2023年公司档案管理规定篇

2023年公司档案管理规定篇

书目

总公司档案管理方法规定

总公司档案管理方法

总公司档案管理暂行规定

第一章总则

第一条为加强公司档案管理,提高档案利用效率,依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施方法》、《企业档案管理规定》,结合企业实际,制定本规定。

其次章档案管理

其次条公司档案实行集中与分级管理相结合的原则,档案室在总经理办公室领导下,负责全公司主体档案的管理,并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。

第三条档案室履行下列职责:

(一)贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;

(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和供应利用工作;

(三)指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作;

(四)监督、指导本企业所属机构的档案工作。

第四条各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理,按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。

第五条档案工作人员应当忠于职守,遵纪遵守法律,具有相应的档案专业学问和业务实力。

第三章档案的归档

第六条归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。

一、本企业内部形成的文件材料;

二、本企业所属单位和派出机构(包括境外机构)应报本企业的文件材料;

三、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料;

四、本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料;

五、本企业参加的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件材料;

六、本单位执行、办理的外来文件材料。

第七条归档的时间:

一、管理性文件材料一般应在办理完毕后的其次年上半年归档。

二、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。

三、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档。

四、企业职工外出参与公务活动形成的文件材料应在活动结束后刚好归档。

五、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后向档案部门移交。

六、电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一样。

七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后刚好归档。

第八条下列文件材料应随时归档:

一、变更、修改、补充的文件材料;

二、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;

三、企业产权变动过程中形成的文件材料;

四、其他临时活动中形成的文件材料。

第四章档案的鉴定

第九条每年应对档案进行一次清理,从档案的内容、来源、时间、牢靠程度、名称等方面鉴别,确定各类档案的保管期限(文书、财务、科技档案见详细方法附表)。

公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的,保管期限从长。

第五章档案的销毁

第十条档案销毁的详细工作由档案室管理室承办,对已失效的档案,仔细鉴定,编制销毁清册,立卷归档,永久保存。

第十一条送交档案形成部门(分公司)对拟销毁案卷的清册进行初审,经处(分公司)级负责人签字同意后,连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。

第十二条销毁时要有档案人员二人以上,并由主管部门派人监销,共同在销毁清册上签字。

第六章档案的保密平安

第十三条档案管理人员和借阅档案人员必需严格遵守国家保密法及公司各项保密制度,仔细做好保密工作。

档案管理人员,必需严格执行档案查阅借阅制度;履行借阅登记手续,仔细审查审批权限是否符合规定的要求。

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总公司档案管理方法

第十四条借出的档案材料务必定期归还。借出访用期间,不许转借他人,不许带入公共场所。

第十五条任何人不许将档案内容泄露给无关人员,如有泄露和公布档案内容者,应视情节轻重,按《档案法》要求肃穆处理。

第十六条档案管理人员向借阅档案者供应、出具有关证明时,肯定要以档案材料原始记载为依据,不得弄虚作假出假证;涉及企业机密的档案材料,必需经总经理同意后再作确定,严防泄密。

第十七条档案室禁止吸烟,严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房,明显处要有平安防火设备。

第十八条非档案管理人员,未经批准不准进入。

第十九条档案人员下班必需对档案室进行检查,锁好门窗、档案柜,切断电源后方可离开。

第七章档案的利用

其次十条凡需利用档案者,均须填写文件查阅单,依据调阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能凭单阅档。

其次十一条案卷一般仅供在档案室阅看,利用档案人员必需爱惜档案,不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。

其次十二条查阅文书、人事、财务、科技档案,分别由总经理办公室、人事、党委、财务、技术、设计等主管部门负责人签批。抄摘档案内容,须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资料,应有主管部门批准并在查阅单中注明复印内容,由总经理办公室支配。

其次十三条本单位借阅档案应由本部门负责人签字,外单位借阅档案,应持有单位介绍信,主管部门签署看法后,经总公司主管领导或总经理、党委书记批准。

其次十四条借阅期限不得超过15天,到期归还;如需再借,应办理续借手续。

其次十五条借阅档案应严格履行手续,办理借阅登记,当面点交清晰。归还时严格检查,并在借用登记予以注销。借阅者要爱惜档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面查看清晰,如发觉遗失或损坏,应刚好报告主管领导。

其次十六条档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案,均应在档案查阅登记薄上进行登记;对重大或重要项目的查阅,要做好利用效果的反馈工作。

第八章附则

其次十七条总公司制定的其他专项档案管理方法及保管期限,为本规定的补充。

其次十八条本规定从印发

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公司档案管理规定范本

公司档案管理规定

一、为规范公司档案管理,增加公司档案的好用性和有效性,特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度安排、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营状况、人事档案、会议记录、确定、托付书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责:保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、平安保密和运用便利。

五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期,由档案管理员分别向各主管部门收集应当归档的原始资料。各主管部门经理应主动协作与支持。

3.凡应当刚好归档的资料,由档案管理员负责刚好归档。

4.各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必需把原件放入档案室。

5.档案管理员依据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次,属于平常立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可干脆通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作须要,公司的其他人员需借阅非密级档案时,由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、隐私三个级别,绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;隐私级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。隐私级档案的借阅必需由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可托付副总经理或总经理办公室主任审批,详细按托付书的内容执行。

4.档案借阅者必需做到:

①爱惜档案,保持整齐,严禁涂改。

②留意平安保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必需由总经理批准方可销毁;一般的档案资料,由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4.经批准销毁的公司档案,档案管理员须仔细核对,将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5.在销毁公司档案资料时,必需由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

总公司档案管理规定

总公司档案管理暂行规定

第一章总则

第一条为加强公司档案管理,提高档案利用效率,依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施方法》、《企业档案管理规定》,结合企业实际,制定本规定。

其次章档案管理

其次条公司档案实行集中与分级管理相结合的原则,档案室在总经理办公室领导下,负责全公司主体档案的管理,并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。

第三条档案室履行下列职责:

(一)贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;

(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和供应利用工作;

(三)指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作;

(四)监督、指导本企业所属机构的档案工作。

第四条各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理,按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。

第五条档案工作人员应当忠于职守,遵纪遵守法律,具有相应的档案专业学问和业务实力。

第三章档案的归档

第六条归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。

一、本企业内部形成的文件材料;

二、本企业所属单位和派出机构(包括境外机构)应报本企业的文件材料;

三、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料;

四、本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料;

五、本企业参加的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件材料;

六、本单位执行、办理的外来文件材料。

第七条归档的时间:

一、管理性文件材料一般应在办理完毕后的其次年上半年归档。

二、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。

三、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档。

四、企业职工外出参与公务活动形成的文件材料应在活动结束后刚好归档。

五、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后向档案部门移交。

六、电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一样。

七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后刚好归档。

第八条下列文件材料应随时归档:

一、变更、修改、补充的文件材料;

二、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;

三、企业产权变动过程中形成的文件材料;

四、其他临时活动中形成的文件材料。

第四章档案的鉴定

第九条每年应对档案进行一次清理,从档案的内容、来源、时间、牢靠程度、名称等方面鉴别,确定各类档案的保管期限(文书、财务、科技档案见详细方法附表)。

公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的,保管期限从长。

第五章档案的销毁

第十条档案销毁的详细工作由档案室管理室承办,对已失效的档案,仔细鉴定,编制销毁清册,立卷归档,永久保存。

第十一条送交档案形成部门(分公司)对拟销毁案卷的清册进行初审,经处(分公司)级负责人签字同意后,连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。

第十二条销毁时要有档案人员二人以上,并由主管部门派人监销,共同在销毁清册上签字。

第六章档案的保密平安

第十三条档案管理人员和借阅档案人员必需严格遵守国家保密法及公司各项保密制度,仔细做好保密工作。

档案管理人员,必需严格执行档案查阅借阅制度;履行借阅登记手续,仔细审查审批权限是否符合规定的要求。

第十四条借出的档案材料务必定期归还。借出访用期间,不许转借他人,不许带入公共场所。

第十五条任何人不许将档案内容泄露给无关人员,如有泄露和公布档案内容者,应视情节轻重,按《档案法》要求肃穆处理。

第十六条档案管理人员向借阅档案者供应、出具有关证明时,肯定要以档案材料原始记载为依据,不得弄虚作假出假证;涉及企业机密的档案材料,必需经总经理同意后再作确定,严防泄密。

第十七条档案室禁止吸烟,严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房,明显处要有平安防火设备。

第十八条非档案管理人员,未经批准不准进入。

第十九条档案人员下班必需对档案室进行检查,锁好门窗、档案柜,切断电源后方可离开。

第七章档案的利用

其次十条凡需利用档案者,均须填写文件查阅单,依据调阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能凭单阅档。

其次十一条案卷一般仅供在档案室阅看,利用档案人员必需爱惜档案,不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。

其次十二条查阅文书、人事、财务、科技档案,分别由总经理办公室、人事、党委、财务、技术、设计等主管部门负责人签批。抄摘档案内容,须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资料,应有主管部门批准并在查阅单中注明复印内容,由总经理办公室支配。

其次十三条本单位借阅档案应由本部门负责人签字,外单位借阅档案,应持有单位介绍信,主管部门签署看法后,经总公司主管领导或总经理、党委书记批准。

其次十四条借阅期限不得超过15天,到期归还;如需再借,应办理续借手续。

其次十五条

借阅档案应严格履行手续,办理借阅登记,当面点交清晰。归还时严格检查,并在借用登记予以注销。借阅者要爱惜档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面查看清晰,如发觉遗失或损坏,应刚好报告主管领导。

其次十六条档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案,均应在档案查阅登记薄上进行登记;对重大或重要项目的查阅,要做好利用效果的反馈工作。

第八章附则

其次十七条总公司制定的其他专项档案管理方法及保管期限,为本规定的补充。

国电电力新能源公司档案管理规定

一总则

1、为加强公司文书档案的科学、规范管理,提高文书档案工作质量,保证和维护档案的平安、完整,进一步充分发挥档案的功能,提高利用价值为公司经营管理干脆服务的作用,依据《中华人民共和国档案法》及档案法实施方法,结合本公司实际状况特制订本暂行规定。

2、本规定所称档案,是指公司在经营、管理活动中形成的各种有保存价值的资料,包括文本资料、电子记录资料、声像资料和实物资料等。

3、公司各部门、分子公司全部员工均有爱护公司档案的义务。

4、公司的档案工作实行统一领导,分级管理,定期归档的方式,共同做好档案资料的收集、保管、整理、立卷和归档工作。

二档案管理的机构和职责

1、公司行政部为公司档案管理的主管部门,对公司的档案资料实行统一归档和日常管理。

2、公司档案工作实行部门收集整理,档案室统一归档的原则。

3、各部门为档案管理的分管部门,由指定专人负责本部门的档案资料收集、保管和移交归档工作。

4、行政部档案管理员和各部门档案管理员(兼职)均为公司的档案管理工作人员,应保持相对的稳定,各部门专(兼)职档案管理员名单须报行政部备案,如有变动须刚好通知行政部。

5、档案管理员出现工作变动或离职,应将其经办或保管的档案资料向接办人移交,严禁擅自带走或销毁。

6、档案管理员应当忠于职守,遵守公司《档案管理规定》和《保密规定》,保守公司隐私,不得向其他人员泄露档案内容。

三档案的收集

1、坚持部门收集、管理资料的原则。各部门、分子公司专(兼)职档案管理员按本部门资料的归档范围负责刚好收集、管理本部门的资料,即把好文件“质量关”,要检查文件及附件是否完整,文书处理程序是否完备,处理的来龙去脉是否注明,文件质量符合要求。实行每月、每季度或次年三月前移交公司档案室归档立卷,并办好交接签收手续。

2、凡公司发出的公文(含原稿、正件和附件)一律由行政部统一收集管理。

3、一项工作由几个部门参加办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集、立卷、归档。

4、公司与外单位签订的合同或协议,在用印时即按合同约定的份数收取归档。

5、召开的各种重大会议,由会议主管部门将会议纪要、会议材料、声像资料等向行政部移交,季度统一向档案室移交。

6、其他声像档案的收集应在声像资料形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档(归档的声像资料均必需为原版、原件,照片含底片)。

四、归档范围

1、公司应归档的资料包括:公司在日常工作和经营活动中形成的有保存和利用、参考价值的文书资料、工程资料、图片和声像制品。

2、上级部门发来的与本公司有关的确定、决议、指示、批复、吩咐、条例、规定等文件材料。

3、公司对外的正式发文以及与有关单位来往的文书。

4、公司对内进行管理、规范事务的正式发文。

5、重要的会议材料,参与上级部门会议带回的会议材料,公司内部会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议纪要和会议记录等。

6、公司的各种工作安排、总结、报告、统计报表、简报及合理化建议等。

7、公司与有关单位签订的合同、协议书和有关法律文书等文件材料。

8、公司的财务报表、账本、凭证等。

9、公司关于员工劳动、人事、工资、福利方面的文件材料以及对员工嘉奖、处分的文件材料。

10、公司工程项目资料及有关报建审批手续和验收记录、证明资料。

11、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的报道、照片、录音、录像等。

12、凡是加盖过公章未经正式运用文件资料的必需交回行政部。

五档案的立卷

1、公司各部门要坚持档案资料的平常立卷工作。

2、各部门对处理完毕或保存的文件资料,由专(兼)职档案管理员集中统一保管。

3、各部门应依据业务范围及当年工作任务,编制平常文件材料立卷运用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必需简明准确,并编上条款号。

4、公文承办人员应刚好将办理完毕或经领导签发的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职档案人员归卷。

5、专(兼)职档案管理员应刚好将收集的文件材料,根据“案卷类目”条款,放入平常保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。

6、公司档案年度立卷工作由档案室负责统一规范立卷,保证案卷质量,各相关部门专(兼)职档案人员协作,共同做好档案的立卷、组卷、编目工作。

五、文件归档与移交

1、各部门文档应于次年三月份以前向档案室移交;

2、《移交清单》(见附表一)一式二份,清单上需包含的内容:文件名称、文件号、行文日期、文件页数、是否原件、文件密级、移交人、监交人、接收人信息。

3、文件移交清单三方签字为有效。

4、公司档案资料分类组卷由行政部统一规范,详细的分类标准为:先大类(行政管理、经营、科研、后勤),后部门(董事会、行政、人事、财务部、项目部等),再小类(文件在前、资料在后)。

5、保管期限分为永久、长期(50年)、短期(15年)三种。新规则对2023年以后形成的归档文件,保管期限分为永久、长期(30年、10年)两种。

6、确定文件材料归档范围和划分保管期限的原则是:

(1)从维护公司历史面貌完整动身,用全面的、历史的、发展的观点,分析和鉴定文件材料的现实作用和历史作用,以文件材料形成部门的职能作用及文件材料的详细内容作为判定归档范围和划分保管期限的基本要素。

(2)凡是记录和反映公司主要经营管理活动、中心工作和基本历史面貌的,在维护公司权益等方面具有永久性凭证价值和文化价值,对公司有长远利用价值的各种文件材料应定为永久保管;

(3)凡是记录和反映公司经营管理活动,在较长时间内对本公司工作有查考利用价值,在维护公司权益方面具有凭证性价值的文件材料,应定为长期保管。

7、案卷质量总的要求是:遵循文件资料的形成规律和特点,保持文件资料之间的有机联系,区分不同的价值,便于保管和利用。

8、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,放在一起,不得分开;绝密文件单独立卷。

9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最终一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年;工程资料放在项目验收年度;其它文件的立卷根据有关规定执行。

10、卷内文件材料应区分不怜悯况进行排列,密不行分的文件材料应依次序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的亲密联系并进行系统的排列。

11、卷内文件材料应按排列依次,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右下角,背面的左上角打印页号。

永久、长期和短期案卷必需按规定的格式逐件填写卷内书目。填写的字迹要工整。卷内书目放在卷首。

12、有关卷内文件材料的状况说明,都应逐项填写在备考表内。若无状况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。

六、档案的保管、统计

1、公司档案资料实行专人、专柜、专室管理。

2、公司档案资料的保管按机构、年度、保存期限、编号次序进行保管,并编制好案卷书目等工作。

3、档案管理员须做好档案资料的爱护工作,做到“八防”:防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防鼠、防霉、防光。

4、公司档案实行计算机监控管理,实现档案管理的规范化、自动化、现代化。

5、公司档案室应当加强档案的管理和利用,定期对档案的价值进行鉴定。

6、声像档案在保管期限内须进行定期检查,防止档案的变质、退磁。对重要的声像档案应制作光盘保管。严禁私自撤销、清洗、消磁和修改。

文书档案的统计

7、文书档案要建立健全统计制度,对档案的收进、移出、库存、利用、销毁等状况进行统计,统计数据做到精确牢靠。

编制案卷书目、全引书目,专题卡片、资料等检索工具,便利利用,提高效率。

七、档案的查阅、借阅

1、公司员工查阅、借阅档案资料时,应严格按程序办理,填写《查(借)阅档案审批表》,档案室负责人对查(借)阅人、查阅档案内容、查阅时间和归还时间进行具体登记后方予查阅。

2、查(借)阅档案员工应依据申请内容进行查阅,对档案内容与本身工作无关的档案,一律不得查阅。

3、档案查(借)阅的批准人:一般档案由文件归属部门总监审批;隐私级以上档案由总裁或主管副总裁审批。

4、公司档案原件原则上不外借,如因工作须要确需外借带出,一般档案由行政部经理批准,隐私级档案由总裁或主管副总裁批准。对常用的档案资料,档案室可供应复印副本供借阅,副本在运用部门运用完毕后,应刚好交还档案室。严禁未经允许私自对档案资料进行复印和复制。

查(借)阅档案人员须爱惜档案,不得在文件上作任何标记、标记或涂改,不得在阅览桌上摆放茶水、墨水瓶,不得在阅览时吸烟,以免造成档案的损坏。

5、声像档案一般不得借阅。在不影响保密的前提下,经总裁或主管副总裁批准可用于公司内部学习、对外宣扬。

八、档案的销毁

1、对超过保管期限和确已失去价值的档案,档案工作人员应定期整理,进行销毁。档案的销毁详细见《档案销毁程序》。

2、档案须要销毁时,由行政部档案管理员提出销毁看法,经行政部经理睬同相关职能部门经理严格审查,并编制档案销毁清册,经公司相关系统总监审核,并在会计档案销毁清册上审批签字后销毁。

3、其他档案销毁前,应将需销毁档案在清单一一列明,报行政部经理审核,经总裁或主管副总裁审批后,方可实施销毁。其他任何人不得私自销毁档案。

4、档案销毁时须有两人以上人员进行现场监督,并在销毁清单上签字确认该档案确已销毁。不得一人单独进行档案的销毁。

九、罚则

有下列行为之一的,由公司行政部责令限期改正;情节严峻的,报请总裁或主管副总裁对负责的主管人员和干脆责任人赐予处分。

1、将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有,拒绝移交档案室归档的。

2、违反公司规定擅自缩小档案收集范围的。

3、明知所保存的档案面临危急而不实行措施,造成档案损失的。

4、档案管理员、对档案负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的。

5、未经批准,私自复印或销毁档案的。

拆件、涂改、勾划、折叠、转借,损毁、丢失和擅自供应、抄录、涂改、6、6、伪造档案的。

7、擅自发布或传播公司尚未对外公布的档案内容的。

十、附则

本规定由行政部制订和说明,经总裁或主管副总裁审批,修改时亦同。

本规定施行后,凡既有的类似制度自行终止。

本规定自2023年10月30日起试实行。

物业公司档案管理规定

物业公司档案管理规定(试行)

第一章总则

第一条为加强公司的档案管理,实现档案管理工作的规范化、标准化和现代化,充分发挥档案在企业经营管理中的作用,依据****工业区、**地产控股的有关规定,结合公司实际状况,特制定本规定。

其次条本规定所称档案,是指公司总部及各属下公司在生产经营、管理过程中形成的对本单位、公司和社会具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像资料和实物等不同形式的历史记录。

凡是总部及各属下公司在生产经营和职能活动中形成的,具有保存价值的原始材料,包括收发文、电、内部资料、会议文件、会议记录或纪要、本单位编印的出版物原稿与印本、印模、录像带、录音带、照片、计算机软盘、光盘等,都属于文件材料的归档范围。

人事档案、会计档案由各相关各部门归档保管。

第三条在统一领导、分级管理的原则下,总部综合管理部负责总部档案的收集、整理和保管,并指导、监督各属下公司档案管理工作;各属下公司档案由各单位行政管理部门负责收集、整理、保管。

第四条各属下公司必需配备固定的档案管理人员,负责各公司档案立卷、归档和保管。各属下公司的档案管理工作是年终绩效考核的重要内容。

其次章归档责任和要求

第五条总部及各属下公司应将文件材料的立卷归档工作列入有关人员的职责范围,分管领导要督促检查承办人员做好立卷归档工作,确保档案的齐全、完整、精确。各种文件材料须在规定时间内完成立卷归档,不得积存。

第六条归档要求:

(一)归档的文件材料,应以保持文件之间的历史联系为原则,反映出各公司工作的历史真实面貌;

(二)案卷内的文件应根据文件的问题、时间依次或重要程度作系统排列。拟定案卷题名要简明准确,概括反映卷内文件内容。填好案卷封面,编写卷内文件书目、张号、划分保管期限,以便查找利用;

(三)归档案卷应依照肯定方案排列,根据保管期限分开年度编制案卷书目;

(四)归档的文件材料原则上须是原件(即定稿及其打印正本),没有原件的可以复印件归档,但须加注说明;

(五)需归档保存的文件材料,应将底稿伴同印本同时归入案卷。需长期保存,但运用常见的文件可留复印件一至二份,供日常借阅运用,以削减原件的磨损。

(六)项目合同、公司制度建设以及有关公司股权的重要文件应单独存放,如与其他文件共同存放,必需列出单独书目,以便查找。

(七)公司发文过程中形成的初稿、修改稿应同终稿合并存放。

第七条如发觉归档的文件材料的作者、标题、年月日、印章、页次等标记有错误,立卷人员不得在原文上涂改增删,应在备考表中加以说明。

第三章档案管理和利用

第八条各属下公司要定期检查档案保管状况,对损坏或变质的档案应刚好修补、复制或实行其他爱护措施。

第九条档案保管期限分为永久、长期(十六年~五十年)和短期(五年~十五年)三种,档案数量不多的单位可只分为长期、短期两种,对超过保管期限的档案,必需进行鉴定。鉴定工作由分管领导、工作人员共同进行,经过鉴定,对失去运用、保管价值的档案,必需编制销毁清册,经负责档案工作的领导审核签字后,由工作人员销毁。

第十条总部及各属下公司行政部门应依据工作须要,编制必要的书目、卡片、索引等检索工具,有条件的单位应运用电脑储存和检索档案,逐步实现档案检索电子化。

第十一条总部及属下各公司行政部门应建立档案的借阅、保密制度。

第十二条各属下公司或临时机构因各种缘由被撤销,应在撤销前指定专人,将该机构在各项工作活动中形成与收集的具有保存利用价值的文件材料进行分类整理、立卷、填写案卷书目,在规定时间内向公司总部移交。

第四章附则

第十七条本规定由总部综合管理部负责说明、修订。

第十八条本规定自颁布之日起执行。

附件1:文书档案立卷归档方法

投资公司档案管理补充规定

投资开发公司档案管理补充规定

为进一步规范公司档案管理,提高档案管理水平,保证档案资料的齐全、完整、精确和刚好归档,结合公司现有的档案管理规定及其他相关制度,现将档案管理作以下补充规定:

一、档案移交

1.公司档案实行统一管理制度,任何人不得将档案资料据为己有,由办公室统一保管。各部门要刚好收集、整理本部门的档案,各经办人应负责将本年度的全部档案资料于次年三月底前整理后移交办公室进行归档。有关公司的重大事务重要资料应随时向办公室移交。

2.全部归档材料内容必需填写完整,特殊是合同、协议日期及签字栏。

3.全部需加盖公司印章的材料,办公室必需留存一份原件存档,确因状况特别,无法以原件备存的,应以复印件存档。全部合同、协议(除财务合同)完成签订后,应刚好移交办公室归档;财务合同由安排财务部负责于每季度末月25日前向办公室统一移交一次。

4.建设项目的档案工作,应做到与项目建设进程同步。在项目申请立项后,项目主管要根据档案清单内容起先进行资料的积累、整理工作:

(1)施工许可证申领完成后1个月内,应将项目前期资料移交至公司档案室;

(2)项目竣工验收合格,取得建设工程质量监督报告后,应在15天内完成后期业主档案资料的移交工作;

(3)施工、监理方除按规定干脆将档案交至区城建档案馆外,另一套装订成册,由项目主管验收后移交至公司档案室。

5.项目前期资料自上交区城建档案馆起三个月内,项目主管需完成资料的补齐完善工作。

6.会计档案由安排财务部负责归档,满两年后于次年3月移交至公司档案室统一保管。

7.档案移交工作需坚持谁项目谁负责原则,并将此项工作纳入个人年度绩效考核中,如超出规定期限未移交或整改的,酌情扣分。

各类档案归档移交期限表

档案类型归档内容移交时限责任部门/责任人

文书档案各类合同、协议等(除财务合同)签订后一周内各部门

其他资料次年三月底前各部门

财务档案财务合同每季度末25日前安排财务部

全部会计档案每年三月安排财务部

工程档案公司归档前期业主

档案资料待施工许可证申领完成后1个月内项目主管公司归档后期业主

档案资料竣工验收合格,取得建设工程质量监督报告后15天内项目主管

移交城建档案馆资料上交城建档案馆起三个月内完成档案前期资料移交工作项目主管

二、档案利用

(一)公司内部借阅、查阅

公司档案内部借阅、查阅范围仅限本公司员工。

1.借阅、查阅档案时,需填写《档案借阅、查阅审批表》(详见附件)。如借阅、查阅本部门档案,由部门负责人签字同意;如借阅、查阅非本部门档案,另需档案所属部门负责人审批签字;重要档案及机密档案原则不予借阅、查阅,特别状况须总经理批准同意。

2.借阅档案需限时归还,借阅人在《档案借阅、查阅审批表》中应注明借阅期限,按期归还,逾期未归还的,将视状况计入个人年度绩效考核成果;确因特别状况无法刚好归还的,可申请延期,并办理延期审批手续。

3.借阅人必需严格保密,不准泄露档案内容,如发觉遗失必需刚好汇报,并报办公室备案,严峻者追究责任。

4.必需爱惜档案,不准在档案材料中写字、划线或作记号等;不准拆卷及随意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等,必需保持档案完整及整齐。

(二)外部人员借阅、查阅

公司档案原则不予外部人员查阅、借阅,若因工作须要,确需查阅、借阅的,按相关程序办理。

1.未经许可,公司员工不得替外部人员借阅、查阅档案,不得向外部人员供应一切档案,不得私带外部人员到档案室查阅档案。

2.外部人员查阅相关档案,须经公司分管领导批准;如重要档案,须经公司总经理批准。

3.外部人员借阅相关档案,须经公司总经理批准,限期归还,并由档案管理员负责跟踪催讨。

附件:档案借阅查阅申请表

附件:档案借阅查阅申请表

□借阅□查阅

申请人:

档案名称:

事由:

时间:

借阅档案:□原件□复印件

借阅期限:

归还日期:

部门领导审批:

年月日

办公室审批:

年月日

分管副总审批:

年月日

总经理审批:

年月日

物业公司档案管理规定（2）

物业公司档案管理规定(二)

一、档案分类

所属部门、项目部需进行档案分类,明确各类档案的保管人,并结合公司实际,将档案分为以下类别:

档案的分类

类别名档案的类别名称档案涉及部门/项目部备注

1l合同/协议公司、项目部、财务部

2l公司文件/通知公司、项目部

3l上级公司文件公司

4l政府主管部门文件公司、项目部

5l相关部门文件公司、项目部

6l政策法规文件公司、项目部

7l工程开发图纸、资料项目部

8l业户档案、资料项目部

9l日常工作资料公司、项目部、各部门日常工作中各部

门、各专业涉及的文档资料(含质量认证要求记录),按质量认证文件要求管理。

9l1客服日常工作资料客服专业

9l2工程日常工作资料工程专业

9l3保安日常工作资料保安专业

9l4保洁日常工作资料保洁专业

9l5绿化日常工作资料绿化专业

9l6财务日常工作资料项目部财务

二、档案编号

1、档案盒/文件夹统一编号:

(1)档案盒/文件夹编号构成:类别名-部门/项目部识别名-档案盒序号

(2)档案盒/文件夹编号说明:

类别名:1l-9l,9l1-9l6

部门/项目部识别名:gs-公司;gsc-公司财务;gsr-公司人力;gsz-公司综合安排;gy-国英项目部;ty-桃园项目部;qsy-清上园项目部。

③档案盒/文件夹序号:各部门、项目部、各专业确定,以档案存放地点或保管人为单位对所管理的档案盒/文件夹排序。

如:1l-gy-03,代表国英项目部合同类档案,合同档案盒的排序为03;9l1-ty-05,代表桃园项目部工程日常工作类档案,该档案盒的排序为05;

2、档案盒/文件夹内文件编号:

在档案盒/文件夹编号下所列文件书目的序号即为此盒/夹内文件的编号。

三、建立档案盒/文件夹明细单

整理全部的档案盒/文件夹,按要求统一编号并填写《**物业部门/项目部档案盒/文件夹明细单》

四、建立档案盒内存档文件书目

整理每个档案盒/文件夹内全部文件,分别填入《**物业部门/项目部×××档案盒/文件夹文件存档书目》,其中的编号即为该档案盒/文件夹在附件2中的编号,其中的序号即为该文件在此档案盒/文件夹的编号,同时在该文件右上方用笔标注所排序号,使文件编号与文件存档书目相符。

四、各类档案保管的基本要求

1、按档案的存放和运用部门设专人保管,每类档案必需明确保管责任人。

2、档案的保管须做到标识清楚,分类明确,易查找。

3、档案的鉴定必需由公司指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出确定,其他未经授权人士无权确定。

4、档案的借出必需由部门经理、项目部经理确认并经过登记后方可借出。文件借阅者需妥当保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任。

5、重要档案资料入室时必需经过检查,如有稍微破损应马上修补,损坏严峻需追究借阅人员的责任。

6、档案管理人员应定期检查档案借阅状况,以便刚好收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件丢失和泄密。

7、保管档案的环境要求达到防火、防潮、防虫、防变质等,配置有效的灭火器材和防潮物品及设施,档案管理人员需刚好进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文档管理要求。

地产公司档案管理规定

地产有限公司档案管理规定

为使各类档案完整、精确、系统、刚好收集归档,使档案管理工作更加规范化、制度化、科学化,以及为公司各项工作开展供应信息和依据,特制定本规定。

一、档案管理工作的组织

1、在公司的干脆领导下,由行政部负责档案室管理工作,行政秘书兼职档案管理员;青云项目组、旅顺项目组、营销部、装修部、人力资源部、行政部、财务部、资产部及所属公司分别设兼职档案员,负责本部门档案的收集、整理及集中管理工作。

2、部门发生需保存文件时,应先交存部门档案员,部门档案员做好接收登记,再由部门档案员于每月25日报送公司档案员核对,以确保公司档案的完整性。公司对部门的档案管理工作实行导、监督。

3、各部门档案员每天要清理档案,以免资料积累,要熟识部门档案,作到快速查找。

4、部门档案员须向公司档案员交存档案原件,部门保存档案复印件(除特别档案,如财务档案、人事档案、工程技术档案等)。

5、所属公司的档案原则上由所属公司行政部(办公室)负责管理,所属公司证件档案复印件交存公司档案室,每月定期向公司档案室报送档案汇总状况。

二、档案的分类

档案分为文书档案、工程(设备)档案、人事档案、财务档案、实物档案、合同档案、声像档案七大类。

三、档案的归档要求

1、文书档案应在每年六月末以前将上年度形成的各种资料档案,根据要求收集整理归档。

2、人事档案在本人进入本公司工作后就应建立,由人事部门进行管理。

3、财务档案应按归档范围要求,按年度整理,财务部门保存五年,然后移交档案室。

4、公司员工因公外出参观学习、考察和参与各种会议获得的重要文件材料、技术图纸、照片资料等,归来后,应刚好到行政部做文件处理由公司档案室进行登记、归档。

5、实物、声像一经形成,即需归档。

6、各类合同成立或生效后即应将一份原件存档。

7、基建工程档案在项目交复验收后归档。

四、借阅档案的要求

1、总经理借阅档案可通过档案管理人员干脆提档。

2、公司其他人员需借阅档案时,要经部门或项目负责人、公司主管总经理批准,并办理借阅手续,原则上原件不得带出档案室,如原件确需带出档案室,须经总经理批准。办理借出档案手续。

3、借阅档案必需爱惜,保持整齐、严禁涂改,留意平安和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作须要摘录和复制,必需由主管总经理批准方可摘录和复制。

4、外单位借用我公司档案时,应持单位介绍信,经公司总经理审批后方可查阅、抄录和复印。

5、借阅期限不得超过两星期,到期必需追回,如需再借需办理续借手续。

五、移交、销毁档案的要求

1、档案室接受档案资料时,移交单位要填写书目和档案交接单,经双方核实后,交接人应在交接单上签字,由双方备查。

2、档案室对新接收的档案资料要刚好整理归档和登记,对销毁的档案刚好在档案书目中注销,并注明缘由和去向。

3、公司各部门和所属公司如有撤销、增设或其它变动,其档案材料归所属公司,部门档案保管员负责将其归档文件材料齐全完整地送交公司档案室。

4、依据各类档案不同保管期限,定期对档案进行鉴定,进一步正确区分档案价值,并将已失去保存价值的档案,剔出处理。

5、任何部门和个人非经公司允许无权随意销毁公司档案材料。

6、对要销毁的档案登记造册,经相关部门经理审核后,报总经理批准销毁,销毁档案应由两人监销,并在销毁册上签字,存档保存。

六、公司各部门档案员的要求:

1、各部门档案员严格遵守档案管理工作规定,按类别存放各类档案,在每年十二月末,经公司检查齐全后再整理归档,要求在其次年1月底前全部装订完毕。

2、做好档案的保密工作,发觉档案遗失或出现文件泄密时,要刚好向有关领导报告,不得隐瞒。

3、对公司档案管理工作需按时保质完成,如有困难就刚好向有关主管领导报告。不得耽搁工作。

4、有下列行为之一的,依据情节轻重,赐予行政处分,造成损失的,责令赔偿损失,构成犯罪的依法追究刑事责任:

a、丢失或者擅自销毁公司档案资料。

b、涂改伪造档案。

c、出卖公司档案或将公司档案不经批准擅自出示他人。

d、档案管理人员玩忽职守造成档案损失的。

七、本规定由圣北公司行政部负责说明。

八、本规定自通过之日起施行。

附:1、档案归档范围

2、档案管理分工

3、档案管理表格

4、公司各部门及所属公司专(兼)职档案管理员

附表一:档案借阅申请表

附表二:档案交接单

附表三:档案销毁申请表

某某物业公司档案管理规定格式怎样的

某物业公司档案管理规定总则为了加强对档案的管理工作,有效地爱护和利用档案,维护公司的合法权益,为公司的发展服务,特制定本制度。

本规定所称的档案、是指公司各部门以及个人在从事工作、经营管理、日常运营等活动中干脆形成的对公司有保存价值和利益关系的各种不同形式的资料和记录。

公司的档案管理工作实行统一领导,分级管理的原则,共同维护档案的完整和平安,以保证公司在日常经营管理和发展壮大中的借鉴和利用。

本规定适用于物业公司各部门。

第一章档案管理的机构与职责

第一条公司档案管理工作实行二级管理。

一级管理是指公司人力行政部的统筹管理,对公司的档案资料实行统一收集、整理、归档、保管,并进行日常管理;

二级管理是指各部门的档案管理工作。

其次条财务部、人力行政部档案由其本部门负责保管(公司指定档案资料由公司人力行政部保管)。

财务部、人力行政部等的档案管理亦遵循本规定执行。

第三条公司人力行政部应对公司各部门的档案管理工作进行指导。

公司人力行政部可定期和不定期对各部门的档案管理工作进行监督和检查。

第四条公司各级档案管理工作暂不设专岗,但必需明确责任人即兼职档案管理员。

依据公司发展须要,根据公司人力行政相关流程及规定进行申请、报批。

公司各级档案管理员,应保持相对稳定,名单须在人力行政部备案,。

档案管理员如有变动须根据公司人力行政部相关规定办理。

第五条档案管理员在工作变动或离职时,应严格履行工作交接手续,严禁擅自带走或销毁。

档案管理员应忠于职守,严守公司隐私,不得向无关人员泄露档案内容。

公司各部门、全部人员均有爱护档案的义务。

第六条人力行政部应逐步完善档案制度,确保档案平安和便利利用,采纳科学手段,逐步实现档案管理现代化。

其次章档案的管理公司全部档案资料均应进行专人、专柜管理。

档案管理员应做好文件资料的精确、刚好归档。

全部档案资料划分四个密级:一般级、隐私级、机密级和绝密级。

档案管理员在文件资料归档时,对档案资料进行密级划分。

1、'一般'资料含:部门工作联系单、公司内部发文、公司宣扬资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。

2、'隐私'资料含:公司有效证件、各项手续办理资料、单位往来函件。

3、'机密'资料含:公司各类经济合同、客户档案、设计方案及图纸、总裁会会议纪要(决议)、不动产全部权及其它债权凭证、重要工作安排、重要会议纪要。

4、'绝密'资料含:公司相关政府批文、预决算书、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其它经济组织的合作合同、其它经核定为绝密的文书。

在公司发展过程中产生的一些极具保存价值的文件资料、实物等,皆视为宝贵档案(与档案密级无关),需严加管理,宝贵档案的界定由总裁裁决。

档案管理员应做好档案资料的管理工作,对于应当归档的材料,各部门须根据规定,定期向部门的档案管理员移交、集中管理,任何个人不得占为己有。

公司档案管理实行'即时归档'、'月度归档'及'年度归档'制度:1.'即时归档'指短周期的单项工作或大型工程项目,在项目完成后或施工项目竣工验收后,刚好将属于归档范围内的资料整理出来,移交到人力行政部存档。

日常工作中产生的重要文件也要即时归档;2.'月度归档'指日常文件在每月10日前将上月需归档的资料整理后移交公司人力行政部保管。

3.'年度归档'指每年一月份把上一年度档案管理工作进全面汇总,并移交公司人力行政部。

年度归档适用于跨地域子公司。

财务部、人力行政部应在每年第一个月10日前将档案总书目、汇总性报告交公司人力行政部。

归档的文件资料,原则上必需是原件,原件用于报批或其它缘由不能归档的,保存复印件或电子版复制文件。

库存档案必需图物相符,帐物相符。

第十六条档案管理员应留意档案资料的爱护工作,档案的存放地点要做到'八防':防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。

第三章附则本规定由人力行政部制定并负责说明,经总裁批准后执行,修改时亦同。

本规定自颁发之日起起先执行,凡既有的与本规定相同,相像的规章制度即日起自选废止。

1:公司档案分类比照表:类别名类别范围00宝贵资料由总裁界定需特别保管的资料及物品01法规性文件包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等02重大决议包括公司重大决议或由总裁办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等03安排性文件包括公司总体安排或规划、开发安排、项目质量安排、预算安排、财务安排等04总结性文件包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、项目工程总结、调查报告等05批示性文件包括公司各类各类吩咐、工作指示、批复等06技术性资料包括各类工程图纸、竣工资料等07凭证性文书材料包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本08证件性文书资料包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司或公司领导人获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等09汇报性文书资料包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料10人力行政资料包括企业下属各部门的人力行政任命、人力行政调整、人力行政管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料11声像制品资料包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文件消遣活动中,以及在外学习、考察时或外部门供应的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等12题赠性资料包括上级领导和外协友好部门或个人供应的题词、书画、工艺制品等13电子文件及数据各类电子版文件及数据

6、档案管理员作业规范为使公司各部门档案管理员工作不断标准化,保证档案完整性及保密性,合理有效利用档案资料,为公司发展服务,特制定本规范。

档案管理部门及负责人:

1、公司档案管理部门为人力行政部;2、公司立档单位为各部门;3、各部门均设档案管理员(兼职),负责管理文件资料。

各部门档案管理员(兼职)职责:

1、了解本部门的工作业务,驾驭本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料;2、仔细执行平常归档制度,对本部门承办的文件材料刚好收集整理,并向公司人力行政部办好交接签收手续。

3、按规定手续办理查阅借阅手续,应主动地供应,做好服务工作。

归档文件的整理:

1、归档材料必需是办理完毕的正式材料。

2、归档材料应完整、齐全。

归档入卷文件把正文、底稿、请示和批复放在一起。

3、归档文件整理以件为单位。

一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与为一件,为两件以上并可单独成文的可分别计算件数,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册、会议记录等一册(本)为一件,来文与复文可为一件,重要文件的草稿各为一件。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立档,但跨年度的请示与批复,放在复文年立档;

没有复文的,放在请示年立档;

跨年度的规划放在针对的第一年立档;

跨年度的总结放在针对的最终一年立档;

跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立档根据有关规定执行。

5、卷内文件材料应区分不怜悯况进行排列,密不行分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;

正件在前,在后;

印件在前,定稿在后;

其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的亲密联系并进行系统的排列。

6、整理文件时应遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同的价值,便于保管和利用。

7、归档材料的文字须是打印、蓝黑墨水、碳素墨水书写。

一般不得用复印件代替原件存档。

8、案卷整理的幅面应以a4纸为准(210mm297mm),材料过窄或小于a4幅面的粘贴在a4的幅面并留出左侧装订线;

材料过宽应按a4的幅面折叠整齐,折叠时尽量削减折叠次数,同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外;

字迹难分辨的,应附抄件。

9、归档文件一律不得打孔或运用金属订书机装订,资料已有金属装订的在归档时去除,以避开锈蚀资料。

10、应在归档文件左侧预留出宽度为1cm的装订区域。

11、归档材料必需文字清晰,严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。

12、存档文档为易褪色材料(如热感纸传真文件),必需复印一份后将复印件与原件一并存档。

13、文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的,要在修补或托裱后再归档,修裱时应留意尽量保持文件的原貌。

各部管理员应做到每日进行文件归档,切忌拖拉积压。

逾期办理者将在日常工作考核中扣减分数。

一项工作由几个部门参加办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归档。

会议文件由会议主办部门收集归档。

国电电力青海新能源开发有限公司档案管理规定

一

总

则

1、为加强公司文书档案的科学、规范管理，提高文书档案工作质量，保证和维护档案的平安、完整，进一步充分发挥档案的功能，提高利用价值为公司经营管理干脆服务的作用，依据《中华人民共和国档案法》及档案法实施方法，结合本公司实际状况特制订本暂行规定。

2、本规定所称档案，是指公司在经营、管理活动中形成的各种有保存价值的资料，包括文本资料、电子记录资料、声像资料和实物资料等。

3、公司各部门、分子公司全部员工均有爱护公司档案的义务。

4、公司的档案工作实行统一领导，分级管理，定期归档的方式，共同做好档案资料的收集、保管、整理、立卷和归档工作。

二

档案管理的机构和职责

1、公司行政部为公司档案管理的主管部门，对公司的档案资料实行统一归档和日常管理。

2、公司档案工作实行部门收集整理，档案室统一归档的原则。

3、各部门为档案管理的分管部门，由指定专人负责本部门的档案资料收集、保管和移交归档工作。

4、行政部档案管理员和各部门档案管理员（兼职）均为公司的档案管理工作人员，应保持相对的稳定，各部门专（兼）职档案管理员名单须报行政部备案，如有变动须刚好通知行政部。

5、档案管理员出现工作变动或离职，应将其经办或保管的档案资料向接办人移交，严禁擅自带走或销毁。

6、档案管理员应当忠于职守，遵守公司《档案管理规定》和《保密规定》，保守公司隐私，不得向其他人员泄露档案内容。

三

档案的收集

1、坚持部门收集、管理资料的原则。各部门、分子公司专（兼）职档案管理员按本部门资料的归档范围负责刚好收集、管理本部门的资料，即把好文件“质量关”，要检查文件及附件是否完整，文书处理程序是否完备，处理的来龙去脉是否注明，文件质量符合要求。实行每月、每季度或次年三月前移交公司档案室归档立卷，并办好交接签收手续。

2、凡公司发出的公文（含原稿、正件和附件）一律由行政部统一收集管理。

3、一项工作由几个部门参加办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集、立卷、归档。

4、公司与外单位签订的合同或协议，在用印时即按合同约定的份数收取归档。

5、召开的各种重大会议，由会议主管部门将会议纪要、会议材料、声像资料等向行政部移交，季度统一向档案室移交。

6、其他声像档案的收集应在声像资料形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档（归档的声像资料均必需为原版、原件，照片含底片）。

四、归档范围

1、公司应归档的资料包括：公司在日常工作和经营活动中形成的有保存和利用、参考价值的文书资料、工程资料、图片和声像制品。

2、上级部门发来的与本公司有关的确定、决议、指示、批复、吩咐、条例、规定等文件材料。

3、公司对外的正式发文以及与有关单位来往的文书。

4、公司对内进行管理、规范事务的正式发文。

5、重要的会议材料，参与上级部门会议带回的会议材料，公司内部会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议纪要和会议记录等。

6、公司的各种工作安排、总结、报告、统计报表、简报及合理化建议等。

7、公司与有关单位签订的合同、协议书和有关法律文书等文件材料。

8、公司的财务报表、账本、凭证等。

9、公司关于员工劳动、人事、工资、福利方面的文件材料以及对员工嘉奖、处分的文件材料。

10、公司工程项目资料及有关报建审批手续和验收记录、证明资料。

11、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的报道、照片、录音、录像等。

12、凡是加盖过公章未经正式运用文件资料的必需交回行政部。

五

档案的立卷

1、公司各部门要坚持档案资料的平常立卷工作。

2、各部门对处理完毕或保存的文件资料，由专（兼）职档案管理员集中统一保管。

3、各部门应依据业务范围及当年工作任务，编制平常文件材料立卷运用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必需简明准确，并编上条款号。

4、公文承办人员应刚好将办理完毕或经领导签发的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职档案人员归卷。

5、专（兼）职档案管理员应刚好将收集的文件材料，根据“案卷类目”条款，放入平常保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

6、公司档案年度立卷工作由档案室负责统一规范立卷，保证案卷质量，各相关部门专（兼）职档案人员协作，共同做好档案的立卷、组卷、编目工作。

五、文件归档与移交

1、各部门文档应于次年三月份以前向档案室移交；

2、《移交清单》（见附表一）一式二份，清单上需包含的内容：文件名称、文件号、行文日期、文件页数、是否原件、文件密级、移交人、监交人、接收人信息。

3、文件移交清单三方签字为有效。

4、公司档案资料分类组卷由行政部统一规范，详细的分类标准为：先大类（行政管理、经营、科研、后勤），后部门（董事会、行政、人事、财务部、项目部等），再小类（文件在前、资料在后）。

5、保管期限分为永久、长期（50年）、短期（15年）三种。新规则对2023年以后形成的归档文件，保管期限分为永久、长期（30年、10年）两种。

6、确定文件材料归档范围和划分保管期限的原则是：

（1）从维护公司历史面貌完整动身，用全面的、历史的、发展的观点，分析和鉴定文件材料的现实作用和历史作用，以文件材料形成部门的职能作用及文件材料的详细内容作为判定归档范围和划分保管期限的基本要素。

（2）凡是记录和反映公司主要经营管理活动、中心工作和基本历史面貌的，在维护公司权益等方面具有永久性凭证价值和文化价值，对公司有长远利用价值的各种文件材料应定为永久保管；

（3）凡是记录和反映公司经营管理活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值，在维护公司权益方面具有凭证性价值的文件材料，应定为长期保管。

7、案卷质量总的要求是：遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件资料之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

8、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，放在一起，不得分开；绝密文件单独立卷。

9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最终一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年；工程资料放在项目验收年度；其它文件的立卷根据有关规定执行。

10、卷内文件材料应区分不怜悯况进行排列，密不行分的文件材料应依次序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的亲密联系并进行系统的排列。

11、卷内文件材料应按排列依次，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右下角，背面的左上角打印页号。

永久、长期和短期案卷必需按规定的格式逐件填写卷内书目。填写的字迹要工整。卷内书目放在卷首。

12、有关卷内文件材料的状况说明，都应逐项填写在备考表内。若无状况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。

六、档案的保管、统计

1、公司档案资料实行专人、专柜、专室管理。

2、公司档案资料的保管按机构、年度、保存期限、编号次序进行保管，并编制好案卷书目等工作。

3、档案管理员须做好档案资料的爱护工作，做到“八防”：防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防鼠、防霉、防光。

4、公司档案实行计算机监控管理，实现档案管理的规范化、自动化、现代化。

5、公司档案室应当加强档案的管理和利用，定期对档案的价值进行鉴定。

6、声像档案在保管期限内须进行定期检查，防止档案的变质、退磁。对重要的声像档案应制作光盘保管。严禁私自撤销、清洗、消磁和修改。

文书档案的统计

7、文书档案要建立健全统计制度，对档案的收进、移出、库存、利用、销毁等状况进行统计，统计数据做到精确牢靠。

编制案卷书目、全引书目，专题卡片、资料等检索工具，便利利用，提高效率。

七、档案的查阅、借阅

1、公司员工查阅、借阅档案资料时，应严格按程序办理，填写《查（借）阅档案审批表》，档案室负责人对查（借）阅人、查阅档案内容、查阅时间和归还时间进行具体登记后方予查阅。

2、查（借）阅档案员工应依据申请内容进行查阅，对档案内容与本身工作无关的档案，一律不得查阅。

3、档案查（借）阅的批准人：一般档案由文件归属部门总监审批；隐私级以上档案由总裁或主管副总裁审批。

4、公司档案原件原则上不外借，如因工作须要确需外借带出，一般档案由行政部经理批准，隐私级档案由总裁或主管副总裁批准。对常用的档案资料，档案室可供应复印副本供借阅，副本在运用部门运用完毕后，应刚好交还档案室。严禁未经允许私自对档案资料进行复印和复制。

查（借）阅档案人员须爱惜档案，不得在文件上作任何标记、标记或涂改，不得在阅览桌上摆放茶水、墨水瓶，不得在阅览时吸烟，以免造成档案的损坏。

5、声像档案一般不得借阅。在不影响保密的前提下，经总裁或主管副总裁批准可用于公司内部学习、对外宣扬。

八、档案的销毁

1、对超过保管期限和确已失去价值的档案，档案工作人员应定期整理，进行销毁。档案的销毁详细见《档案销毁程序》。

2、档案须要销毁时，由行政部档案管理员提出销毁看法，经行政部经理睬同相关职能部门经理严格审查，并编制档案销毁清册，经公司相关系统总