文件和记录安全管理制度

文件和记录安全管理制度文件和记录安全管理制度一、制度目的为了加强文件和记录的管理，保障公司学问产权和商业机密的安全，确保公司信息资产的完好性、可用性、可控性，特订立本制度。二、适用范围本制度适用于公司内全部文件、记录的管理。三、管理职责1.公司领导层：对文件和记录安全导向负责。确立公司信息资产安全的战略方向，使得公司全部的信息资产都可以得到全面的保护。2.信息管理部门：负责文件和记录的安全保护。负责文件和记录的登记，存储，在发觉安全问题时适时发声安全警报，发出处理在引导下负责信息安全的人员针对安全问题进行查找和处理。3.信息管理者：负责文件和记录的用户审核，提交申请，以及全部操作，相关记录的存档和保管，确保有关记录数据的完整、输出掌控和备份管控等。同时贯彻落实公司保密管理体系，确保保密制度的合法性。4.信息使用者：必需遵守公司保密管理体系，定期参加安全培训,保证文件的安全使用。保护公司对外宣称的商业隐秘，保护公司的品牌形象，并负责妥当维护信息的安全性。四、制度内容1.文件和记录管理1.1登记：信息管理部门应当建立全面的信息登记制度，将文件和记录分门别类，核实登记信息，进行细致记录，以便备案，在可行的情况下对已经关联信息的文件和记录供给跟踪和查找。1.2存储：除特别情况外，全部文件和记录应当存储在比较合适的存储环境内，并且严格依照保密级别进行归档。使用管理制度对妥当保存有关文件和信息记录，定期对文件进行整理、鉴定，存档管理中规中矩，护照保证与信息安全相关的信息保存。1.3操作：将方法进行标准化，尽可能通过制度规范操作，本着“一个人口令其人来，一份文件令人做到”的精神，提高管理流程的清楚度，削减人为失误，避开由于操作不当所造成的信息泄露和数据丢失。2.文件和记录安全保护2.1备份：从文件和记录管理的角度，采纳适当的备份和恢复措施，以避开数据丢失和信息泄露的隐患。2.2署名：对文件和记录的紧要版权信息进行签约，规定版权的范围，对其在使用及分发等方面都要进行细小的管理。2.3安全掌控：除法规及合同文件规定或事先经过董事会或者CEO审核同意，任何人员不得非法删除、修改、复制、附加信息、发出或转让公司文件和记录。在保证公司外部信息公开的基础上，对内部信息进行审查，同时重视委托情况下的信息审查。2.4存取掌控：文件和记录的存取要进行严格的掌控，应依照用户的职责权限逐层进行授权掌控，并实行单点登录，确保有权限的人员才可以进行操作。2.5传送掌控和外网掌控：在涉及电邮、网页、FTP、PORTAL等通讯设施的信息通讯过程中，需要对信息取得来源，以及对网络对外传输的技术工作加强安全掌控。2.6销毁：信息处理部门需要建立保密销毁制度，对不再使用的文件和记录进行细致的管理工作，同另一品牌的公司协同进行处理，保证数据信息的安全性。五、制度执行1.新制度的推出，由信息管理部门负责宣扬和推广，就信息管理体系紧要性，加强学问的学习和宣扬活动，各层级管理人员均必需参加。2.认真落实新制度的推广工作，切实的相关管理人员进行培训，不断提高他们对文件和记录安全的认得和实践本领；3.落实新制度的审核和改进工作，建立一套完备、系统和强制可行的内、外部审核机制，加强对员工相关管理工作的检查和审核，适时矫正有关管理工作的不足；4.完成新制度的年度总结和成效评估工作，对制度策略进行调整完善。六、订立和修订程序本制度的订立和修订依照公司相关规定程序进行，须经公司领导层审批，并依据公司的规定做好相应的文件记录。七、附则本制度自发布之日起生效，相关标准和规定参见国家相关法律法规，有关责任规定遵奉公司规程。如本制度与其他公司规章制度相冲突的，以本制度为准。文件和记录安全管理制度在现代企业的信息化建设和整治中扮演着极其紧