城际铁路工程合 同 档案 管 理办法

城际铁路工程合同档案管理办法一、合同管理合同结构图业务往来关系业务往来关系设计单位设计单位承包单位业主建设监理公司承包单位业主建设监理公司合同关系业务往来关系合同关系业务往来关系业主—提出变更要求业主—提出变更要求设计单位—提出变更要求承包商—提出变更要求监理工程师审查其合理性同意由提出方办理变更文件监理工程师审查设计单位签认承包商执行变更与业主协商（一）、合同管理工作流程1、工程变更（洽商）处理工作程序：2、工程索赔处理工作程序；工序索赔事件发生工序索赔事件发生合同规定时间内承包商提出要求索赔通知监理单位在10天内提出答复意见索赔事件持续发生承包商定期通报事件的情况索赔事件终止承包商提出全面报告监理工程师审定总监理工程师审核报业主备案与业主协商与承包商协商通报业主（二）、合同管理措施1、弄清合同中每一项内容，明确各方面的责、权、利，正确处理三方关系；2、用书面指示或文件代替口头指示；3、考虑问题要灵活，管理工作要做在其他工作前面，如需某项资料应提前发出索取信函；4、工程进行中细节的文件资料包括：信件，会议记录，建设单位的规定，指示，总监理工程师的决定，承包单位的请示，报告，监理的指令，记录，信函以及各种报表资料等，有关方一旦发生争执，监理工程师以此资料和记录作为调解问题的依据；5、对合同中的词意表达“含混”字句及时提出正确解释。6、严格按照竞争优先的原则，公正、公平、科学的原则，选择质量好、信誉高价格合理、工期适当、施工方案先进可行的优秀施工单位中标，尽量减少因施工单位的原因而引起投资增加的风险。在评标过程中要认真进行投标文件符合性评审、技术评审、商务性评审。协助业主签订一个好的合同，合同中涉及投资的条款，字斟句酌，不出现不利于业主的条款。并参与合同修改，补充工作。7、主要设备、材料的采购，建议采用招、投标方式，可以正确选择好设备、质优价廉的材料及供应商，减少业主的投资风险。8、合同价确定可以采用固定单价合同，这样合同中确定的单价就不会因工程实施期间价格变化而调整，而在每月工程结算时，根据实际完成的工程量结算，减少业主的投资风险。9、做好工程施工记录，保存各种文件图纸，特别是注有实际施工变更情况的图纸；注意积累素材，为正确处理可能发生的索赔提供依据。参与处理索赔事宜。10、按合同条款支付工程款，防止过早、过量的现金支付，全负履约，减少对方提出索赔的条件和机会，正确地处理索赔等。11、收集有关投资信息，进行动态分析比较，提供给建设单位，为他们的决策提供依据。（三）、合同管理制度1、建立项目的合同管理体系，严格履行合同管任务；2、全面掌握合同文件各项条款，严格按照合同进行管理，做到公正、公平，维护双方的合法权益。3、向有关单位索取合同副本，了解掌握合同内容，以便进行合同的跟踪管理，包括合同各方面执行情况检查，向有关单位及时准确反映合同信息；4、审核工程设计变更和核定承包单位申报的实物工程量；5、督促承包单位落实工程进度计划，6、对工程任何形式的数量、质量标准、内容变动，应根椐合同规定按照工程变更程序处理，并将处理结果报告业主审批，经过总监签发工程变更通知。7、对承包单位提出的延期和费用索赔申请，应该依据合同规定及《建设工程监理规范》的程序进行审查、确认，并做好有关资料的收集和整理工作；8、按照《建设工程监理规范》中的工程计量、工程款支付、完工结算、竣工决算程序，做好每月的工程进度款的、材料予付款申请的审核计算工作，提供基础资料报总监审批。确保及时拨付。9、对承包商提出的分包申请，许进行严格考察、审查，提出审查意见，报总监和业主讨论同意。由总监下达分包商确认通知书。10、当承发包双方发生合同争议时，应根据合同规定时限，进行争议事件的全面调查、取证工作，报总监同意后对争议问题做出一般性合同解释，力争消除误解。对重大合同索赔，应及时详细的收集实际情况，依据合同，拟订初步处理意见，报总监处理；参与合同索赔的处理和谈判会议，做好相关记录。整理合同管理方面的文件，及时存档。11、项目总监应注意在合同中明确的监理工程师地位、管理权限及协调关系的内容，以便监理工程师按合同条件对合同的执行进行监督管理。12、本工程合同执行情况每月在建设监理月报中反映。（四）、合同管理的主要工作内容及方法1、合同管理的主要工作内容①协助业主确定本工程项目的合同结构；②协助业主起草与本工程项目有关的各类合同（包括施工、材料和设备定货合同），并参与与各类合同谈判；③进行上述各类合同的跟踪管理，包括合同各方执行合同情况的检查；④协助业主处理与本工程项目有关的索赔适宜及合同纠纷适宜；⑤向业主递交有关合同管理的报表和报告。2、工程建设合同管理的监理人员设置与工程规模有关，配备一定数量的专业工程师从事合同管理工作。3、监理工程师在工程建设合同管理中主要方法推行合同管理目标制，合同管理目标制是各项合同管理活动应达到的预期结果和最终目的。而合同目标管理的过程有适宜个动态过程，是指工程项目合同管理机构和管理人员为实现预期的监理控制，对工程合同的订立和履行行为实行管理活动的过程，其内容包括：合同订立前的管理、合同订立时的管理、合同履行中的管理及合同发生纠纷时的管理几个阶段，其每个阶段具体工作内容有：①合同订立前的管理合同签定意味着合同生效和全面履行，所以必须采取谨慎、认真的态度，作好签定前的准备工作，具备内容包括：时常预测、自信调查和决策；②合同订立时的管理合同订立阶段，意味着当事人双方经过工程招标投标活动，充分酝酿、协商一致，从而建立起工程合同法律关系。订立合同是一种法律行为，双方应认真、严肃拟订合同文本，做到合同合法、公平、有效；③合同履行中的管理合同依法订立后，当事人应认真作好履行过程中的组织和管理工作，严格按照合同条款，享有权利和承担义务；④合同发生纠纷时的管理在合同履行中，当事人之间有可能发生纠纷，当争议纠纷出现时，有关双方首先应从整体、全局利益的目标出发，作好有关的合同管理工作，以利纠纷的解决。为实现上述目标的管理，在监理软件编制中，设立以下专用表式；对合同进行登记、动态管理、目标分析、评审、实施计划及监督检查。二、工程项目施工阶段合同管理1、查施工组织设计和施工方案。2、监督总包商合同中规定采用的规范、标准和管理程序施工，控制工程质量、投资和进度。3、审查重要建筑材料和主要设备订货并核实其性能满足规范及设计要求。4、核定和会签设计变更和工地洽商变更方面的文件。5、组织工程质量事故的分析和处理。6、认定工程质量和进度，依照合同进行计量，并签署付款凭证。7、验收隐蔽工程。8、审查工程价款和工程竣工结算。9、组织工程阶段验收，参与工程竣工验收。三、合同管理资料收集为防止合同在履行中发生纠纷，合同监理人员应及时填写并保存有关签证方面的文件和单据，主要有：1、业主负责供应的材料进场及材料规格、数量和质量情况的备忘录。2、材料代用议定书。3、经设计商和业主代表签证的设计变更通知单。4、隐蔽工程检查验收记录。5、质量事故签定书及其采取的处理措施。6、合理化建议内容及节约分成协议书。7、中间交接工程的验收文件。8、赶工协议及提前竣工收益分享协议。9、与工程质量、与决算和工期等有关的资料和数据。10、与业主代表定期会谈记录，业主或业主代表的书面指令，与业主方的往来信函，工程照片及各种施工进度报表等。四、合同审查、变更、延期、的处理1、合同变更的处理（1）、工程合同变更的要求可以由业主、监理工程师、承建方提出，但必须经过业主的批准签字后才能生效。根据合同条款，如监理工程师认为确有必要变更部分工程的形式、质量或数量或处于合适的其它理由，应在征得业主同意后由项目总监向承建商发出变更指令，如果这种变更是由于承建商的过失或违约所致，则所引起的附加费用由承建商承担。（2）、工程变更的指令必须是书面的，如因某种特殊原因，监理工程师可口头下达边变更令，但必须在48小时内予以书面确认。项目总监在决定批准工程变更时，要求征求业主的意见并确认此变更属于本工程项目合同范围，此项变更必须对工程质量有保证，必须符合规范。（3）、凡一般因图纸不完善所造成的设计变更，或分项工程变更所引起的，由项目总监会同监理项目部处理，并由项目总监征求业主意见后发出变更指标；对设计漏项，变更技术方案和技术标准，以及因地质条件一起的基础，结构设计的变更等，不论其投资增减情况，均应由项目总监上报业主共同处理，并报监理项目部备案。（4）、合同变更的估价由项目总监按合同条款的有关规定会同项目监理部进行，并报业主认可，由项目总监书面通知承建商并留二本副本；为了中期进度付款便宜，项目总监可根据合同条款规定定出临时单价或合价，但必须经业主同意批准。2、合同延期的处理（1）、由于增加额外工作与附加工作，异常恶劣的气候条件，或由于不是承包商的过失，违约或者责任范围内的特殊情况，造成工程不能按原定工期完工，承包商可按合同有关规定要求工程延期。（2）、当项目总监理工程师收到承包商《工期延长申请表》，要组织有关监理人员做好工地实际情况调查和记录，提出审核意见，报业主审定。3、审查分包合同（1）、在承包合同订立后，承包商应根据其分包计划，向项目总监提出分包，并填报《分包单位资格报审表》。（2）、项目总监应从分包商的技术分量、管理水平、施工机械的适应程度和以前的业绩，与分包内容，分包合同及是否满足总包及业主的需求等方面进行审核，并报请业主批准。五、合同索赔与违约的处理1、合同索赔的处理为保证工程的投资不超过经审批的工程投资概算，监理工程师应积极协助业主防止承建商提出索赔，找出正当的理由和证据对承建商的索赔报告进行反击，使业主不受或少受损失；同时及时发现承建商违反合同的情况，积极收集证据资料，协助业主做好对承建商的索赔工作，尽最大可能减少工程投资的损失。2、合同违约的处理（1）、违约合同处理过程中的监理工程师须分清违约责任方及违约责任。eq\o\ac(○,1)当业主不能及时给出必须的指令、确认、批准，不按合同约定履行自己的各项义务、支付款项及发生其它使合同无法履行的行为，应视作业主违约，应承担违约责任，相应顺延工期；按协议条款约定制服违约金和赔偿其违约给乙方造成的窝工等损失。eq\o\ac(○,2)当承包商不能按合同工期竣工，施工质量达不到设计和规范的要求，或者发生其它合同无法履行的行为，应视作承包商违约，应承担违约责任，按协议条款的约定支付违约金，赔偿因其违约给业主造成的损失。（2）、违约金及赔偿损失的计算应按下列原则进行：eq\o\ac(○,1)提出因违约发生的费用，应写明费用的种类，如工程的损坏及因此发生的拆除，修复等费用支出；eq\o\ac(○,2)要根据合同条款写明违约金的数额或计算方法和支付时间；eq\o\ac(○,3)赔偿损失，应写明损失的范围和计算方法，如损失的性质是直接损失还是间接损失，损失所包含的内容是否将应得利润计入损失中。（3）、如现场监理工程师发现承包商有符合合同条款中承建商违约的有关事实，应及时向项目总监提交详细报告和有关示意的处理意见，经项目总监核实后报业主批准处理。（4）、除非双方协议将合同终止，或因一方违约使合同无法履行，否则在违约处理完毕后，监理工程师应督促及协助双方继续履行合同。（5）、因一方违约使合同不能履行，另一方欲中止或解除全部合同，应提前10天通知违约方。项目总监应按合同条款规定，对业主及承包商进行适当的协商工作，协助业主确定有关费用的支付工作及善后处理事宜，特别应注意运用自己的经验，依据合同尽力维护业主的利益，使业主少收或不受损失。六、工程变更的管理方法1、工程变更无论由谁提出和批准，均须按设计变更洽商的基本程序进行处理。2、（工程变更记录）必须经监理单位签认后，承包单位方可执行。3、（工程变更记录）的内容必须符合有关规范、规程和技术标准。4、（工程变更记录）填写的内容必须表述准确、图示规范。5、工程变更的内容及时反映在施工图纸上。6、分包工程的工程变更通过总承包单位办理。7、工程变更的费用由承包单位填写《工程变更费用报审表》报项目监理部，由监理工程师进行审核后，总监理工程师签认。8、工程变更的工程完成并经监理工程师验收合格后，按正常的支付程序办理变更工程费用的支付手续。9、总监理工程师要及时处理并确认变更的合理性。具体规定如下：（1）、施工单位不得对原工程设计进行变更；因施工单位擅自变更而发生的费用和由此导致业主方的直接损失由乙方承担相应责任。（2）施工单位提出的合理化建议涉及到对设计图或施工组织设计的更改对原材料、设备的换用，须经总监理工程师同意，否则一切费用或后果由施工单位承担。（3）监理工程师要严格控制因施工条件变化而引起的变更。七、工程索赔的控制及费用索赔的处理方法1、严格对工程索赔的控制（1）、总监理工程师及相应的造价控制工程师要对合同文件（如合同协议书、中标通知书、投标书及附件、合同专用条款、合同通用条款、标准规范、图纸、工程量清单、报价单）非常熟悉。（2）、要注意相关资料的积累，作好各种技术问题、进度问题及其他重大问题的会议的文字记录，并争取参加会议者签字，作为正式文档资料，同时建立严密的工程日志，对抽查试验记录、工序验收记录、计量记录、日进度记录以及每天发生的可能影响合同协议的事件的具体情况，建立好业务往来的文档编号等业务记录制度，做到处理索赔时以事实和数据为依据。（3）、及时、合理处理索赔，处理索赔时应尽量将单项索赔在执行过程中，陆续加以解决，不仅对承包有益，也维护了业主利益。（4）、加强索赔的前瞻性。总监理工程师要将预料到可能要发生的问题及时通报承包方，避免由于工程返工所造成的工程成本上升，这样既可以减轻承包商的压力，减少其想方设法通过索赔途径弥补工程上升所造成的利润损失。另外，监理工程师要在项目实施过程中，对可能引起的索赔有所预测，及时采取补救措施，避免过多索赔事件的发生。（5）协助建设单位审查建设单位与各方签定的合同条款有无含混字句及分工不明，责任界线不清的地方，索赔条款内容是否明确，为做好索赔预控创造条件；（6）协助建设单位，要求有关各方严格按合同办事，以达到控制质量、控制进度、控制投资的目的；（7）在工程实施过程中，严格控制工程设计变更，尽量减少不必要的工程洽商，特别是要控制有可能发生经济索赔的工程洽商；（8）对于有可能发生经济索赔的变更或洽商，事先要报告建设单位，在征得业主同意的前提下，再签认有关变更或洽商；（9）熟悉掌握有关合同条款，及时发现可能造成承发包双方产生纠纷和对工程索赔的因素和问题，及时提醒承发包双方洽谈修改。总监理工程师指定专人负责。各专业监理工程师随时记入专业工作日记。（10）督促建设单位与承包单位履行签订合同，主持协调建设单位与承包单位签订的合同条款的变更，调解合同双方的争议，处理违约索赔事项，索赔发生前，应向建设单位及时提出避免索赔的意见。2、索赔费用的处理（1）、监理项目部应对合同规定的原因造成的费用索赔事件给予处理。（2）、监理项目部在费用索赔事件发生后，承包单位按合同约定在规定期限内提交费用索赔意向和费用索赔事件的详细资料及《费用索赔申请表》的情况下，受理承包单位提出的费用索赔申请。（3）、监理工程师对费用索赔申请报告进行审查与评估。总监理工程师根据审查与评估结果，与建设单位协商、索赔金额，签发《费用索赔审批表》。（4）、索赔费用批准后：承包单位按正常的支付程序办理费用索赔的支付根据本专业监理工作实施情况做好监理日记；八、档案资料管理（一）、档案资料编码系统；按公司技术管理文件有关规定执行。（二）、档案管理制度及措施；