公司办公自动化系统管理制度

公司办公自动化系统管理制度随着公司办公自动化系统不断改进， 使内部办公系统的各项功能得到完善，为了在公司范围内办公自动化系统得到充分的利用， 并规范使用办公管理系统，故制定此制度如下：第一章 系统管理一、公司系统管理员职责1、负责公司员工使用权限的设置。2、负责系统基础数据的管理3、负责系统帐号的维护工作，如帐号的添加、删除、更改等。4、负责公司公用协同工作流程和公文流程的设置。公用模板的录入、添加、删除、更改。5、负责系统的部门目录、用户编组的录入、添加、删除、更改。二、系统管理员工作内容1、公司组织成立办公自动化系统实施小组，确定实施方案。其中对公司所有人员，根据 XX公司发[2004]05号文《部门经理签字范围及权限规定》、XX公司发[2004]02号文《关于公司组织机构及人员任命的通知》、各部门设置岗位的职责及目前公司业务的特点，制定《部门、用户目录方案》、《角色名称确定方案》、《角色使用权限方案》、《系统基础数据方案》。报公司领导批准。系统管理员根据批准后的实施方案对《部门、用户目录》、《角色名称》、《角色使用权限》、《系统基础数据》进行设置。并根据人员的变化及时进行添加、删除和更改。调整前，需经主管领导审核批准。2、根据实施方案确定的公司公文流程、协同办公公用流程及公用模板，系统管理员及时进行设置。在系统运行中，根据实际发展的需要，及时进行添加、删除和更改。调整前，需经主管领导审核批准。第二章 使用管理一、全体员工、部门负责人在工作日内，每天 8：40必须登录公司内部办公系统，查看自己当天的工作任务、安排等。并每隔半小时刷新一次内部办公系统，以便及时掌握工作安排情况。二、用户名是每个工作人员的唯一标识， 个人的密码是安全的保证。各部门员工应自己定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。三、工作流转是内部办公系统的重要环节， 各部门必须按公司规定的工作流程正确使用：1、公文流转的使用1．1使用范围：外来文件、公司文件、部门文件、内部出版物必须按公文流转执行。1．2编写公司文件的拟稿人行文报批时，工作流程应使用公文流转中内部公文审批流程。1．3部门文件的拟稿人行文后报批时，工作流程在公文流转中建立个人流程。1．4公司文件、部门文件的草拟行文应按 XX公司发[2004]29号文《公文管理制度》执行。2、协同办公流程的使用2．1使用范围：用于部门内部、部门之间接口工作、下级向上级的请示汇报工作等。如工作周报、工作联系单、固定资产采购申请单、立项申请表等各类质量管理体系中的质量记录。 即凡需要收件人批示的公文必须使用协同办公流程。2．2行政部负责对公司公用流程的制定、各部门负责制定本部门工作流程及本部门与其他部门的接口流程， 并严格执行。个人临时工作流程可临时增加。3、传阅功能的使用3．1使用范围：传阅功能的使用仅限于一般资料的传递、共享，不需要批示的材料。3．2禁止文件、业务处理工作内容使用传阅功能。4、员工应及时处理文件，保证文件处理的响应时间。网上公文处理流程涉及到的领导或员工，处理公文的时间一般不超过 1个工作日。如不能及时审批应采用工作委托方式，确保公文流程正常运行。5、发文起草人员及时跟踪公文在网上的流转情况，及时提醒相关人员进行公文处理。6、处理的流程完成后，文件归档成归档文件。档案管理员要对文件进行登记、分类、工作并形成档案，供查询或借阅。四、任务下达1、公司上级对下级、主管对员工下达任务必须使用此功能。2、接收任务方必须在第一时间答复任务发布方。并按工作进度及时汇报（回复）。五、公司人员休病假、事假或公出（时间以天计算） ，应在网上进行留言。六、公司人员若要临时外出（时间以小时计算） ，应在网上进行留言。七、内部信息通信采用内部邮件方式或及时快讯。八、与公司业务相关的电子邮件往来必须使用公司的个人电子邮箱。九、各部门要保证责任栏目信息更新的及时性和完整性。 审批人员要保证信息审批的及时性，并对发布的信息内容负责。同时，网上发布的资料要内外有别，只适合内部参看的资料，不得在共享资料进行发布。十、公司文档管理员、员工要定期清除保存在 办公自动化系统中过期的资料：1、公文：外来文件经公司领导传阅后归档。公司文件发放后，归档。保存期限为永久。每年初公司文档管理员将上年公文移至资料室中历年公司文件夹内。2、协同工作文件：协同工作公文由各部门行政助理每月清理一次。保存期限为长期。3、传阅资料：传阅人应定期整理、删除所上传的资料（每月清理一次）。十一、 办公自动化系统的使用情况由行政部进行监督检查，如发现员工未按此制度执行的，则按有关规定对其进行处理。十二、随着 办公自动化系统的不断完善，公司会陆续添加新的工作流程，各部门应继续按本规定执行。第三章 内部运行检测和维护保障制度一、为了保证XX公司股份有限责任公司 OA系统的正常运行和公司各位员工的使用权益，特制定本管理制度；二、设立OA系统的运行管理员岗位，负责OA系统的安全运行和系统设备管理维护工作。三、设立OA系统的软件维护员岗位，负责解决 OA系统运行过程中的故障。四、任何部门和个人，不得利用 OA提供和散播各种有害信息，以及从事其它违法行为。五、OA系统及其运行环境网络设备要有专人管理。运行管理员要严格遵循本制度，所有操作必须记录文档。六、OA系统的运行管理员拥有对 OA系统及其运行环境管理、维护和监控的权限；七、OA系统的运行管理员必须按照正常开、关机顺序启动或关闭OA服务器，非紧急情况不得直接关闭电源，以保证系统的完整性。八、OA系统的运行管理员每天检查 OA服务器的运行情况,并仔细填写 《OA服务器运行情况记录表》。（附件 1）九、运行管理员密码属核心机密，不得泄露。运行管理员每月更换一次自己帐号的密码，并记录在册，妥善保管。十、 为了严格控制管理权限，运行管理员停用操作系统默认管理员帐号，并不得使用系统默认管理员帐号登录操作系统。 每个运行管理员都必须各自拥有自己的操作系统帐号， 在登录操作系统的时候使用。严禁使用同一帐号登录系统。十一、 运行管理员在平时工作中，要注意收集及更新操作系统的漏洞，注意开启操作系统的“自动更新”功能和预防重大病毒“疫情”。十二、 在OA服务器上安装的是瑞星网络版防病毒软件，并开启实时监控功能。将杀毒软件设置为每周五晚 24：00点定时杀毒。严禁在OA服务器上使用未经杀毒的存储介质。十三、OA系统每周一至周五做一次 OA系统数据自动备份（增量备份）；每周六做一次OA系统数据全备份并进行备份恢复检查， 保证数据的正确性。数据备份按公司内部网络数据备份制度的规定执行。十四、任何操作系统配置更改须经公司相关领导同意；应用服务器的系统结构和配置的重大改动须经公司相关领导批准并通知相关人员。改动完成后须将新的配置资料报公司行政部存档。十五、 OA使用者在使用过程中出现故障后，应记录 OA系统反馈的错误信息，并立即将故障情况报告给运行管理员。 运行管理员分析故障原因，并将软件问题汇总后提交“软件维护员”进行处理。十六、违反本制度第四条的行为一经查实， 向公司行政部和人力资源部报告，视情节给予相应的行政纪律处分； 造成重大影响和损失的将向市公安部门报告，由个人依法承担相关责任。十七、 违反本制度第九条规定的密码侦听、泄漏、盗用行为一经查实，将提请公司行政部和人力资源部给予行政处分，并在 OA系统网上公布；对他人造成经济损失的，由本人赔偿受害人损失，关闭其拥有的帐号；行为恶劣、影响面大、造成他人重大损失的，将向公安部门报案。由个人依法承担相关责任。附件1：OA服务器运行情况记录表单号： 日期：××-××-×× 记录人：序号 时间 运行情况 故障详细 故障排除 备注情况 记录⋯⋯存档时间：××