2023年作业指导管理制度7篇

2023年作业指导管理制度7篇

书目

第1篇施工平安管理作业指导书

第2篇物业公司文件、资料管理制度作业指导书

第3篇物业作业指导：培训积分管理制度

第4篇物业行政文件、资料管理制度作业指导书

第5篇工程施工作业指导书编制管理制度

第6篇物业作业指导：职员外派培训管理制度

第7篇物业公司文件资料管理制度作业指导书

施工平安管理作业指导书

1作业目的

捍卫平安就是捍卫人权,就是捍卫项目上每个人的生存权。为每个现场工作人员供应平安的作业环境,让他们能每天平平安安地回家。为此,本作业要求主办岗位从工程开工建设起,到场地出清竣工交付为止,始终坚持平安生产第一,预防为主的方针,以细化施工承包合同和平安生产协议的管理为抓手,与监理单位一起监督检查施工单位仔细遵守平安生产法律、法规的规定,依法担当其应尽的责任,确保平安生产始终处于受控状态。

2岗位职责

主管岗位项目公司分管副总:是保证甲方现场人员人身平安的责任人,也是工程项目平安生产的公司内部考核责任人。

主办岗位项目工程部经理:兼任甲方的现场平安员职责,(公司应在岗前支配参与市级专业培训,取得上岗证书)。对于规模巨大或施工难度高,工期紧迫的项目,项目工程部经理可向分管副总申请配备专职的平安员甚至平安工程师。

3作业描述

(1)与中标建筑施工企业签订平安生产协议,主办岗位起草,项目公司分管副总、总经理签署。协议应明确:建设工程平安生产的责任主体是建筑施工企业,督促建筑施工企业担当其应尽的责任,其中,实行施工总包的,督促总包单位落实施工现场的平安生产责任制度、平安生产管理制度和操作规程,确保平安生产费用的有效运用,并依据工程的特点组织平安生产教化培训,制定平安事故预案处理方案,实施平安施工措施,消退平安事故隐患,刚好、照实报告生产平安事故。督促总包单位与分包单位签订平安生产协议,界定各自由平安生产方面的权利和义务;明确总包单位对分包工程担当连带责任。发觉建筑施工企业不按有关法律法规、施工承包合同及平安生产协议约定建立健全平安生产管理体系的,刚好要求建筑施工企业改正。

(2)在建设工程实施监理前,将托付的监理单位、监理的内容及监理权限,书面通知被监理的建筑施工企业。督促监理单位根据法律、法规及有关的技术标准、设计文件和建设工程承包合同的要求,对承包单位在施工质量、进度、建设资金和施工平安等方面,代表甲方进行监督把关,并担当相应的监理责任。发觉监理人员不按国家规定工程监理要求、工程建设强制性技术标准和托付监理合同约定进行监理的,刚好要求监理单位改正。

(3)参加施工组织设计及其平安技术措施或专项施工方案的审查,跟踪了解施工单位在各施工阶段平安作业的保证安排。现场有每周召开甲乙和监理三方协调例会制度的,应将平安生产列为第一议程。协调会无固定周期召开的,本主办岗位应参与并指令监理主持的每周一次的平安生产专题例会。并视工程施工进度和形势须要,会同工程监理有重点地组织平安生产检查,督促施工单位根据施工组织设计,详细落实平安作业的爱护措施,确保有序的施工环境和良好的生活设施条件;发觉担心全的事故隐患,责令限期改正;状况严峻的,监理和甲方均有权责令局部甚至全面停工整顿。

(4)在依法取得建设工程施工许可证后,刚好申报工程施工平安的行政监督,并在建设工程开工报告批准之日起15日内,将保证平安施工的措施报送建设工程所在地的县级以上人民政府建设主管部门或其他有关部门备案。对于施工作业可能出现影响公共平安利益的情形,还应当在作业实施前,按国家有关规定的程序办理申请批准手续。这些情形主要是:

(a)须要临时占用规划批准范围以外场地的;

(b)可能损坏道路、管线、电力、邮电通讯等公共设施的;

(c)须要临时停电、停水、中断道路交通的;

(d)须要拆除大型建筑物或构筑物的;

(e)须要进行爆破作业的;

(f)法律、法规规定须要办理报批手续的其他情形。

(5)平安事故处理:

(a)施工过程中发生施工人员的平安事故,一般均为施工单位的责任。但假如开发单位在开工前没有与施工单位签订平安协议;在与监理单位签订的托付监理合同中没有明确平安监理职责的;平常缺乏平安例会记录,平安巡察的整改报告;平安制度形同虚设,甚至参加违章指挥;那么开发单位也要视失职程度担当肯定的责任。

(b)施工单位如有重伤或死亡事故发生,在场的任何甲方人员应马上通知本主办岗位和项目公司分管副总和总经理到场,帮助施工单位严格爱护现场,实行有效的措施抢救人员和财产,防止事故的扩大。并作为重大平安事故以最快的方式(一小时内电话报告,24小时内书面报告)将事故的简要状况向上级公司主管报告,同时督促施工单位在24小时内写出书面报告,按建筑施工平安归口管理部门所列程序逐级上报。

(c)重大事故的书面报告应包含以下内容:

事故发生的时间,地点,工程项目,企业名称;

事故发生的简要经过,伤亡人数和伤亡人员的身份;

事故发生的估计缘由和干脆经济损失的初步估计,以事故处理部门的看法为准;

事故发生后实行的措施和事故限制状况;

事故报告单位和报告人。

(d)施工单位发生平安事故后,本主办岗位应主动帮助施工单位贯彻事故处理“三不放过”的原则,也就是不查清事故缘由不放过;不吸取事故教训不放过;不落实事故整改措施不放过。

(e)事故处理完毕后,本主办岗位应将事故处理的经过,结论以及整改措施落实状况编制专题报告,经项目分管副总和总经理签署上报集团分管副总。

(6)作业的留意事项

甲方项目经理及其土建、设备工程师在实施建设工程平安生产管理过程中,必需留意如下事项:

(a)应当真实、精确、完整地向施工单位供应施工现场及毗邻区域内供水、排水、供电、供气、供热、通讯、广播电视等地下管线资料、气象和水文观测资料,相邻建筑物和构筑物、地下工程的有关资料,提请施工单位实行措施予以爱护。

(b)不得对勘察、设计、施工和工程监理提出不符合建设工程平安生产法律法规和强制性标准规定的要求,不得强行要求施工单位压缩合同约定的工期。

(c)在编制工程概算时,应当确定建设工程平安作业环境及平安施工措施所须要的费用。

不得明示或示意施工单位购买、租赁、运用不符合平安施工要求的平安防护用具、机械设备、施工机具及配件、消防设施和器材。

物业公司文件资料管理制度作业指导书

物业公司作业指导书--文件、资料管理制度1目的规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的限制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

2适用范围适用于本公司内部文件的编写、收发、限制及资料保管和外来文件的管理。

3职责3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

3.2综合管理部负责业主档案的管理与限制。

3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的限制。

4相关文件《文件限制程序》q/ph-qp-

4.2.3《质量记录限制程序》q/ph-qp-

4.2.45工作程序和管理方法

5.1文件的产生

5.1.1各相关部门依据工作需求编写文件。

5.1.2总经理助理对文件进行审核。

5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。

5.1.4办公室对生效的文件印制,必需运用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、资料的类别

5.2.1受控文件a)内业资料;

b)图纸资料;

c)根据质量体系的限制要求进行管理的文件;

d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

e)与服务过程有关的合同协议;

f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与限制,详细执行[顾客财产限制程序]q/ph-qp-7.

5.4)。

管理与限制详细执行[文件限制程序](q/ph-qp-

4.2.3)。

5.2.2非受控文件与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,依据目前公司现有的非受控文件,可分为:a)内行文、外行文:1b)未被质量体系引用的外来文件:2c)与服务过程无关的合同协议:3d)未被质量体系引用的法律法规:4e)行业标准性文件:5f)照片、录像带:6g)电脑贮存:7

5.3文件、资料书目的索引号-.-文件盒编号同号柜序列号文件柜编号文件类别编码

5.4文件、资料归档与管理

5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司全部受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和爱护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要刚好存档,并建立[存档备案资料书目](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。

并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。

确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。

5.5文件、资料的发放

5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。

5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发觉文件误发时应马上追回,同时作好文件的补救工作。

5.6文件资料的调用、借阅与归还

5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上具体注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续

5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损缘由,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。

5.6.4机密性文件的调用与借阅规定a)a级机密文件资料:公司年度安排、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。

e)业主(用户)因工作须要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件须要的,可以赐予帮助与协作,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

g)以上文件资料的调用与借阅按

5.5.1、

5.5.2和

5.5.3条款执行。

5.7文件的复制、破损和丢失

5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作须要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。

5.7.2文件运用人应对文件妥当保管,当文件破损严峻影响运用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。

补发新文件时应收回破损文件,并应赐予新的分发号,新的分发号持续原来文件分发号。

5.8文件、资料的更新文件增加条款和更新时应刚好更换,保证在运用处获得有效版本。

5.9文件的作废与销毁

5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后赐予作废或销毁处理。

5.9.2在分发过程中发觉文件遗失或在运用过程中文件破损严峻和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,赐予作废处理。

5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。

文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。

5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。

6运用的记录表格序号名称编号存放地点存放时间1[印制文件登记表]qr-wd01-02-01办公室一年2[存档备案资料书目]qr-wd01-02-02办公室长期3[文件分发登记表]qr-wd01-02-03办公室一年4[文件、资料借阅登记表]qr-wd01-02-04办公室一年5[文件复印登记表]qr-wd01-02-05办公室一年6[文件补发申请表]qr-wd01-02-06办公室一年7[作废、销毁文件登记表]qr-wd01-02-07办公室一年起草人:审核人:审批人:日期:日期:日

物业作业指导：职员外派培训管理制度

物业作业指导文件:职员外派培训管理制度

1.目的

为加强外派培训管理,合理运用费用并保障培训效果,特制定本规定。

2.适用范围

zz物业管理有限公司所属全体职员外派培训的管理。

3.外派培训原则

3.1在公司培训安排内的培训项目将不予支配外派培训(公司级讲师、课程开发人员除外)。

3.2优先保障公司级讲师、课程开发人员及培训专员、管理人员、特岗人员、专业技术人员、参与外派培训。

3.3公司未转正的新员工原则上不参与外派培训。

3.4办公室培训专员负责外部培训信息的收集,激励公司员工供应有关信息。

4.培训内容范围

企业经营发展战略、运作与管理

业界新信息新动态

行业岗位资格证

其它急需的业务技能、技术等

5.参与外派培训人员责任

5.1参与外派培训的人员代表着zz的整体形象,在培训中应留意自己的言行举止和仪表,不得出现有损公司形象的行为,并自觉维护公司声誉;留意保守商业机密。

5.2须按时、全程、主动参与培训,中途不得迟到、早退和更换人员。

5.3参与培训人员应了解培训公司的讲师授课水平及整体实力,并将培训公司状况反馈给办公室培训专员。

5.4参与培训人员,须与工作临时接替者做好交接工作,保证公司的正常运作不受到影响;

5.5培训结束后须对本部门相关人员进行传授(传授形式不限,可依据培训内容实行口头报告、沟通、探讨、讲授等方式)。

5.6培训结束后须将培训资料(教材、录音带、录像带等)交办公室存档以供内部员工共享,办公室培训专员负责培训资料的保管及借阅手续的办理。

5.7外派培训监控及效果考核

5.7.1培训结束后,参训员工须要写培训总结,其中培训时间8小时以内培训总结内容不少于1000字,培训8小时以上不少于3000字;其直属上级签署看法,并须要得到办公室培训专员认可。之后在全公司范围进行宣扬与共享。

5.7.2参与外派培训及沟通两天以上(含)的员工,须要在结束后一个月内完成公司内部同内容培训的授课,该培训由办公室供应组织和后勤工作。

5.7.3需进行考试取证的必需通过考试并取得相应证书。

5.7.4如因工作缘由不能全程参与培训的(缺课超过两小时),须提前或在培训后一天内提交由直属上级签字的状况说明,报办公室培训专员备案。

5.7.5员工参与外派培训的效果考核由其直属上级和人力资源部培训负责人共同进行。

5.7.6对于考核不合格或缺课超过两小时但未按规定时间说明、被批准的人员,将不赐予报销培训费用及停止其当年参与外派培训资格的惩罚。

5.8外派培训机构资质确认

5.8.1运用万科总部供应的培训机构。

5.8.3公司自行选择的培训机构和课程由办公室负责资格审查,主要审查以下内容:课程内容适合程度、师资水平、组织水平、硬件设施等。

5.9外派培训申请

5.9.1申请参与外派培训的人员填写《职员外派培训审批表》,并由部门负责人签字同意,连同培训介绍材料、课程支配至少在培训起先前5天提交办公室审批。政府部门紧急培训至少提前2天申报到办公室,未事先申报的不予批准。

5.9.2审批部门对《职员外派培训审批表》及相应资料进行审核,之后交由分管负责人及总经理复核批准,办公室在3个工作日内赐予相关人员答复并将审批结果及培训介绍材料留存一份备案。

5.10外派培训服务协议

5.10.1参与外派培训者须与公司签定《外派培训服务协议》,公司与本人各持一份:

5.10.2按费用:培训费用在2000元以下者,无须签协议;

培训费用在2000-3000元间者,应签订至少一年的服务协议;

培训费用在3000元以上者(包括外送考察沟通),应签订至少二年的服务协议;

按万科系统:万科系统内部培训、沟通、会议等15天内,无须签协议;

15-30天者,应签订至少一年的服务协议;

30天以上者,应签订至少二年的服务协议;

5.10.3签定《外派培训服务协议》时,假如劳动合同期限小于服务期限的,应先到办公室续签劳动合同。

5.10.4按相应培训时间状况和培训积分管理制度给出外派学员培训积分。

5.11培训费用审核和报销

5.11.1外派培训人员的住宿和交通,由学员依据有关通知和详细课程支配自行解决,也可由办公室帮助联系,费用和手续自行处理。

5.11.2培训组织方统一支配食宿,费用包含在培训费中的,公司派出人员听从统一支配。

5.11.3培训组织方没有统一支配或费用不包含在培训费中的,公司派出人员依据公司有关出差制度执行,费用划归差旅费。

5.11.4外派培训人员将取得证书的原件、经审批的《职员外派培训审批表》及报销单据,经部门/管理处经理签字后,交由办公室登记费用,并经办公室经理复核签字后,交由相关人员审核签字后报销。

5.12不出席外派培训课程人员惩罚方法

5.12.1对有正值理由,并且在付出培训费前通知办公室的学员免于惩罚。

5.12.2对在公司付出培训费后通知办公室的学员,由办公室负责调换人选。

5.12.3对公司已付出培训费,但无正值理由缺席的学员,公司办公室将从其工资中扣除等额费用。

6.支持性文件

无

7.质量记录表格

tjzzwy6.2-z02-f2《职员外派培训审批表》

tjzzwy6.2-z02-01-f1《外派培训服务协议书》

工程施工作业指导书编制管理制度

工程施工作业指导书的编制与管理制度

1、施工作业指导书以施工难度较大、技术困难的分部分项工程或新技术项目为对象编制的,是详细指导分部分项工程施工的技术文件。

2、施工作业指导书以单位工程施工组织设计中确定的施工方案和施工方法为编制依据,按不同的分部分项工程编制技术先进、管理科学和经济合理的施工方案和方法,是对施工组织设计的进一步细化。

3、分部分项工程作业指导书由项目技术负责人主持编制,项目内业技术人员以及有关人员参与编制。

4、分部分项工程作业指导书由项目技术负责人审批并督促实施。

5、分部分项工程作业指导书的编制内容

5.1施工方案和施工方法。

5.2施工进度安排。

5.3劳动力安排及劳动组织。

5.4机具设备安排,特殊是主要施工机具。

5.5主要材料需用量安排。

5.6技术组织措施,保证工程质量、平安生产、雨期、冬期、施工技术措施、降低成本技术措施。

6、经批准后的施工作业指导书,由内业技术员交资料员登记发放。

7、施工作业指导书的发放范围:技术、质检、生产、平安、项目技术负责人、内业技术人员、有关施工队及工长、资料员自留存档等。

物业行政文件、资料管理制度作业指导书

物业行政管理作业指导书:文件、资料管理制度

1目的

规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的限制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

2适用范围

适用于本公司内部文件的编写、收发、限制及资料保管和外来文件的管理。

3职责

3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

3.2综合管理部负责业主档案的管理与限制。

3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的限制。

4相关文件

《文件限制程序》q/ph-qp-4.2.3

《质量记录限制程序》q/ph-qp-4.2.4

5工作程序和管理方法

5.1文件的产生

5.1.1各相关部门依据工作需求编写文件。

5.1.2总经理助理对文件进行审核。

5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。

5.1.4办公室对生效的文件印制,必需运用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、资料的类别

5.2.1受控文件

a)内业资料;

b)图纸资料;

c)根据质量体系的限制要求进行管理的文件;

d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

e)与服务过程有关的合同协议;

f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与限制,详细执行[顾客财产限制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理与限制详细执行[文件限制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,依据目前公司现有的非受控文件,可分为:

a)内行文、外行文:1

b)未被质量体系引用的外来文件:2

c)与服务过程无关的合同协议:3

d)未被质量体系引用的法律法规:4

e)行业标准性文件:5

f)照片、录像带:6

g)电脑贮存:7

5.3文件、资料书目的索引号

*-*.*-**

文件盒编号

同号柜序列号

文件柜编号

文件类别编码

5.4文件、资料归档与管理

5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司全部受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和爱护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要刚好存档,并建立[存档备案资料书目](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。

5.5文件、资料的发放

5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。

5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发觉文件误发时应马上追回,同时作好文件的补救工作。

5.6文件资料的调用、借阅与归还

5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上具体注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续

5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损缘由,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。

4机密性文件的调用与借阅规定

a)a级机密文件资料:公司年度安排、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。

e)业主(用户)因工作须要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件须要的,可以赐予帮助与协作,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。

5.7文件的复制、破损和丢失

5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作须要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。

5.7.2文件运用人应对文件妥当保管,当文件破损严峻影响运用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应赐予新的分发号,新的分发号持续原来文件分发号。

5.8文件、资料的更新

文件增加条款和更

新时应刚好更换,保证在运用处获得有效版本。

5.9文件的作废与销毁

5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后赐予作废或销毁处理。

5.9.2在分发过程中发觉文件遗失或在运用过程中文件破损严峻和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,赐予作废处理。

5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。

5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。

6运用的记录表格

序号名称编号存放地点存放时间

1[印制文件登记表]qr-wd01-02-01办公室一年

2[存档备案资料书目]qr-wd01-02-02办公室长期

3[文件分发登记表]qr-wd01-02-03办公室一年

4[文件、资料借阅登记表]qr-wd01-02-04办公室一年

5[文件复印登记表]qr-wd01-02-05办公室一年

6[文件补发申请表]qr-wd01-02-06办公室一年

7[作废、销毁文件登记表]qr-wd01-02-07办公室一年

起草人:审核人:审批人:

物业公司文件、资料管理制度作业指导书

物业公司作业指导书--文件、资料管理制度

1目的

规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的限制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

2适用范围

适用于本公司内部文件的编写、收发、限制及资料保管和外来文件的管理。

3职责

3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

3.2综合管理部负责业主档案的管理与限制。

3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的限制。

4相关文件

《文件限制程序》q/ph-qp-4.2.3

《质量记录限制程序》q/ph-qp-4.2.4

5工作程序和管理方法

5.1文件的产生

5.1.1各相关部门依据工作需求编写文件。

5.1.2总经理助理对文件进行审核。

5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。

5.1.4办公室对生效的文件印制,必需运用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、资料的类别

5.2.1受控文件

a)内业资料;

b)图纸资料;

c)根据质量体系的限制要求进行管理的文件;

d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

e)与服务过程有关的合同协议;

f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与限制,详细执行[顾客财产限制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理与限制详细执行[文件限制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,依据目前公司现有的非受控文件,可分为:

a)内行文、外行文:1

b)未被质量体系引用的外来文件:2

c)与服务过程无关的合同协议:3

d)未被质量体系引用的法律法规:4

e)行业标准性文件:5

f)照片、录像带:6

g)电脑贮存:7

5.3文件、资料书目的索引号

*-*.*-**

文件盒编号

同号柜序列号

文件柜编号

文件类别编码

5.4文件、资料归档与管理

5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司全部受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和爱护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要刚好存档,并建立[存档备案资料书目](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。

5.5文件、资料的发放

5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和

检查。

5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发觉文件误发时应马上追回,同时作好文件的补救工作。

5.6文件资料的调用、借阅与归还

5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上具体注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续

5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损缘由,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。

5.6.4机密性文件的调用与借阅规定

a)a级机密文件资料:公司年度安排、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。

e)业主(用户)因工作须要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件须要的,可以赐予帮助与协作,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。

5.7文件的复制、破损和丢失

5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作须要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。

5.7.2文件运用人应对文件妥当保管,当文件破损严峻影响运用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应赐予新的分发号,新的分发号持续原来文件分发号。

5.8文件、资料的更新

文件增加条款和更新时应刚好更换,保证在运用处获得有效版本。

5.9文件的作废与销毁

5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后赐予作废或销毁处理。

5.9.2在分发过程中发觉文件遗失或在运用过程中文

件破损严峻和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,赐予作废处理。

5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个