文员培训资料

文職人員人力資源部2004年11月第一页，共七十五页。1內容綱要第一部分﹕文职人员的素质及文职工作「文職人員培訓」分為三個部分:第二部分﹕公司的文件第三部分﹕应用文寫作第二页，共七十五页。2文职人员的素质及文职工作

引言文员的概念文须须具备的能力文员的知识结构文员的职业道德今日的課程流程（2課時）:第三页，共七十五页。3引言我们为什么要开展

“文职人员培训”﹖接廳電話上傳下達溝通協調為什么要做這么多事﹖﹖臨時事項第四页，共七十五页。4第一節文员的概念

文员是部门负责人的参谋和助手﹐是协助部门负责人综合情况﹐调查研究﹑处理文书档案﹐日常生产和行政事务﹐办理上司交办的各种事务的文职工作人员。『言而有信，一諾千金』第五页，共七十五页。5秘書的概念椐《韋氏秘書手冊》介紹﹐國際職業秘書協會對秘書所下的定義是﹕

具有熟練的辦公室工作能力﹑不需要上級敦促即能主動負責﹑積極進取﹑干練果斷﹑能在授權范圍內作出正確決定的首腦助手。第六页，共七十五页。61）工作商务化;

2）服务直接化﹔

3）管理本地化﹔

4）语言国际化﹔

5）人员女性化外企文职人员工作特点第七页，共七十五页。7第二节文员须具备和的能力听知能力记忆能力理解判断能力一个合格的﹐称职的文员﹐必须具备的能力﹕语言文字表达能力组织能力使用办公设备能力交际能力第八页，共七十五页。8听知能力所谓听知能力﹐指的是听话并理解口语的能力﹐耐心倾听正确理解这些听知能力中﹐包括简单听知能力﹐较复杂的听知能力﹐特殊听知能力﹐以及复杂的判断性听知能力和创造性听知能力。第九页，共七十五页。9

“听”的技巧

要提高听知能力﹐其关键在于听﹐要听得快﹐听得清﹐记得牢。要集中注意力﹐而且有深刻的理解力﹐要提高听知能力﹐还意味着文职人员要努力掌握一些方言﹑外语。第十页，共七十五页。10文字表达能力文字表达相对口头表达来说有一个较长时间的准备过程。文职人员应该能写一笔流畅美观的文字﹐要清晰﹐卷面要整洁。这里说的文职人员的文字表达要指公文写作的能力﹐公文是公司内部不可缺少的管理工具﹐起着承上启下﹐组织协调的作用逻辑思维﹐它主要运用逻辑思维﹐完全排斥夸张手法﹐侧重逻辑性极强的叙事﹐议论和说明﹐文职人员的写作能力是一种创造性劳动。第十一页，共七十五页。11語言文字表達能力文职人员要精于公文写作﹐就要对各种公文的格式﹑文体特征﹑用语特点﹑语法和标点符号烂熟于胸。在公文写作时要思路清晰﹐言简意赅﹐符合公司运作﹐切忌内容空洞﹐脱防实际。另外﹐除了公文写作外﹐讲话稿﹑记录等一般事务性公文也由文职人员（特指文员）撰写。总之﹐文职人员的写作能力是一种综合性能力﹐不是一朝一夕得来的。它是一个实践过程﹐要勤写多练﹐反复修改﹐才能形成。第十二页，共七十五页。12

例一﹕古时﹐一年青寡妇在家中生活很不方便﹐为避嫌﹐也为了追求自己的幸福生活﹐要求改嫁。她向县衙门呈递了一张状子﹐上面写道﹕豆寇年华﹐失偶无嗣﹐翁鳏叔壮﹐正瓜田李下﹐间当嫁不当嫁﹖县官见状﹐当下判词﹕“嫁”

點評﹕此状构思精巧﹐语言简洁﹐

逻辑严密﹐形式新颖﹐不失为一

篇佳作。两例子第十三页，共七十五页。13

由于家里急需用钱﹐他向朋友借了6000元。朋友随手就淘钱给他﹐而且并未写字据。他对朋友的信任感激涕零。数月后﹐他还钱给朋友﹐朋友却说我记忆力不好﹐写个字据给你吧。于是﹐他便在“某某还欠款6000元”的条子上签了字。哪想﹐不久朋友又拿着那条子来找他﹕“我那6000元钱的款子急着要用啊…….”他说﹕“我不是已经还（huan）给你了吗﹖”朋友说﹕“条子写得清清楚楚嘛﹗你还（hai）欠我6000元哟﹗”他争辩﹕“那我是还(huan)你6000块啊﹗”朋友拒不认帐。不久﹐朋友一纸诉状将他送上法庭。他欲哭无泪。例二法庭相见第十四页，共七十五页。14贈言有兩種人永遠無法超越別人﹕一種人是只做別人交代的事﹔另一種人是做不好別人交代的事。第十五页，共七十五页。15文职人员的组织协调表现﹕

（一）

能以良好的心态﹐讲求方法和艺朮﹐融洽人际间的情感﹐达到统一认识﹐调动积极性的目的。（二）

善于运用相关的政策﹐规定和制度进行协调。（三）

善于把握全局﹐从全局出发分析处理问题﹐又要局部张想﹐把两者有机地结合在一起。（四）

善于沟通信息﹐使矛盾各方彼此了解情况﹐消除误会。（五）善于处理好各方面的关系﹐尊重对方﹐做到

“人人为我﹐我为人人”。

第十六页，共七十五页。16文员的知识结构

文职工作综合性强﹐接触面广。这人员尽可能具备相关广泛的知识。做为上司的助手﹐文职人员应是知识型的

“智囊库”﹐他既直接接触领导工作﹐又同众多方面打交道﹐因此﹐文职人员必须具备相应广博的基础知识和深厚的专业知识﹐才能适应当今文职工作的需要。但是﹐一个人所学的知识终归是有限的﹐要提高学习效率﹐不重复学习﹐就要相应建立一个合理的知识结构。第十七页，共七十五页。17文员的知识结构主要包括

文一﹑基础知识–中学时代所学的社会科学知识（如语文﹑外语﹑历史等）和自然科学知识（如数﹑理﹑化﹑地理等）。二﹑专业知识

–1﹑与文秘工作有直接关系的秘书学﹑文书学﹑档案管理学﹐应用写作等知识。2﹑本身岗位所需的行业知识。三﹑相关知识文职人员除以上所需知识外﹐还有必要涉猎管理学﹑经济学﹑信息情报学﹑法律﹑计算器等方面知识。相信﹐知识的提高将会大帮助自己提高工作能力﹐从而更好在辅助上司完成工作。。相信﹐知识的提高将会大帮助自己提高工作能力﹐从而更好在辅助上司完成工作。。第十八页，共七十五页。18案例一次﹐煤炭部要發一個文件給准葛爾煤田﹐秘書馬上問﹕“是哪一個﹖是准葛爾﹐還是准格爾﹖”兩個地名﹐一個在新疆﹐一個在內蒙古﹐讀音相同﹐如果秘書缺乏地理知識﹐也許會錯發相距千里的另一個地方。地理知識也是秘書知識結構中的基礎知識﹐從本案例中可以獲得哪些認識﹖第十九页，共七十五页。19第四节

文员的职业道德

职业道德﹐就是同人们的职业活动紧密联系﹐具有自已的职业特征﹐应该遵循的行为规范。

文职人员要遵循的职业道德有如下几面﹕

一﹑忠于职守二﹑严守机密

三﹑恪守信用四﹑善于合作

第二十页，共七十五页。20对于

“严守机密”﹐文职人员应做到1﹑不该说的机密﹐绝对不说。2﹑不该知道的機密﹐不要打听。3﹑私人通信﹐通电话﹐不得涉及公司机密。4﹑不得在不利于保密的场合﹐谈论机密。第二十一页，共七十五页。21谦虚平等待人宽容大度以诚相待要善于合作﹐就必须把握好以下两条原则﹕

第二十二页，共七十五页。22案例一金属部有个文员龙某﹐把部门员工交给好买工衣1000多元钱席卷而去﹐也没辞工﹐而且离工公司之后﹐还写一封信给原部门的经理﹐声称自己并不想走﹐只是因为行政助理对好不好才怀恨在走。第二十三页，共七十五页。23案例二某部的某文件控制员王小姐﹐03年2月14日领取受控文件﹐直到3月5日才交有关人仕传阅﹐3月2日用旧包装出货香港方面多次查问此批货需在港作出翻工处理。这已经给公司带来了很大的损失﹐但该文控员不仅对上级提出的批评意见拒不接受﹐并于3月9日自动离职。第二十四页，共七十五页。24今天我們學什么﹖內容提要(第3-4課時)1﹑文职工作的性质2﹑文职工作的内容3﹑文职工作的特点4﹑文职工作的原则5﹑文职工作的作用第二十五页，共七十五页。25第五节

文职工作的性质﹑内容一﹑文职工作的性质文员是部门负责人的参谋和助手是协助部门负责人综合情况﹐调查研究﹐处理文书档案﹐日常生产和行政事务的文职工人人员文职工作是各级管理过程中所必不可少的辅助性管理活动。文职工作渗透在上司服务工作中﹐各级上司之需要文员来辅助自己进行管理﹐并不是上司的主观愿望所能代替的﹐而是由于具体的工作需要所决定的。第二十六页，共七十五页。26二﹑文职工作的内容A﹑日常程序化工作包括:a.

文书处理

b.会务工作

c.材料综合B﹑上司临时交办的工作。C﹑智囊性的辅助工作。第二十七页，共七十五页。27第六节

文职工作的特点一﹑辅助性二﹑服务性三﹑全面性第二十八页，共七十五页。28辅助性是文职工作的根本的属性第一﹑在任何一个有机联系的管理体制中﹐不存在一个独立的文职部门。第二﹑在任何一个有机的联系的管理体制中﹐又都少不了文员﹐文员遍布决策﹑执行﹑监督和反馈的各个机构中。第三﹑文员必须以上司的意图为工作方向﹐不能自作主张﹐有独立的行为。文職人員在處理任何問題的時候﹐都只能根據上司的決定﹑工作指示去辦理﹐而不能代替上司做決定。第二十九页，共七十五页。29第七节文职工作的原则第一要保密﹐第二要准确﹐第三要迅速。第三十页，共七十五页。30文员对保密工作﹐要做到﹕A﹑守口如瓶﹐滴水不漏﹔B﹑经手的文件资料不泄漏﹐不遗失﹔C﹑领导层决定的事情在公开前不外泄。

文职工作的原则第三十一页，共七十五页。31准確辦文要准辦事要穩情況要實主意要慎迅速工作及時高效准確傳遞無誤忙而不亂文职工作的原则第三十二页，共七十五页。32案例一信息的傳達某日9﹕00左右﹐政府某職能部門機關致電鳳崗廠﹐要求與公司某高層通話﹐當時該高層不在鳳崗廠﹐總機值班小姐就將對方電話號碼用小紙條記下﹐后將小紙條轉交予該高層的兼職文員。碰巧該文職當日亦在接待來自政府的工作人員﹐忙著工作時﹐就忘記了此事﹐到想起此事時﹐已到了當日的17﹕00﹐于是﹐該文職想辦法將信息轉達給該高層﹐几經周折﹐該高層知道信息時﹐時間已是17﹕20左右…….第三十三页，共七十五页。33案例二信息的傳達某部有一個文員﹐她曾發一份文件給廠務部﹐文件上說﹐今天下午要停電。這個文員﹐找到了四樓﹐但沒看見廠務部的文員﹐於是就回去了﹐文件也帶了回去﹐等到下午才把文件送到。送上去時﹐已經停電。於是﹐此文員後來受到了批評。上司告訴她﹐因爲文件沒有及時送到上司處﹐那么一切生産的編排等都會因爲停電而造成損失。

文件的“時效性”重不重要﹖第三十四页，共七十五页。34案例三﹕某秘書自述﹕“有一次﹐我寫一份轉發性簡報﹐覺得許多部門有章不循﹐有令不行﹐問題出現后再來制定一些國家早有規定的紀律﹐這是學習不夠的緣故。我便在簡報的末尾加上了自已的觀點﹐提出了要求﹐主任看后﹐將這些全部刪掉”。請思考﹕主任為什么要全部刪掉秘書的意見﹖這個秘書在工作中犯了什么毛病﹖秘書的意見應通過什么途徑表達﹖第三十五页，共七十五页。35第八节文职工作的作用文员工作是为领导机关和上司处理文件﹑掌握信息﹐办理日常事务﹐文职工作在企业的管理工作中起着重要的作用。主要有﹕承上启下﹐沟通與枢纽领导的工作助手上司的参谋上司的信息传递和耳目上司的门面第三十六页，共七十五页。36第九节公司语录解释及常用朮语签名﹕确定你的身份﹐认

同你的责任。时间﹕记录次序及出与入

的资料及原因。核对﹕定期及长期求证事

物的对或错。第三十七页，共七十五页。37

责任﹕在一个完美的人类社会﹐每一个已做事的人都有不尽相同的工作岗位﹐由清洁工人到机构的高层领导﹐都会要求肩负此项工作的人﹐完成他份内应做的工作责任﹐身为高层职责的人﹐更应认清珍惜他的职权责任。大众都知﹐在大海中遇难的轮船﹐须在生死关头﹐最后离船都必是船长。因为那是他的责任。2﹑责任﹑积极﹑自发第三十八页，共七十五页。38

积极﹕绝大多数的人﹐每天都在不断地做着重复的干凡的工作﹐你会厌倦﹑敷衍了事﹐还是采取敬业﹑乐业的态度﹐把份内的工作提前或更好的完成﹐用此积极的态度来对待平凡

工作﹐最终﹐你将会是一

个有成就的人。2﹑责任﹑积极﹑自发第三十九页，共七十五页。39自发﹕在工作过程中﹐或多或少都会有某些事项﹐没有纳入制度之内﹐或部门之间没分清的﹐或上司遗漏的工作﹐一个有自发性的人﹐他也会运用敏锐的触觉的冷静的思考﹐探索出需要改进的意见。2﹑责任﹑积极﹑自发第四十页，共七十五页。403.主动服务承诺主动（Proactive）—能做事态度投入,认真及客观﹔能个人及公司自我增值﹔能未雨绸缪服务（Services）—能迎合及配合市场/客户之需求﹔能不断自我反省,改善及更新﹔能发挥团队精神承诺（Commitment）—能

分分秒秒掌握时间运用﹔

能谨守与客户之间契约精神第四十一页，共七十五页。41謝謝各位的配合

﹗第四十二页，共七十五页。42第二部分公司的文件

（5-6課時）第四十三页，共七十五页。43第一节

文件概述公文是有一定格式的公务文书﹐是传达和貫徹公司的制度政策﹐发布行政条例和规章﹐施行行政措施﹐请示和答复问题﹐指导布置和商洽工作﹐报告情况﹐交流经验的重要工具。公文又统称公务文书﹐或称文件。第四十四页，共七十五页。44第一节

文件概述文件和公文有时杂用﹐实际上并非一回事。在《汉语词典》中﹐

“文件”是指公文﹐信件等。是有关政治理论﹐时事政策﹐学朮研究等方面的文章﹐而

“公文”指机关相互往来联系事务的文件。文件有广义和狭义之分﹐广义的文件是指在工作和学习上用来作为依据或参考的书面材料﹔狭义的是指工作中形成和往来的具有完整公文格式的公文材料。第四十五页，共七十五页。45公文的特点

1.有法定的作者和法定的权

（公文的撰拟者不一定是公文的法定作者）2.有鲜明的政治性

3.时效性强4.有特定的格式

第四十六页，共七十五页。46鳳崗嘉輝塑膠五金制品廠

備忘致﹕___________檔案編號：____________由：___________日期：_____________分發﹕______________________________________主題﹕______________________________________

____頁之___（若有几頁）正文特此備忘﹗

簽發﹕_______________________核准﹕________________________第二节

公司文件的格式☆

☆

☆

第四十七页，共七十五页。47

鳳崗嘉輝塑膠五金制品廠

備忘致:屬下各部檔案編號:DOC\0A00040911018

由:廠務部日期:2004.09.11日/六___

分發﹕各友好公司主題﹕廠部稱謂

根據18.0版次兩廠組織架構附錄（0V00040904002）,現時本集團（國內）共有7個廠別﹑6個獨立部門﹕7個廠別﹕五金\噴漆廠塑膠廠裝配\V-0廠文儀產品廠存儲產品廠工模廠電子代工廠6個獨立部門﹕廠務部﹑品質部﹑工程部﹑加工管理部﹑內部審計部﹑物流部以上簡稱為7廠6部（從2004年9月16日起生效）另友好公司名稱如下﹕（共10家﹐略）望有關方面知悉。

簽發﹕

李冠中先生已書面簽核04/09/11日

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☆

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第四十八页，共七十五页。481）抬头及文件类别（如“通知”“报告”等）﹔2）致﹕收文的部门或个人﹔3）由﹕发文个人或部门﹔4）分发﹕备案参考或协助承办的部门或个人。5）主题﹕文件内容的标题﹐要简明扼要地写

明事由﹔嘉利文件样式与政府公文不同﹐其结构自然亦不同。一般说来﹐本司文件由13部分构成。第四十九页，共七十五页。497）

档案编号﹐以“数据文件编目”编制﹐由资料类别﹐部门档案代号﹐年﹑月﹑日﹐档案流水编号组成。资料有6类﹕DOC（文件）﹑REP（报表）﹑FAC（设备）OCO（对外关系）FRM（表格）。在每一类中又有多种文件﹐这些说见文件的撰写。部门档案编是根据大部编制所得。第五十页，共七十五页。506）

正文﹕内容正确充实﹐文字简炼﹐观点明确﹐文理通顺﹐逻辑严密﹐标准符号正确﹐一般一事一文﹐特别是上行文﹐要实事求是﹐吻合工作实际。两页以上的文件要标几页之几﹐有些文件还有附件。附件是附属于正文的材料﹐用于对正文的补充或参考。第五十一页，共七十五页。51(8）

檔案編號﹐以“資料檔案編目”編制﹐由資料類別﹐部門檔案代號﹐年﹑月﹑日﹐檔案流水編號組成。資料有6類﹕DOC（文件）﹑REP（報表）﹑FAC（設備）OCO（對外關係）﹑FRM（表格）。在每一類中又有多種文件﹐這些說見文件的撰寫。部門檔案編號是根據大部編制所得。見DOC\0V00031223007）:第五十二页，共七十五页。52第五級﹕5A第四級﹕4A(廠務部)﹑4C（五金噴漆廠）﹑4D（塑膠廠）﹑4E（裝配V-0廠）﹑4F（存儲產品廠）﹑4H（工模廠）﹑4Q（品質部）﹑4S（電子代工廠）﹑4N（物流部）﹑4G（文儀產品廠）第三級﹕各大部屬下部門及功能級別3A01（雁田廠務辦）﹑3A03(人事組)﹑3A13(工會辦)﹑3C01(金屬部)﹑3G01(文儀一部)第五十三页，共七十五页。539）日期﹕按正常的年﹑月﹑日排列﹐數字之后應加“日”字和星期﹐如040918日（六）10）顏色和星級（11）一起使用。顏色由紅綠﹑紅﹑蘭﹑橙﹑黃表示﹔相應的星級是5﹑4﹑3﹑2﹑1星﹐分別表示﹐5星﹐最緊急﹐最重要的工作﹐要不惜工本并且要知短時間內完成﹔4星﹐重要工作﹐即一級指令﹐比綠色次一級﹔3星﹐代表比較次要之工作﹐即二級指令﹐其嚴重程度次于紅色﹐負責人必須在指定時間內完成工作﹔2星代表一般之工作﹔1星﹐代表參考資料﹑文件﹐各人可將其作為備忘資料﹐閱讀后可將它存檔﹐以便日后翻查。除此之外﹐不有3.5星﹑4.5星等﹐一般3星文件用得多﹐5星文件用得少﹐2星﹑1星的已見得較少了。（12）落款﹐文件發出人的簽名﹐一般簽在“由”這一欄的後面。（13）核准﹐如屬請示或經上級批核的文件﹐由批核人簽名﹐一般批核人簽名簽在文件右下角。第五十四页，共七十五页。54修定文件需注意檔案編號及主題之識別凡發出之文件如有修改，除文件內容以顏色識別修改處外，亦同時在文件編號及主題上加以修訂。舉例如下：

1）

原檔案編號之後加上(REV.1、REV.2…)例如：原文件檔案編號：0V02030502001修定文件檔案編號：0V02030502001(REV.1)

2）

原文主題之後亦需加上(修定一、二…或版次2.0、3.0…等)例如：原主題：修定文件需注意檔案編號及主題之識別修定後主題：修定文件需注意檔案編號及主題之識別(修定一)

第五十五页，共七十五页。55第三节文件的分类

我国现行的行政机关公文种类有12类13种﹐它们分别是﹕命令（令）﹐议案﹐决定﹐指示﹐公告﹐通告﹐通知﹐通报﹐报告﹐请示﹐批复﹐函﹐会议纪要2.本公司的文件分13类

规定﹐通告﹔指示﹔通知﹑备忘﹔通报﹔报告﹔请示﹔会议记录﹔会议决议﹔函﹔申请﹔日报﹐月报﹔统计﹔合同协议

第五十六页，共七十五页。56文件有广义和狭義之分﹐广义的文件是指在工作中和学习上用来作为依据或参考的书面材料﹐狭义的文件指的是具有完整公文格式的公文材料。文件通常按行文关系分为上行文﹐下行文和平行文﹐上行文是下级给上级的公文﹐如请示﹐报告等。下行文是上级对下级分发的公文﹐如指示﹐平行文是指平级之间或不相录属的部门之间互相发出的公文﹐如通知﹐备忘

第五十七页，共七十五页。57第四节文件的撰写

通告是周知性文种﹐所宣告的事多属专业性或业务性。通告的内容由天部分组成即﹕缘由﹐通告正文和结束语。即发通告的理由﹐依据﹑通知事项﹑要分条列述﹐将通告事项一一交代明白﹐结束语一般用“特此通告”。通知是适用范围范围很广的文种﹐部门与部门之间﹐上级对下级之间均可用通知﹐就通知的内容﹐可分为五种﹕批示性通知﹐即上级发布行政条例﹐转发上级和不隸属的公文。一般性通知﹐即告知性通知﹐多用于宣传某些应知事项。指示性通知﹐即上级向下级所属部门布置任务和执行措施所下达的指示。会议通知﹐即通知开会的事项﹐会名﹐开会的时间﹐地点及注意事项﹐包括会议缘由和会议内容。任免通知﹐上级对于所任免的人员需要下级或不相录属的部门知道时而发的通知。第五十八页，共七十五页。58向上级汇报工作﹐反映情况﹐提出建议时用报告。报告按性质分有综合报告﹐专题报告﹐例

行报告。1.综合报告是为了方便上级全面了解工作情况所作。2.专题报告是下级在完成某工作任务后﹐针对工作的开展完成上级作的阡﹐报告是向上级汇报有关工作时写的报告﹐包括综合性工作报告和专题性工作报告﹐写作时要求提纲挈领﹐全面着眼﹐重点出﹐条理清楚。3.情况报告是向上级反映本部门或与要部门有前的情况﹐包括日常工作的动态﹐新发生的情况﹐特殊情况﹐重大的工作成绩等。或者汇报存在的问题﹐遇到的挫折或失误。

第五十九页，共七十五页。59写作时应注意按时间意见或争取某一具体解决措施而写的报告。建议是建立在认真调查研究的基础上﹐是切实可行的﹐写作时要有理有据﹐说服力强﹐使上级能够采纳。向上级请求批准事项。结束语用批复﹐批复要一事一批﹐批复意见要明确﹐一般有﹕完全同意﹐同意﹐酝酿如意。不如意﹐粗拟如意等。写作批复时注意﹐要迅速及时﹐全面周密﹐态度鲜明﹐行就行﹐不行就不行。第六十页，共七十五页。60

写文件要做到该长的长﹐该短的短﹐该详细的要详细﹐该简炼的要简炼﹐丁是丁﹐卯是卯﹐不要哆哆嗦嗦﹐婆婆妈妈一大串。下面有两例子﹕

第六十一页，共七十五页。611

通

告

今天上中班的员工15﹕00到人事文员处买工衣﹐违者后果自负。

金属部

这是一则不完全整的通告﹐且有漏洞。当时﹐金属部上中班的时间是16﹕30﹐而15﹕00别人或许还在睡觉﹐谁知道这时间去买工衣呢﹖而且落款也没有日期（年﹑月﹑日）例一第六十二页，共七十五页。622

通

告

全体蓝球队员今天晚上到球场集中训练。

喷漆部

这则通知有一个明显的错误﹐没有具体的落款日期和具体的集中时间。到底是哪天发出的通知呢﹖到底是今晚上什么时间﹖这是错误情况的出现都是因为文员的粗心大意而造成的。凡發出之文件如有修改，除文件內容以顏色識別修改處外，亦同時在文件編號及主題上加以修訂。舉例如下：

1）

原檔案編號之後加上(REV.1、REV.2…)例如：原文件檔案編號：0V02030502001修定文件檔案編號：0V02030502001(REV.1)

2）

原文主題之後亦需加上(修定一、二…或版次2.0、3.0…等)例如：原主題：修定文件需注意檔案編號及主題之識別修定後主題：修定文件需注意檔案編號及主題之識別(修定一)

第六十三页，共七十五页。63電子郵件的使用DOC\0A120720024盡快回復尊重對方收信人名單愈短愈好內容精簡用字謹慎避談機密隨時主動電話溝通站在讀者的觀點多看一遍第六十四页，共七十五页。64文件的管理即如何处置公文﹐文件的收发和存盘是文件处理的几个重要五一节﹐处理文件时要求﹕准确﹐及时﹐安全保密。准确是公文的质量要求﹐如果文件处理出现差错﹐会影响工作的﹐有时甚至造成重大的损失。及时是公文的时效要求﹐文件处理只有做到及时﹐迅速﹐才能保证工作效率﹐根据文件的轻重缓急程度﹐坚持先主后次﹐先急后缓的原则。安全保密是文件指导正常工作的保证﹐有相关一部分文件有不同度的机密性﹐一旦泄密会给公司带来麻烦甚至造成损失。第五节

文件的管理第六十五页，共七十五页。65

新制未定按舊制

任何一種規則或方法﹐經過一段時間的實踐﹐由於各種客觀因素的變化﹐致使該規則或方法﹐出現不完全適用或産生某種不良影響﹐即使存在已久的規則從未使用﹐對它的效果存有疑問﹐應先用文字注釋﹐簽寫日期﹐以候修訂。但是﹐新的規則或方法尚未正式通過使用時﹐但仍需使用的規則和方法。

第六十六页，共七十五页。66二）﹑本公司文件资料的日常处理

1.其它部门发来的日文一犍要做好签收手续﹐在其留底本背面签名﹐日期﹐时间﹐并在收文右上角签及日期时间﹐再在登记本上作好登记后﹐交给上司审阅﹐提出批示和意见。2﹑送给上司审阅的资料要分类整理﹐分清主次﹐缓急程度。急件放于上面。﹐密件要妥善摆放。3﹑签收文件的文员在时间允许下可认真阅看文件内容﹐重要的地方用萤光笔划上﹐发现文件有错误亦可提示上司。4﹑发出的文件用划光笔按星级代表颜色划在受文部门及签发人签批字名。5﹑有些文件无须发给对方时﹐可用传阅﹐阅后须签名及日期。6﹑定期将文件资料整理存盘﹐按规律﹐依次序﹐以最新修订本存盘。费用报销或其它数据资料（或交何生审阅的报表）要使用纸带计算器打印纸带7﹑各种表格的填写必须做到准确无误﹐工时表﹑考勤表﹑奖金表﹑物料申请（表）单﹐购物单等报表﹑单据﹐如未填满而有空格﹐须用笔划线删去﹐以锡上司审批后有人补加内容。9﹑发出的文件资料必须保持纸面干净整洁﹐如遇不慎脏污﹐则须重新撰写或打印。10﹑不论发出的还是签收的文件都必须小心传递﹐不得皱折﹑损坏﹑破裂第六十七页，共七十五页。67外部门或外单位送给本部门的文件﹑材料统称为收文。签收﹕收悠扬在对方的投递文件的留底本背面签名﹐表示收到﹐这是收文处理工作的开端。登记﹕文件经签收后在收文登记簿上登记。登记项目﹐收文时间﹐收文顺序号﹑来文档案编号﹐来文部门﹐文件主题﹐页数等。送阅﹕登记后﹐须送上司审阅﹐以便作出处理。批办﹕上司接到送部的文件并审阅后﹐作出批办意见﹐分发有关部门或承办人员处理。批示内容﹕承办部门或个人﹐处理原则﹑方法﹑措施和完成期限等。承力﹕对反映的问题﹐承办人员要求认真办理或尽快答复。催办﹕对需要输或答复的文件﹐文书人员应根据内容的缓急程序和时限要求﹐对作进行督促检查﹐防止漏办和延办。范围﹕上级﹑平级﹑下级重点﹕紧急文件和重要件方式﹕电话﹑信函﹑上门归档﹕对已办理完毕或签复的文件﹐文书人员应将某