员工管理手册

PAGE1 XX公司员工管理手册目录员工考勤制度 1差旅管理制度 4行政公文规范 8证照管理制度 14印章管理制度 17会务管理制度 22车辆使用管理规定 27办公用品管理办法 31固定资产管理办法 37档案管理办法 48公司员工考勤制度 -PAGE46-员工考勤制度一、目的为了加强劳动纪律和工作秩序，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司所有员工（店铺销售人工除外）。三、工作时间（一）除销售人员外，每周一至周五为员工出勤日；（二）销售人员根据工作需要实行排班制；（三）员工工作时间为：上午09:00～12:00下午13:00～17:30（四）午餐时间为12：00～13：00（前台11：30～12：30）个人不得提前热饭或者用餐，违者罚款20元；用餐完毕后，请勿在洗手槽处清洗餐具，违者罚款20元。（五）若因公司原因加班至24：00后，公司给予夜宵补贴20.00元（此费用不做报销，直接与工资一起发放），若由于部门工作或个人工作没有完成或不符合公司要求而引起的加班至24：00，不享有加班调休和夜宵补贴。四、考勤管理（一）公司实行考勤制员工每月出勤情况以考勤记录为准，员工上、下班必须自觉考勤，任何人不得擅自篡改考勤。（二）外勤员工外勤的，须提前至行政部进行登记备案，经直属主管批准后，方可外出。如遇公务紧急，不能提前进行登记备案的，须事先通过电话或短信征得直属主管的同意，并在返回公司时补办外出登记手续。（三）外出所有由于工作需要外出人员都需填写外出单，如未按规定填写外出单者，公司给予罚款处理，处理方法如下：一次未填写外出单或请假单或出差单罚款10元；二次未填写外出单或请假单或出差单罚款50元；三次未填写外出单或请假单或出差单罚款100元+警告信一封；（凡累计至3封警告信者自动离职处理）四次未填写外出单或请假单或出差单直接开除。（三）迟到或早退员工超过上班开始时间15分钟后（即9：15）到达公司的，按迟到处理；员工如能预见迟到发生的，应最迟于上班开始时间5分钟内，通过电话或短信向部门主管说明情况，并尽快赶到公司；公司对于迟到、早退、待工等行为作出如下处罚：（以单月为单位计算）一次迟到、早退、中午考勤不在岗罚款10元；二次迟到、早退、中午考勤不在岗罚款50元；三次迟到、早退、中午考勤不在岗罚款100元+警告信一封；四次迟到、早退、中午考勤不在岗罚款200元+警告信一封；五次迟到、早退、中午考勤不在岗罚款300元+警告信一封；六次迟到、早退、中午考勤不在岗自动离职。（凡累计至3封警告信者自动离职处理）（五）其他员工因迟到、早退、缺勤由他人代理考勤的，员工本人及代考勤员工，扣发1天工资并给予书面警告；员工正常出勤但遗漏考勤的，须及时向考勤管理部门负责人说明情况，经批准后，第1次视作正常出勤；超过1次的，每次扣发工资50元；以上所述迟到、早退、旷工、遗漏考勤次数按考勤当月进行累计，工资为税前工资；员工考勤情况，将作为续约、晋升、奖惩以及绩效考核等的重要依据。其他未尽事宜以员工手册为准。五、附则（一）本制度解释权归公司行政部；（二）本制度自颁布之日起实施，此前公司颁布的相关制度同时废止；行政部将根据公司业务发展随时进行修改完善。公司差旅管理制度差旅管理制度目的为进一步明确公司差旅费管理制度，控制各项费用管理成本，力求“少花钱，多办事”，现结合本公司实际情况，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司所有人员以及公司专职驾驶员因工作需要在国内出差和办理事务。定义因公出差：包括公司安排的采购、洽谈、销售、考察、开会或公司安排的其他外出任务，可以报销差旅费。出差区域：国内。差旅费：包括机票，车船费，市内交通费、住宿费、伙食津贴等。管理层：公司高层、部门经理、副经理级别。基层：主管、专员和其他级别的员工。短途出差：上海出差。长途出差：国内各地区，除上海地区。借款程序出差申请：出差人员应填写《出差申请表》，并按以下顺序申请审批：部门负责人或部门经理、总经理、董事长。临时紧急出差任务的，则在申请表上写明实际情况由总经理或总经理授权的经理（总经理外出时）批准，然后交行政部备案。部门记录：《出差申请表》一式两份，一份留行政部登记，一分由出差人员到财务部预借差旅费。部门根据《出差申请表》认真做好出差人员出发、回归记录、车辆安排及相应事顶的安排。借款：出差人员持批准的《出差申请表》提前一天（周末或节假日顺延）到财务预借差旅费，填写《请款单》，对于已有借款，未按时销账处理的人员，财务部不允许再次借款。（每次借款都需由借款人部门经理进行担保）差旅费项目：短途出差：如果公司派车辆，油费和路桥费实报实销，短途出差不允许住宿，特殊情况需要总经理特批。长途出差：车船票实报实销，并根据级别享受相应的住宿、用餐、电话费、生活费及市内交通补贴。差旅费标准车船费：凭票据报销。1、出差人员应乘坐直达车、船来回，如有特殊原因不能直达的则需在《出差申请表》上单独注明。乘坐交通工具标准：职务级别火车汽车轮船高层（副总及以上）硬座/2等座（路程超过6小时或夜间可硬卧）硬座二等（含）以下区域经理/部门经理硬座/2等座（路程超过12小时或夜间超过8小时可硬卧）硬座四等（含）以下副经理、主管硬座/2等座（路程超过16小时或夜间超过10小时可硬卧）硬座四等（含）以下基层员工硬座/2等座硬座五等*.高层出差机票（经济舱）实报实销，部门经理（及以下）乘飞机出差须事先书面申请；2、用餐、生活费及市内交通按出差津贴标准，交通费实报实销。职务级别住宿费伙食补助费（定额）市内交通费（限额）宾馆标准省会以下直辖市、经济特区地级市以下省会、直辖市长途出差高层指定经济型商务酒店35040080元/天出差津贴实报实销区域经理/部门经理300350公交车票实报实销，打车需要申请副经理、主管20026060元/天出差津贴公交车票实报实销，打车需要申请基层员工18020050元/天出差津贴公交车票实报实销，打车需要申请备注：（1）其他项包干标准参照上表范围以单据到财务部实报实销。长途出差住宿费、市内交通费（包括市内公交车和出租车费），即凭发票按等级标准内报销：伙食津贴按出差单记录与工资一起发放。若因出差人数为复数且性别相同，住宿费可按相应标准减半执行。出差完成公务后应当天及时返回，因确需办理私事而在工作日时间逗留者须向部门领导请示，在报销时主动注明并扣除逗留天数的住宿费用、伙食补助。公司职员外出学习、开会，按收费单据报销。若会务费已包含住宿费、伙食费，公司不再报销：若会务费只包含住宿费，公司只按100%伙食费标准补助。如自带公车和享受车补的经理可以自驾车的，则不予报销车费、市内交通费，可报销过桥过路费、轮渡费。如遇到天气、购票、公关等原因，未能按照出差申请表上的日期近回，须提前向分管副总进行请示或告知。报销程序：1、报销时间要求：公司要求出差人员出差回来后五日内（节假日顺延）到行政部报账。2、报销票据要求：正规发票：出差人员应取得正规的交通发票、住宿发票。无报销凭证的，原则上不予报销，特殊情况应写明原因由总经理批准方可。若异地住宿在亲朋家的，无法取得住宿发票，应开出证明，按住宿费标准的50%发给补助：因公携带的行李运费，应取得正式运费发票为凭：业务宴请需按岗位限额报销，超出限额必须由部门经理（及以上）批准才能报销，否则不予报销（岗位限额另定）。3、审核审批：填制：出差人员归来，及时整理、粘贴费用单据，填制差旅费报销汇总单，并不得涂改，并交部门经理签字。审核：出差人员持部门经理审批好的汇总单交行政部，按正常报销流程操作。其他项：短途出差不享受长途出差补助项目，补助20元正餐伙食费。公司行政公文规范行政公文规范一、目的为了提高行政公文的庄重、准确、简洁、严谨，规范行政公文行文格式，统一行政公文管理，提升公司形象，现就公司行政公文及行政公文格式相关要点作如下规范，请遵照执行。二、适用范围本规范适用于公司所有公文的管理。三、公文种类及处理方法公文种类：除外来函外，公文是指公司在企业管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻公司决策、执行上级和主管部门的指示、发布规章制度、实行行政管理措施、请示和答复问题、报告情况和交流经验，协调内部和对外交往的重要工具，也是公司行使职能的重要手段和依据。根据实际工作需要，按照公文使用范围和作用主要使用下列文种：（一）、红头公文1、红头公文适用范围：决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函等。2、人事任免事项的请示、批复、通知，必须采用红头公文格式。3、对外的公文统一按照规定的红头公文格式（附件一）。4、公文文头（1）统一采用公文模板，各部门引用相应的文头。（2）红头文件文头的字体为华文中宋小一号字体。5、公文机关代字与文号（1）机关代字编制须规范。（2）机关代字字体：宋体、五号、居中。（3）机关代字：公司简称+部门简称+[年份]+流水号＋号。

如：行政发[2011]01号。6、公文标题（1）言简意赅、主题明确。根据文件类型分别为“关于+++的请示”，“关于+++的报告”或“关于+++的通知”。（2）标题格式标题字体：黑体、三号、加粗，正文标题在红色反线之下空1行标识，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当，居中排布。7、主送单位（1）标题下空1行，左侧顶格用小四号宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。（2）如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送单位名称移至主题词之下、抄送之上，单位之间空一个字，抄送标识方法类同。8、公文正文（1）一事一议，语言简练、用词准确、需要分段的进行分段，切忌文字拖沓。（2）主送单位名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。（3）字体格式：正文字体宋体、小四号、1.5倍行距。（4）落款：公司名称的全称（也可省略，不写）。（5）日期：日期以汉字形式表达，如二○一一年一月一日9、公文附件（1）在正文下空1行左空2字用小四号宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件有序号的，使用阿拉伯数码（如“附件：1、×××××”）。（2）附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。（3）附件的序号和名称前后标识应一致。10、主题词主题词标于下横线之上。主题词用小四号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用宋体、小四号；词目之间空1字。11、抄送机关公文如有抄报、抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用小四号宋体字标识“抄报”或“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。12、拟文公司发文标注具体部门。13、印发（1）印发日期标注：如2011（2）字体宋体、小四号。（3）一般对外发文为5份（指政府），发送政府的部门、企事业单位等视主送与抄送部门数量确定。14、页码（1）正文内容1页以上的，一般应编写页码，页码格式“第几页，共几页”。（2）字体宋体、小五号、居中位置。15、秘密等级如需标识秘密等级，用黑体字、五号，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。16、紧急程度（1）如需标识紧急程度，用黑体字、五号，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。（2）如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。17、公司盖章公文需要加盖公章，盖章一般要盖在落款公司名称与日期的居中位置，五角星应处于水平位置。18、纸张及排版装订（1）纸张：复印纸，A4。（2）页边距：左、右各为3.17厘米，上、下各为2.54（3）装订：公文应左侧装订，不掉页。（4）公文中图文的颜色：未作特殊说明公文图文的颜色均为黑色。（5）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，可采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，也可以采取标识“此页无正文”的方法解决。（二）、内部公文1、内部公文适用范围：公司各部门需要通过内部公文行文解决的事项。2、内部公文统一按照规定的内部公文格式（附件二）。3、公文文头字体：黑体，三号字体、居中排列。机关代字字体：宋体、五号、右对齐。机关代字：部门简称+[年份]+流水号＋号。

如：行政字[2011]01号。4、主送单位、公文正文、公文附件、公司盖章、纸张及排版装订等与红头公文类同。5、页眉与页脚：（1）页眉：“有限公司”，字体小5号宋体。（2）页脚：第几页共几页，字体小5号宋体。四、附件：1、红头公文格式2、内部公文格式秘密紧急有限公司×××[2011]××号关于××××××××××××问题的通知××××（主送机关）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1、××××××××××2、××××××××××××××(发文单位全称)（印章）二○一一年×月×日主题词：××××××××通知抄报：抄送：拟文：2011年×月×日印发公司关于×××××××××××××的通知行政字[2011]第01号××××（主送机关）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1、××××××××××2、××××××××××××××(发文单位/部门全称)（印章）二○一一年×月×日公司证照管理制度证照管理制度一、目的为了规范公司各类证照的管理，确保公司各项工作高效运转，特制定本制度。二、适用范围本规定适用于公司所有证照的管理。证照是指经政府职能部门核发给公司的证明企业合法经营的有效证件。

公司证照包括：法人营业执照、行业经营许可证、企业代码证、税务登记证、行业资质证、房产证及其它证件等。三、职责划分行政部是公司证照管理的职能部门。负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销、证照的保管、登记、备案。在办理证照过程中有关部门应积极协助，根据职责承办部分事项和全部事项。四、证照管理的具体要求证照在申报、注册、年检办理完毕后，其相关文件和材料一律交由行政部妥善保管。公司证照未经主管领导批准，任何人不得随意翻动、复印、外借。各部门经办人如需使用证照必须填写“证照外借申请单”。列明借用时间、内容、事由等要素，经部门负责人同意批准，办理借用登记手续后，方可携带外出，使用完毕后，用件人和证件保管人应在登记表上注明领取（交回）时间并签字确认。公司证照在保管及外借过程中不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。任何人未经许可，不得擅自使用公司的证照进行各种担保活动。企业证照交行政部保管，管理人员要及时登记证照管理台帐。证照的登记内容包括：企业名称、住所、注册资金、企业类型、主要经营范围、税务登记证号、注册号、企业代码证号、使用期限等。证件保管人需对到期的证件进行及时验证。不及时验证者，造成的各类损失由相关责任人担负，并追究其责任。证件保管人因工作需要调动岗位时，应做好证照移交手续，填制“证件移交清册”。并由第三人监督完成移交工作。五、证照的归档各种证照要分类归档。归档的资料要齐全完整，自申报到各种相关手续办完的资料都要归入档案。所有归档的证照均需复印一份复印件归档，并附上目录清单。所有证照应根据公司名称不同分别归入相应档案盒内，并附上目录清单。由其他部门（公司）承办、协办的证照材料，手续全部完成后统一交行政办公室归档。6、有关公司重要证照，行政部应留有电子版本。六、其他：本制度由公司行政部负责制定、修订和解释。本制度由颁布之日起施行。如遇与本制度发生冲突的，一律以本制度为准。七、附件：1、公章、证照外借申请单附件：公章、证照外借申请单部门借用人日期领用内容：借用事由预计归还时间部门经理行政部审核备注：公司会务管理制度印章管理制度一、目的为规范和加强印章的管理与使用，控制和降低印章的使用风险，维护公司的合法权益，特制定本制度。二、适用范围本制度所规范的印章包括以下几个方面：公司的公章、法定代表人印鉴章、部门章、合同专用章。日常工作中为规范书写或避免过多的重复书写而使用的其它印章。本规定所指的印章不包括所有财务印章（财务专用章、支票专用章、法定代表人签字章等）。三、权责说明行政部负责公司印章管理制度的编写、修改、并按本制度归口到公司行政部统一管理，同时负责本制度的贯彻、实施过程中的协调、监督和解释工作。公章、法定代表人印鉴章、合同专用章等由行政部专人保管，财务专用章由财务部指定专人保管。各部门印章由各部门指定专人负责保管。四、印章刻制刻制印章必须填写“刻章申请单”（见附件一），申请人在填写完申请的内容、事由、要求后，由申请人的主管领导签字，经总经理批准，报送行政部后方可刻制。行政部在完成印章刻制后，及时通知申请人前来办理领用手续，并在印章登记本上记录领用人、领用时间、样章及签办人等要素，作为印章档案保存。任何人不得私自刻制公司印章,私刻公司印章追究其相关法律责任。五、印章管理及使用公司印章及各部门印章必须由各部门专人保管，同时印章必须加锁妥善放置于指定柜内，不能随意摆放，以免丢失。公司印章使用由用印人填写“用印申请单”（见附件二），经部门负责人签字后，凭此申请单用印。印章保管人员应严格把关，严禁在未办理手续的情况下，私自用印。部门印章的使用由部门负责人签字即可，部门负责人为印章管理第一责任人。印章原则上应在公司现场用印，特殊情况需携带外出用印，由经办人填写“公章、证照外借申请单”，注明借用时间、用途，经主管领导批准，并至行政部登记备案后，方可带出外用。必要时由印章专管人员携带到现场用印。用印人携印章外出办事期间应妥善保管好印章，印章使用完毕后，用印人须及时交还给相关保管人员，并办理好交接手续。对经总经理批准免于填写用印申请单的经常用印的常规性合同，可直接用印。不得开具盖有印鉴的空白介绍信、证明或者在未写字的页面上加盖印鉴。如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须由部门负责人呈交书面意见，报总经理批准后，方可用印，领用后必须报告使用情况并将复印件返回印章保管人存查。未使用的必须交还印章保管人。印章保管人员因外办、请假等情况出现离岗二小时以上的，需将印章管理钥匙交行政部或指定人员保管，并填写印章交接记录，各种用印程序、规定交代清楚，由双方签字确认后，方可离开。公司印章如遇损毁、被盗等情况，各印章保管人员应迅速向行政部报告，行政部根据情况依照本制度的手续办理。六、印章的移交保管人员发生工作调动或其他原因需更换印章保管人的，应及时办理印章移交手续。印章交接时，须在印章登记表上予以记载交接的时间和交接人员签字等内容,并由行政部负责人监督交接过程。七、印章的变更和销毁印章的变更和销毁由行政部负责。公司在完成工商变更和注销手续后，相关的印章要作变更和废止工作。对一些部门章、专用章等，随着公司发展的需要，也要作相应的变更和销毁。所有变更和销毁的印章，须报总经理批准同意后，方可履行相关手续。销毁印章应由两人同时在场并签字确认。八、附则制度的修订权及解释权属公司行政部所有。制度自下发之日起正式实施。本制度实施后，凡既有的类似规章制度或与之抵触的规定即行废止。本制度经总经理批准后自颁布之日起执行，修改时亦同。九、附件1、刻章登记表2、用印申请单附件一：刻章登记表申请部门申请人申请日期事由要求:（样式）部门负责人上级领导受理受理时间经办人领用领用日期领用人签办人样章：备注：（授权管理）变更注销移交人：接收人：日期：日期：附件二：用印申请单日期年月日用印份数张内容经办人用印留存部门经理审核月日签章人月日公司会务管理制度会务管理制度一、目的为规范公司会务管理，提高会务服务质量，降低会务成本，明确会务职责及人员分工，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于本公司全体员工,请参照执行。三、权责说明公司行政部是负责公司各类会议的统筹、协调、具体落实安排工作，会议提拟人负责会议的组织工作。部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参会人员等，不得与公司会议冲突，如遇特殊情况除外。会议安排原则：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。四、会务准备会议通知按“谁组织，谁通知”的原则进行。会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门（行政部），如遇特殊情况临时有变动的，也应及时通知相关人员，及时调整。会议通知一般形式为口头通知（重要会议应以书面形式通知）。并对会议所需资料、会务安排等作详细说明。会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程、议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）的准备工作。会务服务部门（行政部）应提前做好会务准备工作，如落实会场、布置会场、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。会前各项工作都落实完毕后，由会议组织人负责对会场布置是否达到要求、会议材料准备充足与否作最终审核，以免发生重大疏漏。五、会中工作1.签到工作遇重大会议时，参加会议人员进入会场时要在《会议签到表》上签到，此项工作由行政部牵头完成。2.会场服务工作会场服务一般由公司行政部负责，行政部应本着服务第一的原则，为每一位参会人员做好服务，包括但不限于以下几方面：引导座位。分发会议文件和材料。内外联系，传递信息。维持会场秩序。处理临时交办事项。其他服务工作(纸笔的准备、与会人员的合影、会场的清洁卫生等)。《会议纪要》的整理工作。突发事件处理公司行政部应做好应急预案及突发事件的处理工作，会场服务人员应时刻保持高度警戒状态，以便遇突发事件时，能随时反应，及时准确地处理，同时平时也应做好突发事件的培训及演习工作。六．会后工作会议结束后，行政部应及时做好会场的清理工作,会议桌上不允许遗留任何物件,若有遗留物件,行政有权没收,不予退还。若行政部归还物件，应按物件原价罚款，款项交至财务部。一般情况下，应在会后48小时内撰写出会议纪要，并发放给各参会人员。关于会议内容总结（包括会议纪要的整理、会议文件材料的立卷、归档、会议经验总结）应在一周内全部完成。关于会议事项的检查催办，使会议精神落到实处，防止不重视会议交办事项，相关人员应及时跟进，催办，落实，同时及时把工作情况汇报给相关领导。七、会议纪律参会人员不得迟到、早退、缺席，因故不能参加时，应事先请假，并征得相关负责人同意，若有人无视公司规章制度，罚款100元/次。会议期间除了紧急情况外，不得中途离场处理其他事务，手机应调至震动。参加重要会议时，参会人员应着正装出席。会议中参会人员应自觉保持会场的庄重肃穆，除必要的讨论之外，不得大声喧哗。八、会议保密与会人员应及时将会议精神宣传到本部门(除机密会议外)。机密会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况。故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小公司将对其给予相应的处罚。对于机密会议遗留的废弃文件，应当及时销毁，不得用于再生纸打印，以免机密信息外传。九、附则制度的修订权及解释权属公司行政部所有。本制度经公司总经理批准后自颁布之日起执行，修改时亦同。十、附件《会议签到表》《会议纪要》公司会议签到表附件一：会议签到表会议时间会议地点会议主题会议主持会议记录参加人员会议签到公司会议纪要附件二： ×××会议纪要时间：××××年××月××日，×午××:××地点：××××××参加人员：×××、×××、×××请假：×××、×××（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××年××月××日公司车辆使用管理规定车辆使用管理规定一、目的为进一步完善公司公务车辆的使用、管理，保证车辆安全，高效运行，现将公司车辆管理的现行规定公布如下：二、使用范围不享受公司车辆补贴，因工作需要，外出办事的。享受公司车辆津贴，因办事地路途较远、交通不便、有时间要求的或需装载物品的。三、管理部门行政部为公司公务车辆的管理部门，负责日常使用和调度，并对驾驶员进行综合管理。四、用车原则共同合用原则。车辆使用应合理安排、注重效率，同方向办事不分别派车。统筹兼顾原则。各部门、公司不专门配备车辆和驾驶员，公务用车按实际情况统一调度。提前预约原则。各部门、公司使用公务车应事先填写用车申请单，以保证用车部门的车辆使用以及管理部门的安排。五、车辆使用各部门、公司使用公务车应由用车人填写《用车申请表》，经部门领导批准，一般于用车前一日交公司行政部。行政部接单后，相关人员确认无误后签字，并按申请时间顺序，工作轻重缓急、办事地点作合理安排，同时实时更新至公告板上。驾驶员对《用车申请表》（附件一）作仔细核对，手续不齐或未办理出车手续的，除紧急情况外，驾驶员可拒绝出车，否则按私自出车处理。如因用车冲突，未能派到车的员工应给予理解，并改用其他方式外出，以免影响正常工作。六、日常管理车辆的年检由公司专职驾驶员负责，年检完需保管好相应单据，交行政部备案。驾驶员应对所属车辆的车况车貌负责，以便为用车人提供舒适、安全的乘车环境，驾驶员应在出车前应注意三检，即检查灯光、刹车、油量，以保证车辆的正常运行。公司车辆具有的随车档案包括：车辆行驶证、车牌、交强险标识、年检标识。档案不全的不得行驶（不含临时牌、证）。以上档案驾驶员应负保管责任。严禁驾驶员将车辆转借给他人使用。七．车辆的保险管理公司公务车辆按规定购买相应的保险。在购买保险前，应向经保监会批准的从事机动车保险业务的保险公司进行询价、比价。公司车辆投保后的保险资料复印件由行政部门保管，原件随车由驾驶员保管。八．车辆的保养维修公司车辆应定期保养、及时维修，杜绝有安全隐患的车辆上路行驶。行政部门对公司车辆应做好保养维修、投保的登记记录，并提醒驾驶员进行必要的保养维修。保养维修实施前，应向有资质的车辆保养专业机构进行询价、比价。车辆购置（更换）内饰配件、物品，须进行申报审批，经相关领导审批同意后方可实施。公司车辆的保养维修由公司专职驾驶员负责。车辆在使用过程中，如出现故障或需定期保养，由驾驶员填写《车辆报修单》（附件二），经行政部批准，修理费用将定期与修理厂结算。九．安全责任车辆使用人应努力学习车辆驾驶操作技术，了解掌握车辆性能、构造，做到能够排除一般性故障。公司车辆使用人应自觉遵守国家法律、法规和交通管理的相关规定，文明行车、安全行车，避免发生各类交通违章以及交通事故。公司车辆使用人因交通违章造成的罚款，由车辆使用人自行承担。任何人严禁酒后驾驶公司的车辆，违者一切责任、费用自负。公司车辆在使用过程中如发生车辆交通事故，必须及时向上级领导汇报，不得隐瞒情况。十、车辆外借公司公务车辆原则上不予外借，特殊情况经总经理批准后方可外借。本规定从即日起开始执行，本规定的解释权与修订权属公司行政部。十一、附件1、车辆报修单2、用车申请单公司车辆报修单附件：车号驾驶员姓名车辆故障维修部位更换部件消耗材料修理工时应收费用行政部审核：经办人：公司办公用品管理办法办公用品管理办法一、目的为规范公司办公用品的采购与入库、领用及管理，节约办公费用成本，使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费，特制定本办法。二、适用范围本办法适用于公司内所有部门办公用品的采购、领用及报废等管理。三、办公用品划分本办法所指办公用品为员工日常办公所用文具以及其它特殊物品（柜、台、凳、特殊文具等）。（办公自动化所需用的耗材如计算机（计算机属于固定资产不应计入办公用品内）、光盘、色带、墨盒等归入公司IT部门管理范畴。）办公用品分消耗品、管理品、专用品三类。消耗品：铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、回形针、图钉、复写纸、标签、便签、橡皮、夹子、签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔等。管理品：剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算器、档夹、档案盒、票夹、印台、电话机等。专用品：复印纸，打印纸、传真纸及耗材，空白财务账簿、凭证，U盘等。四．基本要求办公用品由公司行政部门统一管理，并指定专人负责保管。行政部门要建立办公用品登记台账，做好办公用品的采购、入库、领用及库存物品的登记管理。行政部门要严格办公用品台账管理，健全账册、账单，做到填写清楚、准确、整洁，不得随意涂改台账。行政部门要及时核对办公用品登记台账，定期对办公用品进行盘点，做到账实相符。库存办公用品要做到摆放整洁、存放有序，并注意防潮、防水等安全。属于固定资产范畴的办公用品按照公司《固定资产管理办法》执行。五、物品申购程序各部门应于每月15日前根据工作需要编制下月的办公用品需求申领计划，由部门主管确认《物品申购单》（附件一）后交公司行政部。公司行政部统一汇总、整理各部门的采购申请，并经核查库存状况后实施采购任务。若需采购临时急需的物品的，在填写《物品申购单》时需在备注栏内注明急需采购的原因，报相关负责人批准后由行政部负责实施采购任务。六、物品采购为有效完成采购任务，原则上由公司行政部统一负责实施采购任务。对专业性物品的采购，由所需部门协助公司行政部共同进行采购。对任何物品的采购，采购人员应先进行询价、比价、议价，择优选择办公用品供货商，方可实施采购任务。在收货时行政部门要当面点清数量，如发现物品与送货单数量、规格不符、短缺或物品损坏等，应及时解决。七、物品入库办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由仓库管理人员登记入库；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。物品采购发票应由采购人员会同仓库管理人员签字确认入库后，方可进行报销流程。办公用品入库后应分类摆放整齐，及时造册。办公用品应以先进先出为原则，避免长时间置放造成的质量问题和物品损坏而影响使用。在保持库房整洁干净整洁的同时，须做好仓库盘点以及防火、防盗等安全工作。八、物品领用员工领用办公物品应填写《办公用品领用登记表》（附件二），按要求办理领用登记手续，未经登记，不得领用。员工领用办公物品，须经部门主管核准同意。所有办公用品领用应遵循勤俭节约的原则，要降低消耗，杜绝浪费，在领用时需以旧领新（消耗品及特殊情况除外）。发放人员应认真核对物品名称型号，仔细核对发放数和库存数，须妥善保管好领料单据，以确保帐、卡、物数据一致，保证发放正确性。九、物品使用严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。员工离职时应依《办公用品领用登记表》所领物品一并退回(消耗品除外)。凡属各部门员工共享的办公用品应指定专人负责保管。公司员工应本着节约的原则使用办公用品。办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。十、库存管理行政部应保持办公常用消耗品的合理库存，做到既保证业务需要，又减少资金占用。行政部应实行办公用品动态管理，随时掌握办公用品的领用消耗情况。行政部的办公用品保管人，要加强库存管理，防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的有效性能。行政部要定期对办公用品进行盘点，盘点工作一般安排在每月的月底进行。十一、物品报废非消耗性办公用品（如办公桌椅、橱柜等）因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请，经部门主管审核，并报公司总经理同意后办理报废注销手续。十二、附则本办法由公司行政部负责解释。本办法自颁布之日起执行。十三、附件1、物品申购单2、办公用品领用登记表公司物品申购单附件一：公司物品申购单名称单位数量用处特征描述使用日期备注申请人：日期：审批人：日期：领导审批：公司办公用品领用登记表办公用品领用登记表日期姓名笔记本笔类直尺笔筒透明胶双面胶胶座图钉回形针订书钉其他附件二：公司固定资产管理办法固定资产管理办法总则第一条为加强公司的固定资产管理，确保固定资产的安全完整，充分发挥固定资产效能，根据国家相关法规，结合公司的实际情况，制定本办法。第二条固定资产是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，并且预计使用寿命超过一个会计年度的有形资产。固定资产应根据公司制定的固定资产目录（附件一）进行认定，对不属于固定资产目录但具有固定资产明显特征的实物资产，由公司行政部会同财务部确认后列入固定资产管理。第三条公司行政部为固定资产管理主控部门，公司的固定资产购置、转移、处置事宜均由行政部按照规定程序办理。固定资产管理职责分工第四条行政部职责如下：根据各使用部门上报固定资产的购置申请，汇总编制固定资产年度预算。根据业务发展需要和资产的技术状况和使用情况，由使用部门提出增添、调拨、报废、拆除等申请，行政部审核确认后，按本办法的相关规定办理。负责固定资产的动态管理工作，管理固定资产卡片，登记固定资产台账，保证帐、卡、物相符。根据业务需要，合理配备固定资产，充分发挥固定资产效能，提高设备利用率和完好率。组织办理固定资产的验收、交付、盘点、清查、清理等工作，对固定资产盘盈、盘亏和损毁等事故进行了解、核实，提出处理意见后上报公司领导。第五条财务部职责如下：负责固定资产的账务管理工作，掌管固定资产账册，会同有关部门共同确保固定资产帐、卡、物相符。配合行政部参加固定资产的验收、移交、盘点、清查等工作，并提出建议和处理意见。负责按月计提固定资产折旧，办理固定资产增减变动的会计记录。使用部门职责如下：部门负责人对本部门固定资产负有合理使用和保管的责任。根据本部固定资产的技术状况和业务需要，提出固定资产的增减、修理、封存、启封、调拨、报废、拆除等申请。参加本部有关的固定资产的验收、移交、盘点、清查、拆除等工作。固定资产的购置和验收第七条固定资产的购置按以下原则办理：公司固定资产的购置原则上按年度预算执行。各部门需要购置固定资产，应向行政部提出申请，通过填写《固定资产购置申请单》，格式见（附件二）。固定资产购置申请审批流程如下：使用部门行政部财务部总经理行政部根据经批准的《固定资产购置申请单》购置固定资产。第八条固定资产的验收由行政部牵头，会同财务部及使用部门进行，按以下程序进行：行政部经办人填写《固定资产验收交接单》，格式见（附件三）。行政部按本办法规定的分类标准编号、粘贴标签，制作《固定资产卡片》，格式见（附件四）。验收时涉及新增固定资产的相关资料（比如说明书、保修卡等）以及相关附件（如：备用零件等），由行政部统一保管。第九条固定资产卡片一式两份，一份行政部留存，一份使用部门留存。行政部根据固定资产卡片登记《固定资产管理台账》，格式见（附件七）。固定资产的计量第十条固定资产原值，原则上应按照历史成本进行计量，除非有证据表明无法按照历史成本计量的，可以采用重置成本或可变现净值等方法计量。第十一条公司固定资产采用“年限平均法”按月计提固定资产折旧，计入成本、费用，各类固定资产的使用年限和残值率参见（附件一）。第十二条固定资产折旧的计提范围根据国家的有关规定。正常营业期间，当月开始使用的固定资产，当月不计提折旧，从下月起开始计提折旧。当月减少或停用的固定资产，当月照提折旧，从下月起不计提折旧。第十三条与固定资产有关的后续支出符合固定资产确认条件的，应当计入固定资产成本；不符合固定资产确认条件的，应当在发生时计入当期损益。固定资产的改良应视同购置、新建固定资产，其所发生的改良支出，作为资本性支出，增加固定资产的原值。第十四条固定资产期末按账面价值与可收回金额孰低计价，当可回收金额低于账面价值时，计提固定资产减值准备。固定资产的日常管理第十五条固定资产的维修，固定资产发生损坏，由使用部门向行政部提出修理申请，由行政部审核鉴定后安排修理。属保管不当或人为损坏的，酌情应由责任人承担部分或全部维修费用。第十六条固定资产的内部调拨固定资产在公司内部相互调拨时，由使用（移入）部门提出申请，经行政部确认后，由行政部会同移出部门、使用（移入）部门，填写“固定资产卡片”相关内容后，方可办理实物的移转。第十七条固定资产出租或外借，应由行政部会签财务部，并报总经理办批准后才能办理，并应签定相应的合约，合约内容包括修缮保养、税金、租金、运杂费、归还期限、保持原状、附属设备明细等。合约签订后，财务部应办理相关账务处理，行政部负责会同租借人填写固定资产卡片相关内容，并负责租金、押金等款项的催收，财务部负责租金和押金等的帐务处理。第十八条固定资产的盘点，公司固定资产每年至少盘点一次，固定资产盘点工作由行政部组织，财务部配合，使用部门参与，按照帐、卡相符，卡、物相符的要求进行盘点，填制《固定资产盘点表》，格式见（附件六）。对固定资产盘盈、盘亏，查明原因，分清责任，提出处理意见，固定资产的非正常废弃、毁损、丢失以及非正常事故的过失者，应按情节轻重，追究责任。固定资产处置第十九条固定资产处置包括固定资产的出售、转让、报废和毁损核销等。第二十条固定资产处置由行政部负责，处置程序如下：由使用部门提出申请，填制《固定资产出售/报废/报损审批表》，格式见（附件五）。由行政部牵头成立资产处置小组，对处置资产进行估价或询价。固定资产处置审批流程如下：使用部门行政部财务部总经办由行政部会同处置资产的原使用部门向接收方办理资产交割。固定资产处置过程中发生的各项支出列入“固定资产清理”费用，收回的残值或出售（转让）收益款项等交财务部入帐。财务部根据经批准的《固定资产出售/报废/报损审批表》和相关收付款凭证进行帐务处理。第二十一条报废、毁损的固定资产，凡属保管不当或人为损坏的，视情节应当由责任人承担相应赔偿责任。附则第二十二条本办法由公司行政部和财务部共同解释。第二十三条本办法自下发之日起实施。附件一固定资产目录及分类大类编号大类名称小类编号小类名称折旧年限残值率备注A房屋及建筑物01办公楼305%02住宅305%03其他建筑物305%B运输设备01小轿车65%02客车65%03货车65%C计算机及辅助设备01台式电脑55%02手提电脑55%03服务器55%04打印机55%05其他辅助设备55%D办公用家具、电器01沙发55%02会议桌55%03文件柜55%04办公桌55%05办公椅55%06茶几及橱柜55%07小家电55%08其他家具55%E其他电子办公设备01复印机55%02扫描仪55%03传真机55%04电话交换机55%05其他设备55%F空调机01中央空调55%02柜式空调55%03挂壁空调55%04其他空调55%G文体宣教设备01电视机55%02音响55%03摄像机55%04照相机55%05投影仪55%06健身器材55%H其他设备01厨房用具55%02卫浴用具55%03其他55%固定资产编号说明编号分四级：第一级为固定资产的权属标识，即该项固定资产所属公司的标识，采用公司名称简称，用汉字表示。第二级为固定资产的大类编号，具体如上表。第三级为固定资产的小类编号，具体如上表。第四级为序号，用001—999阿拉伯数字表示。图示如下：上海—A—01—001(表示：上海所属编号为001的办公楼)固定资产序号，以“001—999”三位阿拉伯数字表示。固定资产的小类标识。以“01—99”两位阿拉伯数字表示。固定资产的大类标识。以“A-H”大写英文字母表示。固定资产的权属标识，“上海”表示产权归属公司附件二固定资产购置申请单使用部门：年月日名称数量规格型号单价厂牌总计金额附属设备购置原因经办人：使用部门行政部财务部总经办附件三固定资产验收交接单固定资产编号：上海－D-08-0012011年8月2日名称财务室办公桌（主桌，活动柜，侧桌）取得日期2010年6月10日附属设备及资料设备内容数量取得成本规格型号1500*700*750800*420*7251400*600*750数量1套主桌11250.00活动柜1厂牌单价侧桌21600.00存放地点财务室取得金额2850.00耐用年限五年月折旧额47.50备注行政部财务部使用部门注：本单一式三联：第一联行政部留存，第二联财务部，第三联使用部门，附件四固定资产管理卡片（正面）卡号：上海－D-08-001建卡日期：2011-8-2固定资产分类卡D-08001财务室办公桌（主桌+活动柜+侧桌）类别编号名称规格1500*700*750/800*420*725/1400*600*750来源单位上海徐汇区康地办公家具经营部使用年限5年资产原值2850月折旧额47.5净值2185残值率％5%始用日期2010年6月10日已用年数1年报废清理记录日期原因清理费用变价收入备注（背面）保管记录年月日使用部门保管人行政部备注2010610财务部王辉华修理记录年月日修理记录金额附件五固定资产出售/报废/报损申请审批表类别：报废□报损□出售□编号：使用部门申报时间拟处置固定资产基本情况资产名称编号存放地点处置数量购买日期账面原值账面净值处置价格处置收益/损失处置原因使用部门经办人：处置小组意见审核人：实物处理方式行政部财务部总经办注：本表一式三联，第一联行政部，第二联财务部，第三联使用部门。附件六固定资产盘点表年月日卡片编号固定资产使用部门台账数量盘点数量盘盈盘亏备注名称规格厂牌数量金额数量金额盘点负责人：会点人：盘点人：制单：注：本单一式两联：第一联行政部，第二联财务部。附件七固定资产管理台账序号卡片编号资产名称资产来源购入(转入)日期保管人转出日期接收人证明人备注公司档案管理办法第55页共57页档案管理办法目的为了建立健全公司的档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本公司实际情况，特制定本制度。权责：公司总经理负责公司绝密（Ⅰ）级档案的管理；公司行政管理部门负责公司的机密（Ⅱ）、秘密（Ⅲ）和普通（Ⅳ）级档案实物管理。各职能部门负责按照本制度的时限要求整理、装订本部门的档案并按档案保密等级分别并报送总经理和行政管理部门归档管理。适用范围：本规定适用于的档案管理。档案室的规划公司需有档案标示，档案排列需由左到右，档案柜需有明确的标示及目录编号。文件目录编号须统一，并设有目录清单。设有文书档案专柜、人事档案专柜、合同文件专柜、管理经营专柜、资质文件专柜、技术专柜、会计专柜、业务专柜、音像档案专柜、电子文档专柜、外来文件专柜、报刊杂志专柜、档案室的分类及定义结合公司实际档案大致可以分为以下几大类：文书档案、人事档案、合同档案、管理经营档案、资质档案、技术档案、会计档案、业务档案、声像档案、电子文档、外来文件及书籍。文书档案：法规性文件、会议文件、程序文件等；人事档案：关干部的任免、奖励和处分、员工资格证书、职工花名册、员工户口档案、员工职称档案、员工花名册、劳动合同、劳动工资、人事纠纷文件等；合同档案：包含公司所签订的重要合同、购销合同、租赁合同等。管理经营档案：生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、固定资产及办公用品名册、产品质量、用户档案、管理制度、企宣文件等资质文件：指公司获得的资质报告、文件资料、证书、资格证书申请文件、检测报告等技术档案：包括技术研究档案、产品档案、工程图纸等会计档案：包括会计凭证档案、会计账簿档案、会计报表档案、审计报告等。业务档案：包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、各种合同及协议书；商务报告、贸易单据、招投标文件等声像档案：包括照片、录音、录像、拷贝档案等电子文档：所有形成电子文档格式，具有保存价值的数据文档。例如：公司管理制度、网站数据、工程图纸、各种产品研究报告、程序文件、开发数据、报价数据、合同等。外来文件：指政府下发的文件、国家颁布的标准、公司订阅的报刊杂志、参加某些会议下发的刊物。书籍：技术书籍、管理书籍、培训书籍等其他参考类的书籍。档案名称及编号规则1、档案的名称要求简明扼要以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。档案的编号以公司名称的拼音简写+档案类别+部门编号+流水号，流水号以阿拉伯数据编制。具体可以参照下列图示：XXXXXXXXXXXXXXX版本号（1.0、1.1、1.2）版本号（1.0、1.1、1.2）流水号从（001-999）不得重复使用部门编号例如业务部（YW）文件类别例如合同档案（HT）企业名称的汉语拼音的编写例如（GUANGYU或GY）编号说明：第一级：以企业名称的汉语拼音的缩写编号。例：（）第二级：以文件的类别编号。例：文书档案为WS第三级：按部门的编号编码。例如：业务部为YW第四级：为档案的流水号从001起编，到999，不能重复使用。第五级：适用于管理文件、制度、程序文件的版次，例1.0、1.1、1.2……2、文件类别文书档案：WS人事档案：HR合同档案：HT管理档案：GL资质档案：ZZ技术档案：JS会计档案：KJ业务档案；YW声像档案：SX电子文档：DZ外来刊物：KW图书档案：TS公司档案管理体系1、立卷归档要求归档范围各部门将已办理完毕的材料、卷，定期移交各档案室集中保存。办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档。公司业务、财务文件，每周整理归档，其他一般性文件每月整理归档。凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档。材料完整齐全：凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值，文件分类准确、立卷合理。立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。部门归档需编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于立卷。文件按时间顺序排列，最近的在最上面。一个客户一个立卷，一个档案盒。贸易档案与往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自的发票流水号放在文件袋里。由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作，办理移交手续，双方在移交清册签字。部门提交档案时，需指定专人对本部门所产生的文档资料进行跟踪、搜集，负责接收本部门员工提交的各类归档资料，并填写《文件交接表》，经部门负责人签字确认后按归档时间内交行政部。档案管理员应不定期对需归档的资料进行跟踪，及时将资料归档保管。2、借档程序各部门经办人员因业务需要需借出、调阅或复印档案时，应填具《文件借阅登记表》经其部门主管审核，行政部审批后持向档案管理员调阅或复印。档案管理员接到经审批的外借的档案《文件借阅登记表》后，取出该项档案，并于《文件借阅登记表》上填注借出日期后，将档案交与借阅人员。《文件借阅登