集团会务管理制度

会务管理制度（试行稿）1、目的规范会议管理，使公司经营活动中的各种会议，通过合理的组织能够高效率、高质量的进行。2、制度文件的类别定义2.1集团会议管理制度：是强制性要求执行，具有普遍适应性，且相对稳定性质的管理规定。2.2集团会议管理作业规则：是指强制性要求集团员工执行的，但会根据企业经营环境和策略变化，而适时进行调整优化的作业管理类规定。2.3集团会议管理作业文本：是指要求集团员工使用，但员工可以依据实际状况进行优化、带指导性的作业管理类工具。3、会议基本目标要求3.1会前：会议召集人/主持人须明确会议议题，并做好会务及会议资料准备；3.2会中：会议主持人须把握会议方向，控制会议质量，实现会议既定目标成果；3.3会后：会议召集人/相关人须负责《会议纪要》的形成，并跟踪相关人员按《会议纪要》要求完成后续工作。4、会议准备4.1会议计划所有的会议召开前都应有会议计划，重要和大型会议应制定书面机计划鄙(兴或方案暮)谁。适会议计划原取则上应包括高以下内容近：屯会议名称、浅会议主题、订会议时间、毕会议地点、利会议召集人桥（或部门）浪、会议组织轮、参会人员运、会议内容卡、会议日程西、会议议程爸、会议资料怖清单、会议习筹备工作、农会议费用预敌算等。研坐滩例行会议的仇会议计划在别第一次会议若确定后，原盖则上不再变穿化，如垫药有变化，由搂会议召集人乞（或部门）虑临时通知。浓小型或非正师式会议，以漆上内容可以租简化，由会虑议召集人（孙或部门）决秧定。地辉谷《沿蛙海绿色家园嗓集团固定会困议超一览表电》是根据集故团经营环境榜和策略弱使目标制定的壳会议计划，咸定位为集团锹作业规则类莫的规定。虑蚁竭会议计划（博或方案），槽由会议召集惊人怀/载部门拟定后跪，报分管领突导（年挪固度会议报总蕉裁和集团董冶事长，大型压会议报集团悄分管会议管分理的执行总饶裁）审批同波意后执行。悟4付.2总会议通知移则会议召开前弱，债会议召集人钥/谅部门应提前露通知参会人半员仿，以便做好下参绝会准备。授熟会议通知有颗口头（直接后或）和买文字通知两西种形式，小斗型或非付揭辨正式会议可雄采用口头通间知；械重要和大型闪会议则应采蹄用电子文本译或纸质文本镰的书面通知而（提倡用电抗子文本）；汪例行会议除鸦第一次和有涛变动时通知沉外，以后可同不再通知。江4.3沾会议资料准睬备踪渠会议所需要梳文件由召集垫人销/拣部门拟制，序并报相关领辛导审核同意惨。爷磨重要专题或晶需何研平讨的即会议贴，研讨报告丰或相关资料欠，票会议召集部拣门复染葡牌梅或会务组贤，须考虑参删会人员阅读独及思考炉所需的合理骆时间玻提前棵发送或发放且给于参唤会人员。剃位会议需宫参搜会人员准备约发言稿或提咬供相关文件阔的，应在会炊议通知时教具体说明。读4.4讲会议行政事均务蹦准备秆崇会务筹备：疯在外地召开晚的集团重大库会议，应成蜂立会议筹备厌组，会因议筹备组负裂责组织会务排工作，并备干齐会议所需路会议用具；余各铸地区忘公司断/炼部门的悄会议，则由兵各公司能/庙部门礼会议露召集人，自惠行指定会务淘筹备人进行融会前准备。胆鸟会议室管理追：行政事务丈组负责对会弯议室的使用饭进行管理，蜘并负责善编写值《滴会议室使用阳规则氧》央。着牧行政事务组乡在接到会议钳室使用申请傻后，念我应对使用做废合理调配，肺防止使用上歉出现吧使用士“罢重叠闷”印现象智佩。间断相令会务服务：厦会议室的卫侍生、茶水供榜应由行政事柴务部负责并跟提供服务。伤疾会议场地布涛置：包括音厦响效果、灯夕光效果、座晓位排列、幻滥灯片放填映测试、广乳告调幅排放漫等，集团重古大会议由会尽议筹备组阶/士行政事务才组负责，一撇般会议由会鞭议召集部门童/枕人负责安排怜。牧带届猪会议接待事皱务：包括交瞧通安排、住考宿安排、用仿餐安排、参吼观安排、富医疗准备等熟。集团重大留会议由会议鸡筹备组喊/欺行政事务组貌负责，一般茅会议由会议收召集部门粘/弯人负责安排诉。兰墨切追会议费用预淋算秋：规会议召集人择负责组织对讲会议费用进旋行预算，年员度唯会议费用进抄入总裁办费弊用预算丢，扎其他会议费虹用商按会议召集比人旋/祝部门疾进入部门的锹预算欠，粒各会议须严其格将费用控捧制在预算溜范围恋内。姿5、室会间管理仰5缩.1典会前检查设会治议枪前杯，撤尤其是重要理和大型会议豆，规会议召集人悟和会务组必馒须对会议的承各工滋项准备工作笔进行全面检臣查惕，圈包括所有参朱会人员是否裁都已通知词，军会议的文件忌是柿捡否准备完毕蚊，渠会场内的布封置是否合乎怎要求概，储各种的会议拾设施捡、蠢会议用品是独否耗准备齐备君，绳车辆是否落染实教，慌会议录像、制照相、新闻误记者是否安驴排到位等，友如深发现问题，辛应立即灰采取希补救措施。知5提.2卧麻会议签到满谣史蒙悲粒会议召集人悦/该部门应准备速好会议签到胀册，互参访会人员到会粉时应签到。牧坝不现泄惕各地区应有蜂专门的会议删记录本对召矮开的会议进夏行签到和记调录。想5县.3犹规会议纪律剖穿沿犯丙衔参会人员须阁遵守会议议另程和会议主桶持人的指令证。扁党扇故继娱参会人员不酱得迟到、早匆退、中途无啄故退席；因共故不能参加盒会议，岩必须向会议辱召集人鼓/哑主持人请假废。绕斯令拼5.3.喇3冲会议进行时责，应节设置为诸振动状态，膨重要须俱接听，应到匀会卧议室外接听问，严禁在会盐场内蛮打考。羞钳楚著觉5.3.存4均会议期间尊爽重他人，不徒打断发言，舌不私下交谈胶。杠5志.4数拢会议组织沿捏会议召集人蜂/线主持人，须虾按会议目的丰与议程，及呼时纠正会议腐中的偏滤题发挥。控跑制会议达成烟会议目标和撇成果蔬。焰案熟袭对会议裙做心了充分准备帖及没有进行犬会议准备的愧参范会者，主持丝人要及略时作出评估麦，以培育集器团的执行文毒化罚。寇他锁骑会议召集人拿/窃主持人，须鉴提倡精短、费简要到位的蚁会议文化，洒控制会淘议时间，提巴高会议效率歪。愉暴借提会议在进行烂问题研讨时起，会议主持资人引导枝参振会人员硬畅所欲言陷，形镰成宇开放、梯对立毅、洒统合的会议径风气。凯5慎.5镰会议记录起选国僚参会人员应冬自带笔记本驶，并做好会衫议记录袭。晶回住暗有外部客户究的重要会议霉，会务组应棍为顿参特会者准备好端记录本和笔比。务倚未悦重要和大型丸会议，会议牲召集人崇/阁主持人应指蔽定专人漏做桑好会议记录炉；竖若会议分组国讨论，还应乱安排从专人记录械各组讨论柔的结果婚。顿县奇捷会议记录要竟求字迹清晰镇、内容完整归，对会议的灿意见、结论泪或决定艇事项，必须娱准确、详细壶地记录。阵5遍.6稳会议发言剑港厕5.6帮.1朋会议指定的缝发言人，应待提前做好发绩言准备，需控放幻灯片的侮演讲稿，代应提前交与午会务组或会瑞议秘书做放湾映准备怜。欢做会议发言者拦应严格控制独时间，除会淋议辉有安排时间疮外，一般发午言叠不擦应超过经10粮分钟，力求背使会议开得刘紧凑、高效村。菜6、助会后工作孔6绝.1兵会议纪要衔位絮碧根据会议规举定，应形成酸“猪会议纪要免”勇/懂“旨决议掠”冬的会议，会百议记录人忌（由会议召症集人指定）谅须在会议结须束后的两个巡工作日内，秋完成疏“拆会议纪要荡”呀/赛“燕决议由”按整理，并上惨报给相关领弟导审批签发巾。鱼低授“肺会议纪要错”佛/旦“赶决议援”唱须在会议结可束后，五个弟工作日内，射按要求上载由集团资讯文膨档平台/递没交相关壶部门。脱6.1.手3签会议纪要未路经允许不得伏外传，如有柔必要知会其赛他未参会人妻员，需签发替人同意。线6伙.2袋会议的贯彻虽落实苍驰参加会议的含人员，应负眠责会议精神安和内容的转净达与贯彻牙；岁烫介签会议纪要预/睁会议成果文乎件孕，幸须按要求屈由杆会议召集人虎或其指定分人，隶送波达视相关人员、血执行跟踪拆人和执行监信督人吐。平域恰刺集团的年度祖会议及贤集团链指定要求传新达的文件，介各地区和职他能部总止经理是当然蚁的传达责任矛人辛。剑陵对于会议纪顾要乌/茎会议成果文悲件中的骑决定港/存决议唱/颤工作指令袋，执行跟踪糊人经须及时进行碌督办，并将慈结果准确地毁向相关领导这反馈。质6夺.3晴会议的品牌编宣传店胳治挽对重大和大擦型的会议，蛾集团品牌负遣责部门应安神排录像、照肉相、录徒音，记录会班议的全过程提。崭尾烟样对外有宣传牙意义的会议租，应邀请新剑闻记者参加限，并跟进达闭成媒体技的正面宣传裙报道。予6长.4堵会议档案班辱煤教会议完毕，希根据会议类疏别，集团档寿案管理负责棵部门、集团涉各职能处部、各地区锦档案管理部让门、地区相然关职能部，浪应匙遵循爬集团档案管灯理制度，对隙会议的所有乱资料进行整焰理并归档挪。收枝纱袖湾当会议资料包伴括：会议申炕请、会议计乱划（方案）狐、会议通知栏、发言稿、锡会议文件、泉会议记录、垦会议纪要（刷决定）及其脆他会议成果赚文件、会议蜘费用清单等愉。山裳耐率所有的会议期成果文件，辜须按引“蒙沿海绿色家破园集团固定领会议计划之农会议成果文箭件表乒”捆的要求，上肺传集团资讯汤系统。书7、宣“寸固定会议挺计划槽”饰作业规则势7.1礼《集团固定冷会议计划表惕》是根据集伶团经营环境蜘需求安排的宜会议计划，桨定位为集团加作业规则类私的管理规定蜘。稿7.2掩《集团固定徐会议计划表鞋》内的会议考安排,是强悔制性要求召聚开的会议，继属于指令性美工作计划，颂各相关部门冒和责任人必直须遵照实施晒。（《集逃团固定会议伟计划表》详劫见附件一)创7.3纤“答集团固定会固议计划表团”缩规定中的会唤议召开时间课，会议召集请人可根据参或会人员的工修作安排，在穴计划时间区盼间内，选择豆合适时间召馆开。勺7.4伪会议计划表夸中的近“因时间长度禁”蚁栏的时间表答述，会议主趴持人可作控办制会议时间烈的参考，但枯非指令性要干求时间，在轰计划表中，劝仅作时间统目计分析使用脸。邻7.5拨还没有进入肥房产开发状瓣态公司，对愉不能按规定秒召开的会议简，须上报执馋行标准调整工申请，经集锋团分管的管饺理部门，批炮准后可按调篇整规定执行康。快7.6爆“壮集团固定会成议计划表须”描中会议参加冻人是指基本傻参加人员，化会议召集人裹可根据实际淋情况需要，映增加参加人唱员。束7.7旧参会人员相酸同和会议内浪容基本相同陪的周、月、摄季会议，重徒叠的时候可灰以选择合并辜一起召开，背但在会议纪炒要中须作说弯明，以免监虹督评估人产叉生误解。忽7.8查集团各部、为各地区公司麻，须依据系“丛集团固定会茎议成果文件沫表胀”博的要求，形祖成和按时上吸报，相应的展“紧会议纪要值”胞或其他会议咸成果文件。瓶7.9论会议纪要/钻决定是传达前会议事项、春工作安排、篮会议主要精油神等的正式锅公文，具有崇要求强制性筐执行的效力杰。傲8消、僻执行丸监督、生执行评估及蜓奖惩蒜作业规则隙8很.1恼傻执行监督危与工具炊执行监督分很别通过：地侧区常董甘、执行跟踪尼人、仪执行监督人听、渠会议成充果洪文件（会议六纪要等）姓上载集团图资讯系统写、拢集团内部审忘计等，三个京监督载滔人踢、示两个监督工可具来运作。臣8者.2拢样执行评估摧作业规则碍规勇8毅.2.1膝常董按集团湿固定会议计摄划载，锣对地区的会榜议制度执行息进行督察，福并通过揭“度常董月报厘”轧对地区的会雁议执行兰结果年进行评估知。赏律构8谢.2.2腥执行跟踪人挠，对会议形背成的纪要（啦决定）资，负有督促绵跟踪声完成监工作盗的龄责任，并通净过贞集团哪绩效考核线路径鲁对经办责任掘人贴/锣部门里的工作深效果进行评估。浇定诱8甘.2.3某执行监督人猾，具有对执全行结果进行稿检查的权力遭，并通过筛集团扇绩效右考核筐路径均对经办责任圾人龙/饰部门乳和执行跟踪槐人的工作步效果丢进行评估放。贤奸绿8弟.2.4四对于要求疾上胀载的会议成际果文件（会坑议纪要等）缠，知识管理倡部通过资习讯斜系统蚂记录进行统昼计，触并默进行评估厅。分稿挥8苗.2.5响集团的内部圈审计组通过若对各地区、围各职能部的春会议成果文微件（会概议纪要等）粘的档案管理个（那如会议签到套本蜘/酒会议文件等迎)功进行检查，白并澡对会议制度鹅执行的结果型进行评估。燕8佛.3芝从考核指标直与消奖惩你作业规则薯望阵8沉.3.1蛮会议制度的的奖罚取作业规则宁与集团的绩叔效考核体系境挂钩渣。幕盖觉8副.3.2受会议制度及兰规则的执行辅考核指标，锹以集团下达梳的寻“仁沿海集团绢KPI演指往标表绣”避为执行标准故进行考核和旦奖惩获。福款误8顶.3.3爷会议成果文第件（会议纪刘要等）批按规定燥上载集团文闯档