档案室管理制度(6篇)

第第10页共14页档案室治理制度总则本工程内业资料依据对技术资料的要求进展归档治理。内业资料治理实行归口治理，谁负责谁治理的原则。相关职能部门有工程技术部、安全质量部、合同部、工地试验室、办公室等。健全各类资料的分类登记和借阅制度，责任到人。各部门内业资料统一归口工程部档案室，工程部设专人统一治理2工程技术部负责工程质量掌握资料的治理。安质部负责质量保证体系、安全保证体系相关资料和业主、监理指令回复文件的治理。合同部负责施工打算、进度、本钱掌握等相关的工程治理文件的治理。工地试验室负责各类试验、检验资料的治理。办公室负责上级文件、会议纪要等文件的治理。其他部门负责本部门职责范围内的技术资料的保存治理。3质量掌握资料依据本合同段单位、分部、分项工程划分进展分类治理。其范围包括：路基土石方工程、构造物及防护工程、排水工程、涵洞通道工程、路面工程、桥梁工程、隧道工程、绿化工程、交通安全工程、收费站房建资料等，工程自检及工程质量检验评定资料、工程事故及处理状况报告、补救后到达要求的认可证明文件，桥梁竣工验收荷载试验报告，桥梁根底、梁的预制等强度、完整的检验资料，非正常施工记录，交工验收检测单位的试验、检测、评定资料等，施工日志、天气温度及自然灾难记录、测量原始记录等。质量保证体系资料包括施工质量保证体系和自检机构、投标文件总体施工组织设计与批复文件、主要工程技术人员更换资料和批复，各类质量治理制度(包括施工质量检验制度、质量岗位责任制度、技术交底制度、岗前培训制度)，隐蔽工程及质量检验照片资料等。安全保证体系包括安全技术交底资料、各类特别工种证件治理、施工人员档案治理、农民工工资发放资料，施工安全及文明施工文件等。工程治理文件包括施工机械到位状况、工程变更资料、计量支付资料，进度掌握文件(包括进度打算批准文件、进度执行状况、有关进度往来文件)，合同治理文件、缺陷责任期资料等。试验资料包括试验室及试验人员申报材料及批复文件、仪器设备检定及养护记录、各类试验台帐、样品和试件养护记录，标准试验、协作比设计及监理批复，试验记录和试验报告及其他资料。上级文件、会议纪要包括有关施工技术的会议纪要、协议、建设单位、监理单位发文、图纸会审记录，征地、拆迁原始记录及有关文件。技术文件及其它资料的保管和使用档案室由专人集中治理，本单位有关人员可以查、借阅。借阅文件资料应办理登记手续，为便于工作，借出访用的文件资料，用后应按期归还。各部门资料治理人员应生疏和把握本部门技术资料状况，各类技术资料均应分专业、分类立卷，并编制检查名目，补充资料要与原设计配套，变更设计要在原图上注明全部工程竣工移交后，应按档案治理规定，清理设计文件及各项资料，分别按归档、上交等方式予以处理。档案室治理制度〔二〕一、学校档案工作是学校治理工作的重要组成局部。建立健全学校各类档案，目的主要在于为学校领导和上级有关领导部门分析、总结、部署及调度学校工作和对学校工作做出决策，供给准确、牢靠的依据。学校要成立档案治理领导小组，设立专(兼)职档案治理员，认真贯彻实施档案法，抓好学校的档案建设。二、学校建立综合档案室，统一存放各种门类的档案，包括文书档案、教学档案、人事档案、基建档案、财务档案、音像档案、荣誉档案、学籍档案、安康档案、体育档案等。三、档案室要制定档案文件资料收集细目，各部门要依据这一细目全面准时地搜集各类档案资料，档案员要定期征集归档、建档。四、建立健全并认真落实好档案工作的各项规章制度，包括归档制度、保管制度、保密制度、借阅利用制度、鉴定销毁制度、档案统计制度及监视检查制度等。有档案达标打算，使学校档案治理工作走上标准化、制度化、科学化。五、严格完善归档制度。档案员和各部门要依据国家档案部门统一规定的规格和要求，明确归档范围，准时搜集立卷，严格立卷质量和保管期限。六、档案员要认真学习档案法规和处理程序，生疏学校各方面的工作，加强档案业务训练，努力提高自己的业务水平和治理水平。七、档案员要按时向上级档案主管部门呈报各类报告，做好各类档案检查预备工作。八、校内人员借阅业务性档案，须经有关领导同意前方可查阅，并办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。校外人员来校查阅档案，必需持有单位介绍信，经学校主要负责人批准前方可查阅档案。查阅者未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料，必需经档案室人员认真核对签署意见。九、健全各种检索工具，开发利用现有档案。不断挖掘档案信息，编制各种关心表册，扩大利用效劳范围，提高档案的利用效益。十、加强档案保密工作。档案室门窗要加固，备有消防器材，保持干净、枯燥、自然通风，严禁吸烟，留意防盗、防火、防鼠、防霉、防蛀，档案员不得将无关人员带进档案室，不得外泄档案中的机密。档案室治理制度〔三〕主题词：档案治理制度试行起草：校对：签发：类别：制度编号： 005一、目的。为加强公司档案的治理，确保档案信息完整、准确、系统、安全，有效地利用档案信息资源，维护公司合法权益，特制订本制度。二、范围。从公司成立和现在的公司、各级部门及员工在从事生产、经营、治理、公关宣传等活动中所形成的有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三条档案资源是公司进展的重要战略资源之一，其全部权归属本公司，由公司统一治理、调度和使用。第四条公司、各部门、员工都有供给和保护档案的义务。公司和部门负责人有责任加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作正常开展；并按规定定期向公司档案治理部门移交档案。第五条档案资源实行统一治理、信息共享、便利使用的根本治理原则。其次章档案机构及治理模式第六条机构设置公司行政部设立档案室；在各部门设置档案治理岗位。第七条工作职责公司档案室：1、负责制定和完善相关治理制度、工作标准和标准，规划档案系统，确保档案安全和便利利用。2、负责公司的档案、收集、整理、治理工作，供给档案。3、对部门的档案业务工作进展指导、监视。4、向各级领导报送档案及效劳相关数据。5、推行档案信息化治理，逐步提高档案工作效率。6、收集保管表达公司进展历程、标志公司重大大事的相关资料。7、各部门档案治理岗：1、负责本部门档案材料的收集、整理及效劳工作。2、负责向公司档案室定期供给档案收集、整理及利用相关数据。第三章接口关系及职责第八条公司分管领导、公司行政部经理为该部门档案工作主要责任人。负责催促该单位档案的收集、归档工作。第九条各部门按月收集、整理本单位在本月中形成的、有保存价值的各种文件材料。按规定的范围、日期、要求将形成的档案材料移交到档案治理部门。负有保护公司档案资源和未归档的文件材料的义务。对已移交的档案材料的真实性负责。第十条各资源部门财务部门。根本建设工程工程、大型设备仪器档案材料未移交到档案治理部门即档案治理部门未出具该工程档案材料交接清单不得结算。工程验收鉴定组织机构。在对工程责任单位的工程作结项验收、鉴定时，其工程验收资料应由档案治理部门供给(工程责任单位应提前将工程档案材料移交到档案治理部门)，不得索取、承受非档案治理部门供给的工程文档。第十一条公司、部门、员工自觉维护公司利益，保护公司档案资源。准时将工作中形成的档案资源送交相应人员进展集合、整理。保护好所借档案材料，不得损坏、遗失、私自向第三方泄漏相关信息，自觉维护档案的信息安全，并按时归还。第十二条管辖权但凡公司所属档案和有保存价值的材料都必需交由档案治理部门治理，其他任何部门和个人不得私存、转让、销毁。公司档案室：公司所属部门档案的治理和效劳工作。公司对外签署的投资、金融方面的合同、协议。表达公司进展历程的重大大事的相关资料。非本制度规定，由公司领导指定由档案室保管之档案的治理与效劳工作。各部门或档案治理岗：本部门形成的档案材料(公司档案室管辖的除外)的治理与效劳工作。第十三条档案的分类公司档案依据其形成内容分为如下九类：运作档案(三会、投资、设立及变更材料等)行政治理档案(行政事务、公关宣传、资源配置等)经营治理档案(打算统计、财务金融治理、对外经济活动形成的合同、协议)学术争论档案(公司学术活动、科研工程、培训资料等)根本建设档案(合同、协议、验收报告等)财务会计档案(报表、帐簿、凭证及其它会计资料)人力资源档案(人力资源登记册、个人档案、培训记录等)教学档案(各类培训、教材、记录、成绩等)党群工作档案(党务工作、共青团工作、协会工作等)第十四条档案归档流程。由归档人员填写移交清单，经档案治理人员确认并在移交单上双方签字后接收。归档文件质量要求：1、应当归档的文件材料由相关责任人收集齐全，按归档要求初步整理后，填写移交清单一式二份后向公司档案治理部门移交归档。2、归档的文件材料必需保持其成套性和完整性。3、归档的文件材料必需文实相符，准确地反映公司各项活动的真实面貌和历史过程。4、归档的文件材料必需层次清楚，保持其有机联系，符合其形成规律。5、对完整系统的归档文件材料，必需按序整理。6、归档的文件材料必需签署完备、印鉴齐全。7、归档的文件材料要求载体优良、格式统一、书写清楚、字迹干净、图线清楚、装订整齐美观。不得使用圆珠笔、铅笔书写档案材料。8、基建档案、以光盘、软件等为载体的电子信息档案，归档部门应编写归档材料简要说明。归档时间和数量要求：1、经营合同签署完毕后即归档一份。2、工程工程必需先归档，后验收。验收后一周内补归验收过程中形成的文件材料。3、重要设备仪器开箱验收后，其所属资料马上全部归档。安装验收后，应马上将竣工报告、验收报告等归档。4、文件材料每月头五天内归档一份。5、会计档案每年其次季度移交前一年档案材料。6、人力资源档案每季度第一个月 日前整理归档上季度档案。7、教学档案形成后马上归档。8、部门撤销。原部门负责人应做好文件材料的整理工作，移交档案治理部门，任何个人不得带入其他部门。第十六条监视。公司行政部定期或不定期地对各部门档案工作进展检查以监视其执行状况。第十七条销毁。须报经公司总经理/董事长、档案室负责人几方批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。第十八条档案利用。供给利用是档案工作的核心内容，档案治理人员必需主动、乐观了解公司、各项工作的需要，广泛开展档案利用工作，在供给效劳中要严格把握档案利用审批，以维护公司利益。档案利用流程：申请人提出申请—审批人审批—档案治理部门供给利用—按时归还。审批权限：一般档案及隐秘档案—部门负责人或其授权人审批；机密档案—公司负责人或其授权人审批；绝密及重要档案—公司总经理/董事长或其授权人审批。非公司人员原则上不允许直接借用或查看公司的任何档案材料。如确需借用或查阅的，须取得公司档案室负责人同意后报经公司总经理或其授权人批准。第十九条档案库房应当设在安全、防盗、防潮、防火、防光、防尘、防虫的建筑内。其次十条档案室应在内部办公信息系统中公布并定期更各类保藏档案名目和借阅治理方法，便利档案的有效利用。其次十一条档案安全。全部档案必需确保其信息安全并做好备份工作。第五章责任及其它其次十二条本标准适用于公司、部门和全体员工。其次十三条有以下行为之一，一经查实，视其情节轻重，赐予记过失、停职反省，直至除名处理；造成经济损失的，据实赔偿或并惩罚款；触犯法律的移交司法机关处理：毁损、丧失或擅自销毁档案。擅自向外界供给、抄摘档案。涂改、伪造档案。未准时上报归档或治理不善的部门或档案治理者。其次十四条本制度自公布之日起实行档案室治理制度〔四〕一、档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地，是供给利用档案资料的重要场所，除经单位领导批准外，非档案治理部门的工作人员不得入内。二、档案库房设专人负责治理。库房内应实行有效的防护措施，保证档案安全。三、档案库房应设有防盗、防火、防潮、防晒、防尘、防鼠、防虫、防磁等“八防”的设备和措施；室内消防器材常年完好，性能良好有效；磁介质档案应用防磁档案柜存放。四、档案库房内应当安置温湿度计，环境的温湿度应相对稳定，库房的温度应掌握在14-24℃之间，相对湿度应掌握在 %之间。五、档案库房内应保持干净、卫生，不得堆放易燃易爆物品和与档案无关的物品。六、严禁在档案库房区范围内吸烟。七、门窗结实防盗，工作人员顺手关窗锁门，假期、节日要特别加强看护，确保安全。每天下班前，应关闭库房门窗，切断电源，确保档案安全。八、定期清扫库房卫生，保持库房与档案的清洁。九、机密以上文件不准任凭摘抄、复印，防止泄密。各类资料进入档案室，必需严格登记制度、借还制度，机密资料、各类档案严防丧失、严防泄密大事的发生。档案资料保密制度一、严格执行《档案法》和《保密法》，遵守党和国家的保密制度。二、对保管的档案资料内容、数量、存放位置等保密事项，不得外传和泄密。三、制止私自出卖属于国家全部的档案、资料。四、非本档案室工作人员未经允许，制止进入档案库房。五、销毁档案资料时需进展登记，依据保密规定派专人负责监销，严防泄密。档案资料供给利用制度一、凡本档案室保管的档案资料，一般只限于本单位各部门借阅使用，外单位借阅利用的，必需持有单位介绍信，经本单位主管领导批准方可借阅。二、借阅档案资料时间最长期限为 天，用完后马上归还，如需连续使用，应办理续借手续。三、借阅者必需疼惜档案资料，不得私自拆散案卷和撕去其中文件内容，不得随便圈画、涂改、抽取、撤换档案材料，未经领导批准和档案治理人员的同意，不得翻印复制。四、本单位职工个人因工作需要查阅有关档案资料的，须经主管领导批准。档案人员岗位责任制认真贯彻执行国家《档案法》和上级有关档案工作的规章制度。宠爱本职工作，有较强的责任心和事业心，努力学习档案治理的学问，不断提高档案治理水平。负责本单位文件材料的收集、整理、保管、借阅工作。生疏和把握本单位的档案状况，对库存档案定期检查、清理、调整和统计，做到帐物相符。依据需要编制各种检索工具，乐观供给利用，准时填写利用效果登记簿。帮助兼职档案人员和专业技术人员做好应归档文件材料的积存、立卷、归档、修改和补充。对已到保管期限的档案，会同有关领导和技术人员进展鉴定、销毁。严格执行保密制度，非经领导批准不得扩大档案的利用范围，不得擅自销毁档案材料，认真做好档案室的安全保卫工作。档案室治理制度〔五〕档案是大路工程的史册和信息库。档案治理的合理，科学，既可以反映当时的工作状况，又可以为今后开展工作供给参考资料和文献。为了建立完整的基建档案，提高档案治理的标准化和制度化，依据国家有关档案治理规定制定本制度。1、档案要求。名目条理分类清楚，档案的存放有序，有特地存放地点和治理人员，内容丰富、有价值。2、档案治理科学标准，细致全面。一、归档范围。上级发文、本处文件、各项报告批文、招投标文件；各类合同及附件、设计资料及图纸、设计变更、监理文件、施工日志及相关验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图及其他需要存档的文件。二、资料收集与治理：1、上级发文及本处文件原文由办公室收存，文件使用人员留复印件。2、工程档案资料按工程收集。3、自开工及在施工期间。报告、批文、设计资料、图纸由报批人和托付人收存；设计变更、工程洽商、合同等依据相应治理制度收存；监理文件、施工日志、竣工图各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证与设备说明书等均由工程负责人收存。4、工程竣工交付使用后工程负责人将全部工程档案收集后交档案治理人员，档案治理人员按规定装订成册，送交档案馆或处内存档。三、为协作各科室的需求，各项工程的有关文件资料还应做出备份文件，供各有关科室存档使用。四、为保证室内设备安全，做好防水防电工作，下班后将各种电源切断。五、本方法自 年 月起实行。档案室治理制度〔六〕档案室是学校档案存放的重要场所，因此必需承受必要的措施，以保证档案文件的储存和安全，强化对档案文件的科学治理，特制定档案库房治理规定。11、保证档案室的环境清洁，档案室内不能会客，各种食物不准带入。2、档案室内严禁吸烟或燃烧废纸，严禁在档案室内外存放易燃 物品。3、归档入室的档案文件必需登记入册，并且建立检索工具，对库存档案定期检查。4、档案室内必需做到。防火、防盗、防鼠、防虫、防潮、防尘、防强光、防高温、防有害气体。5、档案柜、橱、箱等预备应排列有序，避开阳光直射，留意通风，调整室内温度。6、无