XX集团采购管理制度

采购管控规章制度规章1总则为加强责任公司的采购管控，明确采购责任，规范采购工作，简化采购相关流程，为责任公司的生产经营及营销渠道的生产产品供应链提供适质和适时和适量和适价和适地的物资和服务，结合责任公司实际情况，特制订本规章制度规章。本规章制度规章适用于责任公司的物资采购和物流采购和外协加工和技术服务等各类经济往来业务。责任公司采购管控工作以优质的质量和合理的价格和准时的交货期和先进的技术和满意的服务为宗旨，以最大限度维护责任公司利益为原则。采购有关员工在遵守国家有关法律法规的情况下，严格按照本规章制度规章对采购工作进行管控。2职责2.1采购部是责任公司物资采购的归口管控机构部门或科室，负责任物资需求信息的汇总和提出采购申请和制订采购计划和供应商选择与管控和价格谈判和参与采购质量验收及结算货款支付申请等工作。采购部主要职责如下：a、掌握责任公司所需主要物资的市场行情，依据市场趋势加以分析，为责任公司相关领导及有关机构部门或科室提供决策信息，以利于控制和降低生产成本。b、掌握物资供应来源，对每项供应渠道加以调查，配合责任公司相关机构部门或科室建立完善的供方管控系统，并实施对供方的考评。c、参与物资采购询价和比质和比价。d、根据采购计划安排实施采购工作，确保及时准确，保质保量地完成物资采评审规章制度规章供应商评审规章制度规章的核心是供应商的资格相关要求，包括业绩和资质和生产能力和质量和交货期和价格和服务等。供应商评审制的目的是筛选优质供应商，淘汰不合格供应商；评审的供应商择优选择。以采购部为主导，生产和技术和质检等机构部门或科室组成考察小组，共同选定2-3家供应商（战略合作伙伴供应商除外），经各责任公司负责任人审批后,方可作为合格供方的供应商。对于致力于双方共同发展的和有较高的商业信誉和生产产品符合标准的合格供应商采取优先进入原则。对于实行供应商评审体系以前合作过的供应商，经过评价后可以优先进入评审体系。所有进入体系的供应商应本着无偿进入的原则。对不符合评审体系的供应商由采购部牵头，会同生产和技术和质检等跨机构部门或科室小组进行考察，经生产中心经理审批核准后，报责任公司分管副总审批和总经理核准后进行淘汰。建立管控和评估和评价体系责任公司采购部，要对现有供应商进行考察和考评和建档。对重点的供应商，责任公司采购部统一组织子（分）责任公司相关机构部门或科室进行考核。供应商的考察小组成员应公平和公正和公开地对供应商进行考察。供应商评估实行打分制，供应商的分数作为进入责任公司供应商体系的重要依据。供应商评估按执行，主要有以下指标：1、资质证书2和出口业绩3和国内主要客户4和注册资金5和营业额6和年产量7和生产产品创新能力8和技术有关员工人数9和责任公司有关员工人数10和厂房面积11和银行资信证书12和关键生产设备13和企事业机构知名度14和生产产品检测设备和手段15和售后服务规章制度规章16和货款支付方法方式。供应商运行和年度评价指标对供应商进行年度复查及半年度或年度评价，以下所列各指标中，任何一项出现严重问题的将予以剔除出供应商评审体系，转化为潜在供应商或淘汰供应商。1和生产产品质量2和交货期3和技术先进性4和生产产品价格5和生产产品的售后服务6和货款支付方法方式7和其他。供应商的分类管控经评估评价，责任公司合格供应商由三类组成，即潜在的和优先的和战略伙伴供应商，其中，优先的和战略伙伴供应商进入责任公司评审体系，并分为A和B和C三个等级，A级为优秀，B级为良好，C级为合格。战略伙伴供应商为优秀供应商。战略伙伴供应商可以作为物资采购的唯一选择，通过双方协商，在相关货物款项结算和交货期等方面给予责任公司一定的优惠政策，签署战略合作协议的可直接进入集团责任公司供应商评审体系。潜在供应商是替补供应商，属合格供应商。供应商经审批核准后进入责任公司潜在供应商体系，通过审批可以进入评审供应商体系。淘汰供应商是不符合评审体系和潜在体系相关要求的供应商。责任公司采购物资选择供应商时，要在已列入供应商评审体系的清单中选择，采购有关员工内部熟知评审供应商清单，不得告知供应商。在半年或一年内对评审体系的供应商进行评价，根据评价结果实行等级划分，并进行调整。供应商激励机制。责任公司实施激励机制的目的是保持与供应商双赢和良好的合作关系。在可能的情况下，责任公司与战略伙伴供应商共同签订一个较长期限的框架协议，协议以一年至三年为宜，到期可续签。在评审的范围内引入竞争机制，每类或每种物资有2-3家供应商可供选择，实行一个为主，其余为辅的方法方式。经过评估和评价，若主供应商的分数偏低，由主供应商变为辅供应商，分数较高的辅供应商可升为主供应商。年末经过评价，对优秀供应商颁发“优秀供应商”荣誉证书。与供应商建立相互信任的关系根据需要随时进行高层会晤，交换意见和解决问题。彼此树立双赢的指导思想，兼顾双方的利益。对责任公司重要的和可能产生比较严重问题的供应商，派出常驻代表进行信息沟通和技术指导和监造和监督。对供应商进行辅导组织责任公司技术和质检有关员工有针对性地对评审体系内的供应商进行辅导，以达到生产产品相关要求的技术和质量水平。对供应商出现的诸如质量和交货期和技术和价格和售后服务等问题进行专项追踪并辅导改进，从而使其符合供应商评审体系相关要求。供应商会见规章制度规章。责任公司采购部定期组织供应商的法人代表或主要负责任人来责任公司与主要相关领导进行会面沟通。供应商回访规章制度规章。责任公司采购部会同相关机构部门或科室随时对供应商进行走访和考察，了解供应商的综合能力和技术水平和质量保证,同时通过供应商了解相关的采购有关员工业务能力及其他情况。5.10建立战略合作伙伴关系责任公司采购部必要时牵头成立供应商联合开发小组，通过开发优秀供应商，降低采购成本。与供应商共同制订切实可行的成本降低计划。在保守责任公司技术秘密的前提下，供应商可提前参与到责任公司的生产产品设计中，并提出合理化建议。6附贝IJ本规章制度规章由集团财务中心负责任解释和修订。购计划。e、对采购物资的数量及质量负责任，并对质量异常和质量纠纷妥善公正地处理。3负责任对物资采购货款支付的审查。g、负责任建立有关员工培养训练计划并在实际工作中不断地提高每个责任公司有关员工的工作能力和业务素质。物资需求机构部门或科室填制物资需求单，经机构部门或科室主管审批签字或盖章或盖章或签字或盖章后报采购部汇总审批核准。质检部负责任采购物资的质量检验，出具质量验收报告等工作。仓储部协助开展物资质量验收工作，办理物资入库手续及进行物资登记与保管。财务部负责任按采购合约进行采购货款支付审批核准和办理货款支付作业并做相关账务处理。3管控原则采购作业需明确各不相容岗位职责分离的原则，以达成有效的采购制约与监督。请购与审批岗位分离。供应商选择与审批岗位分离。采购合约或协议的拟定与审批核准和审批岗位分离。采购和质量验收与记录岗位分离。货款支付申请和审批与执行岗位分离。3采购方法方式及限额招标采购招标采购适用对于大宗和贵重和批量性物资的采购。对物资采购的所有条件，包括物资名称和规格和数量和交货日期和货款支付条件和罚则以及投标押金等信息予以详尽列表，登报公告在规定时限内收齐投标供应商的标书并准备开标工作根据供应商报价和服务等进行评标，确定中标机构招标及竞争性谈判采购至少有三人以上的单数有关员工参加，其中应有法律事务和质量和技术和财务和审计有关员工参加，并且利用专家参与技术等谈判。谈判记录应有参加有关员工的最终意见及签字或盖章或盖章或签字或盖章。招标过程出现舞弊行为或结果高于底价时，采购有关员工有权废标，以议价处理询价采购适用于对不列入招（议）标和定点采购范围的物资，责任公司采取询价方法方式选定供应商。询价采购应对三家以上的供应商提供的报价和技术配置和质量体系进行比较，以确保所采购物资的价格具有竞争性。（紧急采购和战略合作采购和定点采购和近期已采购并确认的同类物资不受此限）。询价采购过程中，应对责任公司已评审供应商体系内的不同厂家优先进行询价，必须有询价以外有关员工参与价格谈判及供应商的选择，询价单要有相关有关员工签字或盖章或盖章或签字或盖章确认。定点采购（期限合作采购）对采购频繁，年积累采购量较大，已构成稳定供应来源，并且难以通过招标进行采购的物资，应采取定点采购方法方式选择供应商。定点供应商应通过招标的方法方式确定。责任公司通过招（议）标方法方式确定物资供应定点供应商，通过招标谈判一次性确定下年度该物资供应量和供应价格，下年度执行中由定点供应商在合约期内按合约价格对招标本次项目进行定点供应，不得任意变更。根据需要，针对某一类物资可确定一家或两家定点供应商。责任公司采购部和其他相关有关员工组成联合小组对供应商进行考查，确定的定点供应商，经批准后列入供应商评审体系。定点供应商每年考察一次，随时进行抽查比价。紧急采购紧急采购必须附有形成紧急采购的书面说明，并经采购部经理审批。建立紧急采购的绿色通道，对于紧急合约，责任公司相关机构部门或科室先予以通过，之后进行追踪审批核准。战略合作采购战略合作采购是指已经与供应商签署了战略合作协议的采购。4采购业务相关流程采购计划（申请）采购计划必须按照责任公司销售计划和生产计划和长远规划等专项资金计划和库存管控和厂商情况及采购管控的实际编制，采购主体机构编制计划，各计划编制主体审批核准汇总后编制责任公司采购年和月采购计划。采购机构部门或科室应根据责任公司下达的年度和月度工作任务情况制订出生产运营发展所需的物资用量计划，确保本机构部门或科室计划符合运营和发展的需要。仓储部相关有关员工根据库存情况向采购部提供相关存货数据，并提供相关物资的采购预警。采购主体相关机构汇总各机构部门或科室的物资用量计划，并根据库存对其进行修正后，编制年度和月度采购申请计划，报相关权限范围内的相关领导审批。采购部主管根据采购物资的性质和用途，安排专人负责任对口采购。需要紧急采购的物资要有明确的标识，以便优先办理。采购计划（申请）审批原则a、采购申请按权限规定，逐级审批，总经理行使最后审批权。b、审批有关内容主要是确定是否应采购和按什么标准采购以及采购的数量和质量。c、审批的经济性原则是指在满足责任公司生产经营需求的前提下最大限度地减少开支。采购询价和比价和议价物资采购要充分了解所采购物料的品名和标准和规格型号以及相关的技术参数，并与使用机构部门或科室进行有效沟通。物资采购必须优先从供应商体系中选择，优先在供应商体系中进行询价和议价，并且有详尽的分项报价单（须标明自制或外购）。选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商和代理商和经销商的顺序选择。要充分考虑是否有其他更为有利的替代品。询价和比价和议价应重点考虑市场价格的波动和采购次数和采购数量的增加和供应商自身的生产产品成本的高低和预测市场供应是否发生修改变更等因素。采购有关员工询价和议价完成后，于《请购单》上填写询价或议价结果,必要时附上书面说明。采购部经理进行审批核准，认为需要再进一步议价时，退回采购有关员工重新议价，或由采购部经理亲自与供应商议价，并将议价结果报责任公司总经理审批。主管副总和总经理均可视需要再行议价或相关要求采购部进一步议价。订购与合约的签订和审批对供应商经过有效的选择后，应及时签订买卖合约，合约中的条款按责任公司合约管控的有关规定执行。采购部相关有关员工与备选供应商谈判，主要以生产产品规格和交货期确认和价格和后期服务为重点谈判本次项目，其中，采购价格要符合责任公司底价制定相关要求。采购部根据审批结果选定供应商，并拟定采购合约。采购部协同生产部和质检部和财务部和法务有关员工等对采购合约交进行交叉复核，同时关注合约中技术和标准和商务与采购合约的对应复核工作。对大型采购及重大金额采购时，召开采购合约评审会，对采购合约进行评审，提出评审意见，并确定供应商的采购份额。若采购合约金额在总经理审批权限内，采购合约由责任公司总经理批准执行；若采购合约金额超出总经理审批权限，采购合约需上报董事会审批，同时递交评审会意见。采购部代表责任公司签署采购合约，采购部有关员工执行采购，并将《采购申请表》和采购合约转交财务部进行结算货款支付。采购机构部门或科室要按照责任公司合约管控的有关规定，本着减少合约纠纷和避免合同陷阱和规避合约风险的目的，使合约更规范和更有利于维护责任公司利益。437采购合约应尽可能延长售后服务时间，提供优质服务，减少售后服务费用。在相同条件下同质和同类及不同类生产产品尽量在一家采购。采购过程中充分考虑生产产品的标准化。采购合约签订后实行动态管控，随时掌握合约进展情况，建立“采购台账”，及时跟催并督促供应商保质和保量和按时交货。入库质量验收和货款支付物资运达后，仓储部有关员工应凭供应商提供的各种物资发票及相关单据，及时向仓库办理入库质量验收手续。凡购入物资，均应做到凭单据接收。接收时，应配合质检机构部门或科室当场检验质量和规格和等级，协助保管员核对品种和规格和产地和生产厂家和数量等。对于所有抵运责任公司的物资，应立即组织安排提货，并及时通知检验机构部门或科室和仓库机构部门或科室办理入库质量验收手续，避免造成损坏和丢失和发生暂存和保管等费用，以压缩采购成本。仓储有关员工应将物资入库单和质检机构部门或科室出具的检验和计量和化验等相关单据以及发票和采购计划单等原始凭证履行审批手续后，及时送交财务机构部门或科室，按照合约的约定办理货款支付事宜。集团责任公司及各机构按照支付权限进行审批采购款项。需支付预货款支付的，按采购合约约定填写货款支付申请单。质保金货款支付应依据质保期质量验收单及采购合约填写货款支付申请单。每月28日前采购部根据应付帐款余额及下月采购情况向财务部报送经总经理审批的应货款支付月计划报表。退货及索赔如果在质量验收过程中发现品种和质量和规格和产地和生产厂家和等级和数量等方面与采购相关要求不符合，采购机构部门或科室应及时相关要求换货和退货及索赔。属于供应商责任的，在规定的异议期内采购有关员工应及时告知对方，并在合约规定的期限内及时办理退货和换货和补货和修理和减少价金等相关事宜。对质量达不到相关要求的将“不合格品通知单”和“退货通知单”发给对方，对造成损失的将“损失索赔通知书”发给对方，一并相关要求对方以书面加盖有效印鉴的形式回复，妥善保存相关证据。5供应商管控供应商选择程序采购有关员工应不定期收集供应商信息，收集有关内容包括供应商的资质和经营范围和服务质量等。采购有关员工应从生产需求和价格和质量和服务和数量和供货周期