2015版QP-01文件化信息控制程序

文件编号BF-QP-01版本版次B0文件化信息控制程序页码页次第3页,共15页生效日期2016年9月30日修改记录版次修改内容修改时间备注A0初版发行2010-07-10A11.部分文字、格式修整。2.封面、5.3.2、5.5、5.7、5.8、5.14、8.2附页2增加、更改部分内容。2014-A2修改5.7.11环保资料保存期限2015-9-15B0升2015版本2016-09-30核准审核编制2016-09-301.目的规范质量体系文件/记录的制订、核准、发放及修改控制的过程和要求，以确保各相关部门可适时获得适当且有效之最新文件。2.范围适用于本司质量体系所有文件/记录，包括重要的外来文件、电子文件、组织知识等。3．职责文控中心组织制定、发行文件，相关部门执行。4．定义无5．内容5.1编写要求5.1.1所制订文件不可与法律、法规相抵触。5.1.2编写文件以‘简洁、切合实际、易懂易操作’为原则，文件需可操作性和易操作性。5.1.3语言表达应通俗易懂、精确严谨、避免产生误解，避免使用生僻字，如有不易懂的名词须定义说明。5.1.4文件的编写可用文字、图表、流程的方式表述。5.1.5相关联的文件应保持衔接紧密，相互间无矛盾、无分歧。5.2文件分类及分类说明文件级别包含文件类别代号说明一级文件质量手册QM体系的纲领性文件，说明公司的质量方针和质量目标，对质量体系的运行作指导性的支持。二级文件程序文件QP说明体系内各相互关系的运作程序，是体系运行的主脉。三级文件作业标准书QW规范具体作业行为的指导性文件，BOM、产品基础数据表等管理规定规定某些行为的管理类文件。操作规程机器、设备、仪器操作的指导性文件。检验标准产品检验的标准依据。流程图说明某一运作的作业步骤及连接关系。四级文件记录表格QR用于记录与质量有关的结果。5.5受控文件的识别所有受控文件必须有文件名称、文件编号、生效日期、受控章等受控信息。状态识别解释使用说明修改号修改次数识别1.所有文件的更改以修改号0~9表示；2.质量手册的更改须在修改页上记录修改章节，并在更改的本页变更版本版次。版本号更改的状态识别1.所有文件版本号以A、B、C．．．．．递增，手册的版本号独立使用，其它文件的版本号与修改号同时使用。2.每次更改手册或程序文件时须在修改页上记录：A）章节修改号以0、1、2．．．．．9递增，当修改号升到10时，则此份文件应整体升版（如：有一章节的版本由A/9升至10时，则所有章节应升版为B/0，故整份文件为B版，依此类推）B）当其中一章节的修改号升级时，则所有章节须同时升为同一版本版次（除质量手册外）。3.作业类文件、空白表格如内容不同，可以根据实际需求，另建不同名称、编号同时存在，无需统一版本。生效时间执行时间的识别文件更改任何一处时均须更改生效时间，并以最终生效日期为准。修改说明修改页每次修改的内容须在修改页记录（或有“更改说明”页）。斜黑体字用于修改内容识别修改内容用斜黑体字识别,上次修改的内容无须再用斜黑体受控文件章(蓝色)用于受控文件发放受控文件发放时在每一页的右下角空白处盖上“受控章”；作废文件章(红色)用于不再使用的作废文件回收不再使用的作废文件在正面中部盖“作废章”受控文件外发时用1.当公司外部要求本系统发放受控文件时，在每页的右下角盖“非受控章”；2.除样板制作使用外，公司内不可使用非受控文件。外来文件章(蓝色)受控外来文件发放时用收到的外来文件需受控时，盖‘外来文件’章并发放，需受控范围详见本文第5.10项。作废留用章(红色)当受控文件回收作废时，如此作废文件需留作以后查阅使用，须在作废文件的正面中部盖上作废留用章。5.6受控文件的制订、审批及发放范围除特殊规定文件外，各类文件的制订审批及发放范围按以下规定执行：文件类别编写及修改审核核准发放质量手册管理者代表副总经理副总经理各部门质量方针和质量目标管理者代表副总经理副总经理各部门质量管理体系组织架构管理者代表副总经理副总经理各部门程序文件文控管理者代表副总经理各部门管理规定、作业规范部门主管管理者代表副总经理相关部门操作类文件相关工作人员部门主管管理者代表使用部门空白表格相关工作人员部门主管管理者代表使用部门5.7保存、发放、回收及销控制公司内部发放受控副本更新控制、发放修改的副本，及收回修改前的副本并销毁认证机构发放非受控副本不要求更新控制外部机构发放非受控副本不要求更新控制供应商发放非受控副本要求更新控制5.7.1所有受控文件、表格原稿均由文控中心保存，文件须在原稿背面盖上“原稿”印章，表格原稿为样表无需作5.7.2文件编制时，如新制订需向文控中心询问文件最新受控编号，并注明文件发放范围,经核准后将文件原稿交文控中心5.7.3由文控中心填写《文件发放/回收记录表》,交管理者代表审核后发放时更新《最新受控文件清单》，以便于掌控受控文件的最新状况。5.7.4文控中心按要求发放的数量复制副本并加盖印章：给公司内部派发的加盖蓝色控文件”章,并对副本进行编号；如向外部机构派发则加盖红色“非受控文件”章。5.7.5接收受控文件时文件接收人须在《文件发放/回改记录表》上签收并保存，如改文件,发放时文控中心须同时回收旧版本,并在《文件发放/回改记录表》上记录.5.7.6回收的旧版本文件须加盖红色“作废文件”章与相应电子档一并对公司外部发放之文件，文控中心仅需在发放记录上登记即可，无须签收及回收旧版本。5.7.7如回收的文件须保留待查，则加盖“作废留用”5.7.8文控中心每月需将更新后《最新受控文件清单》和《质量记录清单》，发送至各相关人员邮箱，各部门于收到邮件后，应及时核对所使用文件是否为最新有效版本，如发现问题须向5.7.9各部门/车间须对各自的受控文件进行分类、归档、保存及5.7.10文件取消/《文件取消/》，经部门负责人审核后交，文控征询5.7.11一般文件的保存期限为4年，环保资料的保存期限为105.8受控文件的修改及增删（指体系文件及空白表格）5.8.1体系文件或空白表格需修改时，由建议修改人填写《文件修改申请表》，向管理者代表阐述修改内容，经5.8.2文件/记录修改由制定单位负责执行，编制完毕后将电子档发文控中心确认编号、格式是否无误，由文控中心打印并交本文第5.6项所规定相关人员审批。5.8.3文件的修改须严格按本文第5.55.8.4表格更改以版本号升级来识别5.8.5表格新增或修改受控需在表格的背面打印《记录表单受控格式》，并按本文5.8.1要求执行。5.9受控文件补充发放5.9.1文件使用单位受控文件副本遗失、因特殊原因需增发或因文件损坏需更换时，须填写《文件补发申请表》，经管理者代表核准后，由文控中心发放并按5.7项规定执行5.9.2遗失补发的文件须编上新副本号发放并作记录，增发的文件副本编号沿已有的编号递增，更换的文件则使5.10外来文件的控制件（当中不含5.10.2各有关人员收到外部文件后交至文控中心归类，管理者代表确认需受控后，由文控中心对文件进行编号、加盖‘外来文件’章，按管理者代表指定需发放部门5.10.3外来文件随外部的变更而相应变更，并替换内部原有的文件5.10.4外来文件的保存、发放、回收及销按本文第5.75.10.55.11电子文件控制5.11.15.11.2财务部电子文件最新版本须保存在其部门所使用的电脑内，由其部门自行管理（不含程序文件、作业规范及空白表格等文件5.11.3营业或财务部门收到跟质量有关的外来电子文件时，打印后按5.11.4其它跟质量有关的电子文件须保存在文控中心的电脑硬盘内，并设定保护密码，及设置仅限管理者代表和文控员可查阅权限，由文控员每月将最新的文件保存一次到备份盘内，防止5.11.5电子文档的保存须按文件类别建立存盘目录，如不同部门有同一类别的文件，须在类别目录下建立部门目录，便于文件5.11.6在每个目录下均须建立存盘的文件清单（INDEX5.11.7各部门电子文件的更改须从文控中心拷贝最新的版本修改，并将更改后的文件发电子档至送文控中心存档（此规定不含营业和财务性质文件5.12文件借阅/文件检查：从文控中心借阅文件须填写《文件/记录借阅申请表》。各单位使用的受控文件及记录表格，文控中心不定期进行检查，以确保各单位使用的文件为最新、有效的，并将检查结果填写在《文件检查记录表》。5.13．组织知识的管理:对内外部来源的组织知识进行收集整理,予以登记保存,便于查阅;5.14质量记录的控制5.14.1管理对象：各种记录表单须统一由文控记录在《质量记录清单》中，并以《质量记录清单》5.14.2记录表单伴随手册、程序文件、作业指导书同时形成，临时性自行决定。5.14.3记录填写要求：作为证据的记录，应及时、清楚地记入重要的5.14.3.1填写固定格式的记录时内容不可遗漏，未产生的项目则以“/”符号5.14.3.2复印件作为保存记录。5.14.3.3记录应使用圆珠笔、中性笔或钢笔填写（如需保存期限较长，则应使用中性笔或钢笔书写，以避免时间长字体退色），5.14.3.4如根据内容记入修改日期、责任人印章、审核印等）。5.14.4质量文件/记录管理5.14.4结束后应整理好记录，交相关部门分类归档存放。（1）文件/记录归档管理应设专人负责，以防丢失或损坏，接收时须及时填写《记录归档登记表》。（2）如遇特殊情况（管理活动延期结束等），需向归档部门说明原因，暂缓归档。5.14.4.2档案管理需管理的文件/记录应使用文件夹存放，并做相应标识。文件夹首页需附相应目录。为便于查阅、提取，不同文件应分类归档，并做明确标识。文件夹无法保存的文件/记录，可用其它方法妥善保存。文件/记录的保管期限、保管地点须在《质量记录清单》中注明（保管场所应足够、条件适宜）；如超过保管期限仍需继续保留，应分不同区域存放并做明确标识；如因条件有限，亦可放置于同一文件柜内，但应分类排序。记录亦可采用电子形式保存。5.14.4.3文件/（1）各相关人员如因工作需要，需查阅有关文件/记录时，应先经保管部门负责人同意后，向文件管理人员说明需查看文件名称，由管理员负责查找。（2）查阅文件/记录时，应注意保持文件的完整、清洁，查阅后应及时将文件整理好，并交由管理员放回原处。5.14.4.4文件/（1）文件/纪录原则上不准离开保管场所，仅供在现场查阅；如特殊情况需借阅时，应填写《文件/记录借阅申请单》，并说明原因，经申请部门及保管部门负责人审批同意后方可借出。（2）归还时，文件管理人员需检查借出文件是否整洁、齐全，并在《文件/记录借阅申请单》上签收后，将文件/记录放回原处。5.14.4（1）超过保管期限应废弃的文件/记录，由管理人员登录在《记录废弃登记表》，经保管部门负责人批准后，由文件/记录管理员处理。（2）失效记录如需保留时，由管理人员填写《记录过期记录保留登记表》，注明延期保留的原因，待无须保留时，则按上述（1）规定执行报废处理。6．相关文件无7．附属表格、印章7.1印章图样：受控文件章(蓝色)、作废文件章(红色)、非受控文件章(红色)、作废留用章(红色)、外来文件章（蓝色）、原稿文件章（蓝色）作废非受控受控文件作废非受控受控文件作废留用外来文件原作废留用外来文件原稿7.2相关表格：BF-QR-PG-001《质量记录清单》BF-QR-PG-002《最新受控文件清单》BF-QR-PG-003《文件发放/回收记录表》BF-QR-PG-004《文件》BF-QR-PG-005《文件补发申请单》BF-QR-PG-006《文件修改申请表》BF-QR-PG-007《文件/记录借阅申请表》BF-QR-PG-008《文件检查记录表》BF-QR-PG-009《记录归案登记表》BF-QR-PG-010《记录保留登记表》BF-QR-PG-011《记录废弃登记表》BF-QR-PG-097《记录表单受控格式》8．流程图8．1文控作业流程图权责单位作业流程说明文控中心文控中心文控中心文控中心文控中心文控中心文控中心文件编写人文控中心文件编写人编写要求编写要求文件分类文件分类文件结构文件结构文件格式文件格式文件编号文件编号可用文字、图表、流程等说明。文件分为四级：质量手册、程序文件、作业指示文件、表格等。分为封页、格式栏、目的、范围、职责、定义、内容、相关文件、附表、流程、变更栏等。详见5.3.2详见5.4项8．2各部门文件处理流图权责部门作业流程说明各权责单位电子文件外部文件内部文件电子文件外部文件内部文件1．内部文件由各部门自行编制，权职人员审批后发行；2．外部文件由管理代表批准发布；3．电子文件由文控员设定密码管理。NONO各授权人员审核批准审核批准职能部门编写，职能人员审批。YESYES文控中心编号编号文控中心按文件编号的原则对文件进行编号文控中心登登录、发行、保存1．所有受控文件由文控中心统一发行，并建档保存。2．电子文件须在指定电脑设定保护密码。各权责单位文文件变更1．文件的变更由原编制部门实施，变更后的文件须得到原审批人的重新审批。2．文件变更后版本须