（津）字【】号”；天津公司各部门发文为“万千（津）字+（部门简称）字【】号”；编号采用实号；

合同档案的管理：

管理内容：经营活动及建设过程中形成的具有保存和利用价值的各种不同形式的历史记录。管理原则：统一领导、集中和分级管理相结合。管理职责：各部门负责本部门档案资料的收集、整理、保管工作，档案目录报行政部，重要合同文件原件报行政部存档（财务部）。公司有效印章：公司公章、法人代表手章、财务专用章。印章管理印章保管：公司公章由主管行政工作的副总保管，财务专用章和法人代表手章由财务部指定专人保管。印章保管人因出差或休假不在岗时，应在出差或休假申请中注明临时印章保管人。

印章使用印章使用人必须填写《用印申请单》，并详细填写各项内容，逐级获得审批。

经办人-部门经理-主管副总-后勤副总-总经理不符合要求的用印申请，印章保管人有权不予加印。重要文件用章后必须将复印件交行政部存档。未经准许，不得将公司公章带到办公区域外使用。如遇到特殊情况需要将公章携外使用，必须经总经理书面批准，并由行政人员随行予以加印，其他人员不得动用印鉴。行政部人员需携带公章外出使用，必须两人以上随行。名片管理名片申请行政职位副经理级（含）以上人员的名片，本人填制申请表，由行政部直接印制。行政职位副经理级（不含）以下人员因工作需要，填写《名片申请单》，获得本部门主管副总及后勤副总批准，然后交由行政部印制。名片使用公司更新名片版式后，严禁在任何场合继续使用旧名片。严禁持名片办理个人私事或擅自扩大使用范围，以免损害公司形象办公用品管理基本规定行政部负责办公用品的采购、保管及发放工作，未经允许，其他任何部门或个人不得私自购置。办公用品实行月度采购制；无特殊情况，非发放时间不对各部门个别发放。办公用品购置以部门为单位，以实际预算为限，产生的费用计入各部门。用人部门须提前为新入职员工申领办公用品，员工调任或离开该工作岗位时应按要求将其领用物品交还行政部。VI办公用品VI办公用品主要用于对外接待及公司统一形象标识。VI办公用品实行季度采购制，由总部统一配发，不做单独采购。办公用品的申请及发放

行政部资产管理员每月23日通过RTX将《办公用品、耗材购置/申领表(月度)》电子版发至各部门资产管理员。各部门25日前汇总提报办公用品需求。每月3号由行政部集中统一从办公用品中标供应商处购置并按合理需求发放。

办公环境管理办公区域内严格禁止吸烟。工作环境：工作期间保持办公区域安静，不得高声喧哗。爱护公共办公用品、设施、设备，及公司为员工提供的生活用品。个人工作区域保持桌面、地面、椅柜洁净，办公用品摆放有序。访客接待：除工作需要或获准外，不得擅自带外来人员进入办公区域。工作纪律：工作时间，员工应保持良好的坐姿、站姿及走姿，不得勾肩搭背、推搡拉扯，谈话时使用文明行为用语，礼貌大方得体，树立良好万千员工形象。办公用车管理用车审批流程：用车人因工作需要申请用车，应填写《用车申请单》,经所在部门负责人签字同意后提交行政部审批后转司机。未按规定申请用车者，一律不予派车。各部门《用车申请单》提报时间为用车前一天17时以前。派车原则：行政部可以根据申请单的先后顺序和事情的轻重缓急安排调配车辆。同部门多人共同乘坐一辆车时，《用车申请单》应注明其他共乘人员姓名与外出事由。不同部门多人共同派一辆车时，各部门均应填写《用车申请单》，并报各自部门负责人核批，每次合并用车最多人数不超过车辆准乘人数。

用车要求：用车人需在《用车申请单》中注明往返时间及是否车辆停留，如不停留，则司机将员工送达办事地点后立即返回。即使员工在《用车申请单》中注明需要车辆停留，但当车辆实际停留时间达45分钟以上时，行政部有权通知车辆直接返回。用车员工必须让车辆在规定时间内返回，如遇特殊情况不能按时返回的，应及时通知行政部，并说明原因，以便于改变其他员工用车。员工不得借工作用车之名而处理私人事情，违者视情节给予相应的处罚。交通费管理包括：出租车费、公交费使用原则：条件允许情况，鼓励员工外出办公乘坐公交及轨道交通。部门交通费预算内乘坐出租车OA提报主管副总批准并转行政部；超出预算报总经理审批。报销要求：出租车票须注明乘车人、乘车事由、乘车时间。报销时限：部门须每月2日12时前汇总本部门上月交通费用，报行政部，逾期不予报销。出差管理差旅管理所有因公出差的员工均须通过OA提前填写《出差审批单》，并获得管理层的有效批准。详细时间、地点、流程、参会人员名单的会议通知可替代《出差审批单》。出差员工工作时间应按照公司规定统一着职业装。未收到获得有效签批的《出差审批单》，行政部不得为出差人员预定票务。各地公司行政部负责为差旅人员在当地预定协议酒店，出差人员自行到酒店前台办理入住及结算手续。差旅费报销差旅费报销内容包括：交通费（不含出租车）、住宿费（打印酒店水单）、工作餐费（每人每餐100元内）行政职务副总经理（含）以上，住宿、用餐报销限额400元/天，其他人员300元/天，实习生按照其他人员80%标准执行报销。在北京、上海、广州及深圳出差时，每天住宿用餐报销限额上浮200元。会议管理会议类型：年会、半年工作会、专项会、办公例会会议要求：分类型按规定提前报行政部申请安排会议室及会议视频设备使用调试；重大会议由行政部组织，一般会议由召集人组织；会议中严格执行会场要求；