某公司档案管理系统操作培训

PAGEPAGE2520一三年世纪科怡档案管理系统操作培训字向红一、管理软件安装、初始化、数据备份恢复单机：标准v版本网络版：同时支持8个客户端同时录入或查询。1、安装、初始化(以单机版本为例)安装：安装时建议安装在非操作系统分区（如：D盘），并设置一个文件夹如：d:\infosoft4。原文设置：d:\kydoc。光盘系列号在光盘盒背面。实体分类号：操作此步之前，一定要先“全宗设置”，为了便于区分，序号建议使用0101来表示，前两位表示：类别（01文书档案、02会计档案等），后两位表示大类下的小类（0101表示综合类）...辅助字典：根据需要来设置保管期限、密级、会计类别，在相应的字典类目下分层设置对应的内容，可在辅助字典下面设置和来文或档案录入界面下,如:加一五年和25年保管期限。档号设置：三级、两级、单级二级管理：全宗号（3）-目录号（3）-案卷号（3）-页号（3）如：089-05-123-012单级管理：全宗号（3）-归档年度（4）-实体分类号（4）-保管期限（4）-件号（3）。如:089-2006-0102-Y-20(y表示保管期限永久，c表长期，d表示短期，30代表30年、10代表10年)用户管理:设置部门、设置用户、设置密码（选择某用户-“用户”菜单-属性）及某用户权限但日志检查箭：漫系统操作日否志，如：掉2023年友5月25日轰ISA用户仰删除500旦条记录，途进入日志检嫁查后可查凑看导到福相关记录。绞2鬼、衔数据备份、害恢复（库备臣份恢复）把is_ar载chive悉.db辫（如图：1潜.1名、1枪.2活）路二间、逃档案管理软糠件基本录入激科技档案为驰三级管理。哥靠档号来进鲜行关联。钓传统文书、状基建、照片帅、会计等档默案为二级管镰理偶有关联：显蛾示所选案卷悼级目录的卷虽内目录足无关联：显冻示所有案卷妹级目录的卷马内目录旬简化必须著摆录项目：文认件编号、密问级、文件题添名、责任者花、文件形称猛时间、页数您、全宗号、秀归档年度、欧分类号、[景目录号]、弦[案卷号]恩、保管期限绑为必录项目阅文号推：由机关代列字冻+敢年度肯+鸡顺序号组成销如：临档液发[201窜2]45号潮（串机关代字社：临档发哥年度：20为12顺序阵号：45号把）狡密级坟：密级是文意件保密程度村的等级，按堪GB/T7吧一五6-1贱987《文茂献保密等级桥代码》将文且献保密等级蓝划分为六个滩等级：绝密组、机密、秘衡密、内部、穷国内、公开词。圈题名：摔是表达文件厌的中心内容静、形式特征劲的名称。葱1、没有题酸名或者不能肃揭示内容时额，应该依据疤其内容拟写卡题名，图1.1图1.2图1.1图1.2五自拟题名放肠在在原题名乡后面并加船（）脚，比如某份鼠文件的题名漆是：紧急通断知，我们应路该根据文件绿的内容自拟愁一个题名：握紧急通知衡（贯关于加强公在共场所消毒观预防非典的吗紧急通知捆）旦2、涉及人避事、干部任个免，工资、千级别变动人援员的。要在坊原题名后面私录入涉及本杯单位的相关伙人员，加继“淡（）掠”大。目的是为惭了提高档案草检索的准确侍率。恋3、题名中柄的简称一律久写成全称或柳者规范性简硬称。如：临傅沧地区行政肾公署商业局朽，简称临沧奏行署商业局剑。瞒4、题名中凑涉及到的方零块数字一般鞭换成阿拉伯案数字。比如亭二00一，剖录入时龟一律故使用阿拉伯枯数字，如：厚2001栽，车专用名词背不变风，比如：骡“听十户二繁五江”旷规划薯等班。盛责任者：膛有多个责任毒者时，责任卫者之间以温“款;耐”轰相隔察，三个以上虫责任者的，扁著录前面漠两个，屑然后薄加熔“氏等饼”镇来著录示。闻个似人责任者一妥般只著录姓吗名，必要时酷在姓名后著啄录职务、职产称，并加乌“诱（）率”蹦。机关团体桐责任者必须违著录全称或歌不发生误解腾的通用简称沟。简称一旦抗确定，就必锋须前后统一习文件形成时均间现：间文件形成时隐间：时间项持一律用8位援阿拉伯数字铸表示。战年4位月2顺位日2位，吵不足8位用种0补足。如肾：只能确定淡为2006饭年，那就填泽入2006王0000,宋若是昨2006年殃1月1日康，则填入2苗00601自01。型常用快捷键朗介绍讲1、移动到干下一个文本匪框，闯按Tab键骂或ente萌r键。垄Shift汪+Tab号则上移到上狗一个文本框乌。撕2、题名录念入时如果上捷下两条大同验小异，可用挨ctrl+劝c复制黎，再壤ctrl+缓v粘贴菊，酒ctrl+农X剪切，肉然后进行不剂同之处的修绕改模即可蛋，这样可以长提高录入的秒速度其。貌3耳、快捷键漫保存：ct漠rl+s弦历，术存加：ct纽rl+z羊4、信需要幅选中部分奶行灶进行拉删除或打印叨报表操作突时典，惠先尝选中第一条碑，按住番shift逮键知后选中最后干一条刻，如果不是应连续的选，昨空行选择时况，按住俩ctrl键描用鼠标点击驳所需要选择鉴的行户。驼技巧：录入衡时误删除全蓝部题名，可透单击右键选砍“体撤消遣”计。肾三丸、刺档案管理软拍件查询、排乐序、目录序背列亦查询：简单棋查询、高级罚查询袋。昌数据排序巧：一般采用吴用晒档号挤排序，也可执根据需要进翁行选择其它青数据源进行绢排序赤目录系列育：设置前先城选中档案门贷类（简化方毯法整理去—凳设置旅—蜓设置目录序摄列）顶批量修改：周条件必须部师分记录内容棉相同筋。汗选择记录：扬选择1-n辣间所有记录追:先选中第寒1条，按住牧shift宅键选中第n垄条。选若干拾条记录：按岁住ctrl插键逐条选择尚。侵目录序列：垦v坊悦(按F5)细—膏作为目录序娇列字段饼四浇、岗浏览界面设网置、鲁文件归档流皱程、件号调扬整拣1、浏览界誓面设置妨2舞、文件归档济流程饲（如图：颜4.1妥）偷a.文件管践理下进行文某件登记（来能文、发文、博内部文件）基b.文件管皂理下对文件效进行鉴定：豆鉴定殊（补充相关勇字段内容）潜：填入胆归档情况蜜，若息需归档熊则填入：个全宗号此-稻实体分类号炭-舟保管期限届c.扶门类字段对谜应d.伙文件管理-员文件归档伯（查询归档配内容-（不觉能使用济年度归档捏且钩选欠“状形成档号曾”截）煤点选倚顺序（件号炸）图：4.1图：4.1缠3纱、件号调整尖:堆档案管理弱—唐件号调整杯（如图：4善.2）图：4.图：4.2例五崖、非目录的修改炉、导入、导捆出、制作眠1菠.采修改：仿屏幕中以蒙“聋xA|鄙”估开头的寸显示文本逗在实际报表星中以粥当前文本方已式显示，徒而以陈“河xB|伞”妻开头的显示拒文本在实际奔报表中则以菊数据表中相帖应字段内容尚代替，以战“峰xC|服”贯开头的显示微文本在实际傻报表中显示简为系统参数陡，引例如时间、步页码等。借题名前空两宵个汉字的位粮置（如图：休5.1）箭2、桂导入京：晃光标移到数午据管理-F础5惨（ctrl观+1）岭后跳出下图死窗口，按图以示步骤进行错导入操作（祖注：第4步暴路径为陪“旧C:\报表判”纪，此报表挣在教学光盘察内浓）悦。（图：5副.蝇2狼）耍3.导出：皱来文-选择据右边的饺“详销毁清册以”绸报表-工具宽栏另“赵导出逆”庸-选择存放子目录路径及胳文件名-确键定饿喝超凑衫鹊俩骆筐质相桶孕炸牙绝立狸稻纷浮前加4个字符空格图：5.1前加4个字符空格图：5.1沙导入销毁清捕册目录难：主界面射“疲数据管理惩”森按F5(评v3.2速ctrl+衰1)图：5.2岗六孟、抬档案门类棋备份、航恢复、门类零制作、不同倘图：5.2垒1、档案门胡类备份恢复哗（牙图6.1旨图6.2红）图6.1图6.1图6.2图6.2每2、门类制宅作：讯系统维护仙—抚F5李—巨选梢“惧档案糠”捕—香增加酱—恳输入陈“压婚姻档案唇”—培下一步志—梁底层门类雅—真下一步章—存选朱“悉简化方法整诉理却”巴（选门类模芦板时见物图6.1茄）滩—华下一步熊—乖点奋“忽…惩”演按钮旨—勇修改英文表娱名、中文表述名拒—有点赠“撤结构始”丢对字段进行雕定义。燥（属性中字放段输入方式腾见尤图6.2她）图6.1图6.1图6.2图6.2臭附巧1繁：常用操作碎流程木附2：足数据导入导铁出堪（使用OF泡FICE下辜的亏EXCEL刚情ACCES乒S公等说组件）圈：茄1、数据导露出夏:温导出后炭在栽相应路径（陪图中的路径降是桌面）下幕生成1.x膀ls文件。项2、肯数据拆导入：1、2、3、4、5、6、渠7、兵完成导入后戏将acce悉s