2023年物业行政工作管理制度篇

2023年物业行政工作管理制度篇

书目

物业行政管理处印章运用管理规定工作制度

物业行政工作制度:管理处印章运用管理规定

7管理处印章运用管理规定

7.1目的:

规范管理处印章运用管理,确保公司利益不受损害。

7.2运用范围:

zz物业管理有限公司下属各管理处印章管理。

7.3职责:

7.3.1管理处主任为印章的第一责任人,负责印章日常保管、运用审批,并在休息时以面授权形式,将印章指定专人(人事行政)保管、运用审批。

7.3.2管理处行政人员按《印章申请运用流程》办理盖章手续。

7.4工作程序:见《印章申请运用流程》

7.5运用规定:

7.5.1管理处印章只限于发布管理处内部文件、对业主的通告、管理处内部制度及与物管公司各管理处之间文件往来;不得用于发往外部单位、政府部门及个人等的对外发文,及有关合同、协议、担保、证明等事项。

7.5.2运用印章应填写《印章运用申请单》,经管理处主任批准后再加盖公章。

7.5.3加盖的印章应端正、清楚,加印位置应'齐年盖月'。

7.5.4不得在白纸或空白介绍信上加盖印章。

7.5.5行政助理要严格遵守印章管理规定,严格核对《印章运用申请单》上注明的文件内容、份数,对不符合管理处印章运用范围的要予以指正。

物业行政电话管理制度工作制度

物业行政工作制度:电话管理制度

19电话管理制度

19.1为规范公司及所辖各管理处电话的运用和管理,特制定本制度。

19.2公司及各管理处的电话,主要是作为公司员工进行内外公务沟通、以及开展办公业务之用,在非紧急状况下,不得运用办公电话作私人用途。

19.3任何状况下,严禁运用拨号上网闲聊、阅读、玩嬉戏等。一旦发觉,将赐予书面警告处分。

19.4任何状况下,严禁接驳信息台,一旦出现信息费,将由运用人自行负担此项费用。

19.5员工打电话,用语应尽量简洁、明确,以节约话费成本。

19.6各管理处的分机号码统一运用'8'开头的三位数,各部门分机号码按如下规定执行。管理处主任:801;客户服务部:802-805,客户服务部前台800;人事行政部:806;财务部:807-808;保安部:809-810;工程部:811-812。不设分机或分机号码不能运用三位数的管理处,由公司依据实际状况另行审核批示。

19.7总机人工录音服务内容统一为'您好,**客户服务中心,请拨分机号码,查号请拨0。'、'您拨的分机正忙,请改拨其他分机号码。,或拨0由总机为您服务。'、'您拨的分机无人接听,请改拨其他分机号码。'总机人工录音的音色、音调、音质各管理处全部统一。

19.8总机接外线电话至分机时,一般电话铃声响五次无人接听,即挂线。

19.9前台文员接听外线电话的标准用语为'您好,**zz管理处',当对方告知分机电话时,说'请稍候!'如分机占线,说'电话占线,请稍后再拨。感谢!'接听内线电话的用语为'您好,前台!'其他内容视状况回答,要求规范、简洁、礼貌。

19.10由各管理处主任依据实际状况编制每年度办公电话费用预算报公司审核,并负责对办公电话的费用支出做出有效限制和监督。

19.11行政人员要做好电话费用的核准报销工作,并帮助管理处主任监督电话的正常合理运用。对电话费用有疑问的,应主动联系电信部门查明缘由,为费用结算供应合理的数据资料。对电话费用定额管理的执行状况做好跟踪协调,适时向物管公司提出检讨方案。

19.12各管理处的每月电话费用应不超过费用预算的10%,若超出该范围,管理处主任须提交充分合理的理由,书面报告予物管公司审核,否则超出费用由该管理处相关责任人自行负担。

19.13管理处的电话小总机应有可打印分机电话清单及计费的功能,若目前运用的未有该项功能,应结合实际状况提出整改看法,并向公司报批加装。

19.14消防监控、工程报障及客户热线等直线电话一般只为便利外电打入和紧急状况而设,业务拨打电话应尽可能采纳总机线路。

19.15管理处电话一律取消长话功能。各管理处可依据话费预算,统一购买ip电话卡,由行政人员保管,员工因公须要拨打长途的,必需在《长话登记册》上注明对方号码、拨打缘由,由部门主管或管理处主任签字确认,行政助理才予以帮助拨打,并记录每次时长及消费额。若负责人不在,又确因业务须要挂长途电话的,必需通过电话请示批准后,方可进行拨打,并在三日以内补办审批手续,逾期不补办者视为私人电话,电话费由其本人全额支付。

19.16行政助理未按上述的规定执行,手续不全即帮他人拨打长途电话者,除当次电话费由其全额支付外,每发觉一次罚款50元。

19.17员工未经同意私自拨打国内长途电话,或以公事为由挂国内长途电话者,经查明属实后,除全额支付当次电话费用外,每次罚款50元;私自拨打香港或澳门电话者,每次罚款100元。屡犯不改者,视情节赐予处分,直至辞退处理。

物业行政制服管理规定工作制度格式怎样的

物业行政工作制度:制服管理规定15制服管理规定

1

5.1目的为了统一物管公司对外形象,加强员工的归属感,促进公司的业务和管理水平,公司均为各岗位的员工订制制服,现特制定相关的员工制服管理规定,详细内容如下:

1

5.2一般规定

1

5.2.1员工入职时可获发两套工作制服;

1

5.2.2每位员工当值时,必需穿整齐制服,下班后应将制服放回更衣柜,工作服要整齐,钮扣要扣齐,不允许放开外衣,非工作须要不允许将衣袖、裤管卷起,不允许将衣服搭在肩上;

1

5.2.3制服衣袖,衣领不显露个人衣物,制服外不显露个人物品,有装衣袋不装过大或过厚的物品,袋内物品不外露;

1

5.2.4员工应保管及爱惜好制服,除集中换洗外,员工应勤洗勤慰熨,时刻保持制服清洁;

1

5.2.5任何人为损坏或遗失,员工需负责赔偿制服费用,同时亦将会赐予必要的纪律处分,严峻者将由公司管理层作出裁决;

1

5.2.6员工离职前需将制服交还,若制服有损坏者按规定折旧作出赔偿,若未能交还制服者按全额赔偿;

1

5.2.7遇下雨天,保安部可统一不戴帽子;

1

5.2.8因保安制服分冬装和秋装两款,保安部可依据天气状况统一窒着其中一款,原则上以温度摄氏22度为穿着标准,22度以上的统一穿秋装,但一切视实际状况而定,各班组必需统一着装;

1

5.2.9员工不得在制服的随意部位标记个人标识,只能在制服的腰线及裤头部位标记员工工号以作识别。

1

5.3折旧标准

1

5.3.1男、女西装之折旧按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;

1

5.3.2男、女衬衫、西裤、西裙之折旧按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;

1

5.3.3保安服、帽之折旧按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;

1

5.3.4工程服之折旧由于工程部技工所穿着之工程衣磨损较大,且一年四季只有两套服装,所以按一年时间折旧。

1

5.3.5工鞋之折旧皮鞋类按一年时间折旧;

布鞋类按半年时间折旧;

涉及个人卫生问题,员工离职时一律采纳工鞋折旧方法,工鞋不予回收

1

5.3.6其他用品之折旧如女门童运用的保暖长袜等,一般按半年时间折旧,离职时不予回收,其他如保安精神带等配饰,一般按一年时间折旧,或依据详细状况作出确定。

1

5.4工衣换洗

15.

4.1工衣清洁原则上由员工自行负责,但管理处也会供应必要的换洗服务,集中换统一律由公司行政部指定统一由一家合标准之洗涤服务商进行,各管理处均按统一标准执行。

15.

4.2各管理处行政人员负责工衣交收,检查及费用核算工作,并于月底统一洗涤服务商结算

15.

4.3换洗周期:(依据目前各管理处的经营状况,暂定以下标准)适用范围夏季冬季备注客服人员4次/月2次/月保安人员2次/月1次/月工程人员1次/月1次/月后勤人员2次/月1次/月

15.

4.4制服的保管

15.

4.5各管理处行政人员/仓管员负责制服的进出仓,保管工作

15.

4.6员工离职时,行政人员/仓管员应细致检查制服,将破损状况3确定回收或折旧报废,并将详细状况在员工离职手续清单上标明,如须要折旧或赔偿的,须刚好通知财务部门计算费用。

15.

4.7制服缴仓后,行政人员/仓管员须刚好送厂商洗涤,做好保洁工作

15.

4.8行政人员/仓管员于每次集中换洗时,要细致检查制服的运用状况,对破损状况要做好相应记录,除向洗涤厂商跟进修补外,对造成制服破损的员工刚好赐予警告,情节严峻时应刚好向管理处主任汇报。

物业行政电话管理制度工作制度格式怎样的

物业行政工作制度:电话管理制度19电话管理制度

1

9.1为规范公司及所辖各管理处电话的运用和管理,特制定本制度。

1

9.2公司及各管理处的电话,主要是作为公司员工进行内外公务沟通、以及开展办公业务之用,在非紧急状况下,不得运用办公电话作私人用途。

1

9.3任何状况下,严禁运用拨号上网闲聊、阅读、玩嬉戏等。

一旦发觉,将赐予书面警告处分。

1

9.4任何状况下,严禁接驳信息台,一旦出现信息费,将由运用人自行负担此项费用。

1

9.5员工打电话,用语应尽量简洁、明确,以节约话费成本。

1

9.6各管理处的分机号码统一运用'8'开头的三位数,各部门分机号码按如下规定执行。

管理处主任:801;

客户服务部:802-805,客户服务部前台800;

人事行政部:806;

财务部:807-808;

保安部:809-810;

工程部:811-812.不设分机或分机号码不能运用三位数的管理处,由公司依据实际状况另行审核批示。

1

9.7总机人工录音服务内容统一为'您好,客户服务中心,请拨分机号码,查号请拨0。

'、'您拨的分机正忙,请改拨其他分机号码。

,或拨0由总机为您服务。

'、'您拨的分机无人接听,请改拨其他分机号码。

'总机人工录音的音色、音调、音质各管理处全部统一。

1

9.8总机接外线电话至分机时,一般电话铃声响五次无人接听,即挂线。

1

9.9前台文员接听外线电话的标准用语为'您好,管理处',当对方告知分机电话时,说'请稍候'如分机占线,说'电话占线,请稍后再拨。

感谢'接听内线电话的用语为'您好,前台'其他内容视状况回答,要求规范、简洁、礼貌。

1

9.10由各管理处主任依据实际状况编制每年度办公电话费用预算报公司审核,并负责对办公电话的费用支出做出有效限制和监督。

1

9.11行政人员要做好电话费用的核准报销工作,并帮助管理处主任监督电话的正常合理运用。

对电话费用有疑问的,应主动联系电信部门查明缘由,为费用结算供应合理的数据资料。

对电话费用定额管理的执行状况做好跟踪协调,适时向物管公司提出检讨方案。

1

9.12各管理处的每月电话费用应不超过费用预算的10%,若超出该范围,管理处主任须提交充分合理的理由,书面报告予物管公司审核,否则超出费用由该管理处相关责任人自行负担。

1

9.13管理处的电话小总机应有可打印分机电话清单及计费的功能,若目前运用的未有该项功能,应结合实际状况提出整改看法,并向公司报批加装。

1

9.14消防监控、工程报障及客户热线等直线电话一般只为便利外电打入和紧急状况而设,业务拨打电话应尽可能采纳总机线路。

1

9.15管理处电话一律取消长话功能。

各管理处可依据话费预算,统一购买ip电话卡,由行政人员保管,员工因公须要拨打长途的,必需在《长话登记册》上注明对方号码、拨打缘由,由部门主管或管理处主任签字确认,行政助理才予以帮助拨打,并记录每次时长及消费额。

若负责人不在,又确因业务须要挂长途电话的,必需通过电话请示批准后,方可进行拨打,并在三日以内补办审批手续,逾期不补办者视为私人电话,电话费由其本人全额支付。

1

9.16行政助理未按上述的规定执行,手续不全即帮他人拨打长途电话者,除当次电话费由其全额支付外,每发觉一次罚款50元。

1

9.17员工未经同意私自拨打国内长途电话,或以公事为由挂国内长途电话者,经查明属实后,除全额支付当次电话费用外,每次罚款50元;

私自拨打香港或澳门电话者,每次罚款100元。

屡犯不改者,视情节赐予处分,直至辞退处理。

物业行政对讲机运用管理规定工作制度

物业行政工作制度:对讲机运用管理规定

12对讲机运用管理规定

12.1对讲机的管理

12.1.1对讲机由各管理处各部门领用保管,遵守'谁领用,谁保管,谁损坏,谁负责'的原则,层层落实。

12.1.2对讲机由各管理处行政助理统一编号管理,定期对运用状况进行检查。

12.1.3各管理处各部门必需设立对讲机运用登记薄,由部门每天统一发放、验收,并做好对讲机交接工作。

12.2对讲机的修理

12.2.1对讲机的修理统一由各管理处行政助理负责,由资源部指定统一的修理商进行修理保养。

12.2.2行政助理应建立对讲机的设备台帐,刚好驾驭对讲机的性能状况及运用状况。

12.2.3收对讲机发觉有损坏或故障,必需马上通知行政助理处理。行政助理需向运用人了解清晰状况,要求运用人供应书面报告,查明缘由,属于人为损坏的须负赔偿责任。

12.3对讲机的运用

12.3.1对讲机必需随身携带,当心爱惜,运用时应当心轻放,严禁手提对讲机天线,严禁用对讲机敲击硬物,因运用不当造成损坏须照价赔偿。

12.3.2用对讲机后必需保持对讲机处于开机状态,并留意刚好更换电池,更换电池时,必需先关机后再更换电池,以爱护和延长对讲机运用寿命。

12.3.3须严格按对讲机的操作规范运用,发话时,按住发话按钮,发话完毕后松开发话按钮接听,严禁长时间按住发话按钮,影响正常通话。

12.3.4在公众场合留意限制对讲机音量,避开对客户造成滋扰。

12.3.5对讲机仅供工作上的联系,不准用对讲机讲与工作无关的事情,不得讲影响公司/管理处形象的说话或泄露公司/管理处隐私。

12.3.6用对讲机时应先报岗位,然后讲要找的岗位,再说详细事情;运用对讲机时应运用礼貌用语,要求别人办事时应多用'请'字,如'消防中心call巡楼保安,请即到××层检查×号烟感',接收人收到后应回复'收到'或不清晰时说'请重复',检查后回复'巡楼保安call消防中心,检查无火情,请复位','感谢'。严禁用对讲机讲粗言烂语。

12.3.7对讲机运用过程因接受信号不好,接收双方听不清晰时,呼叫三次无反应,其他同事应马上转呼并刚好代为转告。

物业行政制服管理规定工作制度怎么写

物业行政工作制度:制服管理规定15制服管理规定

1

5.1目的为了统一物管公司对外形象,加强员工的归属感,促进公司的业务和管理水平,公司均为各岗位的员工订制制服,现特制定相关的员工制服管理规定,详细内容如下:

1

5.2一般规定

1

5.2.1员工入职时可获发两套工作制服;

1

5.2.2每位员工当值时,必需穿整齐制服,下班后应将制服放回更衣柜,工作服要整齐,钮扣要扣齐,不允许放开外衣,非工作须要不允许将衣袖、裤管卷起,不允许将衣服搭在肩上;

1

5.2.3制服衣袖,衣领不显露个人衣物,制服外不显露个人物品,有装衣袋不装过大或过厚的物品,袋内物品不外露;

1

5.2.4员工应保管及爱惜好制服,除集中换洗外,员工应勤洗勤慰熨,时刻保持制服清洁;

1

5.2.5任何人为损坏或遗失,员工需负责赔偿制服费用,同时亦将会赐予必要的纪律处分,严峻者将由公司管理层作出裁决;

1

5.2.6员工离职前需将制服交还,若制服有损坏者按规定折旧作出赔偿,若未能交还制服者按全额赔偿;

1

5.2.7遇下雨天,保安部可统一不戴帽子;

1

5.2.8因保安制服分冬装和秋装两款,保安部可依据天气状况统一窒着其中一款,原则上以温度摄氏22度为穿着标准,22度以上的统一穿秋装,但一切视实际状况而定,各班组必需统一着装;

1

5.2.9员工不得在制服的随意部位标记个人标识,只能在制服的腰线及裤头部位标记员工工号以作识别。

1

5.3折旧标准

1

5.3.1男、女西装之折旧按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;

1

5.3.2男、女衬衫、西裤、西裙之折旧按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;

1

5.3.3保安服、帽之折旧按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;

1

5.3.4工程服之折旧由于工程部技工所穿着之工程衣磨损较大,且一年四季只有两套服装,所以按一年时间折旧。

1

5.3.5工鞋之折旧皮鞋类按一年时间折旧;

布鞋类按半年时间折旧;

涉及个人卫生问题,员工离职时一律采纳工鞋折旧方法,工鞋不予回收

1

5.3.6其他用品之折旧如女门童运用的保暖长袜等,一般按半年时间折旧,离职时不予回收,其他如保安精神带等配饰,一般按一年时间折旧,或依据详细状况作出确定。

1

5.4工衣换洗

15.

4.1工衣清洁原则上由员工自行负责,但管理处也会供应必要的换洗服务,集中换统一律由公司行政部指定统一由一家合标准之洗涤服务商进行,各管理处均按统一标准执行。

15.

4.2各管理处行政人员负责工衣交收,检查及费用核算工作,并于月底统一洗涤服务商结算

15.

4.3换洗周期:(依据目前各管理处的经营状况,暂定以下标准)适用范围夏季冬季备注客服人员4次/月2次/月保安人员2次/月1次/月工程人员1次/月1次/月后勤人员2次/月1次/月

15.

4.4制服的保管

15.

4.5各管理处行政人员/仓管员负责制服的进出仓,保管工作

15.

4.6员工离职时,行政人员/仓管员应细致检查制服,将破损状况3确定回收或折旧报废,并将详细状况在员工离职手续清单上标明,如须要折旧或赔偿的,须刚好通知财务部门计算费用。

15.

4.7制服缴仓后,行政人员/仓管员须刚好送厂商洗涤,做好保洁工作

15.

4.8行政人员/仓管员于每次集中换洗时,要细致检查制服的运用状况,对破损状况要做好相应记录,除向洗涤厂商跟进修补外,对造成制服破损的员工刚好赐予警告,情节严峻时应刚好向管理处主任汇报。

物业行政宿舍管理制度工作制度格式怎样的

物业行政工作制度:宿舍管理制度17宿舍管理制度因工作及管理须要,管理处为部分员工支配员工宿舍,统一配备床铺及必需生活用品,并制定员工住宿及管理规定如下:

1

7.1住宿员工需供应个人资料,到管理处行政人事部办理宿舍入住的相关手续。

1

7.2员工应保证无不良嗜好,不得携眷住宿;

1

7.3住宿作为员工福利,房屋租金、管理费及必要正常的修缮维护费由管理处负责,水电费用由员工自行负担。

1

7.4员工离职时,应于离职日内迁离宿舍,不得借故拖延或要求任何补偿费或搬家费用。

1

7.5单元宿舍统一由保安部住宿人员中职位最高者担当宿舍舍监,其工作任务如下:

17.

5.1总管一切内务,保持整齐、维持秩序;

17.

5.2备置员工资料(如暂住证资料、紧急联络人等);

17.

5.3监督舍员的行为规范,宿舍制度的执行,定期向行政人事部汇报各项状况,协作行政人事部定期的宿舍检查。

1

7.6舍员应遵守下列规定,违犯者将视情节轻重赐予必要行政处分,甚至解雇。

17.

6.1听从舍监管理、派遣与监督;

17.

6.2遇紧急事故时能听从召集吩咐,快速到达现场增援;

17.

6.3室内遵守消防规定,严禁运用及装接高负荷的电器,严禁私接电线,(禁止明炉烹饪);

17.

6.4室内不得运用或存放危急及违禁物品;

17.

6.5个人被铺及其他物品必需叠放整齐,保持室内清洁;

17.

6.6爱惜室内一切公共设施及物品,不得于墙壁随意张贴字画或装钉物品,不得随意改造、改建室内现有装修及设备;

17.

6.7爱惜管理处统一配备的设施和物品,员工离职或损坏将按有关规定折旧或赔偿;

17.

6.8各房间的清洁由舍监支配住宿人轮番清洁值日;

17.

6.9任何时侯均不得制造噪音、气味;

17.

6.10宿舍内不得款待、留宿外人或亲友;

17.

6.11换洗衣物必需晒挂整齐,干净的收入柜内,不得积累室内;

17.

6.12珍贵物品应妥当保管,遗失由当事人自行负责;

17.

6.13不得在宿舍内喝酒、赌博(打扑克、麻将)或其他不良行为;

17.

6.14水电运用得当,不得奢侈,顺手关水掣、电掣;

17.

6.15不得无正值理由及事先未经批准在外留宿;

17.

6.16舍员下班后外出时间超过三小时的,必需向舍监报告;

17.

6.17下班后舍员着装仍需得体,不得穿着拖鞋、睡衣、背心、内衣裤甚至赤裸身躯在小区内走动;

17.

6.18入住宿舍的员工,一律要向公安部门申办暂住证。

物业行政选购 管理规定工作制度

物业行政工作制度:选购 管理规定

9选购 管理规定

9.1目的

规范物管公司各管理处物品选购 ,物品入仓、出仓的程序,确保选购 物品符合规定要求。

9.2适用范围

适用于物管公司各管理处有形产品选购 工作,供应商管理及仓库管理等。

9.3职责

9.3.1各管理处行政助理负责编制管理处的月资金运用安排及选购 清单,并负责仓库管理

作及货款报销、选购 资料存档管理工作。

9.3.2各管理处主任负责审核本管理处的月资金运用安排及选购 清单。

9.3.3公司资源部负责收集有关供应商信息及资料,负责审核各管理处的月资金运用安排及选购 清单,并汇总编制物管公司的月资金运用安排,报总经理审批,负责落实供应商的评审管理工作。

9.3.4财务部负责资金审核及调拨。

9.3.5总经理负责审批各管理处及物管公司的月资金运用安排及选购 清单。

9.3.6仓管员负责物品的验收、领用,库存物品的管理。

9.4选购 制度要点

9.4.1修理物料的选购 原则:实行补仓制,由各管理处行政助理与仓管员核准仓库最高库存量及最低库存量。每月保持物品库存量在仓库最高库存量及最低库存量之间。仓存金额最高限额在10,000元内,零星或补储备仓的选购 每月的次数不超过(含)三次。

9.4.2选购 行为分类

9.4.2.1固定资产类

指单位价值在1000元以上(含1000元)且运用期不少于2年的、在广州zz物业管理有限公司及辖下各管理处内运用的资产。包括电脑网络设备、办公家具、办公设备、车辆、工程设备、电机等物品。

9.4.2.2非固定资产物品/费用类

指单位价值在1000元以下(物品的运用期不限)的物品/费用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、办公设备的修理费、办公室绿化费、公务交通费、饮用水费、邮递费及其它杂项品。

9.4.3选购 方式

9.4.3.1长期协议范围:

员工宿舍租赁、办公设备的维护、保养(协议期限一般为一年)等。

9.4.3.2固定供应商范围:

文具/办公用品、工程物料、制服洗涤、对讲机购置维保、电脑设备购置及维保、消防保安用品、制服制作、饮用水供应商等。

9.4.3.3一般供应商

经市场调查,固定供应商无法供应的、或在同等条件下固定供应商的价格高时,临时找寻的供应商,选购 品单价在300元(含)以上,或总价值在1,000元(含),要求有3家或3家以上供应商来进行比较、核价。

9.4.4选购 审批权限按《广州zz物业管理有限公司财务审批权限》执行。

9.5其他选购 要求:

9.5.1尽量要求按时送货,如需外出选购 ,行政助理应支配集中物品选购 。

9.5.2选购 物品均要求供应商供应正式的商品销售发票。

9.5.3对于批量货品或大宗物品,均要求供应商送货上门。

9.6选购 程序一般分请购、询/比/议价、呈核订购、验收、报销及存档跟踪管理六个阶段。

9.6.1请购

9.6.1.1仓管员于每月月底编制好仓库存量报表,以便审核各部门提交的请购安排,并于每月25日前汇总本管理处下月的资金运用安排(附请购清单),依权限逐级报批。

9.6.1.2资源部汇总审核各管理处的资金运用安排,并交总经理批准。

9.6.1.3急需及临时需选购 的小件物品价值在人民币五百元以下,由申请部门填写《请购表》交行政助理审核,经管理处主任批准后交行政助理统筹选购 ,价值在人民币五百元以上,一律报公司资源部及总经理批准。

9.6.1.4大件珍贵物品除根据资金运用程序报批外,仍需由运用管理处拟写书面具体申请报告报总经理批准。

9.6.1.5固定资产(1000元以上)选购 需填写《固定资产选购 申请表》。

9.6.2询价、比价、议价

9.6.2.1行政助理按月资金运用安排中的选购 清单或《请购表》的缓急,参考市场行情及过去选购 记录进行询价作业,若因特别状况(独家制造或代理等缘由)应于《请购单》上注明并填报《独家特约托付方/供应商审批表》外,原则上应精选三家以上的供应商办理比价,或经分析后议价。

9.6.2.2行政助理应获得正式书面的报价资料,内容须具体、真实,除包括产品的必要信息外(如货号、规格、产地、价格、货期等),还须显示供应商的具体资料,必要时要有盖章确认,并附上公司简介、产品样板、技术参数资料、质检证明等。

9.6.3呈核、订购

9.6.3.1行政助理须将经议价后的报价资料汇总,归纳整理报价分析,并将拟选定的产品、最终价格及供应商资料填制于《请购单》上,依权限逐级报批。

9.6.3.2于议价后商定的货品规格与选购 清单上载明的有出入或属代用品,行政助理应在《请购单》上注明并附上具体资料,一同呈报运用部门核准后,再依权限逐级报批。

9.6.3.3选购 材料较专业困难时,行政助理需亲密联系运用部门,并先把《请购单》交运用部门确认无误后,才依权限逐级报批。

9.6.3.4《请购单》经核准后,如数量、金额发生变更尤其增加时,行政助理应重新依权限报批。

9.6.3.5行政助理接到核准后的《请购单》后,应亲密跟进交货事宜,并及早做好相关的收货打算工作。

9.6.4验收

9.6.4.1验收原则上应有行政助理和仓管员会同运用部门人员共同检验,专业产品还须要专业人员陪伴验收,验收合格后验货人需在《送货单》上签名确认收货,如不合格,由验货人填写《不合格产品验收表》要求供货商签名,交人事资源部存档备案,月底总结,如《不合格产品验收单》超过肯定数量,取消供货资格,另换其它供货商。

9.6.4.2仓管员须刚好做好货品的入仓进帐纪录,对退换及分批交货产品需刚好反馈运用部门,并作出跟进。

9.6.4.3行政助理持手续完备的《请购表》、《入仓单》、相关申请报告及发票到财务部报销。

9.6.5存档跟踪管理

9.6.5.1购项目应设立档案,便于查阅,以及做好跟踪管理工作。

9.6.5.2货品的保修、运用说明等相关资料,须由行政助理统一管理。

9.6.5.3行政助理应定期整理资料,做好归类、数据统计工作,随时为管理处供应精确的记录信息

。

9.6.5.4选购 记录及规程须接受各部门、财务人员、总经理及业主的定期稽核监督。

9.7仓库管理

9.7.1.物品出仓

9.7.1.1各部门出仓物品范围:《请购单》中申购的物品;必需的办公用品。

9.7.1.2各部门依据出仓物品范围凭《工作任务单》向行政助理办理材料出仓手续。

9.7.1.3行政助理将每天出仓的物品数量登记在《库存物品盘点表》上。

9.7.2物品盘点

9.7.2.1每月25日前,人事行政助理对仓库内物品进行逐一清点。由财务部复核。

9.7.2.2依据清点结果,填写《库存物品盘点表》。

9.7.2.3将库存物品明细账的库存物品额和盘点表上的实物余额进行核对。

9.7.2.4在次月1日前将前月《库存物品盘点表》、《入仓单》、《出仓单》交人事资源部主任审核。

9.7.3仓库管理

9.7.3.1仓库物品应摆放整齐,由大到小、由重到轻、从上到下的依次依次摆放;

9.7.3.2物品应分名别类,在物品前挂上物品标签卡;

9.7.3.3仓库除仓管员外,无特别状况其他人员不准入内;

9.7.3.4仓库应通风良好,做好防鼠、防潮等措施,定期投放鼠药,对易腐烂、发霉的物品应定期晾晒;

9.7.3.5仓库内的机械设备应定期保养上油;

9.7.3.6仓库内应摆放足够的灭火器;

9.7.3.7仓库内应做好平安用电管理,不准在仓库内进行加工、烹调等作业,必需做到人走灯关;

9.7.3.8仓库内应做好防范措施,门、窗、锁保持完好;

9.7.3.9仓管员休息或不在岗位时,应将仓库房间钥匙及钥匙箱钥匙以封条形式交于最高当值主管,在此期间如需领用物品须有两人同往,并做好登记记录。

9.8物品供应商评审管理

9.8.1评审范围

9.8.1.1长期供货合作的供应商/托付方;

9.8.1.2成交标的大额的供应商/托付方

9.9行政助理应当对合格供应商刚好建档,包括以下内容:

9.9.1供应商/托付方的名称、注册地址

9.9.2营业执照复印件

9.9.3资质等级证书

9.9.4评审结果和记录

9.9.5其他证明材料

9.10物管公司资源部每半年至少应当对各管理处所管理的合格供应商状况全面组织跟踪、评审一次,并编制成一览表报总经理阅示。详细要求:

9.10.1驾驭托付方/供应商内部管理的状况

9.10.2托付方/供应商产品价格的改变

9.10.3社会信誉的改变

9.10.4同本管理处合作的状况跟踪

9.10.5其他应当跟踪管理的要素

9.11跟踪评审结果的处置

9.11.1资源部应当依据每半年的跟踪评审结果将托付方/供应商分为优等、良好、合格、不合格四等。

9.11.2托付方/供应商将作为管理处对外选购 的优先合作对象,可在合作时享受付款方式、评审条件、货品验收方面的实惠和便利。

9.12物品选购 流程

选购 流程

预算内预算外

物业行政制服管理规定工作制度

物业行政工作制度:制服管理规定

15制服管理规定

15.1目的

为了统一物管公司对外形象,加强员工的归属感,促进公司的业务和管理水平,公司均为各岗位的员工订制制服,现特制定相关的员工制服管理规定,详细内容如下:

15.2一般规定

15.2.1员工入职时可获发两套工作制服;

15.2.2每位员工当值时,必需穿整齐制服,下班后应将制服放回更衣柜,工作服要整齐,钮扣要扣齐,不允许放开外衣,非工作须要不允许将衣袖、裤管卷起,不允许将衣服搭在肩上;

15.2.3制服衣袖,衣领不显露个人衣物,制服外不显露个人物品,有装衣袋不装过大或过厚的物品,袋内物品不外露;

15.2.4员工应保管及爱惜好制服,除集中换洗外,员工应勤洗勤慰熨,时刻保持制服清洁;

15.2.5任何人为损坏或遗失,员工需负责赔偿制服费用,同时亦将会赐予必要的纪律处分,严峻者将由公司管理层作出裁决;

15.2.6员工离职前需将制服交还,若制服有损坏者按规定折旧作出赔偿,若未能交还制服者按全额赔偿;

15.2.7遇下雨天,保安部可统一不戴帽子;

15.2.8因保安制服分冬装和秋装两款,保安部可依据天气状况统一窒着其中一款,原则上以温度摄氏22度为穿着标准,22度以上的统一穿秋装,但一切视实际状况而定,各班组必需统一着装;

15.2.9员工不得在制服的随意部位标记个人标识,只能在制服的腰线及裤头部位标记员工工号以作识别。

15.3折旧标准

15.3.1男、女西装之折旧

按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;

15.3.2男、女衬衫、西裤、西裙之折旧

按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;

15.3.3保安服、帽之折旧

按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;

15.3.4工程服之折旧

由于工程部技工所穿着之工程衣磨损较大,且一年四季只有两套服装,所以按一年时间折旧。

15.3.5工鞋之折旧

皮鞋类按一年时间折旧;布鞋类按半年时间折旧;

涉及个人卫生问题,员工离职时一律采纳工鞋折旧方法,工鞋不予回收

15.3.6其他用品之折旧

如女门童运用的保暖长袜等,一般按半年时间折旧,离职时不予回收,其他如保安精神带等配饰,一般按一年时间折旧,或依据详细状况作出确定。

15.4工衣换洗

15.4.1工衣清洁原则上由员工自行负责,但管理处也会供应必要的换洗服务,集中换统一律由公司行政部指定统一由一家合标准之洗涤服务商进行,各管理处均按统一标准执行。

15.4.2各管理处行政人员负责工衣交收,检查及费用核算工作,并于月底统一洗涤服务商结算

15.4.3换洗周期:(依据目前各管理处的经营状况,暂定以下标准)

适用范围夏季冬季备注

客服人员4次/月2次/月

保安人员2次/月1次/月

工程人员1次/月1次/月

后勤人员2次/月1次/月

15.4.4制服的保管

15.4.5各管理处行政人员/仓管员负责制服的进出仓,保管工作

15.4.6员工离职时,行政人员/仓管员应细致检查制服,将破损状况3确定回收或折旧报废,并将详细状况在员工离职手续清单上标明,如须要折旧或赔偿的,须刚好通知财务部门计算费用。

15.4.7制服缴仓后,行政人员/仓管员须刚好送厂商洗涤,做好保洁工作

15.4.8行政人员/仓管员于每次集中换洗时,要细致检查制服的运用状况,对破损状况要做好相应记录,除向洗涤厂商跟进修补外,对造成制服破损的员工刚好赐予警告,情节严峻时应刚好向管理处主任汇报。

物业行政车辆运用管理制度工作制度

物业行政工作制度:车辆运用管理制度

16车辆运用管理制度

16.1总则

为加强公司车辆管理,确保行车平安,提高办事效率,削减经费开支,制定本制度。

16.2车辆运用范围

16.2.1公司接送往来来宾等接待用车;

16.2.2公司领导业务用车;

16.2.3员工外出开会、联系业务用车;

16.2.4其它紧急和特别状况用车等。

16.3车辆运用程序

16.3.1周一上午本部各部门以电邮形式申报本周用车安排,交由前台文员定出'公司车辆行程支配表',以电邮形式通知本部全部员工。

16.3.2需用车人员依据行程表做出外出办事支配,用车部门需提前一天填写'公司车辆运用申请表',由部门经理批准后交资源部。

16.3.3资源部尽可能支配同线路外出办事的同事共同用车。

16.3.4无法支配用车时,资源部将开具'无公司车辆支配回执'。

16.3.5员工外出联系业务尽可能考虑运用地铁、公共汽车等交通工具。

16.4车辆的管理

16.4.1车辆调配权归属资源部。

16.4.2必需在公司指定的场所进行定期修理、保养,以确保车辆保持良好运行;司机有责任在每次出车前进行检查,确保平安后方可用车。

16.4.3停放公司指定车位,钥匙交回资源部(或存放在时代监控室)以备紧急状况运用车辆。

16.4.4车辆需在指定加油站加油,由资源部统一支付油费。

16.4.5车辆加油统一由司机经办,司机在每个工作日结束前检查油箱油量,保证紧急任务和特别状况用车时的需求。

16.4.6司机出车时应向用车人收回'车辆运用申请表',并在工作日志中刚好登记起点至目的地区段名和行程公里数,由用车人签名确认。

16.4.7司机下班后应将车辆停入停车场,同时刚好登记行程公里数,驾驭用油状况及限制用油量。

16.4.8公司人员下班后或周末确需用车的,应提前向资源部提出申请,确有急事应口头申请获得批准后,方可用车。自行开车者需在'公共用车登记薄'上登记起始终点及行程公里数,并签名确认。

16.4.9司机每天做好工作日志,详尽记录行程,并由经办人签名确认。

16.4.10司机应保持车辆外观及车内的整齐,备用修理工具齐全;停入停车场时应保障油箱储油不少于1/4,外出时需在正规停车场保管车辆、否则发生损毁、遗失或被盗等到状况,责任由当事人负责。

16.4.11杜绝员工无证或未经允许驾驶公司车辆。

16.4.12用车人违反交通规则或发生交通事故责任和费用由当事人担当。

物业行政图书借阅管理规定工作制度

物业行政工作制度:图书借阅管理规定

14图书借阅管理规定

14.1图书的收集和管理

14.1.1图书馆藏书来源:

购买、定期收集、公司/管理处/部门/员工供应。

14.1.2申购、入仓、登记、借出

14.1.2.1申请购书者,先向行政助理查询管理处书籍明细,搜寻所需购买的书籍或类似的书籍是否已备有。若无,再提表申购,由管理处行政人员复核后交管理处主任审批。

14.1.2.2管理处行政人员负责购买,购买图书所发生的费用由申请管理处负担。

14.1.2.3管理处行政人员办理图书登记手续,并刚好更新书籍明细。

14.2图书借阅

14.2.1管理处每一位员工都可以借阅管理处图书,先向行政助理查询书籍明细,查出所需图书的编号,再填写借阅登记;

14.2.2为了提高图书的利用效率和资源共享的目的,原则上图书借阅一般不得超过三个月;因工作须要未能刚好归还的,须将其缘由和现用人的状况通知行政助理,并由行政助理作出追踪、登记工作;

14.2.3图书借阅人应有高度责任感,保持图书的整齐的完整,不得涂污及损坏;如有损坏或遗失,公司将酌情要求赔偿。

14.3图书归还

借阅人归还图书时,须经图书管理员检查所归还之图书是否整齐、完整、并签名确认。

14.4图书处理

14.4.1指对原借阅人自己或因转借他人而造成图书的人为损坏、或遗失的状况而作出处理;

14.4.2借阅人书面说明损坏/遗失图书的缘由,管理处行政人员审核并和管理处主任作出最终赔偿看法。

物业行政管理工作沟通制度

物业行政管理之工作沟通制度

为全面了解各部门各项工作,刚好发觉并解决工作中存在问题,建立上下一样思想共识,提高工作效率质量,以达到有效沟通与沟通,特作如下规定:

1.会议制度

1.1常规例会支配:

时间会议名称主持参与人员

逢周六上午10:00周例会经理一般为部门主管级以上管理人员

每月1日进行月例会经理一般为部门主管级以上管理人员

每半个月一次经营班子例会经理主管以上管理人员、财务会计人员

3月、6月、9月、

12月的每月30日季度总结会经理全体员工

7月1日年中总结大会经理全体员工

次年1月10日年终总结大会经理全体员工

备注以上会议时间若遇休息日,可适当提前或顺延,以通知为准。

1.2以上未定详细时间的会议,由人事行政部提前一天通知。

1.3以上会议记录由人事行政部负责,会后48小时以内上报会议纪要。

1.4各部门每周必需进行一次部门内部沟通会议,自行支配并记录,会后24小时以内上报会议纪要。

1.5会议纪律

1)与会人员应按时到会,不得迟到或早退。特别状况者,须提前向主持人请示,经批准后方可缺席。

2)与会人员应自觉签到,关闭手机或调到振动,保持安静。

3)会议上应保持端庄坐姿,仔细倾听,维护会议气氛,不得在场下窃窃私语杂谈,不得哄谈吵闹。

4)与会人员应等到宣布散会时方可离场。

5)退场时,应礼让公司各阶层领导先行,之后井然有序逐一退场,不得抢先拥挤,退场时亦不得大声喧哗。

2.周/月/季/年工作报告

2.1为更好的协作工作会议顺当进行,各部门必需在会议前打算好相关工作报告,报告的工作内容包括:(按统一格式)

1)大事记(主要成果);

2)经营目标、业绩指标完成状况;

3)部门工作进度,以及业务状况汇报;

4)下一步工作支配,及费用预算;

5)存在问题及对策,需有关部门协作或解决事宜。

2.2详细如下:

工作报告内容完成时间报告递沟通程

周工作安排/总结逢周五16:30前部门负责人→人事行政部→经理

月工作安排/总结每月最终一天

季度工作报告3月、6月、9月、12月的每月28日前

年中述职报告6月28日前

年终述职报告次年1月5日前

3.外出参观/学习/探讨性质的活动

外出参观、活动(如:踩盘),回公司须上交工作报告,阐述学习的心得与收获,达到共同沟通与共享的目的。

4.工作沟通要求

4.1各种工作报告必需根据统一格式制作上报。

4.2各部门必需高度重视,责任人须准时出席会议并完成相关工作报告,周/月/季/年的工作报告,应于会后结合最新会议精神,重新整理并24小时以内上交人事行政部。

4.3外出活动报告填写运用《外出工作考察报告》,活动完毕两天内完成上报人事行政部。

物业行政管理工作沟通制度格式怎样的

物业行政管理之工作沟通制度为全面了解各部门各项工作,刚好发觉并解决工作中存在问题,建立上下一样思想共识,提高工作效率质量,以达到有效沟通与沟通,特作如下规定:1.会议制度

1.1常规例会支配:时间会议名称主持参与人员逢周六上午10:00周例会经理一般为部门主管级以上管理人员每月1日进行月例会经理一般为部门主管级以上管理人员每半个月一次经营班子例会经理主管以上管理人员、财务会计人员3月、6月、9月、12月的每月30日季度总结会经理全体员工7月1日年中总结大会经理全体员工次年1月10日年终总结大会经理全体员工备注以上会议时间若遇休息日,可适当提前或顺延,以通知为准。

1.2以上未定详细时间的会议,由人事行政部提前一天通知。

1.3以上会议记录由人事行政部负责,会后48小时以内上报会议纪要。

1.4各部门每周必需进行一次部门内部沟通会议,自行支配并记录,会后24小时以内上报会议纪要。

1.5会议纪律

1)与会人员应按时到会,不得迟到或早退。

特别状况者,须提前向主持人请示,经批准后方可缺席。

2)与会人员应自觉签到,手机或调到振动,保持安静。

3.)会议上应保持端庄坐姿,仔细倾听,维护会议气氛,不得在场下窃窃私语杂谈,不得哄谈吵闹。

4)与会人员应等到宣布散会时方可离场。

5)退场时,应礼让公司各阶层领导先行,之后井然有序逐一退场,不得抢先拥挤,退场时亦不得大声喧哗。

2.周/月/季/年工作报告2.1为更好的协作工作会议顺当进行,各部门必需在会议前打算好相关工作报告,报告的工作内容包括:(按统一格式)

1)大事记(主要成果);2)经营目标、业绩指标完成状况;3.)部门工作进度,以及业务状况汇报;

4)下一步工作支配,及费用预算;

5)存在问题及对策,需有关部门协作或解决事宜。

2.2详细如下:工作报告内容完成时间报告递沟通程周工作安排/总结逢周五16:30前部门负责人→人事行政部→经理月工作安排/总结每月最终一天季度工作报告3月、6月、9月、12月的每月28日前年中述职报告6月28日前年终述职报告次年1月5日前3.外出参观/学习/探讨性质的活动外出参观、活动(如:踩盘),回公司须上交工作报告,阐述学习的心得与收获,达到共同沟通与共享的目的。

4.工作沟通要求

4.1各种工作报告必需根据统一格式制作上报。

4.2各部门必需高度重视,责任人须准时出席会议并完成相关工作报告,周/月/季/年的工作报告,应于会后结合最新会议精神,重新整理并24小时以内上交人事行政部。

4.3外出活动报告填写运用《外出工作考察报告》,活动完毕两天内完成上报人事行政部。

物业行政办公区域管理规定工作制度

物业行政工作制度:办公区域的管理规定

21办公区域的管理规定

21.1保持办公区域的整齐

21.1.1通道上不许放置任何的物品。

21.1.2保持办公桌的整齐,上班时电话机、文件要摆放整齐,不放置与工作无关的东西。

21.1.3下班前整理桌面,关闭电脑、显示器、打印机等设备的电源和所属区域内的门窗,将桌面上的物品削减到最低程度,而且