某高级公寓服务中心工作手册

天马行空官方博客：；QQ:1318241189；QQ群：175569632某高级公寓效劳中心工作手册TOC\o"1-4"\h\z\u一、设立效劳中心的目的和意义 2二、效劳中心的文明礼貌、素质修养 2〔一〕语言 21、效劳中心语言特征 22、语言的标准： 3〔二〕标准礼貌用语 5〔三〕仪表、礼仪标准补充 8〔四〕个人素质要求补充 81、做好公寓代表，树好部门形象： 92、重视职业道德、严守部门密秘 93、钻研工作业务，做一名内部公关、沟通、协调的能手 104、塑造效劳中心性格、保持运作风范 10三、效劳中心应掌握的资讯 121、各部门的营业效劳工程 122、当地特产与旅游介绍 123、周边环境 134、公寓各部门及主要负责人沟通表 15四、效劳中心与各部门的沟通协调： 161、效劳中心的沟通、协调： 162、效劳中心与保洁部部的沟通协调 173、效劳中心与工程部的沟通协调 174、效劳中心与保安部的沟通协调 185、效劳中心与财务部的沟通协调 186、效劳中心与总公司的沟通协调 18五、效劳中心对各项工作的管理控制 191、效劳中心对客需效劳的时间控制 192、效劳中心对员工的考勤控制 193、效劳中对各类文件、资料、表格的控制 194、效劳中心对拾遗物品的控制和暂存物品的控制 205、效劳中心对经理办公室及效劳中心的工作环境控制 216、效劳中心对租借物品的控制 217、效劳中心对钥匙、通讯工具的控制 2213、效劳中心对客衣、送洗、收回的控制 22六、效劳中心的岗位职责描述 231、内勤岗位职责描述 232、效劳中心文员岗位职责描述 25

一、设立效劳中心的目的和意义效劳中心也可以称为控制指挥中心或协调中心；他是公寓的神经中枢，设立效劳中心不是找几个人坐在电脑桌前、听听、发发唠嗦、随随便便讲几句那么简单，设立效劳中心是有目的意义的，运作良好的话对照不设立效劳中心，可以提高部门的管理效率，降低部门的管理本钱；如：省去每层楼台班的设置，减少中夜班效劳在岗人数；更易于发现和控制完善与楼层的运作不良，使各项信息更易于集中处理，便于横向和直向的协调沟通。效劳中心的运作好坏直接反映了部门管理的水平上下，效劳中心的形象也最能反映整个部门的形象；因此，一位精通效劳中心业务运作的员工，可以说是部门的一笔财富，是经理的一名得力助手，一支合格的效劳中心工作队伍，也是部门系统管理成功的保证；反之那么可能成为部门的累赘，成为经理的隐形“杀手〞。因此，作为效劳中心的一员要充分认识到这一点并能叩心自问：我在部门内充当什么角色？有什么作用？我能帮到对方些什么？我为部门运作做了什么奉献…………二、效劳中心的文明礼貌、素质修养我部门效劳中心设置在经理办公室内，讲文明礼貌，不但是日常工作的需要，也是树立部门形象的需要。作为一名语言柔和，动作快捷、掌握资讯全面，穿着端庄大方，精神抖擞、处理问题沉着稳重、有耐性的效劳中心员工是我部的根本要求。效劳中心的文明礼貌和素质修养与其他岗位相比有所不同，既不同与总机，也不同与、单元，要求更进一步。具体表现标准如下：〔一〕语言1、效劳中心语言特征效劳中心在一天的工作当中，大局部时间和工作是通过语言沟通协调来完成。这当中有为客人来电的效劳需求所做的信息传递，有与楼层、的报退房、入住、查询各项资料资讯的反应、回复，有外来的查询、留言等等，有时候的忙不暇接，比总机还多，有时信息处理多如牛毛，这些都需要效劳中心员工具备高超的语言能力和技巧，才能应付自如、赢得客人和对方的满意；否那么，如果语言发音不准、用词不当、语调不顺，语句表达不清晰、不完整，或缺少应有的耐心和态度，这样不但解决不了问题，还有可能误传、讹传信息，对方误听、误解信息；致使失去事情的本相、把事情引向错误的一端，使相关人员无法提供正确的效劳，从而引起投诉，使问题无法解决，个别情况甚至会深化有关矛盾和不满，使事情处于恶性循环之中。作为效劳中心的一员就应该充分认识到语言特性这一点。2、语言的标准：〔1〕语音、语线、语调语音要柔顺动听，轻快悦耳、吐词清晰，不要怪声怪气，沉闷死板，要让对方通过语音感觉到你的微笑。语线流畅，不能断断续续、词句清楚，一定要自然连贯，一个词不能分开两个字念，一句话也不要分开假设干个词去慢慢念，以免产生误解，如：不好意思，是这样子的。念成：不好，意思是这样子的。语调要平和，不能时高时低、时快时慢、更不能装腔作势，有：吭、啊、啦、哟等语调出现。咽喉有问题或枯燥难忍时要注意克制，不能当着话筒或对方喝水、含咽喉药片；如切实要清嗓音，应握紧话筒送音处〔面谈应用手遮口，面向一边。〕然后再清，以免对方听到或觉得不礼貌。〔2〕对不同性格、个体的客人语言忌讳客人对效劳质量的要求是一致的，但客人的性格是多种多样的。在接待工作中，要针对不同性格类型的人说好话，做好工作，务必使每一位客人都感到满意。在效劳中，要根据客人性格表现的不同注意区别而做到说话有针对性，以加强沟通，例如：老好人性格的客人，说话温和，效劳员忌高声快浯。猜疑性格的客人，不容易相信人，效劳员忌说话没有根据，模棱两可。傲慢性格的客人，容易瞧不起人，效劳员说话忌自负自傲用词不恭。腼腆性格的客人，表现内向，效劳员忌随便开玩笑。急躁性格的客人，多有怨言，不稳重，效劳员说话忌像对方那样急躁，否那么容易顶撞。沉默寡言性格的客人，效劳员忌不理不睬，冷落对方。散漫性格的客人，效劳员忌任其自然，而要用关心口气提醒。难侍候性格的客人，吹毛求疵，板着面孔，效劳员忌说话失分寸，以免陷入争吵。〔3〕语调、语气忌讳语言的声音局部是语言的“物质外壳〞，语言主要要借助于它的声音才能表达它的交际功能。人们在说话时除了要准确、清晰外，还要注意运用恰当的语调和语气。说话是口耳相传的事情，假设说话者有正确的意思，但滥用了语调语气，同样不能起到良好的交际作用。语调的忌讳语调，指说话时语音上下、升降、轻重的变化。它本是说话人思想感情的自然流露，一般说来，有什么样的思想感情，说话时就会带上什么样的语调。反之，从一个人说话的语调也可以了解到他的思想情绪。作为效劳员，必须注意戒除以下语调。1．烦躁的语调客人说单元里没有开水，效劳员答复“没有啦〞，“没有就没有啦〞，语调高扬，用词反复，这显然流露出厌烦的思想感情。人们有时因私事心情不好或工作一时忙不过来，产生急躁情绪，很容易导致说话有烦躁的语调，这是要注意的问题。2．嘲讽的语调嘲笑他人，这是对人极不尊重的表现，往往产生不良的后果。客人向效劳员提点意见，但效劳员说：“你有意见你来做吧〞、“谁叫你不认识我〞，这些嘲讽的说活，很容易引发矛盾顶撞起来。如有员工工作成绩比拟突出，人际关系也好，于是就有员工就嘲讽这位员工是“马屁精〞。3．傲慢的语调有个别青年效劳员对自己缺乏正确的估计，总以为自己比别人高明，于是在效劳交往中常常表现出盛气凌人，说话的语调带上一种傲慢的色彩。比方下面一类话：“你有什么资格跟我说活!〞“我为人民效劳，又不是为你效劳!〞“我喜欢怎样做就怎样做!〞“有意见，找主管去!〞像这样咄咄逼人的气势，就没有礼貌待客可言。此外，还有粗声粗气、流腔流调等语调，在效劳交际中也在禁忌之列。语气的忌讳语气，指说话的口气。语气和语调是不可分的。在旅游效劳中，以下说话的语气是要不得的。1．反问语气反问，作为一种修辞手段，用在文章中可以起到意思更强调，感情更强烈，加强语言煽动力量的作用。但这种语气，如果在效劳中滥用，其效果就很不好。例如：客人问效劳员：“有饭吃吗?〞效劳员答复：“这是饭店，怎么没有饭吃?〞“你们的方便面条好吗?〞“有什么不好?〞“房间有冷气吗?〞“怎么没有冷气?〞效劳员一味运用反问语气，使人感到一种骄横、粗野的味道，使客人感到不快。2．命令语气请求别人做一件事的时候，不能用命令语气，发号施令，这只会把事情弄糟，一定要用礼貌的语气。一位单元效劳员如果用命令语气对客人说：“喂!不准开那扇窗门!〞“你不能走进我们的工作间!〞这样的说话肯定使客人反感。如果一个懂礼貌的人，上面的话就会换成商量的语气加以表达。“先生，那扇窗门坏了，一时未能修理好，请您不要翻开它好吗?〞“我们工作正忙，您来工作间，弄脏您的衣服就不好了。〞这样彬彬有礼的语气，客人会乐意接受这些要求。反问及命令语气在效劳语言艺术中应在禁忌之列，这是优质效劳的要求。〔二〕标准礼貌用语任何情况下都不可答复：喂、不知道、不清楚、不明白。当要用“不〞字，应立即用其它礼貌用语代替。以下所列在各种环境场面使用的礼貌用语，是我部门考核效劳中心的标准用语，请务必使用，养成习惯。节日期间，应说：××节快乐＋各种场面用语。让对方说话、行动时，用：请说、请问、请答复、请坐、请帮我…、请把…、对方说话、行动完毕时，用：清楚、明白、谢谢、多谢！接听第一句说：“您好！效劳中心，请问有什么可以帮您？〞打出第一句说：“您好！我是公寓效劳中心××号，麻烦您……〞帮人转接，说：请稍等，我帮您转到××，如果转接不成功，麻烦您播打××号码，直接联系。来电、来人查询信息时，说：请稍等，我马上帮您查。无法及时答复对方问话时，说：不好意思，请稍等片刻再给回复好吗？或者说：不好意思，请稍等片刻，我叫更熟悉这方面的人给您答复好吗？来电找部门管理人员时，说：请稍等，我帮您看看在哪个位置，请不要挂线…客人来电要求效劳时，说：请问您的房号或请问您现在的位置，我马上派人过去。打错时，说：对不起，打搅了您，我拔错了号码。见男性管理人员时，说：×生，您好！或因时间祝福，如：早上好！见女性管理人员时，说：姓氏＋职务＋您好！或因时间祝福。受到批评时，说：谢谢您的教导，我会马上改正的！与对方沟通失误，而分不清责任时，说：不好意思！我们向上一级请示好吗？工作失误时，说：对不起！给您〔或大家〕带来了麻烦，我愿意承当责任，请给我改正的时机好吗？常用礼貌用语68句：请不要着急，很快就给您办好。请问还有什么问题吗？请保管好您的贵重物品，以免丧失．请带齐你的行李和钥匙到前台办理离店手续。请问您希望怎么办？请问是否给现金还是挂房帐？请问，您的意思是……请问我能为您做些什么？请问您还想了解什么吗？我们很乐意为您提供．请让我来帮你忙吧！请不要着急，我已安排了，很快就给您办好．请您与××部门联系解决好吗？××部门的是××请问我还有哪些地方说得不够清楚，我可以再说一遍！〔勿用：你没听懂，我再说一遍。〕请稍等，我查一下再答复您．请不要急，马上就好．对不起，这样恐怕不太好．对不起，我问一问别人或帮您打听一下．对不起，我不太清楚，但我可以帮您问一问．对不起，这里走不通，请走那边．对不起，我马上给您换上干净的．对不起，我们再核查一下，请您也回忆一下．对不起，我们再查一下．对不起，我现在忙，马上就来。对不起，我不太懂，我问问别人。对不起，我找别人帮您解决。对不起，我找别的同事帮您。对不起，我不太会，我找别人帮您解决。对不起，我们暂时还未提供此项效劳，但我们会把您的意见反映给公寓领导。对不起，您想要的×××我们暂时没有货，能改成××的吗？也不错的！对不起,我们已经查过了，一般不会错，但我们可以帮您再查一查。对不起，我来帮您做。对不起，我让人来帮您填写。对不起，请您明天再来。对不起，请您稍候。对不起，请您再说一遍好吗？对不起，您看怎么办更好？对不起，您还需要什么？对不起，可能是我们听错。对不起，我们一定会努力改良的。对不起，我再帮您想别的方法。对不起，时间可能不够，请想别的方法好吗？对不起，我们查一下给您答复好吗？对不起，已经有人预订了。对不起，我已把您的要求跟我们主管(经理)说了，他/她将会给您满意的答复。对不起，这里是内部用的通道，请您走那边好吗？对不起，经查询，您找的人查不到。对不起，如果您需要用这样东西，我们可以另外为您提供。对不起，打搅了。对不起，不好意思打搅您了。对不起，请小点声，以免影响其他客人。对不起，这要找刚刚为您安排的人来解决，请稍候。对不起，您的房间正在清理，能否先等一下或先把行李放下，回头再上房间好吗？对不起，我们已经核对几次了，应该不会错。对不起，您要拨的××号正在占线，请您稍后再拨好吗？很抱歉，我没有见过。很抱歉，我们查不到你要找的人。很抱歉，欢送下次光临。先生/小姐，请问您贵姓？先生/小姐，请问您找谁？我的态度不好，请原谅。我们会根据您的要求效劳的。我们这里也有，请问您需要吗？您对我们的效劳满意吗？欢送您提出珍贵的意见。您如果不满意，我可以给您更换。没关系，这是我应该做的。没关系，欢送下次再来。不要紧。四星级公寓都差不多。〔三〕仪表、礼仪标准补充常见仪表、礼仪请参照公寓要求，这里针对效劳中心的性质特征加以补充。头发：除染黑发外，不可染彩发，不可烫卷发或整怪发型，有二种发型可选，一是青春短发，二是自然发型〔但必须扎好，不可散发披在肩背处。〕除用来包扎头发的发饰外，不可用奇形怪状或炫耀的头饰品。面部：可以画淡眉，涂淡口红；绣眉、染唇、涂色油都是不允许的。也不可带耳环、项链等饰品。服装：上班必须穿文员制服，戴好礼节，扣好钮扣，配带工号牌；夏天无冷气时可不穿外套，但必须把工号牌整齐地配戴在左胸公寓店徽处，无论是否穿外套，衬衣下摆都必须扎进裤裙内。冬天可穿黑色西裤或蓝色牛仔裤。鞋袜：尖高跟、铁底、非黑色、尖嘴、凉鞋、拖鞋、球鞋、波鞋，这些都不允许穿上班，指定的是中跟以下黑色皮鞋或布鞋。不可穿花袜、白袜，应穿肉色丝袜，冬天穿裤子时可配深色棉袜。坐姿：不可坐满椅，更不可在椅上摇摆不定或在椅上伸懒腰、打哈气。礼仪：当班首次见部门经理时，应起立打招呼；任何时候见到别部门经理级〔含副经理〕以上管理人员来我部门时都要起立和使用礼貌用语，总助级以上须等其离开效劳中心范围时，方可再坐下。〔无论是正在工作或正在使用电脑，都要起立。〕这是树立部门礼仪、形象的重要一环。〔四〕个人素质要求补充以上语言、礼貌、礼仪也是个人修养的一局部，其它的素质修养在公寓系统资料素质修养篇中有详细要求，这里要强调补充的三点是效劳中心人员处于公寓这种特殊地位所要时刻谨记和遵守的规那么。1、做好公寓代表，树好部门形象：时刻紧记我是公寓的代表，任何情况下自己的一言一动和工作态度、工作能力反映的不只是您个人素质修养及能力；对同僚部门而言，反映的是公寓的态度和能耐，反映的是公寓最高管理者的素质修养和能耐；对客人而言，反映的是整个公寓的形象，反映的是一个100－1＝0的问题。你肩负公寓代表的重责，食着公寓的奉禄，承诺了我们对你的期望；你就有做好这个代表的义务，返还公寓利益的责任，实现优质效劳的决心。时刻紧记每一步、每一刻我所做的都在显示着公寓的形象，败坏形象、保持形象、塑立形象就像平凡的工作做差、平凡、做好一样，只有一步之别，这一步之别，只是因你迈前迈后的选择就有了不一样的结果。2、重视职业道德、严守部门密秘作为同处经理室的一位职员、耳闻目染的事物有可能超出你应接受的范围，如果没有高尚的情操、超强的鉴别能力；碰到什么问话，都连带一咕脑地说出去，毫无分寸，不管事情结果；就有可能挑起无名战火，把一件本质很好的事情弄糟。下举几个例子：A：比方说：总经理与部门经理在经理室商讨一个部门如何节约本钱、降低开支的话题，其中的细节涉及到如何精简人力、整合岗位、调整工资福利等一些敏感的内容；这个时候效劳中心可能或多或少地听到一些内容；现在你不妨思考一下，如果你把这内容传出去，会有什么样的后果？B：一个产品价格和质量的问题：财务或总办或外人致电询问效劳中心某项产品的质量或价格问题，效劳中心在现知的条件下答复价格和质量情况。你知道接下来会出现什么问题吗？C：关于公寓隐私或个人生活的问题：有一位外人〔有可能是我们的朋友或供给商〕在办公室约见经理或领导，由于经理或领导暂时没到，于是这位朋友便婉转地聊起了一些敏感问题，慢慢地，因为效劳中心不留意，便把整个公寓的行政架构，价格体系、领导个性和生活情况来了个大披露；你说后面的情况会怎样？中国有句古话：“祸从口出、灾自奢生〞。〔奢：也可引申理解为多出，无聊等意思〕以上几个例子都是与你工作无关又有关的事例，所谓有关：是因为你知道这些情报、秘密在工作中经常接触到。所谓无关：是你虽然知道，也每天都接触到，但不是你工作和生活中要关心、要做的事情；有些是“天要下雨，娘要嫁人〞的问题。因此，效劳中心一定要明白自己的职责内容、工作内容，区分开那些与自己8小时无关的东西，克制自身，为公寓、部门严守秘密。3、钻研工作业务，做一名内部公关、沟通、协调的能手效劳中心协调和沟通的对象很多，沟通讲究的是迅速、愉快。如何才能做到这两点呢？首先效劳中心人员要把自己当作一名内务公关员来看待(实际上即是如此)。面对各色各样的人物，为了到达沟通愉快、有效的目的，就得采取不同的应对手段。目前我们的效劳中心人员不要说有什么手段，在自身的心理素质这道门槛还没有跨过；害怕、委缩、妒嫉，不服气、不愿受委屈、喜欢斗气、相互攻击、出言不逊、不耐烦、易受不良感染等等心理不健康因素，还未能解除；这些病症既然是心理方面，我建议你们多看一下自助、励志方面的书籍、资料。少看一些言情方面的东西〔言情专讲一些仇恨、离愁、怨等一些烦人的东西〕；把自身放低一点，把沟通、协调部门当客户看、把客人当上帝看。在这种环境下明白那句古话：“吃亏就是福〞。看看那些公关人员为了客户或相关人员的沟通畅顺、愉快是如何地恭维对方，讨好对方，谅解对方，这些看起是很“吃亏〞，可回报的你应该知道了………4、塑造效劳中心性格、保持运作风范所谓效劳中心的性格就是：谦逊、谨慎、严密、兢兢业业、防微杜渐、不骄不躁、老实、温和；效劳中心职员要紧记这些性格要求和工作标准，并刻意塑造，使之成为一种文化风范。在塑立效劳中心的性格时，最重要的一点要必须强调自身的约束力〔也即是自制力〕，任何有组织的群体都是有层级之分的，一方的工作权限、职责、自由在另一方可能要被禁止和受罚，这并非是对人性的歧视，作为效劳中心的一员必然更明白这个道理，你可能看到财务人员上班时间在喝咖啡，看报、而自己却不能；你可能看到经理办公室有人在聊天，可你仍需保持秩序；你可能看到上级经常在教育员工、且情绪冲动，但这却不是你要模仿的。因此，要遵守本部门的要求、标准，按本部门的行为风格去办事，不受不良行的感染，明白自己所处的环境阶段，才能做好这些事情。另外，要塑造成有独特性格的效劳中心，还必须养成几个习惯，大家都知道性格是由习惯形成的，根本要求的习惯在员工根底篇内已涉述，这里只针对效劳中心的特殊性作几条补充：随时记录整理的习惯效劳中心负责表格、文书的事务很多，部门可追溯的档案性文件资料都存放在效劳中心，特别是效劳中心充当了“二传手〞的功能；所有收到、发出的信息如果没有原始记录，将给部门带来很多的麻烦，让解决问题延误时间，甚至出现严重过失，使部门系统瘫痪。这方面的例子很多，如：C/I、C/O不做记录，有什么结果？上级的要求，不做记录，有什么结果？相互沟通，不做记录，有什么结果？等等问题，不做记录，比白做、不做所产生的后果还要严重。主动及时沟通的习惯效劳中心整个运作过程多是在沟通，要使沟通结果有效，必须主动、及时；有些问题不主动、不及时发问向对方沟通，等到下班可能就得不到部门想要的信息，也可能使问题拖延到不知何时才能解决？各个部门在一个岗位上都可能设立假设干个人手、几个班次，人手与班次一旦发生变化，信息也会发生变化，而且我们只能掌握自己的动向，不能把“命运〞系在人家手里；因此养成主动及时的沟通习惯才是明智的做法。成认错误的习惯公寓行业一贯奉行“顾客是上帝，客人永运是对的〞，奉行：“让对方满意，是我们的天职〞。这两句话说明了两个问题，一是如何面对客人的问题，二是如何面对沟通对象，面对一线员工，面对同事的问题；两个问题再仔细想想，其实是一个“做人做事〞的问题；我们常讲：“未做事，先做人〞，这句话尤宜效劳中心，效劳中心的工作：上下左右，横齐八方都是与人沟通、打交道；碰到问题不从自身上检查、检讨；总是用：我以为，原来，你为什么，等语言去推卸责任，寻找籍口，阻击对方、漫待客人，这显然有违公寓宗旨，与部门的风格背道而驰；奉行公寓宗旨，保持部门运作风范，正确应对的方法是：无论对方是谁，只要是我的联络对象，都应该先检讨自己，用：对不起，这是我的错，我没有沟通好，导致效劳不佳！对不起，这是我的错，我没有弄明白，就给了您这件物品，我现在就改正！对不起，这是我的错，我没有控制好自己的情绪，导致大家不愉快！对不起，这是我的错，我给的信息不准确，让您也犯错！对不起，这是我的错，是我耐性不好，没有让你得到想要的信息〔效劳〕！对不起，这是我的错，是我说话发音不准，导致事情失误！对不起，这是我的错，导致大家都犯错！对不起，这是我的错多讲一些“对不起，这是我的错！〞我喜欢，别人也喜欢，最终你也会快乐的。只有这样，一些问题才能很好地解决，常讲“对不起，这是我的错！〞对方才会快乐，反过来，对方才会反思，也只有这样才能真正地奉行贯彻公寓宗旨和部门风范。三、效劳中心应掌握的资讯效劳中心每天都要答复不同的客人来电和各部门的咨询，如果没有掌握足够的资讯，就很难解答对方的提问；如公寓和部门的人事制度、程序规定、各部门的职责功能与营业范畴；公寓提供的客需效劳工程有哪些？如何提供这些效劳？公寓的周边环境？本部门的运作等情况。1、各部门的营业效劳工程营业部门营业时间价格(元〕优惠折扣价最低消费效劳工程商务中心大堂吧保龄球馆超市俱乐部健康中心餐厅别墅2、当地特产与旅游介绍土物产品购物介绍旅游景点景点导游图3、周边环境对外业务信息联系紧急/信息效劳火警：119报时：117查号：114、180市话报障：112盗警：110交通事故：122天气预报：121急救：120业务咨询：政府机关教育事业医疗机构金融银行公寓周边地区交通旅行社4、公寓各部门及主要负责人沟通表部门姓名职位联系分机行政办人事部工程部公寓桑拿部西餐内保部外保财务部保龄球房地产开发总公司采购部四、效劳中心与各部门的沟通协调：效劳中心既称为公寓的“控制指挥中心〞就有很多工作内容需要与各部门的各个岗位进行沟通协调。当沟通协调的对象无法沟通、协调时。如：效劳员通知不到、信息阻塞、中断。应向上一级领班沟通协调，领班沟通不到时，再向更上一级主管沟通，以此类推。直到沟通有效为止，并说明向更上一级沟通的原因，以免双方误会。〔与其它部沟通也一样。〕沟通协调前，要尽量掌握对方的职责能力，并提供必要的帮助。以防对方事情处理不妥而引起麻烦。无论任何情况，沟通的态度必须心平气和、有耐心；尽量多用“请〞字、“谢〞字和用商量的口吻，即使对方不耐烦，态度不好，也不要受其感染，仍然要保持冷静，以免事情向不好的一面开展。遇到沟通协调的事情难以分清责任时，要先尽力解决，后报告上级进行区分，千万不要在有能力处理的情况下不处理或推卸责任。1、效劳中心的沟通、协调：效劳中心与楼层同属公寓管理，相互之间沟通协调更是频繁、紧密、日常工作除了自身要提供直接信息给楼层，还要充当其它部门为楼层传递信息的“二传手〞他有以下事项需与楼层沟通协调。楼层领班或效劳员亲临房间进行检查核实。单元维修、保养时：单元的工程维修事项、地毯清洗及各类坏房不能开出时，要详细记录，并通知相关人员前往处理。〔维修事宜下单通知工程部维修，地毯、沙发清洗通知保洁部部领班处理〕单元有遗留物品，损坏事项时：有遗留品如果客人未离开公寓，应立即通知派人至楼层拿到交予客人，不可延误并做好记录。如客人已离开公寓那么立即通知领班交到效劳中心登记保管，有损坏事项时，需立即记录并通知领班前往处理。收到客需效劳信息时：问清客人地点房号、姓名、要求，立即做好记录；并马上通知该区域效劳员提供效劳；在规定的3—5分钟内需再确认一次此效劳是否完成。天气变化，大风、阴雨、潮湿、闷热时：大风及下雨提醒楼层员工关窗，提醒领班到公寓外围观察、检查在住客人的窗户及外挂物，并及时作好相关布置工作。上级有关指令需通过服中心传到达楼层时：应立即做好记录，通知到楼层员工和领班予以执行。2、效劳中心与保洁部部的沟通协调调拨、借送较多、较重物件时：呼叫保洁部领班提供协助，告知对方的沟通对象、地点、时间、所需人力等情况进行解决，〔此情况暂限于公寓本部〕，其它部门有此现象需要协助时；可告知对方向本部门主管、经理沟通协调。楼层及其它部门报洗地毯、沙发时：作好专用记录、把地点、性质转告保洁部领班，经保洁部领班确认后，回复对方的处理时间和需要协助的有关事项。接到有关区域来电求清洁的信息时：了解对方人物、地点、事物性质作好记录；立即把详情通知保洁部领班作好准备派员前往处理。有会议或团体接待或团体用餐、上级来店检查、督导时：有会议接待时，提前通知保洁部领班按要求摆设台椅、借齐物件，备齐用品，上级或团队来店参观检查、督导等活动时；提前提醒保洁部领班尽快搞好各岗位卫生，作好检查完善工作；作好重点岗位〔大堂、外围、洗手间〕巡查保洁。3、效劳中心与工程部的沟通协调有会议接待时：根据会议要求，检查灯光、电器设备，通知工程部调试音响、麦克风，调试视听设备、悬挂横幅，开启空调设备，以保会议召开期间设备运转正常。公寓维修工程：单元的维修工程，影响开房的要在当班时间内跟踪并提醒领班跟进。叫工程部尽快搞好并报告主管，以免维修房过夜。在住房产生的维修，要第一时间通知楼层领班和工程部前往查看维修处理；不能在短时间内解决的要征求客人意见与协商是否换一个房间，尽力满足客人。其它公共区域的维修要及时传到达工程部，做好记录和跟踪。4、效劳中心与保安部的沟通协调接到楼层有醉酒客人的信息时：无论醉酒客在通道上，还是在单元内，都应在接到此信息的第一时间把情况告诉保安部，由保安部派人上楼层协助楼层效劳员和领班处理问题，保障员工的职业平安和客人平安；加强巡视以及预防破坏、消防事故发生。接到楼层有闲杂人员逗留或房间内有聚会，人员过多或嘈杂时：通知保安部派人至该区域了解情况，对闲杂人员或嘈杂声要及地制止；房内聚会、人员过多要重点巡视管理，了解情形，防止平安事故发生。保安员可在门外一边观察；遇有客人关门而效劳员仍在房内时，要婉言制止不让关门。效劳员效劳完毕前方可让保安员离开。5、效劳中心与财务部的沟通协调酒水统计报表与房态表：每日上午10点前效劳中心核实此两项报表呈送财务部，对财务审计出的问题，要认真解答并找出原因给予修正。请购物件和领料时：下请购单要列明物品的规格、生产商、数量、使用部门；对可能混淆的物品要在备注栏内说明清楚，并与采购沟通讲明，对紧用物品在三天内未购回的要询问采购原因并上报本部门经理，以免误事。请购回来的物品一定要先入公寓总仓；然后才能领出使用；如果急用到现场，必须先经得部门经理许可；对请购回来的物品质量问题应先报经理查看，不可擅自发表个人意见，以免误会而引起不必要的麻烦。物资、报损事宜：每月5号前集中写报损单经部门经理核实，签署后交副总认可；然后由财务派人鉴定，对报损后另作它用的应打上“已报损〞标志，并与其它物资分开，以免混淆。报损后作废品处理的在盘点报表相应栏作消数处理。6、效劳中心与总公司的沟通协调总公司使用会议设施时：了解使用的时间、大概人数、是否需要提供协助等信息及时通知管理人员，防止在此时段把会议厅预订给客人；并通知主管〔无主管那么通知保洁部领班〕跟进环境卫生等相关工作。总公司有关信息传到达效劳中心时：与本部门有关的要立即上报经理，及时处理与其它部门有关的除传递到相关部门管理人员外，还要上报本部门主管；注意信息传递的原始性，并做好记录。五、效劳中心对各项工作的管理控制1、效劳中心对客需效劳的时间控制客人致电要求的效劳应要求效劳员在收到信息之时起5分钟内完成，叫效劳员去现场了解信息的，必须在收到信息的2分钟内到达现场。如果客人要求的效劳关系到其它部门的，效劳中心在通知楼层效劳员的同时，可以同时通知相关部门做好准备，等楼层效劳员一到相关部门就能获得相应的东西，而无须等待和再沟通。信息发出去后在规定的时间内要跟踪访问效劳员此效劳是否完成，做到有始有终。2、效劳中心对员工的考勤控制本部门实行“二级〞考勤。员工上下班除打卡外，还需在公寓签到、签退，员工上班未打卡，原那么上不予补签，下班未打卡早A、早B班在管理人员和效劳中心的证明下可给予补签。员工到上班时间没来，效劳中心要善于发现，及时打或托人联系，问明情况，并要求其尽快过来上班。然后做好记录禀告主管进一步处理。员工请假、调班、申请排班，要告诉员工未过试用期原那么上不予批准请假、调班，未过半年不允许申请连休。所有请假、调班、申请排班在部门条件允许的情况下才有可能批准，既然是申请当然就有批准与不批准的可能。任何请假、调班、申请排班，必须以书面形式获得批准前方可执行并修改排班表；请假用“请假〞二字，提前休用“提休〞二字；月底余假用“+〞号，月底提休用“-〞号。3、效劳中对各类文件、资料、表格的控制既有服中心之称，每天自然就会接触到各种各样的表格单据和文件资料。表格单据包括：效劳员、领班、主管的工作表、方案卫生表、保洁部部控制表、地毯清洁保养表、维修单、酒水日报表、房态表；效劳中心交班本、流水事项记录本、楼层领班交班本、员工签到本、钥匙工具签领本、人力分配本、效劳指南、洗涤通知单、停水停电告知单、便签、信签、纸。人事部的：请假单、入职单、离职单、辞工表、人员变动表、员工违规处分单、出闸纸等。送财务的：各类盘点表、月洗涤费用表、报损单、请购单、领料单、调拔单、月奖分计发表等。送达的：营收日报表、杂项单、订房单、换房单、VIP接待单、会议使用单、酒水消耗单。作为效劳中心的一员，不但要知道这些表格单据的填写、使用方法、更要明白这些表格单据的用途；理解它的作用对你的工作有益处。当上班空闲时段要自觉浏览、整理这类表格单据，对他们分门别类；并在单据表格的所示时段前对相关人员作提示。这类表格单也常是各级管理人员和客人了解询问的内容；因此在浏览相关单据时、切忌走马观花，一定要做到心中有数〔如：各类预计单、杂项单、营业日报表、各类交班本内容、遗留物品登记情况、报损、调拔事宜、洗衣收洗情况等〕文件资料包括：上传下达的：通知、规定、制度、章程、方法、考前须知等；如：下达的物品出闸规定、评星发动通知、新增员工管理规定；上传的方案、总结、方案等。电脑内文件资料：电脑里存有本部门的培训、学习资料和平时积累的控制表格、会议内容、活动情况、重要事项等。这类文件资料属于部门或公寓的档案性重要资料。要善加保存、定期整理、不可随意删除、修改、销毁、非办公定人员和无关人员也不可随意进入浏览、打印、复印等。对于下达的文件资料要及时呈经理审阅、公布，以免误事。4、效劳中心对拾遗物品的控制和暂存物品的控制拾遗物品包括：客人遗留物品、员工拾到的可再用物品和客人废弃但可有再用价值的物品。在楼层退房时间效劳员查出的客人的遗留物品，一定要先报前台，后报效劳中心，尽量在客人未离店前让行李生上楼层拿给客人，效劳员在工作表上登记此事即可；客观原因，客人已离开公寓，那么必须立即交到效劳中心登记入档、编号、保存。任何拾遗物品放在效劳中的，必须登记、入档、编号、保存；任何人来电咨询遗物或保管物品情况，均应热情帮助，不得说不清楚、不知道；并迅速检索遗留物品登记薄和咨询相关人员，尽力给予满意答复。处理遗留物品请按<遗留物品处理程序>办理。暂存物品：本部门效劳中心因平安设备条件有限，并不为任何人保管贵重物品，如有客人要求代为保管价值较高的物品，首先建议使用平安设施；如特殊情况那么请示部门主管、经理酌情处理。对于价值不高的物品要暂存，须获得部门经理许可后，应填写物品保管单一式两份，一份交客方，一份存底；注明保管的有效期。同客人说明如果超出保管的有效期而未来领取的，将转为遗留物品，由公寓处理。5、效劳中心对经理办公室及效劳中心的工作环境控制效劳中心与经理同处一室，即是部门的办公重地，也是公寓的员工集散地；效劳中心人员除了做好日常性的工作之外，塑立部门形象、保持办公室环境