机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

美国国家档案馆外景老布什小学一年级的成绩单(07年5月30_6月1日展出)美国《独立宣言》等开国文献

2005年4月29日，北京大学向连战主席赠送纪念品连战母亲在北大学习时的照片2006年12月18日，国家档案局局长杨冬权签署第8号令，正式发布施行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，这是我国档案工作的又一项重大改革，对各级机关正确界定文件材料的归档范围和保管期限，具有重要意义，标志着我国档案工作法制化、规范化工作又有了新的进展，是各级机关档案基础业务建设的法规依据和执行标准。第一讲认识《规定》的创新特点

一、新《规定》是将两个文件合二为一，并将业务文件上升为行政法规

这次发布施行的新《规定》，是国家档案局根据新时期机关档案工作面临的新形势、新问题和新要求，对1987年《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》（国档发[1987]27号）两个业务文件进行合并，并加以充实和修订，重新发布的一个重要法规。

新《规定》以“令”的形式颁布施行，首次将业务文件上升为行政法规，使其具有法律效力，这充分体现了国家档案行政管理部门对机关确定文件材料归档范围和划分档案保管期限工作的高度重视。

新《规定》的发布实施必将对机关今后正确界定文件材料归档范围、准确划分文书档案保管期限，及时开展档案价值鉴定工作，确保国家档案资源的齐全完整起到积极的推动作用。二、对文书档案保管期限的划分方法作了重大改革

1987年《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》中的保管期限为“永久”、“长期”和“短期”三种，“短期”保管期限为1～15年，“长期”为16～50年，时间期限界定较为模糊、冗长。

新《规定》中仅有“永久”和“定期”二种，并且对“定期”保管期限实行了标时制，分为30年和10年两个具体年限，时间期限规定更为明确、具体。

这样既有利于档案保管流程的畅通，使机关库藏档案处于优化状态，又解决了档案保管的有期无限和鉴定而不毁的问题，有利于引导对到期档案的及时处置,提高了档案价值鉴定工作的质量和效率。三、突出了立档单位的主体地位

《规定》在界定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限时，与原来的规定相比，新的规定充分体现了“以我为主”的指导思想，突出立档单位的主体地位，淡化非立档单位的作用和地位，涵盖了本机关主要职能活动的所有范围，特别是各类反映单位主要职能活动、基本历史面貌、与群众切身利益息息相关的业务档案全部纳入归档范围，避免了重要文件材料的散失和缺漏，解决了各部门之间文件材料的重复归档问题。

永久保管的文书档案主要限定在本机关形成的文件。在表中涉及本机关自身活动的保管期限有77项，占总共84项的91.7%，有利于维护本机关文件的完整性。

如《规定》在界定机关文件材料归档范围时，增补了“机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料”条款，以强化立档单位的主体地位。四、条款进一步细化，充实了一些新领域的文件材料

这次随《规定》颁布的《文书档案保管期限表》涉及保管期限界定的条款为84项，比1987年的63项增加21项。

一是新《文书档案保管期限表》对有关名词术语解释更加科学、规范，概念定义更加清晰、细化。如新表中重新对“机关物资”和“国有资产管理”等文件材料进行了充实和增补。

二是新的文书档案保管期限表中还充实了一些有关行政管理、行政审批、产权关系和个人权益等新领域的文件材料。如：在新《文书档案保管期限表》中，增补了“行政管理、执法活动中形成的文件材料”、“房产、土地所有权和使用权的文件材料”、“职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续”、“纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料”、“人事考核、职称评审工作文件材料”、“保卫部门的安全检查、调查记录”等多项条款。五、调整了一些文件材料的保管期限

新《文书档案保管期限表》中，凡是涉及与个人权益有关的档案，这次绝大多数调整为永久保管。如：“职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料”由长期调整为永久保管。人事任免、人事考核、职称评审等文件材料全部调整为永久保管。

新增加的涉及行政执法、行政审批、产权关系有关的档案，大多数被界定为永久保管。如：“不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料”、“20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料”等被界定为永久保管。

上级或下级机关的文件材料，在本机关归档时，其保管期限也有所下调。如“上级机关制发的属于本机关主管业务的一般文件材料”由长期下调为10年保管；“下级机关报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料”由长期下调为10年保管。六、“备案制”改为“审批制”，加大了档案行政管理力度。

在1987年的规定中，各机关制定的文书档案保管期限在经本机关领导人审查批准施行后，报同级档案行政管理部门备案。新的规定改变了过去备案的做法，将“备案制”改为“审批制”，建立了机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审批制度，即“各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行”。

通过该项条款，切实加大了各级档案行政管理部门的管理力度，对建立行之有效的机关文件材料归档的监督和管理体系必将起到重要的作用。第二讲文件材料归档与不归档及保管期限的规定

一、机关文件材料归档范围

三要素：

1、本机关工作活动中形成。即公文的内容真实地再现本机关产生发展的历史轨迹，客观地反映机关的管理活动。

2、办理完毕。指公文在处理程序上已经运转结束。发文，各个工作环节已经完成。收文，完全实现了文件的现实执行效用。

3、具有查考利用价值。指：（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关，同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。二、机关文件材料不归档范围1.上级机关普发的不需本机关办理的文件材料；2.任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；3.本机关文件材料中的重份文件、复印本；4.无查考利用价值的事务性、临时性文件；5.一般性文件的历次修改稿、校对稿；6.不需办理的一般性人民来信、来访纪录、电话记录。7.外机关与内部机构抄送的文件材料；8.本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；9.有关工作参考的文件材料；10.无特殊保存价值的信封；11.下级机关报送的供参阅的信息材料；12.其他无查考利用价值的文件材料。三、档案促保管倘期限的的划匠分（一棋）永坦久：1.本机蒜关制裹定的毛法规艇政策喂性文楚件材兆料；2.本机忘关召趋开重柱要会汽议、椒举办你重大事活动跟等形甲成的使主要要文件份材料场；3.本机法关职锡能活慢动中麻形成解的重橡要业收务文奇件材富料；4.本机啊关关源于重钻要问顽题的饰请示字与上腐级机喇关的假批复枯、批耗示，尘重要那的报蝴告、咬总结肠、综阔合统毒计报摘表等俊；5.本机床关机器构演部变、崖人事栏任免筒等文带件材默料；6.本机洒关房暑屋买迎卖、僚土地槽征用允，重俱要的帜合同架协议斩、资萍产登区记等锅凭证蜘性文选件材恒料；7.上级茅机关棍制发派的属货于本扛机关启主管匀业务均的重案要文列件材冲料；8.同级疫机关息、下贝级机盗关关毙于重轻要业涝务问瓣题的以来函递、请巧示与承本机李关的斜复函转、批考复等命文件柔材料径。62（二蛋）定电期：（一买）本揪机关额职能戒活动芹中形晓成的遇一般观性业熔务文心件材绍料；恩（换二）漏本机配关召顺开会析议、早举办炼活动秤等形岔成的闲一般量性文械件材煤料；络（棍三）写本机帆关人堪事管毁理工技作形付成的向一般倘性文下件材格料；拦（声四）饱本机分关一锄般性街事务木管理获文件咳材料洗；喉（五介）本盛机关晋关于挺一般啊性问同题的渴请示磁与上赠级机系关的纲批复读、批策示，菜一般火性工危作报爷告、扭总结饼、统泽计报拆表等校；嘉（六及）上酿级机列关制素发的歪属于研本机插关主发管业定务的尤一般激性文双件材甚料；污（垫七）贿上级察机关取和同票级机历关制驳发的己非本绑机关挨主管果业务密但要烧贯彻携执行典的文遵件材执料；咱（栏八）厦同级赶机关闻、下战级机荷关关凭于一树般性约业务份问题触的来座函、道请示脏与本罢机关霜的复斜函、债批复捉等文史件材躬料；怠（哭九）瓣下级岩机关垒报送拒的年野度或程年度蔽以上逮计划挪、总群结、皇统计哨、重害要专笑题报裳告等划文件帖材料瞒。54要注慈意的想两点:机关电形成吹的人旷事、安基建效、会伙计及侮其他削专门缓文件敌材料磁的归路档范愤围和中档案响保管便期限替，按计国家邮有关已规定油执行呼。机关外对应劲归档食电子秧文件汇的元开数据徒、背岗景信拨息等寇要进乒行相车应归街档。第三擦讲垮机关垄文件扰材料裂归档纯范围弊及付保管南期限降的拟庄订一、玩文件衣材料涝归档善范围捏及保场管期街限表瞧拟订贸的前矮期准撞备工举作：建立忆机关赵文件凭材料顾归档色范围劲和档妇案保久管期芝限表雪，是顽一个判机关仁科学盈合理界、系健统完辅整甄骄别文木件价速值、翅划分滩保管互期限合的标恢准性职文件骡，是语每个友单位笋档案物工作洞中必至不可啦少的拿档案叠业务乒文件毯，也挨是各隔单位榆必须杠要建室立的饰一项四重要后制度森。１、夺认真狂理解辟国家厨档案揭局颁场布的《机关饼文件民材料直归档晋范围车和文肾书档药案保尼管期作限的笼规定》，吃辟透《规定》的要末求，金把握《规定》的实京质精冶神。毅在总预原则狮下，煎以部奸门的极主要播职能折，文宁件材缩慧料的拴情况学作为用划分打保管鬼期限阻的依于据。２、僻了解谱掌握另本单届位及傻各内逝设机副构的吊职能利、性森质、增工作挠范围殃、工剧作程资序、矩形成元文件捞的种浊类、戚数量棉、载斜体情充况等誓；３、苗结合爸本单偿位实纪际情礼况，蓝体现头本单贡位的价职能艳特点血，围木绕与注主要疮职能缠相关胀的内寺容制米定条存款。二、繁拟订刻本单贸位文真件材看料归后档范根围和遗档案简保管士期限宫表所嚷要遵挺循的毯原则：１嗽、坚负持“单以我叹为主柜，突洽出重畏点”叹的原径则，姑始终血以自哲己形拌成的义文件鲜为主萍，以袄围绕置自身转主要雾职能浆活动垂的文父件为缝主。２、昏坚持叔“旨宜细晃不宜猾粗”芳的原猾则，研条款雹的拟羽制尽的量不违使用芳“重陶要的固”、恳“一眼般的团”等盖模糊驱词语躺；３、雪坚槽持“贵以人胳为本牛”的哨原则革，凡牵是涉熔及人买的内验容的慢文件茅，都感要慎细重处吗置；4、坚枯持“此集中病统一根管理闯”的觉原则黄，对蔽本单忍位全赶部档艺案，滑即各果种门驾类和孩载体圈的档揭案均盛要纳婶入管标理的立范畴鹊；任忍何个氏人不仰得据害为己捎有或择拒绝它归档倚。同思时，剂还必冷须依侦法按忆规定狱向同抬级档株案馆茧移交素。5、坚步持“饱申报瞎审批叼”的惑原则卖，对呼拟好情的本气单位苍的归累档范被围和恨档案蒜保管骆期限握表，管按规绒定须视向同革级档口案行滥政管涉理部传门申园报后慕，由凯同级拳档案犬行政顶管理虑部门邮审批烘后执谱行。三、语文件览材料部归档顶范围结及保粗管期期限表湾拟订净的要韵求：１、愚明确贯文件旷材料旦的归底档范术围。２、娱科学粥制定《档案许保管介期限有表》。３、积严格剧控制腥普发踩文件暮。４、芬重大誉活动恒、重既要事叼件档狼案，浇要纳久入档树案管咸理。５、钓从宽劳从长生保存圈特色木档案狠。６、源注重郊文件胞之间牌的必惨然联清系。四、没文件纺材料幅划分赢“永议久”心的要兰求：本机标关制返定的演法规军政策泛性文劳件材曲料；耍本机织关召亡开重遮要会漆议、照举办仔重大居活动授等形颂成的闸主要义文件壤材料偏；本发机关萝职能运活动留中形丽成的吃重要堡业务云文件求材料惜；本瞎机关唉关于暴重要益问题遍的请右示与系上级扁机关肯的批惭复、锈批示构，重蜡要的均报告轨、总魔结、仇综合驼统计恭报表带等；本机合关机仆构演否变、奇人事邪任免驳等文狂件材衰料；岸本机剂关房释屋买祝卖、疾土地让征用悼，重菌要的件合同胖协议洒、资虾产登接记等诊凭证框性材滑料；出上级兽机关厘制发晌的属流于本理机关宏主管哗业务佳的重鸽要文科件；好同级素机关痒、下栏级机语关关梢于重砖要业持务问蝴题的封来函酿、请赚示与袭本机糟关的侍复函浴、批点复等沸文件疯材料脚。具体判拟定角时，拉需要慕注意糠以下锐一些稿问题：1、突闪出本载机关番自身详的文匆件材外料；2、突舍出本溪机关蛛主要残职能俘的文验件材辈料；3、突有出反县映本著机关防演变坛和人能事任符免的脸文件哈材料惰。五、事文件晕材料棚划分虾“定银期”禽的要弹求：本机涛关职牧能活痒动中杨形成暗的一董般性四业务列文件蹦材料水；本谊机关劣召开否会议吗、举邀办活哑动等辨形成舌的一叔般性熔文件悼材料车；本醒机关剃人事徐管理铲工作盟形成方的一芒般文惊件材解料；卡本机饥关一妖般事夺务管民理文辨件材唇料；锡本机毫关关孙于一描般性仆问题脾的请吓示与有上级宜机关舅的批号复、昨批示橡，一恋般性留工作际报告祝、总倦结、享统计约报表缺等；伙上级滩机关少制发久的属呈于本尖机关较主管仍业务馒的一门般性碍文件科材料昏；上犹级机笋关和剪同级节机关辫制发帆的非肢本机秒关主译管业螺务但薪要贯浙彻执践行的伯文件挺材料喇；隆同级蚀机关笛、下斯级机燃关关悠于一阔般性仿业务剥问题跑的来排函、既请示们与本炭机关愚的复坝函、糕批复统等文罗件材也料；骄下级界机关逢报送呀的年集度或母年度概以上暮计划双、总咐结、挡统计锣、重先要专围题报各告等俘文件刚材料做。划分刺定期不时：１、炮要裹掌握佛什么揪是“挂一般面的”叮原则阿；２、逢要味明确沿不属缝于本许机关吧主管绳业务吨又要漫“贯描彻执触行的责”.第四斗讲喇实厘施意丛见的梦要求一、许对文物件材倘料归饮档范称围的燃要求阀：国家撑档案坐局的巾新《规定》明确全要求柱所归是档的坚范围境是“犬机关俱在其莫工作捡活动峡过程陵中形锋成的门各种孟门类辫和载暖体的蔑历史罢记录鲜”。缝因此棉，在种拟订嗓本机误关归展档范恭围时碰，必陷须将纷本机宿关各趁种门固类和火载体标的档宇案，哀全部段纳入慨进去帝。１、盐凡是删国家池档案松局与判主管伴部门握出台解了文米件的腥，对姻某种偿档案鹊的归滋档范戏围有毯明确冶规定富的，燃一律联按有纯关规跳定来客确定碌归档男范围哭；２、艰文件文处理脉单要祥与文折件一嚷并归拉档，车不得郊随意誓剔出闭；３、及照片笼档案粱在归萄档范拦围中国还须牵明确梢，要异将该延照片苍的文跟字说则明一刘并归吨档；4、磁萝盘光讽盘及爹电子邪档案沉等，摄在归源档时弄，必驼须将敢元数抛据及赠相关乔的背痕景信林息纳匀入归仰档范范围，莫否则充日后率这些纺档案盈将因筝元数山据或亮相关伤背景扣信息瓜的缺云失而侄成为鸟废物庆。5、凡嫩是联锁合行选文的浑，归总档时隆，以房诚主办俗方作径为主处要归洪档的游一方蜡，其灭保管载期限杯就要市划长平一些妄。分类方案归档范围保管期限种类类别文书文件材料综合类1.上级党组织、地方党组织关于松滋市招商办党支部、党组织机构设置的批复、通知永久2.市总工会、团委、妇联关于工会、团委、妇女工作的意见、通知10年3.市招商办党支部会议记录永久4.全市招商引资会议典型材料、代表发言材料30年5……………….招商促进类27.本办与国内外客商的联络、信息搜集、整理及考察、洽谈工作形成的文件材料30年28.本办与投资商签定的各种正式协议、合同永久29………….二、治文件婆材料猛归档陕范围谎和档毯案保悬管期宝限表蜻的编唯制某市谦招商熄引资鲁办公样室文件兽材料翻分类涝方案泽、归牲档范敌围、惜保管慌期限恭表分类方案归档范围保管期限种类类别文书文件材料协调管理类

38、本办关于重点投资项目的跟踪服务和已签约项目的督办落实所形成的材料30年

39、本办在落户项目年度审核工作中形成的材料10年

40、全市招商引资信息统计、综合汇总表永久41………..科技文件材料基建类1、市招商办关于建筑房屋的计划、设计书、施工图、工程预算竣工图、验收报告及批复，土地征用批准文件及红线图等基建有关文件材料永久2、市招商办建设房屋与施工单位签订的合同、协议书、房屋普查报表、办公楼的土地证书，产权证书等永久3.………….设备类1、关于购置设备的请示及有关部门的批复长期2、设备出厂合格证、图纸、说明书,设备材料装箱单，工具单，备品件单，及设备安装调试、测定数据、性能鉴定维