加快高职院校档案信息化建设的设想论文

第页共页加快高职院校档案信息化建立的设想论文加快高职院校档案信息化建立的设想论文加快高职院校档案信息化建立的进程，是一个复杂而艰巨的系统工程。要做好这项工作，不仅需要各级领导、各个部门在资金、人力等方面的大力支持与配合，而且更需要高职院校档案部门、档案工作人员的不懈努力和不断创新。一、更新观念，实现管理方式的现代化作为高职院校的档案管理者，应站在学校改革与开展的高度，从更深层次上考虑信息化给档案管理带来的机遇和挑战。不断解放思想，更新观念，积极寻求档案工作与学校中心工作的结合点，在较高层面上筹划本校档案信息化建立方略。传统纸质档案的管理方式是手工操作的，而现代电子档案、声像档案的管理，那么必须顺应计算机技术、声像技术、网络技术迅速开展的新形式，跟上现代化的步伐。所以档案工作者必须更新长期以来形成的管理理念和方式。过去人们注重的档案实体只作为保管单位进展简易组合，以便于保管、保护和统计，而档案信息才是检索、传输的主要对象。只有脱离实体才便于作深层次加工、贮存，才能实现计算机检索和在网上传输。这是整个档案管理业务链条上最根底的一环，这一环节上认识的更新、方式的改革，对从整体上实现档案管理现代化至关重要。二、制定档案工作业务标准档案工作标准化是施行高职院校档案信息化建立的前提和根底，必须从一开场就坚持统一规划、统一标准和标准的原那么，制定一套实在可行的符合本校实际的管理方法与制度，这是档案信息化建立高质量的根底保障。档案根底工作标准化、标准化，首先是归档材料完好、准确。只有将完好的档案资料作为根底数据输入计算机，在软件的支持下，计算机对输入数据进展整理加工，才能使档案得到充分利用。其次是著录标准要准确，实现自动化标引，防止因为人的因素差异而造成标引著录标准前后不一致的问题，使每一项数据项都能准确地、唯一地表现被反映的事物。第三，要建立一个通用性强，大多数软件都能承受的文件信息存储、交换格式标准，从而保证校园网、校际网、教育系统网、档案系统网之间档案信息存储、交换的顺利进展，为实现档案信息资共享创造条件。在档案工作标准化问题上，要实在加强对国家级和山东省〔所属省〕的各类标准标准的贯彻落实，尤其是山东省的各类技术标准和标准，以保证校档案信息化与省档案信息化建立在同一个平台上开展，最大范围地实现档案信息共享。要以国家档案局公布的《全国档案信息化建立施行纲要》、《电子文件归档与管理标准》、《文件级目录数据库构造与交换格式》、《纸质档案数字化技术标准》等技术标准和标准以及山东省公布的相关技术标准和标准为根据，结合本校实际，制定出一系列完善的电子档案工作的标准与标准。同时，必须制定相应的管理制度，做到事事有根据、人人有责任。与技术标准和标准互相配合，形成标准化的管理体系，保障校档案信息化建立平安、有序地开展，确保在信息化建立过程中始终有章可循、有法可依。三、加快档案队伍建立高职院校现有的档案队伍大多知识构造单一，计算机等新兴技术力量薄弱，知识技术更新缓慢，高学历、复合型人才严重缺乏，显然己愈来愈不能适应技术含量、责任风险等不断增大的档案工作。当务之急是要为专职档案工作者的知识更新、业务程度的进步创造条件。如举办业务学习、业务培训、跨地区交流、专题讲座、学术研究、实际操作、参观学习等形式，加强档案人员在计算机、信息、网络等知识和技术方面的培训，注重电子档案接收、保管等方法和技术的学习。与此同时，还要对不同专业、年龄、职称的档案工作者进展优化组合，尽量将各大院校档案专业的毕业生充实到档案队伍中，吸引计算机、电子等应用型和复合型的人才到本行业中来。四、利用校园网，实现高职院校档案管理网络化高职院校档案软件管理系统，要接入校园网才有生命力。随着各高校办公自动化的'不断深化，档案室单独的档案管理软件己不能适应办公自动化的要求。必须接入学校的校园网，利用先进的数据库技术和网络技术实现校内信息的共享和传输的数字化。实现电子文件的归档、查询，从而实现和国家主管机关、各院校之间的的信息交流。这已成为高校实现现代化管理的必然趋势。五、加大信息系统的综合开发和利用高职院校档案部门应该利用多种途径和形式主动提供档案利用和效劳，包括接待查阅、档案外借、制发档案复印本、制发档案证明、开展咨询效劳、档案室藏介绍、举办档案展览、建立档案目录中心等。通过这些工作，既可扩大档案利用范围，进步档案的利用率，也可引起人们对档案重要性的认识，实现由传统提供个体效劳向提供群体效劳的方向开展，由半封闭无条理的资料库向现代化、信息化开展。从而赢得领导部门和有关方面对档案信息化建立的支持。六、加强教学档案建立，突出高职院校室藏特色在网络不断完善的今天，建立特色室藏，提供特色效劳，是高职院校档案室赖以生存、得以持续开展的根底。高职院校的专业设置有别于普通高校的特点，既有高职特色又有行业特色，专业性很强，应加快建