XX路桥集团行政管理制度汇编

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档XX省路桥集团有限公司行政管理制度目录第一章出差管理制度 1第二章文书管理制度 1第三章公司印章、执照、资质及其复印件的管理制度 2第四章办公用品管理制度 3第五章库房管理制度 4第六章车辆管理制度 6第七章办公场所安全卫生管理制度 8第八章集团例会管理制度 9第九章管理信息系统使用制度 10第十章保密制度 10第十一章合同管理制度 13第十二章公司部门电话管理制度 21第十三章对外接待管理制度 22第十四章档案管理实施细则 25第十五章图书管理制度 44精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档第一章出差管理制度为了规范公司的出差，报销的管理，特制定本制度。出差管理的原则是：“必需，从简，适度”。公司正式员工出差可向财务部借款（含限额支票），填写《借款单》，《借款单》须有借款人、财务人员、部门经理签字。除经特殊批准外，公司兼职员工、试用期内员工不得借款。借款额在3000元以上时，须经集团公司分管财务的副总经理审批。员工出差长途交通报销标准参看《集团公司财务管理制度》第七章《费用管理制度》。员工出差时，员工住宿费、市内交通费、伙食费标准参照《集团公司财务管理制度》第七章《费用管理制度》。报销时，报销人必须在市内交通发票上注明起止点，在发票上签字。员工出差及其它费用报销，填写《差旅报销审批单》，先由会计审核时间、天数无误后签字，后报本部门经理审批，若报销额在3000元以上者需总经理审批。借款人在返回公司后须在3日内报销冲抵借款，并返还余款，超期转为应收账款，在借款人当月工资中扣除。每月25—30日各部门报销当月相关费用，由部门将报销明细汇总后交办公室，由办公室主任签字认可后，部门经理审批后，到财务报销，如有特殊情况需总经理批准。本办法由办公室修改解释执行，由公司总经理批准颁布生效。第二章文书管理制度为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。文书管理的原则：格式统一、传递高效、安全保密文书包括：业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、许可证书、各种账簿等一切业务公文。全部文书归公司所有并收藏、任何个人不得私自占有。必须严格保守文书的秘密。文书的收发、领取与寄送，原则上由办公室负责。关于规范公司行文的规定各部门向公司的上行文件必须使用规定形式和格式（格式由办公室规定），一律用电脑打印。收发传真复印由专人负责，并登记《收发文件（传真）登记表》、《复印登记表》，未经批准不得擅自使用复印机、传真机。请示审批的事项，必须以提案文书的方式（格式由办公室确定），经主管呈交相对应的管理部门。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快书写请示提案文书上报；请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。文书按内容进行整理后，分为两类保管，一类是尚未完结的文书，一类是可以归档的文书。可以归档的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在《文书保存簿》上做好登记，归档保存；重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。制度规定、不动产权利书、合同书、往来公文与特许专利等特别重要的文书，由办公室填写“重要文书目录”后，予以存档。必须做好重要文件的借阅登记工作，填写《文件借阅登记表》，并注明归还日期。公司各部门下发执行的各项规定、制度、文件需在办公室存档，并注明与原有相关规定、制度、文件的关系。由办公室牵头，各部门协助定期检查下发文件是否存在冲突问题。本办法由办公室修改解释执行，由公司总经理批准颁布生效。第三章公司印章、执照、资质及其复印件的管理制度目的。为加强对公司印章的制发、改正、废止、使用及管理，以及执照、资质原件及其复印件的有效合理运用，特制定本制度。公司印章、执照和资质复印件管理的原则是：严格管理，安全存放。公司印章、执照和资质原件及其复印件由办公室统一管理。公司印章的定义本制度中的印章是指在公司的或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务相关的文件上，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印鉴。公司印章的刻制、改制与废止议案由集团公司总经理提出，董事长批准。公司印章的刻制由办公室主任负责，同时，需要更换或废止的印章应由其管理人迅速将旧印章交还办公室。办公室统一管理和审批使用印章、执照、资质原件及其复印件；公司印章、执照及资质原件由办公室保管（其中财务印鉴由财务部保管）。公司内部各部门用章由各部门经理负责保管，签定《印章保管责任书》，《印章保管责任书》由集团公司办公室统一存档。印章、执照、资质复印件的使用须按规定填写《公司印章使用登记表》、《公司执照使用登记表》、《资质使用登记表》。发现丢失或乱用印章、证件等，对公司造成损害的应追究责任人法律、经济责任。本办法由办公室修改解释执行，由公司总经理批准颁布生效。第四章办公物品管理制度为使公司办公物品管理工作规范化，结合公司实际情况，特制定本制度。办公物品的采购及发放原则：保证供应、方便工作、节省开支。办公物品由办公室统一负责管理。采购需从实际需要出发，严格按照办公物品采购预算执行。员工使用办公用品和设备时要珍惜爱护，杜绝破坏和浪费行为。本制度所指办公物品包括：文具、纸张等文案用品；办公桌椅、档案柜等办公家俱器具；电话机、传真机、计算机等办公机具设备；空调等家电设备等。非消耗性办公物品管理公司电脑由信息管理部统一管理，并指定专人维护软件、硬件系统，除系统管理员外其他人无权改变计算机配置，删除或添加软件，禁用个人VCD，禁止玩电脑游戏，违者予以处罚。因此引起的机器故障，相关责任人负责维修费，并予以处罚。办公用品采购各部门办公用品由申请人填写《物品采购申请》，并上交办公室，由办公室审批预算；预算审批合格的可以购买，否则不予购买。未经办公室主任签字许可私自购买的办公用品，不予报销；在验收办公用品时，需有具体办事人员同库房管理员共同验收。公共物品使用管理各部门固定资产、物品、文具用品等由各部门经理负责，办公室统一管理；丢失予以赔偿，并处以处罚；物品调拨时须填写《物品调拨单》交办公室，由办公室统一调拨，不得自行调拨。办公用品的维修办公用品出现需要维修等问题，由办公室统一安排进行维修。发生的费用在2000元内由办公室主任签字审批，2000元以上报主管副总经理签字审批后，由财务部门报销。办公用品的报废非消耗性办公用品不能使用或不能满足使用需求时，可以申请新的办公用品。旧的办公用品交回办公室，由办公室会同财务部予以报废处理。本办法由办公室修改解释执行，由公司总经理批准颁布生效。第五章库房管理制度为规范公司的库房管理，特制定本制度。库房管理的原则：账、卡、物相符；物品分类、分区、分架；八防四检。库房由办公室统一负责管理。仓库管理员负责办理采购物资的验收入库手续，并搞好库房管理。采购员在办理入库手续时，仓库管理员应根据采购合同进行认真核对，仔细检查品名、规格、数量和质量是否符合要求，如不符合要求，有权拒绝入库并监督办理退货。如果符合要求，应填写“入库单”（本单一式三联，一联仓库管理员留存，一联交财务部，一份交办公室），办理入库手续，并登记库存数量。仓库管理员应确保库房及库存物资的安全完整和库容整洁，要做到“八防四检”：八防：防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。做到四检：上班必须检查仓库门锁有无异常，物品有无丢失；下班检查是否已锁门、拉闸、断电及是否存在其它不安全隐患；经常检查库内温度、湿度，保持通风；检查易燃、易爆物品是否单独存储、妥善保管。仓库管理员应合理有效地使用库容，分门别类码放物品，保证出入方便、整齐有序。仓库管理员应严格遵守仓库保管工作纪律。仓库保管工作纪律内容如下：严禁在仓库内吸烟、动用明火；严禁无关人员进入仓库；严禁在仓库堆放其它杂物；严禁在仓库内存放私人物品；严禁私领、私分仓库物品；严禁在仓库内谈笑、打骂；严禁随意挪动仓库的消防器材；严禁在仓库内私拉乱接电源电线。仓库管理员对库存物资要经常盘点，做到日清月结。发现盈余、短少、残损必须查明原因，分清责任，写出书面报告，呈报办公室。各部门要指定专人负责办公物资的领用、内部发放及统计工作，需要时负责同办公室核对。领用时由指定专人填写《物品领用单》（本单一式四联，一联领用部门存根，一联仓库管理员留存，一联报财务部，一联报办公室）；仓库管理员要认真核对《物品领用单》所列项目和审批手续，准确无误办理发放，并登记库存数量账；每月末前一个工作日填写《月度库存报表》（本表一式三份，一份自存，一份报办公室，一份报财务部），同时按部门汇总统计各部门本月办公物资的领用情况，编制《月度各部门物品领用汇总表》（本表一式三份，一份自存，一份报办公室，一份报财务部）；办公室根据仓库管理员上报的《月度各部门物品领用汇总表》审核各部门的办公物资领用是否超出了预算，视情况采取相应的措施。本办法由办公室修改解释执行，由公司总经理批准颁布生效。第六章车辆管理制度为加强本公司车辆的保管及有效运用，特制定本制度。车辆管理的原则：统一管理，合理运用，责权明确。本制度所指车辆系指公司的行政办公用车。集团公司的办公用车由办公室统一管理。部门人员用车，由部门负责人核准后填写《用车申请》，再由办公室批准。车辆由专职司机驾驶，专职司机应每周实行定期车辆检查及保养，确保行车安全。车辆的有关证件及保险资料统一由办公室保管，按车建立资料、费用档案。车辆发生故障，应立即停止使用，并立即进行修理，违者予以处罚。司机每日负责填写《车辆使用登记表》，每月底汇总至办公室，违反者予以处罚。车辆由他人驾驶，须报办公室批准；任何驾驶员须遵守交通法规；违反者如果出现交通事故的，由司机承担一切损失及经济纠纷，公司根据情况，处以扣发一定工资。车辆标识的张贴必须遵守公司相关规定，任何人不得随意撕改标识。公司用车应设置车辆行驶记录表，并在使用前应核对车辆里程表与记录表上前一次用车的记载是否相符，使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途等。公司用车应设置车辆使用表，由办公室核准每次加油及修养时记录，以了解车辆受控状况。每月初连同行驶记录表一并转办公室稽核。节假日或业余时间车辆的使用应呈请办公室负责人核准后方可调派。司机管理规定公司各司机必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则，安全驾车。并应遵守本企业公司其他相关的规章制度。司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件。每月至少用半天时间对自己所开车辆进行检修，确保车辆正常行驶。司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，经常保持车辆的清洁(包括车内和车外的清洁)。出车前，要例行检查车辆的水、电、机油及其他机件性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。出车回来，要检查存油量，发现存油不足一格时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。司机发现所驾车辆有故障时要立即检修。不会检修的，应立即报告办公室负责人，并提出具体的维修意见(包括维修项目和大致需要的经费等)。未经批准，不许私自将车辆送厂维修。出车在外或出车归来停放车辆，要注意选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或危险地段停车。司机离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。晚间司机要注意休息，不准开疲劳车，不准酒后驾车。司机驾车应要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车(包括超速、紧跟、争道、赛车等)。司机因故意违章或证件不全被交通部门处罚的，费用公司不予报销。违章造成后果由司机负责。司机对乘车人要热情、礼貌，说话注意文明。车内客人谈话时，除非客人主动搭话，不可随便插嘴。上班时间内司机未被派出车的，应随时在公司等候出车。有要事确需离开公司时，要告知办公室负责人去向和所需时间，经批准后方可离开；办完事情回公司后，应立即到办公室报到。司机对办公室的工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒不出车，有公事应随叫随到。司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知办公室负责人，并说明原因。不论什么时间，司机身上必须带传呼机或手机。对公司领导或办公室负责人的传呼或电话，应尽快复机或应答。下班后，应将车辆停放规定地点保管，不准私自用车。司机未经领导批准，不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶或练习驾驶；严禁将车辆交给无证人员驾驶；任何人不得利用公司车辆学开车。司机应对各级领导在车内的谈话保密。违规与事故处理：在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生事故，损失由驾驶人负担，并予处罚。无照驾驶。未经许可将车借予他人使用。故意违反交通规则，受到交通管理部门的处罚费用由驾驶人负担。各种车辆如在公务途中遇不可抗拒的事故发生，应先急救伤患人员，向附近交管部门报案，并立即通知公司办公室。如属小事故，可进行处理后向办公室报告。意外事故造成车辆损坏，司机没有违反公司的，损失由公司承担；司机有违反公司规定的，由公司视具体情况判罚司机承担全部或部分损失。发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险金额后，司机没有违反公司规定的，损失由公司承担；司机有违反公司规定的，由公司视具体情况判罚司机承担全部或部分损失。本办法由办公室修改解释执行，由公司总经理批准颁布生效。第七章办公场所安全卫生管理制度公司的安全卫生关系到集团公司的整体形象，关系到公司的工作质量和效率。为此，特制定办公场所安全卫生管理规定，望全体员工认真自觉执行。安全卫生管理的原则：干净整洁、保障有力。安全卫生的工作由办公室统一管理。办公室内的办公电器（微机、空调、热水器、充电器、电话等），用电必须按规定安装使用，不得随意增加或随意拉线，如确实需要须经办公室同意安排办理。办公室内所用电器必须做到“人离断电关机”，并随手锁门，确保安全。每天下班后由传达保卫人员检查一遍，以确保带电设备断电。全体工作人员应保持办公室内的设备用具、用品摆放整齐有序，每天坚持打扫室内外卫生，垃圾废物要及时放入垃圾桶，下班前集中放在指定的垃圾堆放点，不得随地吐痰、扔垃圾。保持男、女卫生间的清洁卫生，做到大小便后随手冲洗，不准在卫生间内随便扔烟头、茶根、手纸等。建立卫生安全检查奖罚制度。各部门每周五下午进行自查并随时整改清理，办公室每月进行一次全面检查，对安全卫生保持好的部门给予表扬，对做得差的部门限期整改并给予批评，直至处罚。传达人员必须严格遵守传达制度，坚守工作岗位，严格坚持来往人员登记制度、值班记录制度和交接班制度。如发现问题要及时向集团公司办公室汇报，并做好妥善处理工作。各部门认真执行周六、周日值班制度，杜绝离岗、脱岗、空岗现象，确保值班制度的正常进行。本办法由办公室修改解释执行，由公司总经理批准颁布生效。第八章集团例会管理制度为规范集团公司例会的召开，发挥会议的作用，特制定本规范。会议管理的原则：精简、高效。会议由办公室统一召开和组织。例会召开的时间每月例会要进行记录，汇总各部门本月内出现的问题，至总经理处，共同商榷解决方式。会议纪要记录执行方式：记录人按照会议纪要的格式，认真记录每项会议决议；记录人在２小时内与每项决议主要负责人核对无异议（如果有异议，需在4小时内上报），签字交办公室下发；在完成决议规定时间前一日，各决议事项责任人向总经理汇报其工作完成、进展情况及出现的问题和建议，是否能按时完成；对完成时间无异议而未完成工作的，办公室予以登记并报人力资源部备案以备日后考评使用；例会主要内容为：各部门经理汇报一月工作情况，以及需提请总经理或其他部门协调解决的问题。由总经理对本月各部门的工作进行讲评，提出下月工作的要点，进行布置和安排。其他需要解决的问题。与会者在会上要畅所欲言，各抒己见，允许持有不同观点和保留意见。但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行。严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。所有子公司形成的重要决议，均须报请集团公司办公室备案。本办法由办公室修改解释执行，由公司总经理批准颁布生效。第九章管理信息系统使用制度每天登陆系统规定：所有员工每天到公司开始的第一件工作必须察看系统中的相关信息；如中途外出，回公司第一件工作必须察看系统中的相关信息；在外地出差员工，每天必须二次登陆系统察看相关信息，如出现无法登陆情况，须及时通知本部门相关员工代为处理；员工每天必须至少二次登陆系统察看信息，早午各一次。信息内容的录入规定：每个员工在完成一项工作后，必须在半个小时内按管理系统规定录入相关信息；入遇特殊情况，不能按时录入，须上报直接上级主管，并由直接上级主管安排其他人员代为录入；对于当天未能完成的工作，须按实际完成情况录入系统或按管理系统的相关规定进行处理；各部门经理要严格监督下属员工的信息录入工作，发现未能按规定时间录入者，要立即予以纠正，并报办公室处理；各部门经理要严格监督下属员工的系统登陆工作，发现未能及时登陆系统，要立即予以纠正，并上报办公室处理；各部门每周例会要及时总结系统使用中出现的问题，对于不能解决的问题，要及时上报集团公司信息管理部；对于违反上述规定的员工、部门经理要予以严肃处理；如造成公司重大损失，须承担相应的法律责任。本办法由信息管理部修改解释，由公司总经理批准颁布生效。第十章保密制度为保守公司秘密，维护公司权益，使公司能够长期、稳定、高效地发展，特制定本制度。保密的原则：分级存放，分级使用。总则公司秘密是指一切关系公司安全和利益，在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。公司所有员工都有保守公司秘密的义务和责任。公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或员工实行奖励。保密范围和密级确定1、公司秘密的范围包括：公司经营、发展战略中的秘密事项。公司就经营发展做出的重大决策中的秘密事项。公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。公司员工人事档案、工资收入及资料。公司其他应当保密的事项。2、公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。绝密是公司最重要的秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是公司重要的秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是公司一般的秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。3、公司秘密的内容：绝密：与本公司生存、发展、经营、人事有重大利益关系的事项，包括：公司投标方案、成本、利润率、投资情况等直接影响公司权益的重要文件资料。总体发展战略、营销策略、商务谈判的相关材料、正式商务合同和协议书。公司其他重大决策等。机密：与本公司生存、发展、经营、人事有重要利益关系的事项，包括：公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。公司重要会议记录。尚未确定的公司重要人事调整及安排情况。公司的经营情况等。秘密：与本公司生存、发展、经营、人事有较大利益关系的事项，包括：公司人事档案、合同、协议。员工工资收入。尚未进入市场或尚未公开的各类信息等。4、各密级内容知晓范围：绝密级董事会成员及与绝密内容有直接关系的工作人员。机密级公司部门经理以上干部、与机密内容有直接关系的工作人员。秘密级公司部门经理以上干部，与秘密内容有直接关系的工作人员。5、属于公司秘密的文件、资料，应当依据规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。保密措施1、保密工作在董事会直接领导下，由总经理监督，办公室实施，制定相应制度、规定、对保密工作进行检查、督导、具体核实。2、属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由办公室主任委托专人执行。3、对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：未经总经理批准，不得复制和摘抄；收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；在设备完善的保险装置中保存。4、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经集团公司总经理批准。5、具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：选择具备保密条件的会议场所；根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；确定会议内容是否传达及传达范围。6、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。7、公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告办公室主任；办公室主任接到报告，应立即做出处理。责任与处罚1、公司所有员工有权对违反保密制度的行为予以抵制举报。2、出现下列情况之一者，给予警告；违反本制度第三条中的相关规定的秘密内容的；已泄露公司秘密但采取补救措施的。3、出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失：故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；利用职权强制他人违反保密规定的。本办法由办公室修改解释，由公司总经理批准颁布生效。第十一章合同管理办法总则为了加强公司合同管理，使合同管理规范化、制度化，提高公司的经济效益和社会效益，预防经济纠纷，根据《中华人民共和国合同法》等法律、法规及有关规定，结合本公司实际情况，制定本办法。本办法所称的合同是指集团公司、集团公司所属的分支机构及集团公司授权批准的项目经理部在开展经营活动中，与其他民事主体之间签订的各类经济合同（包括涉外经济合同）及具有合同性质的意向书、协议书等。本办法所称的合同管理是指公司对外或内部签订的合同进行审查、监督、管理，即包括资信调查、意向接触、商务谈判在内的合同签订、履行、变更与解除及纠纷处理等全过程的管理。公司对合同实行授权委托、归口签订、分级和全过程管理的原则。建立集团副总主管、合同管理机构统管、各职能部门分管、承办人专管相结合的合同管理体制。各单位负责人对本单位的合同管理负有全面的领导责任，必须认真负责地领导、组织合同的签订、履行、纠纷处理等各项工作。合同管理机构、人员职责合同管理机构的设置。集团公司企管部是公司合同管理职能部门，统一负责合同管理工作，对法定代表人和分管领导负责。各下属单位必须设专（兼）职合同管理员，负责本单位的全部合同管理工作，对集团公司企管部和单位负责人负责。各项目部必须设专（兼）职合同管理员，负责本项目部的合同管理工作，对上一级合同管理机构和项目经理负责。合同管理机构的主要职责：制定、完善、实施合同管理办法，组织监督、检查《中华人民共和国合同法》及相关法律、法规的贯彻执行情况；检查、考核合同签订、履行情况，对合同签订、履行过程中的问题及时提出法律意见及解决方案；参与对重大合同签约对方的经营范围、资信情况和履约能力的审查；参与重大合同的可行性论证、起草、修改、谈判、审查及签订工作；代理公司对外处理合同纠纷事宜；负责对合同专用章的保管和使用；对公司各单位的有关业务人员进行合同管理的培训和考核；宣传、贯彻国家和上级机关有关合同管理的法律、法规和规章，总结推广合同管理经验，通报合同管理中出现的问题。合同管理员的主要职责：贯彻实施合同管理办法；监督指导、协助合同承办人依法签订或变更合同，参与本单位重大合同谈判与签订；审查合同，保证合同的完整性、合法性、可行性，防止不完善或不合法的合同出现；检查合同履行情况，协助合同承办人解决合同履行中出现的问题；对签订、履行合同中出现的重大问题，及时向集团公司企管部和单位负责人报告;参加处理本单位合同纠纷；负责合同台账、档案的建立及合同文本（包括协议书、有关文件、信函、图表）的管理;每季度向集团公司企管部汇报合同管理工作，送交合同登记总台账及合同管理情况统计表。合同承办部门的主要职责：依法签订、变更、解除合同；负责审查承办人草拟的合同的可行性、对方经营范围、资信及履约能力；依法履行合同，及时向合同管理机构通报履行中发生的重大问题及解决方案；依法参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；负责本部门合同文本管理及归档移交工作。合同承办人的职责：办理签订、变更、解除合同事宜；提供草拟合同的可行性论证及对方经营范围、资信情况及履约能力的调查材料，并对其真实性和合法性负责；按资金使用和合同签订的权限，提前向合同承办部门提交合同草本及前款规定的材料，提请有关部门审查；认真履行已生效的合同，随时检查合同履行情况；及时向合同承办部门和合同管理机构汇报在履行中发生的问题，并提出解决问题的建议；保管合同文本及履行、变更和解除合同的凭证、协议等有关资料，并按时交合同管理员归档；依法参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。合同的签订、履行签订合同必须内容合法、具体，条款齐全，责任明确，用语确切，手续完备，程序合法。集团公司具有法人资格，董事长是法定代表人，凡集团公司所属单位一律以集团公司某单位（或集团公司派出项目经理部）对外，签订经济合同。10万元以上合同须经集团公司审批后方可签订，并报集团公司企管部备案。合同承办人签订合同，必须先办理授权委托书，明确授权范围和权限。未经授权委托或超出授权范围签订的合同为无效合同，由承办人承担责任。法人授权委托书，由集团公司企管部办理，各下属单位由合同管理员办理。承办人凡签订不能即时清结的合同，都必须采取书面形式；凡标的额在30万元以上虽能即时结清的重大合同，也必须采取书面形式。当事人协商一致同意的有关修改合同的文书、电子邮件、图表等均是合同的组成部分。计划单、调拨单、订货单不能代替合同。凡国家或行业有示范文本的，应当优先选用，但在选用时，对涉及权利义务关系的条款重点审查，必要时可以进行修改。无范本的合同应以我方起草为主。原则上由承办人起草，重大合同或特殊合同可以请法律顾问起草。由承办人自拟合同文稿签订的合同、协议书等，必须事先将合同草本交合同管理机构审查。订立合同均需填写合同签约审批表。集团公司签订合同，先由所在部门领导审核后，提交有关职能部门审查，经分管领导或总经理审定签字批准后才能对外签订合同。下属单位订立合同按各自合同管理顺序送有关职能部门及单位负责人审批同意后方可签订。凡涉及合资、联营、承包经营、租赁经营、重大工程承包、涉外、技术合同和标的巨大的（1000万元以上）其他合同，必须经总经理批准。承办人在合同送审前应完成对对方的主体资格、资信等情况的审查。审查的内容：主体资格:具有经年检合格的企业法人营业执照或非法人营业执照,其核载的内容与实际相符;经营范围:合同标的应符合对方经营范围，涉及专营许可的，应具有相应的许可、等级、资质证书；代理权限：由代理人代签合同的，应出具真实有效的法定代表人（负责人）身份证明、授权委托书、代理人身份证明；履约能力：具有支付、生产、运输、技术能力。必要时应要求出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。需提供担保的合同，应查明担保人的担保资格和担保能力；履约信用：重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大犯罪案件。自拟的合同应包括的内容及注意的问题：首部，包括：合同名称、订约的各方全称、订约目的和依据等。正文，包括：合同标的数量、质量价格或酬金、履行期限、地点和方式、违约责任；还应包括：根据法律规定或按合同性质必须具备的条款以及双方要求规定的条款。数量和质量条款应符合国家质量法规和质量规范的规定，写明计量单位、计量办法、正负尾数、合理的磅差、超欠幅度、自然损耗率、质量标准、技术要求和检测（验收）方法等，应特别注意质量责任规定。价格条款应符合国家物价法规和国家金融法规，一般应写明单价、总价、计价单位、支付手段和支付方式，并可根据实际情况选择适当的保值方法。违约责任条款，应具体写明约定的违约金额或计量方法，但同时应根据具体情况，灵活处理。根据民事诉讼法规定，在合同中应约定争议解决方式和争议解决地点。结尾和附则：结尾部分包括合同正本及副本份数，发送单位，合同有效期限、签约地点和日期，并双方代表签名，同时加盖双方合同专用章。附则应写明合同的附件及开户账号等有关事项。合同经法定代表人或委托代理人签字，加盖公章或合同专用章后即具有法律约束力。合同、协议用印应建立专项登记制度，并作为归档考核依据。任何人不得将公章、经济合同专用章、业务介绍信或空白合同书借给其他单位使用，禁止外单位以公司及公司所属单位的名义挂户经营或借用账号进行经营活动。严禁与只有业务介绍信而无具体授权范围的人员签订经济合同；严禁为谋取私利而收受他人回扣或其他好处，签订有损于本单位利益的经济合同。合同签字盖章后，根据订约的其他程序、法律规定或实际需要，合同必须呈报上级主管部门见证、批准或报工商管理部门鉴证、公证处公证的，必须办理有关手续。合同签订生效后，承办人应及时、准确地将合同内容传递到有关部门。一切与合同有关的部门都必须严格履行合同所规定的义务。合同签订后五日内，承办人应将合同正本交合同管理机构保管。合同管理员对已生效的合同应当编号登记，分类归档，并将合同总台账按期上交集团公司企管部。合同生效后，各有关部门应妥善保存合同履行过程中的各种凭证，包括结算单、结算证明、支付凭证、银行进账单、收料单、入库单、过磅单、发票等。合同的变更和解除合同在履行过程中，遇到法律规定或合同约定允许变更、解除合同的条件时，可以变更或解除合同。变更、解除合同的审批权限和程序与原合同订立的审批权限和程序相同。合同承办人在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、电子邮件、电话后，必须及时请示领导，立即处理，紧急事宜不得超过一天，一般事宜不得超过三天，并在有效期限内正式答复对方。超过期限再作答复，造成严重后果的，承办人应承担相应的责任。涉及经济纠纷的复电、复文，须经合同管理机构审阅后方能发出。变更解除合同必须采取书面形式（包括双方的信函、文件、传真等），由双方签订确认书。合同的变更、解除应注意以下事项：主体变更应征得合同各方同意；有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章；经上级主管机关批准的合同或协议变更、解除，应报原批准机关批准；经公证、鉴证的合同，所达成的变更、解除协议，应报原公证、鉴证机关备案；联营、承包经营、租赁经营、涉外等合同的变更或解除，法律有特别规定的，应依特别规定办理；变更、解除合同的协议在尚未达成或批准以前，原合同继续有效，仍应履行。合同纠纷的处理合同在履行过程中发生纠纷的应按《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国民事诉讼法》等有关法律、法规和本办法处理。提请合同纠纷的程序：纠纷发生单位的合同管理员应及时向集团公司企管部汇报，企管部根据合同纠纷的不同情况，向集团公司有关领导汇报；经协商无法解决的纠纷，经集团公司批准后，可向仲裁委员会申请仲裁或直接向人民法院起诉。公司内部各单位之间发生的合同纠纷，由主管部门和分管领导按公司有关规定处理。公司各单位与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并考虑留有申请仲裁或起诉的足够时间。20万元以上的合同纠纷申请仲裁或诉讼由集团公司企管部协助办理，20万元（含20万元）以下的合同纠纷由下属单位自行办理。发生合同纠纷时，承办人应将纠纷情况及时报告法定代表人或单位负责人，同时应迅速收集下列有关证据：合同文本，包括附件、变更或解除协议、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书、介绍信及其他有关资料等；开工、验收、提货、发票等有关单位票据；货款的承付、托收凭证、有关的财务账目；工程项目、产品的技术规范、质量标准；证人证言；其它与处理纠纷有关的材料。第三十八条处理合同纠纷，应特别注意以下问题：在证据可能丢失或以后难以取得的情况下，及时采取证据保全措施；发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产将使我方权利难以实现时，适时依法申请采取财产保全措施；对于债权债务关系明确、合法且双方对债务无异议的，依法及时向人民法院申请支付令或提起诉讼；做好每起合同纠纷实况记录、存案备查；凡属我方责任的合同纠纷，应逐笔查明原因，分清责任，要求责任人员承担责任，并责成其提出补救措施。合同纠纷经协商达成一致处理意见的，应订立书面的协议，双方代表签字并加盖单位公章。双方已签署解决纠纷的协议书、仲裁机关的调解书、仲裁决定书及法院的裁定书、调解书、判决书，在正式生效后，应复印若干份，交给有关部门收执。各有关部门应由专人负责该文书执行情况的了解或履行。对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，由公司合同管理机构依法向人民法院申请强制执行。合同纠纷处理完毕，应及时将有关材料汇总、归档、以备考查。检查与考核集团公司各下属单位要建立健全合同签订履行过程中的检查与监督制度，对合同签订履行情况进行检查与监督。集团公司对合同的管理工作应进行定期（半年）或不定期检查，检查的主要内容：合同签订情况。检查合同主体是否合格，条款是否齐全，示范文本是否严格按要求填写;我方合同履行情况。督促有关单位按合同规定全面履行，发现履行中的困难或问题，及时处理;对方合同履行情况。了解对方全面履行合同的进度，发现问题立即告知有关部门及时处理;合同管理的基础工作。集团公司将各单位的合同管理工作列入经济责任制考核范围，作为经济责任制考核的一项重要内容。凡有下列条件之一者给予奖励：建设单位评为“重合同，守信誉”施工单位;严格执行经济合同法等有关规定和本办法，确有成效者;在合同签订过程中，发现重大缺陷使国家和本单位免受重大经济损失的;在合同履行过程中，发现重大问题，及时采取补救措施，避免重大经济损失的;能够利用合同条款维护企业的合法权益，避免经济损失和进行索赔的;敢于揭发、抵制利用合同进行违章、违法和犯罪行为的;在经济纠纷中给企业挽回重大经济损失的;其他应予奖励者。有下列情形之一者，应给予责任者经济处罚或行政处分：因过错订立无效合同或合同条款不齐全，造成重大经济损失的;无权代理、超越代理权限、采用欺诈方式或未经批准擅自对外签订合同或对外提供担保的;合同履行不谨慎而造成经济损失的；变更合同未按规定程序办理，造成经济损失的;合同承办部门及其人员或合同管理员丢失、损毁、不按期归档或擅自变更、解除、销毁合同及合同附件，造成经济损失的;发生合同纠纷不上报和不及时采取措施，放弃追究对方当事人责任，造成经济损失的;因合同方面造成经济损失，隐瞒不报的;其他失职行为，造成重大经济损失的。附则本管理办法由集团公司企管部负责解释和监督实施，未尽事宜，由企管部根据情况逐步完善。集团公司各单位可根据本办法制定实施细则，报集团公司企管部备案。本办法如与集团公司其它特殊合同管理有关规定相抵触，以特殊合同管理规定为准。本办法如与国家法律、法规和上级主管部门新颁发的有关规定相抵触，以国家法律、法规和上级主管部门新颁发的规定为准。第十二章公司部门电话管理办法为了加强集团公司内部电话的管理，节约话费开支，减少经济损失，充分利用好各种电话，做到真正为工作服务，特做本规定。电话管理的原则：节约，简洁，高效。电话管理由办公室统一负责。工作人员不准使用办公电话办私事。工作人员尽量不使用电话进行本楼层之间的联系。各部门电话要严格控制使用，更不准借给外来人员使用。各部门工作人员不准打私人长途，如因公拨打长途电话时，要经过部门同意，并作好长话通话记录。长话通话记录每月汇总报办公室统计，与电信部门核对后归入部门费用。有较大出入者，由相关部门负责。严禁工作人员拨打服务信息电话，违者予以处罚。手机话费应严格按《集团公司费用管理制度》执行，超出标准部分应自付，有国际业务超出标准者可经总经理批准后报销。本办法由办公室修改解释执行，由公司总经理批准颁布生效。第十三章对外接待管理办法总则对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。本办法适用于全公司各部门。对外接待范围本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，各事业部经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。对外接待部门公司办公室为公司负责接待的职能部门。遇到重大接待工作和活动，可由办公室协调若干部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。对外接待原则接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而去。平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结账。节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。陪餐人员就餐之前必须到办公室登记领取《客饭通知单》按照通知单的要求控制实际就餐标准。周到原则。接待程序应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。保密原则。向不熟悉来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。接待规格的确定。高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来人洽商重要事宜。对等接待。适用于一般性接待活动。低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。接待礼仪见面。原则为主动、热情、礼貌。接待：主动起迎，问明来意。安排交谈地点：⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；⑵业务较忙，一时难以抽身时，应向客人说明，暂请他人代接；⑶切忌让客人久候而无人问津。⑷客户提出与领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。引见。首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。引见顺序；⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；⑵按职务高低，依次介绍一行来客；⑶职务相同，先介绍年纪大的。⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。行路。陪同客人行路，请客人行于自己右侧；乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。其他。穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。接待内容和程序接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。接待标准用餐标准。招待对象用餐标准（元／人·餐）审批权限标准外审批权限重要官员、关系户80~120办公室主任分管副总较重要官员、关系户50~80办公室主任分管副总地方一般干部外单位来人30～50办公室主任分管副总公司分支机构来人30～40办公室主任分管副总常客员工标准30～40办公室主任分管副总住宿安排。招待对象住宿标准（元／人·宿）审批权限标准外审批权限重要官员、关系户200~300办公室主任分管副总较重要官员、关系户150~200办公室主任分管副总地方一般干部外单位来人40～50办公室主任分管副总公司分支机构来人40～50办公室主任分管副总常客、员工标准40～50办公室主任分管副总附则本办法由办公室修改解释执行，由公司总经理批准颁布生效。第十四章档案管理实施细则总则为加强集团公司档案业务建设，进一步提高档案管理水平，使档案管理工作规范化、制度化，更好地为企业管理、工程建设服务。根据《中华人民共和国档案法》、《山东省交通厅档案管理办法》，结合集团公司档案管理的实际情况，制定本细则。企业档案是指企业在生产活动中直接形成的全部档案的总和，包括党政工团、生产经营、人事劳资、财务管理、计划统计、机械设备管理、企业管理、安全保卫等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像以及其他各种形式的原始记录。档案工作是集团公司各项管理的基础工作，是维护集团公司经济利益、合法权益和历史面貌的一项工作。集团公司档案工作实行统一领导、统一管理。所属各单位的文书档案由所属各单位办公室管理；工程项目形成的文书和科技档案由各项目经理部负责整理好后一起交集团公司，由集团公司集中统一管理。档案管理体制、任务集团公司在办公室设立专门档案管理部门，配备专职档案员一人，负责集团公司全部档案的日常管理工作和各项具体的档案工作事务，并对所属单位的档案工作实行业务指导，并接受交通厅档案部门的业务指导与监督。集团公司各部门设立兼职人员负责本部门的档案工作；所属各单位设立档案岗位，并配备专职人员负责档案工作。档案员必须忠于职守，具有中专或大专以上文化程度，具备档案知识。加强档案工作的领导。集团公司由主要领导分管档案工作，科技档案由总工程师兼管；所属各单位、各项目经理部由主要领导或总工程师分管档案工作，并纳入主管领导任期目标管理和岗位职责。集团公司档案部门的主要任务是：贯彻执行上级有关档案工作的方针、政策、法律法规，结合集团公司实际，制定集团公司档案管理的规章制度。集中统一管理集团公司各门类各载体的档案，对所属各单位、各项目经理部、各部门的文书和科技文件材料的立卷、归档工作进行业务指导和监督检查。接收各部门和所属各单位、各项目经理部移交的案卷并及时整理归档。编制检索工具和汇编专题文件资料，积极开展档案的提供利用，更好地为企业管理、工程建设服务。会同有关业务部门，对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。负责组织开展档案业务培训，提高业务管理水平，使档案管理工作规范化。参与工程竣工和设备仪器开箱文件材料的验收工作。承办上级档案部门交办的档案业务工作。所属各单位、各项目经理部、各部门专（兼）职人员的主要任务是：所属各单位、各项目经理部档案人员负责做好本单位形成的文件材料、图纸和照片的收集、整理、立卷和归档工作。各部门兼职人员负责将本部门在工作活动中形成的文件材料收集齐全后交办公室，由办公室统一整理归档。接受档案部门的业务指导与监督，按时向集团公司档案部门移交档案，为集团公司多积累档案财富。学习档案业务知识，提高档案业务水平。负责本部门大事记的收集（包括工程简介），在每年年底报集团公司办公室档案部门，由集团公司档案部门汇总整理后，交领导审阅认可后归档。档案人员的条件与职责档案人员必须坚持四项基本原则，认真贯彻执行党的路线、方针、政策，有较强的事业心，刻苦钻研档案业务知识，熟悉业务，忠于职守，适应专业工作需要的文化知识水平并具备一定的专业知识。负责管理党组织档案的工作人员必须符合机要人员条件。档案管理处（科）室的负责人，应具有馆员（或相当于馆员）以上专业技术职称的人员担任。档案人员应保持相对稳定，对有中级以上技术职称的档案人员的岗位调整，应事先征求上级档案部门的意见；所属各单位对档案人员的调换要报集团公司档案部门备案。对档案人员的考核，应按档案工作的特点，考核其档案专业理论水平和业务能力，考核结果作为专业技术职称评定和晋升的重要依据。档案人员的职责：认真贯彻执行档案工作的各项规章制度，掌握先进的档案管理技术。指导文书和技术人员做好文件材料的收集、整理和归档工作，提高档案管理水平。做好档案的收集、整理、鉴定、登记和统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况。做好文书和科技档案的移交工作。积极开展档案业务指导，采取各种有力措施，检查督促所属单位做好档案工作。编制各种检索工具和汇编专题文件资料，迅速准确地查调档案，为集团公司提供可靠的服务。加强库房管理，做好“八防”工作，维护档案的完整与安全。严格遵守档案保密制度，未经领导批准，不得利用职权擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案的秘密内容，确保档案秘密的安全与保密。文件材料的形成与归档凡集团公司在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料，由业务部门进行收集、整理、立卷，并定期交集团公司档案部门归档；各项目经理部形成的文件材料待工程结束后统一整理、立卷，同科技档案一起交集团公司归档；各部门形成的文件材料在本年的7月15日前和次年元月15日前分两次交集团公司办公室，由办公室统一整理、归档。集团公司所属各单位的文书档案一般应在第二年上半年交集团公司档案部门归档；各项目经理部形成的文书和科技档案待工程竣工验收后两个月向集团公司档案部门移交；声像档案一般在年终交档案部门归档（在工程中形成的声像档案可同科技档案一起归档）；会议形成的声像档案，在会议结束两个月内由会议主办单位负责归档。文件材料的形成积累需纳入部门工作计划和有关人员岗位职责。档案的接收与管理档案部门接收的档案，应符合有关档案质量标准的规定要求。移交档案应由移交双方填写案卷清册，交接双方应对档案进行检查、清点、核对，并履行签字手续。集团公司档案部门对接收的案卷，进行系统整理、归档、保管，确保档案质量，以利于提供利用，实现档案管理的规范化。集团公司档案作为一个档案全宗进行整理和保管。根据上级档案部门有关规定，编制档案保管期限表（附后），档案保管期限分为永久、长期、短期三种，永久为50年以上，长期为16－50年，短期为15年以下。建立档案管理统计工作，编制基本情况统计表，对档案数量、档案借阅人次、档案的利用效果、编研情况进行统计，统计数据以原始记录为依据，做到准确可靠。集团公司的档案目录按编号排列、专柜保存。集团公司的文书档案按年度一机构一问题分类；科技档案按交通部和集团公司工程项目竣式文件材料立卷归档办法进行分类，并编制科技档案总目录和分类目录。集团公司配备专门档案库房，配置必要的设备，做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等八防工作。档案库房的温度应控制在14℃－24℃，相对湿度控制在45%－60%，声像档案库房的湿度应控制在13℃－15℃，相对湿度应控制在35%－45%。如无空调设备，库房温湿度达不到上述要求，也应注意换气通风，进行自然调节，力争达到上述要求。声像档案人员应注意防止汗渍、真菌等有害物污染档案。档案部门建立应定期检查库存档案和设备制度，并做好检查记录。对破损、字迹模糊和变质的档案，应及时进行修补或复制，对库存档案发现可疑情况或者发生意外事故应及时进行检查，并立即将检查结果向领导报告。档案部门应建立档案移交登记簿，及时对移交的档案进行登记。档案部门应按档案的保管期限，对档案进行鉴定。文书档案的鉴定工作应在单位负责人或分管档案的办公室主任领导下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行；科技档案的鉴定工作要在总工程师和工程技术负责人的指导下，由档案人员和工程技术人员共同进行。鉴定工作结束后，由档案部门提出档案鉴定工作报告，编写档案销毁清册，经集团公司领导人签字批准后方可销毁，并报交通厅档案部门备案。销毁档案时，应指定两人以上监销，监销人应在档案销毁清册上签字，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。档案人员调动工作时，应在离职前办好档案的交接手续。档案的开发利用与奖惩积极开展档案的提供利用工作，编制多种切实可行的检索工具，主动了解各部门的需要，开展档案的编研工作，为企业的工程投标、工程施工、企业管理提供可靠的档案服务。集团公司应设立档案阅览室，并建立健全档案借阅和复印制度。借阅声像档案须经档案部门批准并征得声像形成部门同意，方可借阅；借用党务工作档案，应由党员干部借用，并履行党委部门负责人签字批准手续；借用党委会议记录和民主生活会记录，应经党委书记批准，并一律不准借走，只能在档案室内查阅；所属单位及外单位借用集团公司的一般科技和文书档案，必须持有单位介绍信（介绍信中应说明借用档案人员的政治面貌、借用的范围和用途），经档案部门同意后方可借阅。集团公司工作人员借用档案时，一般应在档案室内查阅，如需借走的必须严格按期限归还，文书档案借期一般为7天，科技档案借期一般为30天，声像档案借期一般为7天，若因特殊情况需要延长借期，应到档案部门办理续借手续。借用档案的人员，因公出差、休假、探亲、调动工作和离退休时，应即时将所借档案归还。档案部门出借档案时，必须严格履行登记手续，在借用档案登记簿上登记，并当面点交清楚。归还时严格检查，防止受损和污染的档案入库，并在借用档案登记簿上注销。因利用档案解决重大问题，或产生较大经济效益和社会效益的，应填写档案利用效果登记表。借档人员，对所借档案要负安全保密责任，不得损毁、丢失和抽取、拆散，不得自行转借、翻印、擅自带出单位，严禁在文件上涂改和作任何文字标记。集团公司档案部门对为各部门及所属单位档案的收集、整理、立卷和保管工作做出成绩的，按《档案法》有关规定给予表彰和奖励。对造成档案损毁、丢失的，因工作人员玩忽职守造成档案损失的，按《档案法》和本细则有关规定予以处罚。附则本细则由办公室负责修改解释，总经理批准颁布生效。附：文件材料归档范围和保管期限一、党政工团纪检1、上级党组织颁发的属集团公司主管业务并需要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、通知、通报等文件重要的永久一般的长期或短期2、上级党组织召开的需要贯彻执行的会议文件重要的长期一般的短期3、上级党组织颁发的非集团公司主管业务的文件短期4、上级党组织对集团公司，集团公司对下级单位进行工作检查形成的文件材料重要的永久或长期一般的短期5、上级团组织颁发的决议、决定、规定、条例、制度、办法、通知、通报等文件材料重要的长期一般的短期6、上级团组织召开的各种重要会议文件短期7、上级领导视察集团公司工作时的指示、讲话、题词及声像资料等永久8、上级纪委对集团公司和集团公司纪委对下属单位案件检查处理、党风廉政建设、反腐败等文件材料重要的永久一般的长期9、上级工会及集团公司工会颁发的决定、决议、条例、制度、办法等文件重要的长期一般的短期10、上级工会及集团公司工会对下级进行工作检查形成的文件材料重要的长期一般的短期11、集团公司召开的党、团、工会、职工代表大会和代表会议批准文件、通知、报告、决议、总结、纪要、讲话、开幕词、闭幕词、发言稿、提案、简报、讨论的文件、会议代表名单及声像资料。永久12、集团公司召开的党、团、工会、职工代表大会、代表会议的小组记录、会议参考资料等短期13、集团公司党、团、工会委员会会议记录、纪要和讨论的文件及声像资料永久14、集团公司领导班子民主生活会记录和党委会议记录永久15、集团公司党委向上级的请示、报告、汇报和上级的批复等文件材料重要的永久一般的短期16、集团公司党委工作计划、总结、精神文明、宣传教育文件材料重要的永久或长期一般的短期17、集团公司党员、团员年度统计报表及工会统计年报永久18、集团公司党员、团员组织关系和工会会员转移关系介绍信长期19、集团公司党员、团员有关奖励和处分的决定及有关材料重要的永久一般的长期20、集团公司党组织建设中形成的换届改选、发展计划等文件材料重要的永久或长期一般的短期21、集团公司受理的检举、控告等材料重要的永久或长期一般的短期22、集团公司工会工作的请示、批复文件材料重要的长期一般的短期23、集团公司签订的集体劳动合同永久24、集团公司工会劳动竞赛文件、竞赛评比总结材料，先进集体和先进个人与事迹材料永久或长期25、工会工作要点（年度）长期26、劳动竞赛意见（年度）长期27、集团公司团委工作计划、总结等文件材料重要的长期一般的短期28、先进团员典型事迹材料、团委的经验材料与上级的批复重要的长期一般的短期29、集团公司编辑出版的刊物和录音录像带永久二、经营开发1、上级颁发集团公司执行的公路工程施工招投标管理办法长期2、上级颁发的工程概预算编制办法长期3、上级有关单位下发的有关招投标培训等文短期4、集团公司的投标书中标的永久未中标的短期5、集团公司与业主签订的工程施工合同永久6、集团公司与合作单位签订的联合投标协议书、意向书短期7、集团公司与国外项目的考察、立项、投资等文件材料重要的永久或长期一般的短期8、集团公司对国外工程投标活动中形成的文件材料（包括与外国签订的条约、协议书、意向书、合同等）集团公司经办的永久非集团公司经办但要执行的长期9、集团公司在经营活动中形成的文件材料重要的长期一般的短期三、生产技术1、集团公司年度生产计划永久2、集团公司生产统计年报表永久3、集团公司季度、月度生产统计报表短期4、下属单位报送的生产统计年报表长期5、集团公司ISO9002质量体系认证和复审形成的文件材料永久6、集团公司编制的质量体系文件永久7、集团公司任免管理者代表和审核组长、公布内审员资格及内审管理文件材料重要的长期一般的短期8、集团公司申报工程质量奖文件材料重要的永久一般的长期9、上级机关下达和集团公司上报的科技计划等文件材料长期10、各种技术规范、标准、定额等长期11、有关技术问题的请示、报告、批复、会议纪要等重要的永久一般的短期12、反映科研活动的录音、录像、照片等资料永久13、技术革新和技术改造项目计划、设计文件、新产品试验记录、技术鉴定、图纸、经验总结、声像等重要的永久一般的长期四、财务审计1、集团公司制定的财务管理规章制度、办法长期2、集团公司财务预算编制和说明长期3、集团公司财务年度计划、会计年报（决算）永久4、集团公司财务会计季度和月度报表短期5、固定资产调拨、报废、封存的有关文件永久或长期6、下级单位报送的年度会计报表长期7、集团公司每月发放工资的登记表长期8、集团公司的成本核算和经济核算长期9、集团公司和所属单位有关抵交规费、折旧费、资金借款等有关费用的批复永久10、集团公司的各种凭证（原始凭证、记账凭证、汇总凭证）短期11、集团公司的各种账簿（总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿）现金和银行存款日记账长期其它的短期12、集团公司审计管理办法和年度审计计划长期13、审计过程中形成的相关文件材料重要的永久或长期一般的短期14、集团公司资产和税务登记及年审材料永久15、集团公司会计移交清单短期16、会计档案保管清册永久17、会计档案销毁清册永久18、银行余额调节表短期19、银行对账单短期20、不良投资项目的清理报告、说明等文重要的永久一般的长期21、投资项目的考察报告、合作意向书、合作合同等重要的永久一般的长期22、正在运转的投资项目工作调查报告、效益评价预测报告等长期23、资产评估、法人离任审计形成的文件材料永久五、人事、劳资、保险1、上级对集团公司领导人和集团公司对所属单位领导人的任免文件永久2、上级机关对集团公司和集团公司对职工的奖励和处分决定及有关材料重要的永久一般的长期3、上级机关批准和集团公司评选的先进工作者、劳动模范和先进事迹材料等重要的永久一般的长期4、集团公司内部机构设置、变更、干部和工人花名册、职工考核文件材料永久5、集团公司职工调出、调入改派等文件材料永久6、集团公司干部、职工统计年报表永久7、集团公司离休、退休干部统计年报表永久8、集团公司干部任免、考核、评聘专业技术职务、职工辞职、除名、离退休、内退、死亡、抚恤等文件材料永久9、集团公司定编、定岗、定员和劳动人事调配等材料（包括职工调动的行政、工资关系介绍信及存根）永久10、集团公司内部职能部门的管理制度、办法长期或短期11、集团公司调资方案、升级名单和总结、工资改革方案等文件材料永久12、各种津贴的实施方案长期13、集团公司干部职工年度培训计划长期14、集团公司干部、职工教育和技术培训形成的文件材料长期或短期15、复转军人的安置、待遇等永久16、集团公司出国考察请示和批件等材料永久17、大中专毕业生转正定级和工资待遇及专业技术职务任职资格、有关学徒工的转正定级和待遇等文件材料重要的永久一般的长期18、集团公司与职工签订的劳动合同、职工劳动保护和劳动争议调解材料重要的永久一般的短期19、劳动工资统计年报及分析永久20、干部、工人转移关系介绍信及存根长期21、职工考勤表短期22、上级机关下发属集团公司贯彻执行的医疗保险、养老保险、失业保险、工伤保险和生育保险等文件材料重要的永久或长期23、医疗保险和生育保险拨付单长期24、职工退休审批表、退休人员增加表长期25、职工年度医疗账户金明细表长期26、工伤认定和伤残鉴定及待遇拨付单长期27、年度社会保险费代扣代缴明细表长期28、职工增加、减少变动表长期29、离退休人员增资表永久30、工伤遗属抚恤金拨付单永久六、机料（资产）1、集团公司车辆、机械设备和仪器的购买、报废的请示和批复文件永久2、集团公司和上级机关有关返还养路费的请示、批复文件重要的永久一般的短期3、集团公司车辆机械设备和物料管理办法长期4、集团公司车辆、机械设备和材料的租赁合同、协议书等长期5、集团公司机械设备盘点表（年度）永久6、集团公司材料统计年报永久7、集团公司购买车辆、机械设备合同、说明书、图纸、维修保养计划、修理记录卡等材料永久或长期8、自行设计生产机械设备的设计方案、设计图、修改图、各种计算书、说明书等相关材料永久七、安保1、上级下发的有关安全生产、人防、消防、防汛、治安、综合治理等文件重要的长期一般的短期2、集团公司制定的安全、防汛管理办法长期3、各种事故处理过程中形成的文件材料重要的永久一般的长期或短期4、集团公司安全保卫工作会议文件材料长期5、集团公司安全统计年报长期6、集团公司安全统计季报和月报短期7、集团公司在安全生产和防汛检查中形成的文件材料重要的长期一般的短期八、企业管理1、上级机关与集团公司法人签订的年度资产经营目标责任合同及兑现文件永久2、上级机关颁发的交通发展规划长期或短期3、集团公司在改革改制中形成的方案和发展规划及其它文件材料永久4、集团公司章程、企业宗旨、方针目标、各部门职责范围重要的永久一般的长期5、集团