2023年工学院档案管理办法

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篇1:工学院档案管理方法

原中工学院档案管理方法

一、总则

第一条为了切实贯彻落实国家教育部和河南省教育厅、省档案局关于档案工作的指示精神，加强学校的档案工作，有效维护档案的完整与平安，更好地为教学、科研和各项管理活动服务,依据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)、《一般高等学校档案管理方法》和有关档案法规，结合我校实际状况，特制定本方法。

其次条本方法所称的档案是指原中工学院在教学、科研、党政管理、人事管理及其它各项活动中直接产生的，有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条学校档案实行集中统一管理的原则，确保完整、精确     、系统和平安，便于开发利用。

第四条档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是学校进行科学管理、教学评估的重要组成部分。档案工作纳入学校工作方案，纳入管理制度，纳入相关人员的职责范围，并在人员、经费、库房、设备等方面赐予保证。

第五条档案材料是开展教学、科研、生产、建设及各项管理工作的真实反映，是连续开展各项活动的重要依据和必要条件。全校教职工有爱护档案并利用开放档案的权利和义务。

二、领导体制和机构设置

第六条学校档案工作由一名学校领导分管，并主动接受上级部门的指导、监督和检查。

第七条学校设立综合档案室，隶属学院办公室。学校各院系(部)、处、所、中心必需明确一名负责人分管本单位的档案工作，并配备1～2名兼职档案员。

第八条学校综合档案室负责统一管理全校的各类档案，并对各立卷单位兼职人员的业务实行指导、督促、检查。兼职档案员接受综合档案室的业务指导，负责本单位档案材料的收集、整理、鉴定和立卷归档工作。

三、档案管理

第九条学校综合档案室应依据上级有关规定，建立健全档案工作各项规章制度，编制学校档案分类方案及档案保管期限表，对各类档案进行科学分类、编号、编制多种形式的检索工具，提高档案利用率。

第十条学校各部门和个人应根据我校公文处理方法及相应规章制度，精确     、完整地将在公务活动中形成和积累的文件材料，按时向本部门或综合档案室移交。

其中，职能部门和按年度归档的部门档案,应在次年5月30日前归档;教学部门和按学年度归档的部门档案,应在次学年11月1日前归档;科研、基建等部门档案，应在项目鉴定完成后6个月内归档;财会档案应在财务部门存放3年以后移交学校综合档案室。任何部门和个人不得以任何理由将档案据为己有或拒绝归档。

第十一条学校严格实行由文件形成部门及课题组立卷归档制度。在工作结束或告一段落后，兼职档案员必需将应归档材料收集齐全，依据其自然形成规律和内在联系，根据《原中工学院档案实体分类方案》加以系统整理、组卷，经部门主管领导批阅后，按时向学校综合档案室移交。

第十二条应归档文件材料的范围应遵照《原中工学院文件材料归档流程》和《原中工学院档案实体分类方案》的规定执行。归档文件的材料载体应符合《原中工学院各类归档文件载体使用要求及书写规范》

学校规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

第十三条原中工学院档案共分十大类：党群类、行政类、教学类、科研类、产品类、外事类、基建类、设备类、出版类、财会类。

四、档案的利用

第十四条综合档案室保存的档案，主要供本校利用。其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经学院办公室主任或综合档案室主任同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题、党和国家机密，须经学校主管领导批准;涉及查、借阅他人的科研课题的需经课题组负责人同意。

第十五条综合档案室应编制必要的检索工具，乐观开展档案的编研和信息开发工作。

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第十六条对于重要的、宝贵的档案和资料，一般不得供应原件使用。如特别缘由确需使用原件的，须经学院办公室主任批准并办理必要的手续，最长借阅时间不得超过10个工作日。

第十七条综合档案室对外实行有偿服务，收费标准由学校财务处制定。

五、考核与奖惩

第十八条学校建立档案工作检查、考核和评估制度，明确岗位职责，对优秀的工作人员和突出的服务业绩、讨论成果赐予嘉奖。

第十九条对于违反本方法的行为，视情节和后果的严峻性，将赐予处理：凡是不按规定归档的，取消该部门和责任人的评先资格;对档案造成损坏的，将视严峻程度赐予相应处理。后果特殊严峻，违反了《档案法》的行为，应根据《中华人民共和国档案法实施方法》规定的程序和处理方法予以惩罚，并按有关规定建立备案制度。

有以下行为者，依据情节轻重，建议直接责任人所在单位赐予行政处分;情节严峻构成犯罪的，依法追究刑事责任：

1.损毁、丢失档案的;

2.将公务活动中形成的应归档的文件材料据为已有,不按规定或不按期移交档案的;

3.涂改、伪造档案的;

4.擅自供应、抄录、公布、销毁档案的;

5.倒卖、出卖档案的;

6.携带禁止出境的档案及其复制件出境的;

7.档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

六、附则

其次十条本方法由学院办公室负责解释。

其次十一条本方法自发布之日起执行。原《郑州纺织工学院档案管理方法》同时废止。

篇2:工学院教学院系(部)档案资料管理方法

原中工学院教学院系(部)档案资料管理方法

(试行)

为了加强我校教学院系(部)档案资料的管理，维护档案的完整与平安，更好地为教学、科研和各项管理活动供应准时有效的服务，依据《原中工学院档案管理方法》，结合我校实际状况，特制定本方法。

一、基本原则

(一)依据国家教育部《一般高校档案管理方法》关于"高校档案实行分级管理'的精神，我校档案分为校级综合档案和院系(部)级档案资料两级管理。

(二)凡是教学院系(部)在教学、科研、党政管理以及其它各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表和声像等各种载体的文件材料，均属院系(部)级档案资料范畴。

(三)教学院系(部)档案资料中，除按规定移交学校档案部门的，其余应归入院系(部)级档案。教学院系(部)档案实行统一管理的原则，确保完整、精确     、系统和平安，便于学校各项工作的开发利用。

(四)院系(部)档案资料的管理实行"三纳入'，即：纳入院系(部)的工作方案;纳入院系(部)的管理制度;纳入院系(部)领导和管理人员的职责范围。做到"四同步'，即：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

二、领导体制及职责

(一)教学院系(部)档案工作由教学行政管理部门和有关业务主管部门领导，同时接受学校综合档案室的业务指导、监督与检查。

(二)各院系(部)必需明确1名领导分管本部门的档案工作，并配备1～2名兼职档案员。各院系(部)兼职档案员，应仔细做好本部门档案资料的收集、整理、统计、利用等工作。

分管档案工作的院系(部)领导职责范围：

1.将档案工作纳入本院系(部)管理工作方案，制定有关制度并仔细执行。

2.支持部门档案工作，定期检查、讨论部门档案工作状况，并关心解决档案工作中遇到的实际问题。

院系(部)兼职档案员的职责范围：

1.仔细学习《档案法》和档案工作各项规章制度;

2.负责做好本部门的档案基础业务工作：

(1)统一管理本部门形成的全部档案材料;

(2)负责收集、整理、鉴定、保管、利用、统计本部门的档案资料工作;

(3)整理的案卷齐全、完整，质量符合规范;

(4)按期向学校综合档案室移交档案。

3.接受学校综合档案室的业务指导与监督，参与学校档案部门组织的有关活动;

4.会同学校综合档案室对本部门归档后的档案进行调整、补充、复制及鉴定、销毁工作。

三、教学院系(部)档案资料归档范围

教学院系(部)档案资料归档范围主要分为：党群类、行政类、教学类、讨论生工作类、科研类及其它工作类。详细类目见附表。

教学院系(部)其它有保存价值的材料，除了应移交校综合档案室的材料外，可依据详细内容自行划定院系(部)保管类目。内部行文参照学校党字[2022]16号《原中工学院公文处理方法(修订)》执行。院系(部)保存老师个人基本信息资料，可依据各教学院系(部)详细状况设置分类。

四、教学院系(部)档案资料保管期限

除移交学校综合档案室的档案材料外，各类教学院系(部)的档案资料自产生之日起至少应在本部门保存5年，设备档案资料随设备保存。

五、教学院系(部)档案资料整理要求

(一)依据材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则，同时视档案资料的内容、数量和载体形式等状况，对档案资料进行系统整理，组成卷式或盒式;

(二)卷(盒)内材料一律拆掉金属物，对破损的材料应进行修补;

(三)同类纸质材料的纸型应保持全都，文中密不行分的插图、照片应插入文字材料内;

(四)按挨次编写页号;

(五)规范填写卷内文件名目;

(六)填写案卷标题，制作检索工具;

(七)按规定应移交学校综合档案室的案卷,需办理移交手续。一式二份填写移交名目，部门和学校综合档案室各执一份备查。

附表：教学院系(部)档案资料积累范围

附表：

教学院系(部)档案资料积累范围

党群类

序号类目名称

1总支工作方案、总结、会议记录、重要报告、调查材料

2总支改选工作请示、批复

3党建工作及有关材料

4人员奖惩及有关材料

5师德师风建设材料

6其它有保存价值的材料

行政类

1上级部门及学校领导到院系(部)检查工作的记录及整改方案

2工作方案、总结、请示、报告、批复、会议记录

3开展各类重要学术活动和工作调研的文件材料

4与外单位签订的合同、协议及协作材料

5基础数据统计、大事记及重要资料

6师资建设规划

7学校及本院系(部)各项工作规章制度

8同学二课活动材料

9毕业生合影照片

10同学思想工作、奖惩等材料

11内部自办的刊物、简报

12其它有保存价值的材料

教学类

1专业综合培育方案、教学执行方案、教学大纲、教学进程表、总课表

2院(系)级学位评定委员会名册及学位委员会会议记录、打算、方案、总结

3专业建设、课程建设、试验室建设规划

4专业设置、专业调整的请示、报告、批复(复印件)

5毕业设计(论文)题目及成果汇总

6课程设计、毕业设计(论文)及评审看法、优秀实习报告、总结

7老师工作量核算表及相关登记材料

8教学检查、评估和各类教学竞赛评奖材料

9修改教学执行方案审批单、教学日历、典型教案

10各专业校考课程试卷样卷、标准答案及评分标准

11同学原始成果单、期末考试试卷、期初补考试卷，试卷分析，更改同学成果申请单，系考课程评分依据

12本部门任课老师名册、班级同学名单(各学期学籍异动后的空白名单)、各学期学籍异动资料(各类审批表及汇总表)

13各专业毕业答辩工作方案、总结、答辩记录

14学科竞赛有关材料(通知、进程支配、试卷、结果)

15有关学科建设、试验室建设的方案、评估材料

16实习基地建设有关材料

17听课记录等有关材料

18各专业教材使用一览表，本院系(部)老师自编、主编教材、教学指导书、实习指导书样书及获奖状况

19教学改革方案、项目评奖材料

20试验室任务及人员增减变动状况

21其它有保存价值的材料

讨论生工作类

1学校及本院(系)讨论生工作进展规划、培育方案、教学大纲、方案

2学校及本院(系)讨论生学位工作、学科建设的规定、方法、条例

3博士、硕士学位授权点、重点学科申报和管理工作请示、批复、检查、评估材料

4本部门讨论生工作方案、总结及各类统计表

5院(系)级讨论生学位评定委员会名册及会议记录、决议

6讨论生导师名册

7讨论生培育工作量核算材料

8硕士学位答辩工作方案、总结、答辩记录、毕业审批及学位授予材料

9讨论生学位论文及题目、成果汇总

10讨论生教学专题会议记录、纪要

11讨论生奖惩及学籍处理有关材料

12讨论生名册

13其它有保存价值的材料

科研类

1院系(部)教职工科研项目、著作、作品及发表论文一览

2学校及本院系(部)关于科研工作的规章制度

3老师申请专利的受理通知书、授权证书(复印件)及统计表

4老师科研嘉奖有关材料(包括奖状、证书复印件)

5老师科研项目和成果应用于教学过程及同学培育的有关材料

6教学院系(部)学术委员会记录、打算等材料

7其它有保存价值的材料

设备类

1开箱记录及装箱单

2安装调试记录和双方签字移交文件、保修单

3验收报告及文件材料

4索赔来往函件及结果文件

5设备说明书及全套随机文件

6使用、检修、故障事故记录

7重大事故的调查分析及处理看法

8技术改造和开发过程中形成的技术文件

注：此类特指单价在5万元以下的仪器设备材料

篇3:工学院印章管理方法

原中工学院印章管理方法

第一章总则

第一条为规范学院的印章管理，依据上级有关文件规定，特制定本方法。

其次条本规定所指印章包括学院党政印章(含钢印)，党政职能部门印章，各教学、教辅部门党政印章，学院各种业务专用章，群团组织印章，院内各社会团体(各种协会、学会、联谊会等)印章及院领导手章(包括签字章、私章，下同)等。

其次章印章申请、刻制和启用

第三条印章申请

(一)印章刻制的申请：因业务需要或组织变更需刻制印章时，由主办部门填写"刻制印章申请书'，并附学院或上级有关部门批准成立该机构的公文，报送学院办公室。

(二)印章换发的申请：印章印文磨损需要换发时，由用印单位提交换发申请书，并于文尾加盖印模，标明制发日期，报送学院办公室。用印单位到学院办公室领取新印章时，需将磨损的旧印章交回学院办公室。

(三)印章补发的申请：印章损毁或遗失时，监印人员除向学院办公室报告并依法公告作废外，应填写补发印章申请书，并附原印章的种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过及失职人员的处理看法，送学院办公室核定后，由管理部门补发。补发印章的印文字体应有异于原印章，以示区分。遗失的印章寻获时，须马上交学院办公室处理。

第四条印章的核定及制发

(一)学院党政印章(含钢印)由河南省高工委和教育厅核定。

(二)学院党政职能部门、教学与教辅部门、院直属单位、后勤服务中心的印章，由学院办公室主任审核，学院主要党政领导批准，学院办公室制发。该类印章为圆形，直径40毫米，中刊五角星或党徽。

(三)各种业务专用章(如财务专用章、支票专用章等)、社团组织(如各种协会、学会、联谊会等)印章，由学院有关职能部门签署看法，学院办公室主任审核，学院主管领导批准，学院办公室制发。该类印章为圆形，直径35毫米，中空。也可依据需要刻成椭圆形或其它外形。

(四)处级讨论机构的印章，由科研处签署看法，学院办公室主任审核，主管科研的院领导批准，学院办公室制发。该类印章为圆形，直径40毫米，中刊五角星。

(五)领导手章的刻制，经学院领导同意，由学院办公室主任核准，学院办公室制发。签名章由领导亲笔书写，刻成长方形。依据工作需要，院领导可刻制中文或英文手章。

(六)处级部门负有行政管理职能的下属单位原则上不另制发印章。因工作需要确需制发印章的，由所在部门提出申请，具体说明印章的名称、用途、式样和规格，经学院办公室主任审核，学院主管领导批准，学院办公室制发。该类印章为圆形，直径35毫米，中刊五角星或党徽。

(七)学院工会、团委的印章按本条其次款办理，各二级团委(团总支)印章按本条第六款办理。

第五条刻制本规定第四条其次款所列印章，由学院办公室依据单位申请，拟写公函，经公安机构审批，到指定地点刻制。刻制其它各类印章，由学院办公室依据详细状况打算自办或由用印部门承办。

刻制学院处级单位党政印章所需经费，由学院支付;刻制其它类型印章及处级单位下属部门印章所需经费由各单位自付。

第六条印章的启用

(一)启用印章一般应从便于工作连接上考虑，确定印章的启用时间。在选择启用时间后，提前向有关单位发出正式启用印章的通知，注明正式启用日期，并附印模，重要印章同时要报上级备案。

(二)院内印章的启用由学院办公室负责，启用通知由学院领导签发。

(三)接启用通知后，用章单位负责人或办公室主任、部处秘书到学院办公室办理领取手续，留下印模、签字，同时将应作废的印章交回学院办公室。取送印章要按取送机密件对待。

(四)业务专用章的启用由各单位领导自行确定。对外产生效用的印章，如财务专用章、支票专用章等，在启用前应将启用时间、印章样式通知各有关单位。

(五)启用印章前应把握识别真伪的方法。学院办公室和受印单位都须把启用印章日期的材料和印模立卷归档并永久保存。

第三章印章的管理

第七条学院办公室是学院各类印章的综合管理部门，学院党政职能部门、教学教辅及其它直属单位办公室是其印章的管理部门。学院办公室及各单位办公室应指定专人负责印章的审核、制发、补发、检查等管理工作。

学院办公室应建立印章刻制登记表，分门别类(如党、政、工、团等)和分时段对所刻制的印章进行登记，拓具印模、样本，依序装订成册，以利管理。学院及其它单位，亦应建立印章登记本，对本单位印章进行管理。

第八条各单位党政正职领导以及分管领导应对本单位各类印章的使用状况进行监督、检查。学院办公室主任，未设学院的系、部(学院)、中心、直属单位的办公室主任，机关部处秘书负责本单位印章的保管和使用(负责印章保管和使用的人员称为监印人员，下同)。学院的印章由学院办公室统一保管。印章平日随用随锁，假日加封。如有遗失或误用，由监印人员负完全责任。

第九条对不符合规定、不符合手续的用印，监印人员应提出异议并向本单位领导或学院办公室报告。要提高警惕，严防私用、盗用公章。

第十条印章不固定换发年限。各单位监印人员对本单位各类印章每年至少检查一次，学院办公室不定期对各单位现有的各类印章进行检查、核实。

第十一条主管、监印人员交接时，应拓具印模样本，列册专案移交，并在学院办公室备案。

第十二条印章遗失时须马上向单位领导、学院办公室及保卫部门报告，并依法公布作废。

第四章印章的使用

第十三条印章的使用范围

(一)学院印章代表学院的法定名称，体现学院的权力、凭信和职责，可对内对外使用。

(二)部门、单位印章只能以单位或部门名义在学院授权范围内或学院批准经办业务的权责范围内使用，一般不对外使用，更不能未经学院授权对外签订具有法律效力的合同及其它契约类文书。对外使用时，不具有独立的法人资格，没有法律效力。对超出学院授权范围或部门职责擅自使用而产生的不良后果，学院不负法律责任，并要追究当事者个人及其单位领导的责任。

(三)专用印章是学院及各职能部门为履行自己的某一项特地业务而使用的印章。印文中除刊有机关或单位的法定名称外，还刊有特地的用途，如"财务专用章'、"证明专用章'等。专用印章不能代表学院或部门的权力，只代表