原材料采购审计报告

原材料选购治理审计报告原材料选购治理审计报告名目审计根本状况 1审计目的 1审计内容和范围 1审计方法 1被审计单位根本状况 1制度流程建设 1组织架构与岗位编制 5绩效目标及达成状况 6财务核算 7数据 7以往审计状况 83......................................................................审计觉察 8原材料选购流程执行问题 9供给市场分析工作不标准，不利于保障供给市场分析质量 9

选购策略制定及变更流程执行不到位，不利于保障选购策略质量 .1011选购合同治理流程执行不到位 1..2..局部原材料觉察不符但未按公司规定申请索赔扣款 1.314原材料选购流程建设问题 153.2.1 局部选购治理标准未建立..............................................................................................1..5..供给商绩效治理流程与供给商安排比例治理流程有待进一步优化 16选购授权治理流程有待进一步优化 1..6.3.2.4 选购合同的签署治理制度待标准.................................................................................1.7.3.2.5 供给商开发申请缺少审批环节.....................................................................................1..7..4 审计建议 18原材料选购治理审计报告原材料选购治理审计报告120页审计根本状况审计目的通过审查和评估原材料选购业务流程的健全性及其运行有效性，推动选购部制度流程的优化和完善。审计内容和范围本次审计主要审查20XX,XX询问工程中建立的公司选购治理核心业务流程，包括供应市场分析、选购策略制定与变更治理、供给商开发认证及供给商绩效治理等的执行状况及其有效性，并在此根底上打量原材料选购治理的支撑业务流程建设和执行状况，包括选购合同治理、供给商分配比例治理、选购授权等。本次审计抽查范围为20XX年X月以来，纸箱、XX、XX类、XX、XX料X类原材料选购业务对XX审计方法在审计过程中，审计工程小组承受流程审查、现场检查、问询、比较核对等方法。被审计单位根本状况制度流程建设业务流程〔1〕选购部原材料选购业务流程依据文控部供给的原材料选购业务流程，原材料选购治理涉及的核心业务流程共有五个，分别为供给市场分析、选购策略制定及选购策略变更、供给商开发、供给商认证和供给商绩效治理，同时也是本次审计的重点。图略。〔2〕质量治理部业务流程依据文控部供给的质量治理部业务流程，质量治理部的核心业务流程共处理，其中原材料验收治理与选购业务流程相连接，同时也是为本次审计的重点。图略。制度流程建设及执行状况考核经梳理，原材料选购治理有关的制度流程及作业文件共有XX份，根本涵盖了原材料选购治理的核心工作。整体上，流程文档较为齐全，但是个别制度流程设计存在缺乏，需要进一步完善。以下是公司目前在原材料选购治理方面相关的制度流程清单：序序号此业务的支持性文件清单关键把握环节IT系统文件名称文件编号生效日期核准人应用供给市场分析1供给商开发认证选购策略与安排456789选购授权选购验收把握折让与退货供给商治理流程KPI是考察评估流程执行有效性的重要依据，但是上述制度流程中，只有XX个流程设置了流程KPI，而且目前公司尚未建立起基于流程KPI评估考核机制，流程有效性缺乏有效检讨和监视。选购部对原材料质量和本钱进展考核，目前以部门为考核对象，属于部门年度绩效指标，如“原物料来料合格率”，“选购本钱节约率”或“原物料本钱节约额”，目前原材料选购治理有关流程的KPI设置状况如下：原材料选购治理审计报告原材料选购治理审计报告420页治理环节 指标名称 定义 计算公式 统计周期 数据来源 说明合同信息 〔价格〕 效性治理流程供给市场 率分析报告

通过市场行情分析得出的价格推想及执行与实际行情的差异专家组评审通过分析报告的次数

验证市场行情分析半年度 行方面的有效性。检验选购专员〔采半年度 购策略〕提交分析报告的通过率检验选购专员〔采制定流程 率

按期完成分析报告的次数 半年度 报告的准时率选购策略

性

选购策略提交的准时性 年度剔除客观影响造成的涨跌价制定流程 率选购策略 变更流程 性

因素，通过提高选购治理水平、改善作业流程在原物料类选购方面的本钱节约。策略变更是否准时有效处理

年度

的有效性反映选购订单执行流程

性送货通知单

依据需求准时下达订单 打算每次依据生产需求实际安排供

效率反映基地物控员对发流程

下达准时性有效性开发周期

应商到货供给商开发是否按需求完成申请开发到完成评估形成备选供给商名单的时间段，按物料族分类不同

周 生产需求的把握准确度验证此流程是否对半年 后续工作有交好的帮助确定供给商开发周半年期是否合理管控证流程

认证通过率

确定备选供给商达成我司要求的程度

年度 程的有效性

确定通过认证的供给商绩效 年度

反映供给商认证流商绩效达成率 达成能否在C类以上 程的有效性。供给商绩

供给商品质达成是否有逐

反映流程实施的有季度效治理流 率 步提升 效性治理环节治理环节指标名称定义计算公式统计周期 数据来源说明程供给商交期供给商交期交量是否协作反映流程实施的有季度交量达成基地需求效性是否按期完成供给商绩效评估季度、半年度反映流程规划执行效率率确定供给商安排在实际过程特别时能否准时调整月度供给商分流程选购策略制确定供给商安排比能否体年度定有效性现选购策略有效实施反映选购策略制定的有效性备选供给商申请开发到完成评估形成确定供给商开发周半年开发周期备选供给商名单的时间段期是否合理管控检验失误次数：进了检验合格入库后在制程中觉察批量〔来料检验 来料检验失误流程 次数物除外〕认属于进料检验可控因素或制定的规章不完善而造成失误导致制程批量退料或已被使用的为一宗。每月XX年度在对选购部考核的绩效KPI当中，有三个指标来自于流程KPI，分别为“采购本钱节约率”、“来料品质达成率”、“供给商交期交量达成”。三个指标为选购部的关键考核指标，是评价选购执行流程是否有效的参考依据。组织架构与岗位编制〔1〕选购部为集团X级机构，下设XX\XX两局部，XX年度打算编制总人数是XX人，720页原材料选购治理审计报告较上财年编制增加X人，打算增加的岗位为“XX专员”。截止X月XX日，实际在岗XX人，缺编岗位为〔2〕质量治理部为集团X级机构，XX年打算编制总人数为XX人，截止X月X日实际在岗XX人，缺编XX组织构造图略。信息系统运用流程IT固化是内控的重要内容之一。目前，我司对于供给商根本信息、选购打算、订单治理、来料验收、折让与退货、供给商绩效治理等治理内容根本实现IT固化绩效目标及达成状况以合理的价格在适当的时间选购到符合质量和数量要求的原材料是选购治理的目标。目前，公司对选购治理有效性考核主要表达在选购部的年度绩效指标中，包括选购本钱节约、原材料来料合格率、交期交量、供给商治理有效性等。XX财年涉及原材料选购的指标设置及达成状况具体如下：XXXX年指标值与达成值XX年指标值指标维度指标名称子指标权重 戒备值 目标值达成值戒备值目标值挑战值财务类客户类原材料选购治理审计报告原材料选购治理审计报告820页除此之外，质量治理部对原材料的来料品质也进展了相应的绩效考核。指标设置情况：指标名称 子指标

XX年指标值权重 戒备值 目标值 挑战值来料合格率提升财务核算原材料选购业务涉及的会计科目主要有：略，依据每个公司实际填列数据我司原材料包括原料和材料两类。具体分类如下：原材料分类表工程工程类别分类具体内容原料原材料材料依据XX记录的数据统计，XX年X月至XX年X月，我司选购原材料总额为XX万元。其中，占比较大的主要是XXXXXXX等，占原材料选购总额的XX%，同时也是本次审计抽查的重点。以下是XX年X月至XX年X月期间这X种原材料及其他原材料的选购额数据：单位：万元工程工程其他合计金额金额总计占比ERP〕以往审计状况最近两年涉及原材料选购治理的审计工程为XX年XX月开展的“XX选购专项审计”〔XX〕。该审计工程的觉察中，与本次审计内容相关的问题如下：具体问题略。审计觉察XX年公司建立了原材料选购业务治理的根本框架。此框架将选购治理和选购执行分别，强调总部选购部在选购治理中的职责〔选购策略与供给商治理〕，并建立了选购治理的核心业务流程，包括供给市场分析、选购策略制定与变更治理、供给商开发认证及供给商绩效治理等。本次审计主要是检查这些关键选购治理流程的执行状况及其有效性，并在此根底上打量原材料选购治理的支撑业务流对原材料选购治理流程有效性衡量的核心指标主要是选购本钱、产品质量及交期交量。目前我司对这三方面均设置了相应的考核指标并表达在选购部和质量治理部的1020页原材料选购治理审计报告部门年度绩效指标中。绩效考核结果是，XX年“原材料交期交量影响生产次数”与“原材料本钱节约额”均达从检查状况看，整体上原材料选购治理流程的执行效果不抱负且局部治理标准未建立。假设这些问题得到有效改善，原材料选购本钱、质量及交期交量等核心绩效指标将有进一步提升的空间。另外，审计人员对“XX选购专项审计”的相关审计问题进展审查，被审单位均提出了改善措施并进展了整改。本次审计觉察的具体问题如下：原材料选购流程执行问题供给市场分析工作不标准，不利于保障供给市场分析质量《供给市场分析流程》规定：略。经审查，审计期间〔XX年XX月-XX年XX月〕公司未有增物料，所以无增物料的供给市场分析工作。对于XXXX等原材料，因受到气候、区域种植、季节性、原油价格的影响较大，选购部均依据流程要求，进展了相应的供给市场分析。但是该流程执行存在以下问题，这些问题影响流程效果：供给市场分析工作未发挥工程组集体作用。依据上述流程规定，供给市场分析应以工程组形式开展，这从组织层面保障供给市场分析结果的质量 。但是实际中，供给市场的分析工作由选购专员单独开展，未启用工程形式以发挥工程成员的集体作用，不利于保障供给市场分析和后续选购策略的质量和效果。原材料选购治理审计报告原材料选购治理审计报告1120页供给市场分析报告不符合流程规定。依据流程规定:规定略。但是，实际操作中，供给市场分析报告承受的形式多样〔例如会议纪要、方案、签呈等〕。依据选购部供给的资料统计，完全依据《供给市场分析报告》格式输出的仅有X份，占比为XX%；其他格式的共有XX份，占比为XX%。以下是审计期间公司原材料供给市场分析报告统计资料：序号 类别

供给市场分析报告格式市场分析报告 会议纪要/方案 签呈

数量〔份〕12345合计百分比供给市场分析属于原材料选购的核心业务流程，有效的供给市场分析可以更好地了解到将来原材料的整体市场状况，是制定选购策略的根底，对于保障选购治理目标和绩效产生重大影响。以上问题的有效整改，将有助于保障供给市场分析工作效果。经确认，选购部将会在原材料选购人员到位之后，严格依据流程规定执行供给市场分析，并按统一XXXX日正式开头实施。选购策略制定及变更治理流程执行不到位，不利于保障选购策略质量《选购策略制定流程》规定:略。审计期间〔XX年X月-XX年X月〕，选购部在供给市场分析根底上共输出XX份关于原材料的选购策略报告，具体详见下表：序号类别选购策略〔份〕12345合计经检查，目前原材料选购策略制定及其变更流程执行方面存在以下问题，这些问题影响选购策略的质量和效果：1〕选购策略报告不符合流程规定。依据流程规定，策略报告内容略。未按规定模版输出完整的策未按规定对选购策略执行状况进展总结检讨。选购专员未按流程规定对选购策略执行状况进展总结和输出《选购策略执行总结报告》，所以也就未提出过《选购策略变更申请》。不利于准时检查选购策略的有效性并做出适当调整，以保障原物料选购治理目标的实现。式发给选购专家成员对于以上问题，选购部表示，后续将会对流程进展优化，扩大策略报告形式，提高效率，同时明确归档要求；对于选购策略执行效果，要求选购供给专员准时总结、跟进并反响，并于XX年X月X日开头实施。未按规定执行供给商开发流程，定向开发供给商操作待标准供给商开发流程》规定，略依据选购部供给的资料，XX年X月份至XX年X月份期间公司开发的原材料供给商有XX家。本次审计抽查了X家供给商，分别为：XXXX。检查觉察供给商开发存在以下问题：1〕未按规定输出《供给商开发方案》。流程规定的《供给商开发方案》明确了开发的目的、方式、打算以及责任人准时间安排，为责任部门主管审批供给依据。未输出《供给商开发方案》，使得后续的审批程序缺乏依据。供给商开发申请未经选购总监审批〔选购部解释：选购总监出差未准时审批〕 ；未执行开发流程而直接进入供给商认证流程。具体状况如下：序号序号流程执行问题说明涉及的供给商名称供给的原材料类别1未输出《供给商开发方案》2供给商开发申请未经选购总监审批。3未执行开发流程而直接进入供给商认证流程选购部反映：之前供给商开发申请、开发方案、认证申请承受单独的表单，现在将供给商开发申请及开发方案合成一张表单。优化后的流程已提交给XX部。定向开发包括研发部指定和XX指定，研发部指定的一般都是原物料无法代替的时候指定，后续将增定向开发供给商的处理方式，待流程生效后实施。选购合同治理流程执行不到位选购部《合同治理流程》规定：略经检查觉察，财务部存档的合同有局部不是原件，例如XX合同XX合同等，均为复印件或者件，而XX合同也有少局部为复印件。另外，《选购合同治理细则》规XXXX审计认为，流程规定财务需持有选购合同原件，其目的是作为选购付款前的审核依据。假设财务部以合同复印件为依据审核选购付款，则不利于识别合同信息的真伪，存在较大付款风险。所以，针对供给商供给合同范本且只有一份的，我司可与供给商协商要求供给两份合同原件，一份选购保管，一份财务保管。另外，目前上了选购内控系统后，取消了财务代表对录入合同进展复核的环节，但制度未准时更。对此，选购部表示将会于XX年XX月XX日前此流程申请作废，同时会重制定一份与适用于目前操作的流程文件，《供给商绩效治理流程》作为配套使用的流程，也会作相应更。局部原材料觉察不符但未按公司规定申请索赔扣款《特采扣款流程》关于“原材料质量问题索赔计算标准”规定，略。该流程还规定，对于异物扣款应先由品控主任提出索赔扣款申请，再由选购专员复核及确认索赔扣款金额，最终由选购总监审批，终审之后，由系统自动将扣款金额转入财务/XX的来料未按流程启动索赔程序。抽查觉察，局部原材料不符但未按公司规定申请索赔扣款，具体如下：略。不符统计表日期特别状况主题特别状况描述应扣款金额〔元〕1234567《特采扣款索赔流程》未得到严格执行，一方面简洁产生舞弊风险；另一方面，不利于促进供给商改善产品品质，同时也影响供给商之间的公正性，不利于维系良好的供给商关系。经沟通，果冻部品控组后续将从严格依据标准来执行，再由选购部进展跟进。局部来料品质检验结果记录工作不严谨《来料检验流程》规定：略。经抽查，觉察来料品质验收单存在以下问题：《来料检验单》未注明检验结论。如，检验单号XX的XX,在ERP系统里的检验结论为：品质合格，但输出的《来料检验单》却未注明检验结论。《来料品质检验单》中注明的检验结果与ERP记录不相符。如，略。经沟通确认，以上检验单涉及的来料检验结果在ERP系统中的记录是正确的，只是检验人员在填写单据时产生笔误。品管部表示：对于未出最终检测结果的物料，在输出检验单后，可由其他检验人进展复核；对不合格物料，在输出检验单后，先经主任确认审核无误，再由检验员在ERP系统中确认复核。主管确认后的检测结果，录入人员与审核人员由不同人员操作，起到复核把关作用，以保证ERP原材料选购流程建设问题局部选购治理标准未建立依据选购部原材料选购业务流程的规划，支撑业务流程包含《选购目前实际操作为：原材料相关的选购打算表达在选购策略上，选购策略对原材料的市场状况及选购需求等进展简洁分析，以报告或签呈的形式提交总裁或总经理审批；选购部对我司供给商的各项要求表达在“供给商须知”里面，例如包括供给商对账、供给商考核、供给商出厂检测报告的要求等，内容多且零散，未形成标准化的作业文件。审计认为，流程固化是进展流程优化的前提，对于还未制定的业务流程，选购部应尽快完善，同时对现有的作业文件进展梳理，以标准业务操作标准。经沟通确认，选购部将会于XX年X月XX日前完成以上两个制度文件的制定。供给商绩效治理流程与供给商安排比例治理流程有待进一步优化《供给商XX治理流程》规定，略。目前《供给商绩效治理流程》与《供给商XX治理流程》均未执行，选购部反映为无法执行，缘由是：略。另外，《供给商绩效治理标准》为供给商绩效治理细则，明确了具体的操作方式并于XX年XX月XX日生效，目前选购部已执行。选购部反映，之前供给商安排属于手工安排，自《供给商绩效治理标准》实施后，系统将依据供给商的考核评分自动进展比例安排。经沟通确认，选购部将于XX年XX月XX日前申请废除《供给商XX治理流程》，同时重制定一份适用于目前操作的流程文件；《供给商绩效治理流程》作为配套使用的流程，也会作相应更。选购授权治理流程有待进一步优化目前选购部制定的《选购授权流程》只是对选购授权需求1〕来处理的〔不定期〕，但授权申请表却没有设置编号，难以保证授1820页原材料选购治理审计报告权的完整性，不利于对这些授权的执行状况进展检查监视。审计建议，授权假设以个别大事形式操作，则需对这些授权进展有效治理