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文档简介

太平洋商厦卷宗管理办法一、总则为规范太平洋商厦卷宗管理工作，积极推行信息化管理，提高工作效率和服务质量，特制定本办法。本办法适用于太平洋商厦所有部门和工作人员。二、卷宗管理制度1.卷宗建立太平洋商厦所有部门和工作人员应当依据工作需要，在标准文件或者标准格式上编制卷宗，并在系统中录入相关信息。2.卷宗管理太平洋商厦所有部门和工作人员应当遵循以下管理原则：编制的卷宗必须审批通过后才能使用；卷宗必须分类管理，按照文件类型、时间、部门等分类设置存档位置；卷宗使用后应及时整理归档，确保整洁有序；卷宗严禁私自移交或销毁，必须按照规定程序办理。3.卷宗查询太平洋商厦所有部门和工作人员应当提供便捷准确的卷宗查询服务，包括卷宗查阅、复印和图片扫描等。卷宗查询应当遵守以下原则：普通卷宗应当在工作时间内提供供查阅的环境；对于重要机密文件，应当按照有关规定进行保密处理；查询者须提供相关信息和身份证明。三、信息化管理1.卷宗信息化管理系统太平洋商厦应当建立卷宗信息化管理系统，实现卷宗的全生命周期管理、查询、统计等功能。卷宗信息化管理系统应当具备以下功能：卷宗信息化管理系统应当为所有涉及卷宗相关的部门和人员提供网络化、单位化的查询、共享、交换和协同办公等功能；卷宗信息化管理系统应当能够对卷宗实现分类管理、档案调拨、数据备份、安全性保障等功能；卷宗信息化管理系统应当具有快速检索、高效过滤、查重防伪等功能。2.系统应用太平洋商厦应当积极推行信息化管理，将管理要求和操作规程以系统化、规范化的方式进行。系统应用应当遵守以下原则：客户信息应当实现电子化管理，以方便查询信息；卷宗信息应当在录入系统前进行分类和整理，以保证准确性和完整性；应当定期对系统进行备份，以防数据丢失。四、监督检查太平洋商厦应当由内部监督机构对卷宗管理情况进行定期检查和监督，对违反本办法规定的部门和个人，应当追究相应责任。同时，太平洋商厦应当接受业务主管部门、行政监察机构和社会监督单位的监督和检查。五、附则本办法自颁布之日

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